Funktionen und Features
Aus der Praxis, für die Praxis. Wir integrieren nur Funktionen, die Ihnen das Leben rund um die Beleg- und Rechnungsfreigabe erleichtern.
2024
Notizfunktion
Benutzer können am Dokument Nachrichten für andere Benutzer hinterlegen.
Das System benachrichtigt den Empfänger über die neue Nachricht und erstellt einen Eintrag im Logbuch.
2023
Regeln für Datenfelder
Systembetreuer können einzelne Eingabefelder ausblenden oder als Pflichteingabe kennzeichnen.
Berechtigungsrollen für Benutzer
Es können detaillierte und individuelle Benutzerrollen erstellt und an Benutzer vergeben werden.
Sammelaktionen
Ermöglicht die Bearbeitung mehrerer Dokumente (z.B. Löschen oder Freigabe) in einem Vorgang.
Freigeberteams
Freigeber können in mehrfach verwendbaren Teams gruppiert werden. Wird das Team verändert, aktualisieren sich automatisch alle verbundenen Flowws.
Verknüpfungen (Links) zwischen Dokumenten
Auf diese Weise können Beziehungen zwischen Dokumenten (z.B. Bestellung / Vertrag und dazugehörige Lieferscheine / Rechnungen) abgebildet werden.
Suchfunktion
Durchsuchen Ihres Datenbestand nach bestimmten Werten oder Wertebereichen mithilfe diverser Suchfiltern
Reduzierte Benutzeroberfläche
Auf Wunsch kann für einzelne Anwender die Benutzeroberfläche mit reduziertem Funktionsumfang angezeigt werden.
Rechnungseingangsbuch
FLOWWER erfasst alle eingehenden Rechnungen (unabhängig ob per Upload, E-Mail, FTP, usw.) automatisch in einem Rechnungseingangsbuch.
Freigabemonitor
Der Freigabemonitor zeigt auf einen Blick, bei welchem Benutzer Dokumente zur Freigabe vorliegen.
Benutzerdefinierte Datenfelder
Erstellung eigener, benutzerdefinierter Datenfelder zur Hinterlegung individueller Daten und einfacherem Sortieren/Finden von Dokumenten.
2022
Archivfunktion
Individuelles Einstellen der Vorhalte- bzw. Aufbewahrungszeit von Dokumenten im System für jedes Unternehmen.
2021
Kostenstellen und Aufwandskonten
Vereinfachen der Belegaufteilung durch Hinterlegen von Kostenstellen und Aufwandskonten und deren Verknüpfung mit entsprechenden Lieferanten/FLOWWS
Volltextsuche und Volltextindex
Archivierung der Dokumente, dass eine Suche nach Stichwörtern (z.B. Seriennummern) jederzeit möglich ist.
FLOWWER.exe (Kommandozeilentool)
Laden Sie Ihre Belege automatisch von oder auf Ihren Server mit der Konsolenanwendung FLOWWER.exe
Lieferantenstamm mit Fibu-Erweiterung
EInpflegen und Editieren der Lieferanten-Stammdaten u. Vorbereitung zum Verknüpfen mit den passenden Kostenstellen (Belegaufteilung)
Zahlungsverwaltung
FLOWWER bietet die Möglichkeit, eine Zahlung aus FLOWWER vorzunehmen, bevor die Rechnung an die nachgeschaltete Buchhaltung übertragen wird.
2020
Wertauswahl per Mausklick
Auswahl und Übernahme aller Textfragmente per Mausklick. Klassifizierung über integrierte Mustererkennung (USt-ID, IBAN,...)
Texterkennung (OCR)
Automatisches Auslesen von Text auf gescannten Dokumenten per optischer Zeichenerkennung (OCR) und Nutzung als 'Wertauswahl per Mausklick'.
Belegaufteilung
Aufteilung von Belegen in sinngemäße Beträge mit Kontierungsinformationen und Weitergabe an die FiBu.
Skonto-Unterstützung
Überwachung von Skonto mit einstellbare Fristen (wird je Dokument überwacht), um an ausstehende Freigaben zu erinnern.
Kostenstellenzuordnung
Kostenlose Version der Belegaufteilung mit Beschränkung auf eine Aufteilungsposition pro Steuersatz.
Bislang bekannt als "Belegaufteilung 'Light'"
Dublettenprüfung
FLOWWER meldet bereits im System vorhandene Dokumente auf Basis des Belegdatums und der Belegnummer sowie des Datei-Hashs.
FTP (Scan to FLOWWER)
Direktes Senden vom Scanner an FLOWWER-Unternehmen oder Floww via integriertem FTP-Zugang
Supervisoren in Flowws
Supervisoren dürfen auf die Dokumente eines Flowws zugreifen (sie sehen), ohne selbst an deren Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.
Nominierung (dynamische Freigeber)
FLOWWER erlaubt es, pro Dokument festzulegen welche Freigeber (eines Freigabeteams) das Dokument zur Prüfung erhalten sollen.
2019
Globale Kontoeinstellungen
Dokumenttypen
Über den Dokumenttyp (z.B. 'Eingangsrechnung Amazon' oder Vertrag) können Sie Dokumente klassifizieren und als Information an die Buchhaltung weitergeben.
Erinnerungssystem mit Freigabe-Alarm
FLOWWER sendet jedem User - zu frei wählbaren Tageszeiten - eine Status-Mail zur Erinnerung an seine bereitstehenden Aufgaben.
FiBu-Notiz
Die FiBu-Notiz ist eine einfache Möglichkeit, der Finanzbuchhaltung Informationen zu übermitteln.
Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben
Definieren Sie per Regel, wieviele Freigaben vorliegen müssen, um eine Floww-Stufe zu erfüllen.
Mehrstufige Freigabe
FLOWWER ermöglicht die Freigabe von Dokumenten in bis zu fünf Freigabestufen mit jeweils mehreren Personen (auch aus Freigabeteams).
Angepasste E-Mails
Einfache Konfiguration des Contents der Status-Mails (Firmenlogo, individuelle Betreffzeile, Corporate Identity)
Sperrfunktion für Datensätze
Die Sperrfunktion für Datensätze stellt sicher, dass nicht mehrere User gleichzeitig am selben Dokument arbeiten und Änderungskonflikte vermieden werden.
Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber
Eine gemeinsame Freigabe bestimmter Personen kann per Definition ausgeschlossen werden, z.B. um Compliance-Richtlinien zu erfüllen.
Mehrsprachigkeit
Sprachen können in FLOWWER direkt in der Oberfläche umgeschaltet werden.
Anpassbares Design
Das Farbschema und das Logo der Benutzeroberfläche lässt sich über zentrale Einstellungen an das Unternehmensdesign (CD bzw. CI) anpassen.
Ablehnung freigegebener Dokumente
Nach Ablehnung eines Dokumentes durch einen Freigeber, liegt dieses zur weiteren Bearbeitung bzw. Reaktivierung in einer separaten Prüfliste. Das 4-Augenprinzip ist somit gewährleistet.
Freie Bezeichnung / Beschreibung der Freigabestufen
Die einzelnen Freigabestufen können individuell benannt und mit einem erklärenden Text versehen werden.
Anhänge für Dokumente
FLOWWER ist in der Lage, bei der Datenübertragung, das Hauptdokument und alle Anhänge zu einer einzelnen PDF-Datei zusammenzufassen.
REST-API
FLOWWER verfügt über umfangreiche REST-API, was Datenaustausch direkt auf Systemebene ermöglicht.
CompanyMail
Das zubuchbare Modul 'CompanyMail' ermöglicht es, einfach und effizient Dokumente und Rechnungen per E-Mail durch FLOWWER zu empfangen und zu senden.
Audit-Trail / Protokoll
FLOWWER hängt an jedes (auf Wunsch auch schreibgeschützte) freigegebene Dokument das Freigabeprotokoll (Audit-Trail an).
Gruppierung von Freigebern (Flowws)
Gruppiert Freigeber in bis zu fünf Stufen miteinander. Dokumente werden zur Freigabe an Freigabegruppen (Flowws) zugewiesen.
keine Angabe
Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche (GUI) von FLOWWER ist durch den User einfach per Mausklick editierbar (Gruppier-, Filter- und Sortierfunktion, etc.)
Datenschutz und Sicherheit
Keine Installation von Software erforderlich. Sie sind SOFORT startbereit. Alle Daten liegen bei einem deutschen Infrastrukturanbieter.
DATEV Format (CSV)
Datenexport mit Kostenstellen im DATEV-Format (Buchungsstapel)
X-Rechnung (EN16931 bzw. E-Rechnung) - kompatibel
FLOWWER kann X-Rechnungen vollständig verabeiten, erstellt eine PDF-Datei und berechnet ein adäquates Belegbild (inkl. Anhängen).
Längste Archivierungszeit
Legen Sie fest, wie lange Sie Dokumente im System vorhalten möchten.
Abwesenheitsvertretung
Delegieren Ihrer freizugebenden Belege an einen Vertreter – ohne den Freigabeprozess neu definieren oder unterbrechen zu müssen.
Benutzerrechte
Jeder Benutzer erhält diverse Berechtigungen, die entweder als Rollen-Vorschläge verpackt sind oder vom Systemadministrator individuell erstellt werden können.
Bagatellgrenze (betragsmäßige Abkürzung)
Durch die Festlegung einer frei definierbaren Bagatellgrenze pro Freigabestufe kann der Freigabeprozess abgekürzt werden.
Dashboard mit Gesamtdaten aller Unternehmen
Mehrere Unternehmen - eine gemeinsame Buchhaltung. Alle Firmen und Prozesse – ohne Kontowechsel – auf einem Dashboard.
Single Sign On / Externe Anmeldungen
Ermöglicht die Verwaltung von Zugangsdaten über Login-Anbieter.
App (Android und iOS)
Dokumente unterwegs prüfen und freigeben ist mit der FLOWWER-App komfortabel möglich.
SaaS-Anwendung
Keine Installation von Software erforderlich. Sie sind SOFORT startbereit.
Datenschutz? Selbstverständlich!
Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA)
Schützen Sie auf Wunsch Ihren Benutzerzugang mit Zwei-Faktor Authentifizierung (2FA).
Wiking
Nutzer können mit WIKING ihre Belege einfach scannen, Archiv hochladen und mit diversen Buchhaltungsfunktionen synchronisieren oder verknüpfen
Reporting mit CSV-Export
Erstellen beliebiger Reports auf Basis der Suchfunktion mit Filterbausteinen. Weiterbearbeitung mit Export als .CSV-Datei z.B. in Excel möglich.
Marktplatz
Auflistung der buchbaren FLOWWER Module - selbständige Aktivierung mit sofortiger Verfügbarkeit
Mail-in-/out Protokoll
Dieses Protokoll zeigt alle E-Mails, die in Ihr FLOWWER-Konto eingegangen, oder vom System verschickt wurden, als Liste an.
Mehrfachfreigabe verbieten
Ist ein User in mehreren Stufen eines Flowws Freigeber, kann er bei aktivierter "Mehrfachfreigabe verbieten"-Funktion nur einmal freigeben. (Vermeidung der Verletzung des Vieraugenprinzips)
ZUGFeRD-Rechnungen (E-Rechnung) - kompatibel
FLOWWER importiert Belegdaten aus hybriden Rechnungen (ZUGFeRD) in entsprechende Datenfelder des von FLOWWER erzeugten Dokuments.
SevDesk
Saubere Buchhaltung für Gründer und Selbstständige - auch ohne viel Vorwissen. Intelligente Prozesse, die mit Ihnen und Ihrem Unternehmen mitwachsen.
lexoffice
bietet ein breites Spektrum an kaufmännischen Lösungen: von der Rechnungserstellung über die Belegerfassung bis zum Jahresabschluss und der Lohnabrechnung.
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zählt zu den führenden Anbietern betriebswirtschaftlicher Software für Unternehmen, Steuerberater und selbstständige Buchhalter in Deutschland.
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Revisionssicherheit
Das System hält einige Basisinformationen auch nach deren Löschung, (z.B. Prüfsumme des Ursprungsdokuments und die wichtigsten Protokolleinträge) bereit.
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
Übertragung strukturierter Rechnungsdaten über 'DATEV RDS1.0' an DATEV Unternehmen Online (DUO).
Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen
Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen (Freigabe-Teams), kann seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.
Maximale Dokumentenanzahl
Maximale Anzahl an Dokumenten, die innerhalb des Zeitraums ohne Aufpreis in das Konto geladen werden dürfen.
Anzahl Workflows
Maximale Anzahl definierbarer Freigabeprozesse (FLOWWS)
Auswertungen nach Kostenstellen und Sachkonten
Report, um Daten aus Belegaufteilungen auswerten zu können.
Backup-Freigabe
Die Backup-Freigabe ist eine passive und selektierbare "Floww-Mitgliedschaft", die jedem Floww und jedem Mitarbeiter zugewiesen werden kann.
PowerShell Core
Kostenlose Erweiterungen für PowerShell Core (PWSH) - Ansprechen der FLOWWER-API in PowerShell-Scripts
Direkte Stufenerhöhung ('Chef'-Funktion)
Mitglieder eines Freigabeteams (einer Floww-Stufe) können (einstellbar) die Anzahl notwendiger Freigeber übergehen.
Schnittstelle zu Sesam
Anzahl Unternehmen in einem FLOWWER-Konto
Es gibt keine Restriktion der Anzahl an Unternehmen, die in einem FLOWWER-Konto geführt werden können.
Freigegebene Dokumente per E-Mail
DATEV Belegbilderservice
Übergabe von Belegbild (PDF- Datei) mit DATEV-Belegtyp und dem FLOWWER-Protokoll.
Permalinks
Vom System erzeugte automatisch Permalinks (für jedes Dokument) können z.B. externe Systeme mit FLOWWER verknüpft werden.
Auslöser und Aktionen (Triggers and Jobs)
Das System stellt verschiedene Auslöser bereit, welche Aktionen im System starten können.
Beispiel: die Auswahl eines Lieferanten weist einen entsprechenden Floww zu.
Unser faires Angebot: 25,- € pro Monat (zzgl. USt.) pro Unternehmen
Beliebig viele Benutzer, Flowws und Belege.
Kündbar zum Ende jeden Monats.
Sie können die Module jederzeit im Account aktivieren und deaktivieren und innerhalb eines Kalendertages kostenfrei testen.
FLOWWER ist Ihr perfekter Assistent in der automatisierten Belegprüfung
Bilden Sie den Prozess Ihrer Rechnungsprüfung digital ab und behalten Sie jederzeit den Überblick und die Kontrolle über Ihre finanziellen Workflows. Egal von wo Sie oder Ihre Mitarbeitenden gerade arbeiten.