Rechnungseingangsbuch
FLOWWER erfasst alle eingehenden Rechnungen (unabhängig ob per Upload, E-Mail, FTP, usw.) automatisch in einem Rechnungseingangsbuch.
Was versteht FLOWWER unter diesem Begriff?
Mit diesem Begriff verbinden viele das altherkömmliche analoge Rechnungseingangsbuch, in dem eingehende Rechnungen mithilfe fortlaufender Nummern versehen, abgeheftet und somit leicht wiedergefunden werden können. Ganz besonders ist hier hervorzuheben, dass auch nach bereits gelöschten Dokumenten gesucht werden kann.
In FLOWWER ist eine solche fortlaufende Nummer nicht mehr erforderlich - der Explorer mit seinen umfangreichen Filterfunktionen ist jederzeit in der Lage, Rechnungen - egal nach welchem Kriterium und in welchem Zustand (Verarbeitungsstand) - aufzuspüren, anzuzeigen und auch als Report auszugeben.
Funktionsweise des FLOWWER Rechnungseingangsbuch
Wie das genau funktioniert, möchten wir anhand des nachfolgenden sehr einfachen Beispiels zeigen. Hier werden mit dem FLOWWER Explorer (1) Dokumente (Rechnungen, Lieferscheines, etc) herausgefiltert, welche in einem bestimmten Zeitraum im System eingegangen sind.
Im Dropdownmenu "Verfügbare Filter" (2) sind zahlreiche Filtermöglichkeiten hinterlegt, die in die jeweilige Suche mit eingebunden werden können (z.B. Bezahlstatus, Fälligkeitsdatum, Eingangsdatum, uvm). Die Suche lässt sich dadurch unglaublich verfeinern.
Hier wurde nach Dokumenten mit Eingangsdaten vom 01.10.2023 (3) bis 16.10.2023 (4) gesucht. Diese Dokumente können nur gezählt (5), als Ergebnis im Explorer geöffnet (6) oder aber als Report (7) angezeigt und dort ggf. als CSV-Datei heruntergeladen werden.
Das Suchergebnis im Explorer (8) listet die gefilterten Dokumente auf, welche dann hier direkt ausgewählt (9) und weiterverarbeitet werden können.
Der Report (10) wiederum bietet die Möglichkeit des CSV-Downloads (11) als auch eine Anzeige einiger statistischen Kennzahlen (12). Im Report kann dann sowohl das ausgewählte Dokument (13) geöffnet als auch eine Rückkehr zum Suchergebnis (14) selektiert werden.
Die Revisionssicherheit des Rechnungseingangsbuches
Eine weitere Besonderheit des "digitalen Rechnungseingangsbuches" von FLOWWER ist, dass auch gelöschte Dokumente angezeigt werden können. Mit der Filterauswahl "Aktueller Zustand der Freigabe" (15) und der Selektion des Zustandes "gelöscht" (16) können diese Dokumente mittels der üblichen Optionen gezählt, angezeigt oder downgeloadet (17) werden. Im Explorer als auch im Report erhalten die Dokumente dann den Tag (das Label) "gelöscht" (18).
Und hier sind wir dann bei unserem besonderem Feature - der Revisionssicherheit angelangt. Gelöschte Dokumente werden nicht gänzlich gelöscht, sondern der Datensatz wird lediglich "bereinigt". Die Originaldaten, Anhänge, Vorschaubilder und OCR-Daten werden vom Datensatz abgespalten und gelöscht, der digitale Fingerabdruck - der Hashwert (Prüfsumme) und auch alle Einträge des Logbuchs (Protokolleinträge) bleiben nach wie vor bestehen. Somit ist die Revisionssicherheit jederzeit gewährleistet. Es kann z.B. auch nach "Löschung" des Dokuments jederzeit kontrolliert werden, wer das Dokument wann editiert hat und welche Änderungen am Dokument vorgenommen wurden.
Mehr Details über die
Revisionssicherheit