Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben

Vier Augen sehen mehr als zwei. Daher sind bei bestimmten Geschäftsprozessen mindestens zwei Personen auf einer Freigabestufe aufgefordert, einen Arbeitsvorgang oder eine Entscheidung zu bestätigen. Das Vier-Augen-Prinzip sichert so die Qualität von Entscheidungen. Es dient in erster Linie als Kontrollinstanz und verhindert Missbrauch und Manipulation.

Die meisten unserer Kunden setzen das Vier-Augen-Prinzip in Flowws ein, wo es um eine Bestellung, Beauftragung oder einen Rechnungsbetrag ab einem bestimmten Betrag geht. Grundsätzlich definieren Sie in FLOWWER für jeden Prozess, wie viele Freigeber pro Stufe bei mehrstufigen Freigaben erforderlich sind. Auf die Art sichern Sie, dass Ihre Mitarbeiter den Arbeitsablauf und die Reihenfolge einhalten und es keine Alleingänge in Ihrem Betrieb gibt.

Da es unterschiedliche Anforderungen an das Vier-Augen-Prinzip gibt, bietet Ihnen FLOWWER verschiedene Szenarien:

Beim exklusiven Vier-Augen-Prinzip schließen Sie aus, dass sich Freigeber gegenseitig freigeben können - sie verbieten die Mehrfachfreigabe (3). Diese Option wird in den Einstellungen (2) im FLOWW-Editor (1) beherbergt.

Diesen Floww setzen Unternehmen ein, wenn es beispielsweise keine wiederholte Freigabe eines Dokuments durch den gleichen Mitarbeiter geben soll. Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls vorkommt.

Es gibt Mitarbeiter, die auf mehreren Stufen Dokumente in einem Bereich oder bereichsübergreifend freigeben dürfen. Natürlich ist hier in der Regel mindestens eine weitere Person in die Abläufe involviert. Der FLOWW-Editor (4) bietet auch hier die Möglichkeit, diese Einstellungen in den Stufen-Regeln (5) vorzunehmen.

Beim selektiven Vier-Augen-Prinzip wird die Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen. Das heißt, ist jemand auf 2 Stufen involviert und er hat das Dokument in der ersten Stufen bereits freigegeben, wird diese Freigabe für die nächste Stufe automatisch übernommen (7). In unserem Fall sind zwei Freigaben notwendig (6). Es ist folglich nur eine weitere Freigabe durch eine andere Person erforderlich.

Wie sieht ein Beispiel für das selektive Vier-Augen-Prinzip in der Praxis aus? Das bedeutet, im FLOWW wird ein und dieselbe Person auf zwei Stufen als Freigeber definiert. Beispielsweise möchte der Vorgesetzte einen Beleg nach der Freigabe durch einen Mitarbeiter nochmals sicherheitshalber prüfen. Falls der Mitarbeiter ausfällt, ist der Vorgesetzte auch auf der ersten Stufe als Genehmiger festgelegt. Da er auf beiden Stufen freigeben darf, kann er bereits im ersten Schritt den Prozess anstoßen und die Freigabe veranlassen. Genehmigt der Vorgesetzte den Beleg bevor der Mitarbeitende geprüft hat, ist keine weitere Freigabe seitens des Mitarbeiters notwendig. Gibt dagegen der Mitarbeitende auf der ersten Stufe frei, muss der Vorgesetzte im zweiten Schritt den Beleg nochmals prüfen und freigeben.