Revisionssicherheit
Das System hält einige Basisinformationen auch nach deren Löschung, (z.B. Prüfsumme des Ursprungsdokuments und die wichtigsten Protokolleinträge) bereit.
FLOWWER verwendet ein integriertes, automatisches Dokumentenarchiv mit "Audit-Compliance-Funktion".
Was bedeutet das?
Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der im Archiv (1) der "Globalen Kontoeinstellungen" (2) festgelegten Zeiträume (3) und (4) bereinigt. Genauer betrachtet werden diese Dokumente nicht gelöscht, sondern lediglich die Originaldaten, die Anhänge, Vorschaubilder, OCR-Daten etc. Diese Daten werden vom Datensatz abgespalten, so dass der digitale Fingerabdruck - der Hashwert – sowie andere Daten, die im Logbuch gespeichert sind, erhalten bleiben. Dadurch kann die Revisionssicherheit zu jedem Zeitpunkt gewährleistet werden und es ist jederzeit nachvollziehbar, was wann durch welchen Mitarbeiter mit dem Dokument geschehen ist.
Zur Vereinfachung stellen wir diverse vordefinierte Zeiträume (5) zur Verfügung (diese können jederzeit geändert werden):
- Standardeinstellungen
- ein Jahr nach Freigabe
- zwei Jahre nach Freigabe
- 4015 Tage (=11 Jahre - langfristige Archivierung)
Ist das Dokument bereinigt, wird das Dokument mit einem Geist-Symbol (7) gekennzeichnet.
Warum?
Das Dokument ist zwar nicht mehr sichtbar, aber immer noch im System vorhanden.
Am unteren Seitenrand (6) kann direkt zu den einzelnen Unternehmen (8) gewechselt werden, da die Vorhalte-/Archivierungszeiträume natürlich von Unternehmen zu Unternehmen variieren können. Die im dort ansässigen Archiv-Feature (9) vorgenommenen Einstellungen (10) werden priorisiert und haben IMMER Vorrang gegenüber denen der „Globalen Kontoeinstellungen“.
Der Schieberegler bietet die Möglichkeit,
- im inaktiven Zustand die Aufbewahrungszeit künftiger Dokumente zu ändern (11)
- im aktivierten Zustand den Aufbewahrungszeitraum auf alle bestehenden Dokumente anzuwenden und neu zu berechnen (12).