Erinnerungssystem mit Freigabe-Alarm

Auch bekannt als: Erinnerungssystem, Status-Mail, Statusmails nach Zeitplan

Liegen für einen FLOWWER-Benutzer zu erledigende Aktionen vor, kann FLOWWER auf Wunsch entsprechende Status-Mails (1) versenden. Diese Status-Mails enthalten eine pro Benutzer individuelle Übersicht der erforderlichen Aktionen (2). Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan (3).

Die Einstellungen können

  • global für das gesamte Konto (Globale Konto-Einstellungen) oder/und

  • zusätzlich pro Benutzer angepasst werden.

Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:

  1. ToDo-Check: Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?

  2. Email Intervall: An dieser Stelle (5) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.

  3. Zeitplan: Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (6) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.

  4. Auslöser-Check: Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?

Solche Auslöser hierfür sind:

- freizugebende Dokumente beim Benutzer
- zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der User die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt)
- Dokumente ohne Floww-Zuweisung
- freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist
- zu bezahlende Dokumente, (der "Bezahl-Status" des Dokuments ist 'zu bezahlen' - für 'Zahlungsexport vorbereitet' wird keine Mail ausgelöst!)

ACHTUNG: ist keine Uhrzeit (4) definiert, werden keine Status-Mails verschickt!