Archivfunktion
Individuelles Einstellen der Vorhalte- bzw. Aufbewahrungszeit von Dokumenten im System für jedes Unternehmen.
Aufbewahrungszeit von Dokumenten festlegen
Die neue Funktionalität ermöglicht es, Dokumente für einen (pro Unternehmen) frei einstellbaren Zeitraum im System zu archivieren. Damit wird es möglich, Dokumente - ähnlich einem Archiv - länger als sechs Monate in FLOWWER verfügbar zu halten und per Volltextindex zu durchsuchen. FLOWWER-Kunden können selbst für ihre FLOWWER-Unternehmen festlegen, wie lange abgeschlossene Dokumente im System verfügbar bleiben sollen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Revisionssicherheit. Das System sichert einige Basisinformationen auch nach deren Löschung dauerhaft (ob durch den Benutzer oder durch das Ende der Archivierungszeit ist dabei unerheblich). Dazu gehört z.B. die Prüfsumme des Ursprungsdokuments und die wichtigsten Protokolleinträge. Auf diese Weise kann auch im Nachhinein festgestellt werden, ob ein Dokument bereits bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.
Mehr Details über die
Längste ArchivierungszeitBedarfsberechnung
Zur Ermittlung der Anzahl von Dokumenten mit längerer Aufbewahrungszeit verwendet FLOWWER eine „High-Watermark“-Funktion. Das bedeutet, dass die höchste Anzahl an Dokumenten pro Tag innerhalb eines Monats maßgeblich ist. Dabei werden die ersten 50 Tage eines Dokuments von der Zählung ausgenommen. Zusätzlich nimmt FLOWWER kulanzhalber immer 50 Dokumente pro Unternehmen von der Berechnung aus. Damit bleiben normale Eingangsrechnungen, die innerhalb der üblichen Durchlaufzeit (mit FLOWWER im Schnitt weniger als fünf Werktage) in Bezug auf die Aufbewahrungszeit kostenfrei.
Beispiel 1
Unternehmen mit 300 aktiven Dokumenten, davon 50 Dok. älter als 50 Tage: keine Berechnung
Begründung: weil nur 50 Dokumente älter als 50 Tage sind - und 50 Dokumente sind kostenfrei.
Beispiel 2
Unternehmen mit 1.250 aktiven Dokumenten, davon 950 Dok. älter als 50 Tage.
Bedarf: 950 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 900 zu archivierende Dokumente = 1 Archiveinheit (= 2,50 Euro)
Begründung: 950 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen. es bleiben also 900 gebührenpflichtige Dokumente. Eine Einheit besteht aus 1.000 Dokumenten, die 2,50 € kostet - also ist eine Einheit zu bezahlen.
Beispiel 3
Unternehmen mit 8.000 aktiven Dokumenten, davon 6.000 Dok. älter als 50 Tage
Bedarf: 6.000 Dokumente abzüglich 50 Dok. Kulanz = 5.950 zu archivierende Dokumente = 6 Archiveinheiten (= 15 Euro)
Begründung: 6.000 Dokumente sind älter als 50 Tage, davon werden die 50 kostenfreie abgezogen = 5.950 gebührenpflichtige Dokumente. Es werden 6 Einheiten benötigt 6 * 2,50 € = 15 €.
Bereinigung von Dokumenten
FLOWWER verwendet ein integriertes, automatisches Dokumentenarchiv mit "Audit-Compliance-Funktion".
Was bedeutet das?
Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der von Ihnen (im Archiv (1) der "Globalen Kontoeinstellungen" (2)) individuell festgelegten Zeiträume (3)/(4) bereinigt. Genauer betrachtet werden diese Dokumente nicht gelöscht, sondern lediglich die Originaldaten, die Anhänge, Vorschaubilder, OCR-Daten etc.
Diese Daten werden vom Datensatz abgespalten, so dass der digitale Fingerabdruck - der Hashwert – sowie andere Daten, die im Logbuch gespeichert sind, erhalten bleiben. Dadurch kann die Revisionssicherheit zu jedem Zeitpunkt gewährleistet werden und es ist jederzeit nachvollziehbar, was wann durch welchen Mitarbeiter mit dem Dokument geschehen ist.
Ist der von Ihnen gesetzte Archivierungszeitraum erreicht, wird das Dokument bereinigt und mit einem Geist-Symbol (5) gekennzeichnet.
Die Archivierungszeiträume können sich pro Unternehmen natürlich unterscheiden. In den unternehmensinternen Einstellungen (Unternehmen und Flowws) können spezifische Bereinigungs-Zeiträume definiert werden. Ist der abgebildete Regler (6) im Menü aktiviert, gelten die neu eingestellten Zeiträume für alle künftig erstellten Dokumente, ist der Schalter deaktiviert, werden die Zeiträume aller bestehenden Dokumente neu berechnet.