Archivfunktion

Die neue Funktionalität ermöglicht es, Dokumente für einen pro Unternehmen frei einstellbaren Zeitraum im System zu speichern. Damit wird es möglich, Dokumente - ähnlich einem Archiv - länger als sechs Monate in FLOWWER verfügbar zu halten und per Volltextindex zu durchsuchen. FLOWWER-Kunden können selbst für ihre FLOWWER-Unternehmen festlegen, wie lange abgeschlossene Dokumente im System verfügbar bleiben sollen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Revisionssicherheit. Das System sichert einige Basisinformationen auch nach deren Löschung dauerhaft (ob durch den Benutzer oder durch das Ende der Archivierungszeit ist dabei unerheblich). Dazu gehört z.B. die Prüfsumme des Ursprungsdokuments und die wichtigsten Protokolleinträge. Auf diese Weise kann auch im Nachhinein festgestellt werden, ob ein Dokument bereits bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.

Zur Ermittlung der Anzahl von Dokumenten mit längerer Aufbewahrungszeit verwendet FLOWWER eine „High-Watermark“-Funktion. Das bedeutet, dass die höchste Anzahl an Dokumenten pro Tag innerhalb eines Monats maßgeblich ist. Dabei werden die ersten 50 Tage eines Dokuments von der Zählung ausgenommen. Zusätzlich nimmt FLOWWER kulanzhalber immer 50 Dokumente pro Unternehmen von der Berechnung aus. Damit bleiben normale Eingangsrechnungen, die innerhalb der üblichen Durchlaufzeit (mit FLOWWER im Schnitt weniger als fünf Werktage) in Bezug auf die Aufbewahrungszeit kostenfrei.

Um festzulegen, wie lange aufbewahrt wird, kann jedes FLOWWER-Dokument ein Ablaufdatum besitzen. Ist dieses erreicht, wird das Dokument gelöscht. Neu ins System geladene Dokumente erhalten im ersten Moment noch kein Ablaufdatum – werden damit zunächst dauerhaft aufbewahrt.

Wird ein Dokument durch Abschluss eines Flowws als „Verarbeitet“ gekennzeichnet, so wird das Ablaufdatum wird in diesem Moment errechnet. Hierbei ist der vom Benutzer pro Unternehmen einstellbare Mindest-Aufbewahrungsfrist maßgeblich.

Selbstverständlich kann vom Benutzer das Ablaufdatum von Dokumenten nachträglich geändert werden. Über die Einstellungen des jeweiligen Unternehmens kann eine neue Aufbewahrungsfrist bei Bedarf auf alle Dokumente angewendet werden. Der systeminterne Löschvorgang findet nachts statt, so dass Fehler bei der Einstellung vom Benutzer noch kurzfristig korrigiert werden können.