Funktionen und Features

Aus der Praxis, für die Praxis. Wir integrieren nur Funktionen, die Ihnen das Leben rund um die Beleg- und Rechnungsfreigabe erleichtern.

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Buchhaltung

Seit: 2019

FiBu-Notiz

Die FiBu-Notiz ist eine einfache Möglichkeit, der Finanzbuchhaltung Informationen zu übermitteln.

Seit: 2020

Belegaufteilung

Aufteilung von Belegen in sinngemäße Beträge mit Kontierungsinformationen und Weitergabe an die FiBu.

Auch bekannt als: Vorkontierung, vorbereitende Buchführung
Seit: 2020

Kostenstellenzuordnung

Kostenlose Version der Belegaufteilung mit Beschränkung auf eine Aufteilungsposition pro Steuersatz.

Bislang bekannt als "Belegaufteilung 'Light'"

Organisation

Anzahl Unternehmen in einem FLOWWER-Konto

Es gibt keine Restriktion der Anzahl an Unternehmen, die in einem FLOWWER-Konto geführt werden können.

Mail-in-/out Protokoll

Dieses Protokoll zeigt alle E-Mails, die in Ihr FLOWWER-Konto eingegangen, oder vom System verschickt wurden, als Liste an.

Abwesenheitsvertretung

Delegieren Ihrer freizugebenden Belege an einen Vertreter – ohne den Freigabeprozess neu definieren oder unterbrechen zu müssen.

Auch bekannt als: Vertretungsfunktion, Urlaubsvertretung, Krankheitsvertretung, Freigabe im Auftrag, Abwesenheitsvertretung
Seit: 2023

Freigabemonitor

Der Freigabemonitor zeigt auf einen Blick, bei welchem Benutzer Dokumente zur Freigabe vorliegen.

Auch bekannt als: Dokumentenfreigabe, Freigabeübersicht
Seit: 2023

Regeln für Datenfelder

Systembetreuer können einzelne Eingabefelder ausblenden oder als Pflichteingabe kennzeichnen.

Auch bekannt als: Pflichtfelder, Ausblenden von Eingabefeldern, Reduzieren der GUI, Feldregeln
Seit: 2024

Notizfunktion

Benutzer können am Dokument Nachrichten für andere Benutzer hinterlegen.

Das System benachrichtigt den Empfänger über die neue Nachricht und erstellt einen Eintrag im Logbuch.

Auch bekannt als: chat, mentioning
Seit: 2023

Sammelaktionen

Ermöglicht die Bearbeitung mehrerer Dokumente (z.B. Löschen oder Freigabe) in einem Vorgang.

Auch bekannt als: batchfreigabe, Stapelfunktionen, bulk-aktion
Seit: 2023

Rechnungseingangsbuch

FLOWWER erfasst alle eingehenden Rechnungen (unabhängig ob per Upload, E-Mail, FTP, usw.) automatisch in einem Rechnungseingangsbuch.

Seit: 2019

Anpassbares Design

Das Farbschema und das Logo der Benutzeroberfläche lässt sich über zentrale Einstellungen an das Unternehmensdesign (CD bzw. CI) anpassen.

Auch bekannt als: branding, corporate design, corporate identity, affiliatecode
Seit: 2023

Reduzierte Benutzeroberfläche

Auf Wunsch kann für einzelne Anwender die Benutzeroberfläche mit reduziertem Funktionsumfang angezeigt werden.

Benutzerrechte

Jeder Benutzer erhält diverse Berechtigungen, die entweder als Rollen-Vorschläge verpackt sind oder vom Systemadministrator individuell erstellt werden können.

Auch bekannt als: Berechtigungen
Seit: 2022

Archivfunktion

Individuelles Einstellen der Vorhalte- bzw. Aufbewahrungszeit von Dokumenten im System für jedes Unternehmen.

Auch bekannt als: Aufbewahrung, Revisionssicherheit, Audit-Trail
Seit: 2019

Angepasste E-Mails

Einfache Konfiguration des Contents der Status-Mails (Firmenlogo, individuelle Betreffzeile, Corporate Identity)

Auch bekannt als: mail branding, Firmenlogo
Seit: 2019

Mehrsprachigkeit

Sprachen können in FLOWWER direkt in der Oberfläche umgeschaltet werden.

Seit: 2023

Berechtigungsrollen für Benutzer

Es können detaillierte und individuelle Benutzerrollen erstellt und an Benutzer vergeben werden.

Auch bekannt als: Benutzerrecht, Benutzerrolle

Marktplatz

Auflistung der buchbaren FLOWWER Module - selbständige Aktivierung mit sofortiger Verfügbarkeit

Seit: 2019

Globale Kontoeinstellungen

Schnittstellen

DATEV Belegbilderservice

Übergabe von Belegbild (PDF- Datei) mit DATEV-Belegtyp und dem FLOWWER-Protokoll.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Übertragung strukturierter Rechnungsdaten über 'DATEV RDS1.0' an DATEV Unternehmen Online (DUO).

Auch bekannt als: Belegaufteilung an DUO

ADDISON OneClick

Wolters Kluwer - die Software für Steuerberater und ihre Digitalisierungstrategien

AGENDA

zählt zu den führenden Anbietern betriebswirtschaftlicher Software für Unternehmen, Steuerberater und selbstständige Buchhalter in Deutschland.

lexoffice

bietet ein breites Spektrum an kaufmännischen Lösungen: von der Rechnungserstellung über die Belegerfassung bis zum Jahresabschluss und der Lohnabrechnung.

invoicefetcher®

Sparen Sie Zeit und automatisieren, optimieren und digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung mit invoicefetcher.

BuchhaltungsButler

– die Buchhaltungssoftware für wachsende Unternehmen mit einfachsten Workflows und dem höchsten Automatisierungsgrad der Branche.

Seit: 2020

FTP (Scan to FLOWWER)

Direktes Senden vom Scanner an FLOWWER-Unternehmen oder Floww via integriertem FTP-Zugang

Seit: 2021

FLOWWER.exe (Kommandozeilentool)

Laden Sie Ihre Belege automatisch von oder auf Ihren Server mit der Konsolenanwendung FLOWWER.exe

Auch bekannt als: Batch-Automatisierung, Lokales Backup
Seit: 2019

REST-API

FLOWWER verfügt über umfangreiche REST-API, was Datenaustausch direkt auf Systemebene ermöglicht.

Auch bekannt als: Dienstkonto

SevDesk

Saubere Buchhaltung für Gründer und Selbstständige - auch ohne viel Vorwissen. Intelligente Prozesse, die mit Ihnen und Ihrem Unternehmen mitwachsen.

PowerShell Core

Kostenlose Erweiterungen für PowerShell Core (PWSH) - Ansprechen der FLOWWER-API in PowerShell-Scripts

DATEV Format (CSV)

Datenexport mit Kostenstellen im DATEV-Format (Buchungsstapel)

Auch bekannt als: DATEV Pro, Datenaustausch, Schnittstelle, DATEV CSV

Schnittstelle zu Sesam

Wiking

Nutzer können mit WIKING ihre Belege einfach scannen, Archiv hochladen und mit diversen Buchhaltungsfunktionen synchronisieren oder verknüpfen

Freigegebene Dokumente per E-Mail

FLOWW-Design

Seit: 2019

Gruppierung von Freigebern (Flowws)

Gruppiert Freigeber in bis zu fünf Stufen miteinander. Dokumente werden zur Freigabe an Freigabegruppen (Flowws) zugewiesen.

Auch bekannt als: floww
Seit: 2019

Vier-Augen-Prinzip / Notwendige Freigaben

Definieren Sie per Regel, wieviele Freigaben vorliegen müssen, um eine Floww-Stufe zu erfüllen.

Auch bekannt als: vieraugenprinzip
Seit: 2019

Mehrstufige Freigabe

FLOWWER ermöglicht die Freigabe von Dokumenten in bis zu fünf Freigabestufen mit jeweils mehreren Personen (auch aus Freigabeteams).

Auch bekannt als: Vier-Augen-Prinzip, 4-Augen-Prinzip, Freigabeteams
Seit: 2020

Nominierung (dynamische Freigeber)

FLOWWER erlaubt es, pro Dokument festzulegen welche Freigeber (eines Freigabeteams) das Dokument zur Prüfung erhalten sollen.

Auch bekannt als: Individuelle Freigeber, Nominierung, dynamische Freigabe
Seit: 2023

Regeln für Datenfelder

Systembetreuer können einzelne Eingabefelder ausblenden oder als Pflichteingabe kennzeichnen.

Auch bekannt als: Pflichtfelder, Ausblenden von Eingabefeldern, Reduzieren der GUI, Feldregeln

Bagatellgrenze (betragsmäßige Abkürzung)

Durch die Festlegung einer frei definierbaren Bagatellgrenze pro Freigabestufe kann der Freigabeprozess abgekürzt werden.

Seit: 2019

Freie Bezeichnung / Beschreibung der Freigabestufen

Die einzelnen Freigabestufen können individuell benannt und mit einem erklärenden Text versehen werden.

Auch bekannt als: Stufen-Regeln

Direkte Stufenerhöhung ('Chef'-Funktion)

Mitglieder eines Freigabeteams (einer Floww-Stufe) können (einstellbar) die Anzahl notwendiger Freigeber übergehen.

Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen

Befindet sich ein Freigeber in aufeinanderfolgenden Floww-Stufen (Freigabe-Teams), kann seine Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen werden.

Auch bekannt als: Freigabe schleppen, Stufen-Regel

Backup-Freigabe

Die Backup-Freigabe ist eine passive und selektierbare "Floww-Mitgliedschaft", die jedem Floww und jedem Mitarbeiter zugewiesen werden kann.

Seit: 2020

Supervisoren in Flowws

Supervisoren dürfen auf die Dokumente eines Flowws zugreifen (sie sehen), ohne selbst an deren Freigabeprozess beteiligt sein zu müssen.

Auch bekannt als: Benutzerrecht, Admin, Rollenvorlage

Mehrfachfreigabe verbieten

Ist ein User in mehreren Stufen eines Flowws Freigeber, kann er bei aktivierter "Mehrfachfreigabe verbieten"-Funktion nur einmal freigeben. (Vermeidung der Verletzung des Vieraugenprinzips)

Seit: 2023

Freigeberteams

Freigeber können in mehrfach verwendbaren Teams gruppiert werden. Wird das Team verändert, aktualisieren sich automatisch alle verbundenen Flowws.

Auch bekannt als: Freigabegruppe, Freigebergruppe, Freigabeteam

Stammdaten

Seit: 2021

Kostenstellen und Aufwandskonten

Vereinfachen der Belegaufteilung durch Hinterlegen von Kostenstellen und Aufwandskonten und deren Verknüpfung mit entsprechenden Lieferanten/FLOWWS

Seit: 2021

Lieferantenstamm mit Fibu-Erweiterung

EInpflegen und Editieren der Lieferanten-Stammdaten u. Vorbereitung zum Verknüpfen mit den passenden Kostenstellen (Belegaufteilung)

Auch bekannt als: Lieferant, Belegaufteilung, Stammdaten, Kostenstellen

Automatisierung

Seit: 2020

Texterkennung (OCR)

Automatisches Auslesen von Text auf gescannten Dokumenten per optischer Zeichenerkennung (OCR) und Nutzung als 'Wertauswahl per Mausklick'.

Auch bekannt als: Optical Character Recognition, OCR, Wertauswahl, Mausklick
Seit: 2020

Wertauswahl per Mausklick

Auswahl und Übernahme aller Textfragmente per Mausklick. Klassifizierung über integrierte Mustererkennung (USt-ID, IBAN,...)

Auch bekannt als: Point and click, OCR
Seit: 2019

CompanyMail

Das zubuchbare Modul 'CompanyMail' ermöglicht es, einfach und effizient Dokumente und Rechnungen per E-Mail durch FLOWWER zu empfangen und zu senden.

Auch bekannt als: MailToFlowwer

Auslöser und Aktionen (Triggers and Jobs)

Das System stellt verschiedene Auslöser bereit, welche Aktionen im System starten können.
Beispiel: die Auswahl eines Lieferanten weist einen entsprechenden Floww zu.

Dokumente managen

App (Android und iOS)

Dokumente unterwegs prüfen und freigeben ist mit der FLOWWER-App komfortabel möglich.

Anzahl Workflows

Maximale Anzahl definierbarer Freigabeprozesse (FLOWWS)

Maximale Dokumentenanzahl

Maximale Anzahl an Dokumenten, die innerhalb des Zeitraums ohne Aufpreis in das Konto geladen werden dürfen.

Seit: 2019

Anhänge für Dokumente

FLOWWER ist in der Lage, bei der Datenübertragung, das Hauptdokument und alle Anhänge zu einer einzelnen PDF-Datei zusammenzufassen.

Auch bekannt als: Belege heften, Dokumente zusammenfassen
Seit: 2023

Suchfunktion

Durchsuchen Ihres Datenbestand nach bestimmten Werten oder Wertebereichen mithilfe diverser Suchfiltern

Seit: 2023

Benutzerdefinierte Datenfelder

Erstellung eigener, benutzerdefinierter Datenfelder zur Hinterlegung individueller Daten und einfacherem Sortieren/Finden von Dokumenten.

Auch bekannt als: Tags, Labels

Abwesenheitsvertretung

Delegieren Ihrer freizugebenden Belege an einen Vertreter – ohne den Freigabeprozess neu definieren oder unterbrechen zu müssen.

Auch bekannt als: Vertretungsfunktion, Urlaubsvertretung, Krankheitsvertretung, Freigabe im Auftrag, Abwesenheitsvertretung
Seit: 2021

Volltextsuche und Volltextindex

Archivierung der Dokumente, dass eine Suche nach Stichwörtern (z.B. Seriennummern) jederzeit möglich ist.

Anpassbarkeit der Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche (GUI) von FLOWWER ist durch den User einfach per Mausklick editierbar (Gruppier-, Filter- und Sortierfunktion, etc.)

Dashboard mit Gesamtdaten aller Unternehmen

Mehrere Unternehmen - eine gemeinsame Buchhaltung. Alle Firmen und Prozesse – ohne Kontowechsel – auf einem Dashboard.

Seit: 2019

Dokumenttypen

Über den Dokumenttyp (z.B. 'Eingangsrechnung Amazon' oder Vertrag) können Sie Dokumente klassifizieren und als Information an die Buchhaltung weitergeben.

Auch bekannt als: Dokumentart, Belegkategorie

Reporting

Seit: 2019

Erinnerungssystem mit Freigabe-Alarm

FLOWWER sendet jedem User - zu frei wählbaren Tageszeiten - eine Status-Mail zur Erinnerung an seine bereitstehenden Aufgaben.

Auch bekannt als: Erinnerungssystem, Status-Mail, Statusmails nach Zeitplan
Seit: 2020

Skonto-Unterstützung

Überwachung von Skonto mit einstellbare Fristen (wird je Dokument überwacht), um an ausstehende Freigaben zu erinnern.

Auch bekannt als: Skonto-Alarm
Seit: 2019

Audit-Trail / Protokoll

FLOWWER hängt an jedes (auf Wunsch auch schreibgeschützte) freigegebene Dokument das Freigabeprotokoll (Audit-Trail an).

Auch bekannt als: Compliance, Audit-Trail, Freigabeprotokoll, Audit-Compliance, FLOWWER-Logbuch

Auswertungen nach Kostenstellen und Sachkonten

Report, um Daten aus Belegaufteilungen auswerten zu können.

Reporting mit CSV-Export

Erstellen beliebiger Reports auf Basis der Suchfunktion mit Filterbausteinen. Weiterbearbeitung mit Export als .CSV-Datei z.B. in Excel möglich.

Sicherheit und Zuverlässigkeit

Single Sign-On / Externe Anmeldungen

Ermöglicht die Verwaltung von Zugangsdaten über Login-Anbieter.

Auch bekannt als: Single Sign On, SSO

Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA)

Schützen Sie auf Wunsch Ihren Benutzerzugang mit Zwei-Faktor Authentifizierung (2FA).

Auch bekannt als: 2-FA, OTP, MFA

Datenschutz und Sicherheit

Keine Installation von Software erforderlich. Sie sind SOFORT startbereit. Alle Daten liegen bei einem deutschen Infrastrukturanbieter.

SaaS-Anwendung

Keine Installation von Software erforderlich. Sie sind SOFORT startbereit.

Datenschutz? Selbstverständlich!

Seit: 2019

Ablehnung freigegebener Dokumente

Nach Ablehnung eines Dokumentes durch einen Freigeber, liegt dieses zur weiteren Bearbeitung bzw. Reaktivierung in einer separaten Prüfliste. Das 4-Augenprinzip ist somit gewährleistet.

Auch bekannt als: Abgelehnte Dokumente
Seit: 2019

Sperrfunktion für Datensätze

Die Sperrfunktion für Datensätze stellt sicher, dass nicht mehrere User gleichzeitig am selben Dokument arbeiten und Änderungskonflikte vermieden werden.

Auch bekannt als: Datensatzsperre
Seit: 2019

Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber

Eine gemeinsame Freigabe bestimmter Personen kann per Definition ausgeschlossen werden, z.B. um Compliance-Richtlinien zu erfüllen.

X-Rechnung (EN16931 bzw. E-Rechnung) - kompatibel

FLOWWER kann X-Rechnungen vollständig verabeiten, erstellt eine PDF-Datei und berechnet ein adäquates Belegbild (inkl. Anhängen).

Auch bekannt als: elektronische Rechnung, XML, EN16931

ZUGFeRD-Rechnungen (E-Rechnung) - kompatibel

FLOWWER importiert Belegdaten aus hybriden Rechnungen (ZUGFeRD) in entsprechende Datenfelder des von FLOWWER erzeugten Dokuments.

Auch bekannt als: Hybridrechnung, hybride Rechnung, elektronische Rechnung
Seit: 2020

Dublettenprüfung

FLOWWER meldet bereits im System vorhandene Dokumente auf Basis des Belegdatums und der Belegnummer sowie des Datei-Hashs.

Auch bekannt als: Dublettencheck, Datei-Hash, Hash-Summe, Dublette

Revisionssicherheit

Das System hält einige Basisinformationen auch nach deren Löschung, (z.B. Prüfsumme des Ursprungsdokuments und die wichtigsten Protokolleinträge) bereit.

Auch bekannt als: PermaLog, Audit-Compliance, Archivierung, Hashwert, Dokumentenbereinigung
Seit: 2022

Archivfunktion

Individuelles Einstellen der Vorhalte- bzw. Aufbewahrungszeit von Dokumenten im System für jedes Unternehmen.

Auch bekannt als: Aufbewahrung, Revisionssicherheit, Audit-Trail

Zahlungsverwaltung

Seit: 2021

Bankverbindung

Hinterlegen mehrerer Bankverbindungen bei einem FLOWWER-Unternehmen

Seit: 2021

Zahlungsverwaltung

FLOWWER bietet die Möglichkeit, eine Zahlung aus FLOWWER vorzunehmen, bevor die Rechnung an die nachgeschaltete Buchhaltung übertragen wird.

Unser faires Angebot: 25,- € pro Monat (zzgl. USt.) pro Unternehmen

Beliebig viele Benutzer, Flowws und Belege.
Kündbar zum Ende jeden Monats.
Sie können die Module jederzeit im Account aktivieren und deaktivieren und innerhalb eines Kalendertages kostenfrei testen.

FLOWWER ist Ihr perfekter Assistent in der automatisierten Belegprüfung

Bilden Sie den Prozess Ihrer Rechnungsprüfung digital ab und behalten Sie jederzeit den Überblick und die Kontrolle über Ihre finanziellen Workflows. Egal von wo Sie oder Ihre Mitarbeitenden gerade arbeiten.