ZUGFeRD-Rechnungen (E-Rechnung) - kompatibel
FLOWWER importiert Belegdaten aus hybriden Rechnungen (ZUGFeRD) in entsprechende Datenfelder des von FLOWWER erzeugten Dokuments.
FLOWWER kann nicht nur gescannte Papier-Rechnungen und Rechnungen als pdf-Datei verwenden, sondern auch ZUGFeRD-Rechnungen und X-Rechnungen verarbeiten.
ZUGFeRD-Rechnungen und X-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, bei denen die Rechnungsdaten als Datensätze geschickt werden und somit fehlerfrei ausgelesen und verarbeitet werden können.
ZUGFeRD-Rechnungen sind hierbei die Kombination aus einer pdf-Rechnung (1) und einer X-Rechnung (2). Sie sind pdf-Dateien, die über ein lesbares Belegbild verfügen und zusätzlich die Rechnungsdaten als XML-Datensatz enthalten, der in die pdf-Datei eingebettet ist. Sie sind also sowohl vom Menschen als auch maschinenlesbar, ohne dafür Umwege über OCR und Datenextraktion gehen zu müssen.
Die besonderen Vorzüge dabei sind, dass die Daten fehlerfrei gelesen werden und dabei auch detaillierte Daten wie Rechnungspositionen (3) für die Belegaufteilung enthalten sein können.
FLOWWER kann diese Rechnungen vollständig auslesen und bietet uns dadurch eine sehr gute Unterstützung bei der Bearbeitung der Rechnungen. So kann FLOWWER bei der ZUGFeRD-Rechnung nicht nur alle Rechnungsdaten wie Beträge, Steuersätze usw. bereits vorbelegen, sondern erkennt auch den Lieferanten (4) und macht sofort eine Zuordnung zum korrekten Lieferanten, also zum zugehörigen Kreditor. Dies sind Vorbelegungen der Felder, aber nicht Pflicht. Wir belieben als Freigeber also immer „Herr über die Daten“. So können wir beispielsweise einfach durch Entkoppeln und Korrigieren das Leistungsdatum in den korrekten Monat legen oder eine neue IBAN zuweisen (5), wenn dies notwendig ist.
Ebenso können wir die Belegaufteilung verfeinern und korrigieren (6). Wir haben also die Möglichkeit - zusätzlich zur automatischen Aufteilung - auf die Steuersätze die jeweiligen Positionen zuzuordnen (7) oder auch weitere Aufteilungen (8) aus den ZUGFeRD-Daten zu bilden.
Wir fügen die Rechnungspositionen entweder einzeln den jeweiligen Aufteilungspositionen hinzu oder nehmen mit nur einem Klick (7) alle noch nicht zugeordneten Positionen auf. FLOWWER unterstützt auch hierbei, indem die Kontrollsummen berechnet werden und auf etwaige Abweichungen von den Gesamtsummen hingewiesen wird. Wichtig ist auch hierbei, dass sie nicht gezwungen sind, detaillierte Aufteilungen zu machen. Wenn Sie keine Aufteilung auf Kostenstellen, Sachkonten usw. vornehmen möchten, dann genügt die von FLOWWER automatisch angelegte Aufteilung nach den Steuersätzen (9).
Da FLOWWER ZUGFeRD- und X-Rechnungen sehr zuverlässig auslesen kann und mit diesen Daten bei der Bearbeitung kräftig unterstützt, empfehlen wir, die Lieferanten um Zusendung der Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu bitten. Viele Fakturierungssysteme können dies bereits, so dass viele Lieferanten dafür vorbereitet sind.
An dieser Stelle finden Sie noch das entsprechende YouTube-Video.