Abwesenheitsvertretung
Delegieren Ihrer freizugebenden Belege an einen Vertreter – ohne den Freigabeprozess neu definieren oder unterbrechen zu müssen.
Delegieren Sie während Ihrer Abwesenheit Ihre freizugebenden Belege an einen Vertreter – ohne den Freigabeprozess neu definieren zu müssen. Damit werden laufende Freigaben nicht unterbrochen.
Die seit FLOWWER 2.13 verfügbare "Freigabe-Abwesenheitsvertretung" überlässt Ihre Flowws bei Abwesenheit/Urlaub einem Vertreter, ohne die Floww-Definition zu verändern. Hier kann jeder Benutzer über die persönlichen Benutzereinstellungen seinen eigenen Vertreter festlegen. Dieser erhält dann alle freizugebenden Belege (gekennzeichnet mit einem Symbol) ohne weiteres Zutun, der Vertretene kann weiterhin alle Belege freigeben. Ein großer Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass die Definition der Flowws nicht verändert werden muss.
Kennzeichnung von Belegen in Abwesenheitsvertretung
In unserem Beispiel wurde die Urlaubsvertretung von einem Mitarbeiter mit Administratorrechten in der Benutzerverwaltung (1) zugewiesen. Dies kann allerdings jeder Mitarbeiter auch über seine Benutzerinstellung selbständig erledigen.
Nach Selektion des zu vertretenden Freigebers (2) ist die Abwesenheitsvertretung in den Einstellungen zu finden (3). Wird dieser Benutzer von niemandem vertreten (4), steht das Freigabe-Tool auf "inaktiv". Wird das Dropdown-Menü geöffnet, erscheint eine Liste aller zur Disposition stehenden Stellvertreter (5). Das Speichern (6) ist an dieser Stelle wichtig, um diese Konfiguration festzuhalten. Der Mitarbeiter Heinz Elmann wird ab sofort als "abwesend" gekennzeichnet. In den Einstellungen ist ab sofort durch das gelbe Symbol (8) visualisiert, dass er vertreten wird und durch wen (9).
Der Vertreter bekommt für diese neue Aufgabe ebenfalls ein Symbol zugewiesen - allerdings in grüner Farbe (10). Er bekommt angezeigt, wessen (11) Freigaben er zu erledigen hat. Stehen Belege für den Freigeber bereit, die er in Abwesenheitsvertretung für einen Kollegen freigeben soll, ist dieser Beleg mit einem Symbol gekennzeichnet (14)
Loggt sich Heinz Elmann nach seiner Rückkehr in das Unternehmen in seinen Account ein, sieht er ebenfalls SOFORT die Vertretungskennzeichnung (13) und erkennt in den Einstellungen, dass noch eine Abwesenheitsvertretung durch Kerstin Leest (14) vorhanden und zu entfernen ist.