Changelog

Der Zustand, dass ein Benutzer in der aktuellen Stufe nicht freigeben muss, wird nun mit einer eigenen Farbe dargestellt.

Auf diese Weise soll eine bessere Unterscheidbarkeit zum Bedarf notwendiger Informationen (Nominierung, Feldregeln) hergestellt werden.

Suchabfragen können über die neue Auswahlmöglichkeit bequem auf einen ganzen Monat bezogen werden.

Die normalerweise automatisch bei Erstellung neuer Benutzer per E-Mail versendete Einladung kann nun auf Wunsch unterdrückt werden.

Auf diese Weise kann ein neuer FLOWWER-Zugang erst komplett eingerichtet werden und das User-Onboarding zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Für benutzerdefinierte Datenfelder können nun ebenfalls Feldregeln definiert werden.

Auf diese Weise ist es z.B. möglich, ein benutzerdefiniertes Feld nur bei Dokumenten eines bestimmten Flowws anzuzeigen.

Um Verwechslungen zu vermeiden, heißt die kostenfreie Version der Belegaufteilung nun 'Kostenstellenzuordnung' (bisher: Belegaufteilung 'light')

Eine neue Regel für Eingabefelder ermöglicht nun 'Bezahl-Status' zu steuern.

Das bedeutet, dass das Eingabefeld entweder ganz unsichtbar oder auf Benutzerwunsch eingeblendet werden kann.

Die Sichtbarkeit der Felder 'Zurückgestellt' und 'Gemahnt' kann ebenfalls nun festgelegt werden.

Der Import von Aufwandskonten kann nun - zusätzlich zu normalen CSV-Dateien - auch Daten im Format 'DATEV CSV (Sachkontenbeschriftungen)' importieren.

Es besteht nun die Möglichkeit, bereits bestehende Dokumente zu Anhängen umzuwandeln und mit einem Dokument zusammenzufassen.

Beispiel: Lieferschein und Rechnung

Die Eingabefelder der Belegaufteilung / Kostenstellenzuweisung können nun über Regeln als Pflichteingabe festgelegt werden.

Jeder Benutzer kann nun über seine Einstellungen den Dokumenttyp bzw. den Bezahlstatus in der linken Spalte einblenden.

Bei Verwendung der erweiterten Suche können nun bereinigte Dokumente auf Wunsch für die Ergebnismenge berücksichtigt werden.

Zum Thema "ZUGFeRD-Rechnungen (E-Rechnungen) in FLOWWER" ist ein neues YouTube-Video online: https://youtu.be/fpWyyJ3kgkU

Zum Thema "Floww-Steuerung (Hamburger-Menü mit Vorstufe, Umnominieren usw.)" ist ein neues YouTube-Video online: https://youtu.be/Opfbfp2xS58

Die Dublettenprüfung ignoriert nun doppelte Dokumente, wenn diese gelöscht sind.
(eine entsprechende Einstellung befindet sich in den globalen Seiteneinstellungen)

Zum Thema "Benutzer Berechtigungsrollen" ist ein neues YouTube-Video online: https://youtu.be/A0F3E_rTKjw

Unsere Website 'www.flowwer.de' wurde vollständig überarbeitet.
Wir freuen uns - wie immer - über konstruktives Feedback. :-)

Von einem Systemadministrator können nun individuelle Berechtigungsrollen erstellt werden.
Jedem Benutzer kann eine dieser Rollen zugewiesen werden.
Auf diese Weise wird die Rechtevergabe in Systemen mit vielen FLOWWER-Benutzer deutlich vereinfacht.

Befindet sich in 'Benutzerverwaltung'

Zum Thema "Übersichten (Alle Flowws / Freigabemonitor)" ist ein neues YouTube-Video online: https://youtu.be/jEvL3O4KmG4

Die eigene Kundennummer bei einem Lieferanten wird vorab validiert und im Datenfeld 'PartyId' an DATEV RDS1.0 übertragen.

Auch bei negativem Bruttobetrag (Gutschriften) und negativen Rechnungsaufteilungspositionen wird Skontobetrag ohne Vorzeichen übertragen.

FLOWWER überprüft vor Übertragung an DATEV RDS1.0 nun weitere DATEV-Formatvorgaben.

Die Dokument-ID ist in der linken Spalte ausgeblendet, kann jedoch per Benutzeroption wieder angezeigt werden.

Das Löschen von Flowws ist wieder möglich.
Noch in Freigabe befindliche Dokumente werden per Sammelaktion in einen sicheren Zustand überführt.
Ist die globalen Kontoeinstellung 'Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen' aktiv, so werden die Dokumente abgelehnt. Andernfalls wird der Floww von den Dokumenten entfernt.

Am Unternehmen hinterlegte Lieferanten können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Für mehr Transparenz wird der Name des Benutzers, für welchen ein Langzeittoken ausgestellt wurde, bei Verwendung des Tokens gezeigt.

Die 'Freigabeübersicht' wurde zu 'Freigabemonitor' umbenannt, um Verwechslungen mit der 'Freigabeliste' zu vermeiden. (Benutzerfeedback)
Befindet sich in 'Hauptmenü'

Neu ist die Option, Freigeber in Teams zu organisieren.
Freigeberteams sind als Grundlage für Floww-Stufen verwendbar.
Auf diese Weise braucht eine Auswahl von Freigebern nur einmal definiert und kann mehrfach verwendet werden.
Änderungen am Freigeberteam überträgt das System automatisch in die entsprechenden Flowws.
Befindet sich in 'Globale Kontoeinstellungen'

Der Export (freigegebener) Dokumente als DATEVpro/CSV (Ausprägung 'Buchungsstapel') ist nun möglich.

Administratoren können zentral benutzerdefinierte Datenfelder zur Verwendung an Dokumenten einrichten. Das bereits seit längere Zeit über das Versuchslabor verfügbare Feature ist nun für alle FLOWWER-Konten verfügbar.
Befindet sich in 'Globale Kontoeinstellungen'

Die Schnittstelle zur Übertragung freigegebener Dokumente zu SevDesk ist jetzt ohne FLOWWER-Versuchslabor verwendbar.

Nach Bereinigung/Löschung des Dokuments wird der Audit-Trail (Freigabeprotokoll) incl. der Dateiprüfsumme im System erhalten und gespeichert. Damit kann zu jedem Zeitpunkt (auch rückwirkend) festgestellt werden, ob ein Dokument bearbeitet und ggfls. zwischenzeitlich gelöscht wurde.

Die Seite 'Freigabeübersicht' ist nun ohne besondere Berechtigungen erreichbar. Das System zeigt dem jeweiligen Benutzer nur die Dokumente, auf welche er Zugriff hat. Zusätzlich ist ein Filter auf das 'Alter' des jeweiligen Dokumentstatus nun verfügbar. Auf diese Weise können Dokumente, welche erst sich erst seit kurzer Zeit in der jeweiligen Freigabestufe befinden, ausgeblendet werden.

Die Schnittstelle zur Übertagung freigegebener Dokumente von FLOWWER an die Buchführungssoftware 'Wiking' ist verfügbar.

Der Bereich zur Definition der Datenfeld-Regeln wurde überarbeitet und übersichtlicher gestaltet.

Wird ein Langzeittoken für die DATEV-Schnittstelle eines FLOWWER-Unternehmens hinterlegt, so ist die Übertragung freigegebener Dokumente ohne vorherige DATEV-Anmeldung möglich.

Als informativer Kontext wird bei der Einstellung des Bagtellbetrags einer Floww-Stufe die zugehörige Brutto/Netto Einstellung des Unternehmens gezeigt.

Während der aktiven Freigabe ist die Schaltfläche 'Floww-Zuweisung ändern' platzsparend im '...'-Menü zu finden.
Die neu hinzugefügte Benutzeroption erlaubt es, die Schaltfläche dauerhaft sichtbar zu haben.

Bislang wurde der Leistungszeitraum aus elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, X-Rechnung) unveränderlich übernommen.
Mit diesem Update wird diese Einschränkung aufgehoben.

Ein FLOWWER-Kontoinhaber hat nun die Möglichkeit, die Rechnungsadressen seiner gebuchten Unternehmen selbst zu pflegen.

Freigegebene und über die Benutzeroberfläche als .zip-Datei heruntergelade Dokumente werden nicht länger als heruntergeladen markiert.

Über das neue Benutzerrecht 'Unternehmensadministrator' kann einem FLOWWER-Benutzerkonto voller Zugriff auf alle Dokumente eines einzelnen Unternehmens erteilt werden.

Die Darstellung der Dokumeteneigenschaften (Belegnummer etc.) wurde überarbeitet.
Zur besseren Orientierung sind die Felder nun in Datentafeln thematisch gruppiert.
Das Einblenden optional sichtbarer Eigenschaften ('Auge'-Symbol) wurde durch die zweite Detailebene der Datentafeln ersetzt.
Der Zustand der Datentafeln (geschlossen, offen, detailliert) wird pro Benutzer gespeichert.
Einblendbare Datenfelder (bisher über das 'Auge'-Icon erreichbar) werden über die Detailebene der jeweiligen Datentafel bei Bedarf sichtbar.

Die Warnung wird nun auch gezeigt, wenn das Belegdatum / die Belegnummer verborgen oder ausgeblendet sind.

Diese werden in der Belegaufteilung bei Erstellung einer neuen Aufteilungsposition automatisch vorausgefüllt.

Ist bei Lieferanten und Floww nur eine Kostenstelle (oder KOST2/Sachkonto) hinterlegt, wird diese automatisch beim Erstellen einer neuen Aufteilungsposition eingetragen.

Wird in der Belegaufteilung das Sachkonto ausgewählt und ist nur ein Buchungstext hinterlegt, wird dieser automatisch eingetragen.

Die Aktionsschaltflächen an einem Dokument (z.B. Freigeben, Ablehnen, usw.) wurden überarbeitet. Es werden nur noch ein bis zwei Standardaktionen angezeigt.
Weitere verfügbare Aktionen sind nun im Kontextmenü zu finden.

Dem Kostenstellen-Report wurden weitere Datenfelder hinzugefügt:

• Buchungsschlüssel (verfügbar in GUI, CSV-Export und via API)
• Aktuelle Stufe (nur API)
• Bezahlstatus (nur API)

Ist ein Benutzer in keinem Floww als Backup-Freigeber hinterlegt, so werden die entsprechenden Schaltflächen aus der Benutzeroberfläche ausgeblendet.

Sehen Sie auf einen Blick alle Dokumente, die bei Benutzern zur Freigabe vorliegen.

Die Zuordnung der Sachkonten und Kostenstellen in den Lieferantenstammdaten erlaubt nun die Suche nach Name und jeweiliger Nummer.

Gesamtmenge der verfügbaren Kostenstellen und Konten ergibt sich aus an Lieferant und Floww hinterlegten Werten.

Die Möglichkeit der Freitexteingabe während einer Belegaufteilung ist standardmäßig nicht gestattet sobald Stammdaten (Kostenstellen) vorliegen.
Die Freitexteingabe kann in den Einstellungen des jeweiligen Unternehmens wieder aktiviert werden.

Wird ein Dokument korrekt an DATEV RDS1.0 übertragen, jedoch keine positive Verarbeitungsrückmeldung empfangen, so wird die Übertragung in der Benutzeroberfläche als Fehlerhaft gekennzeichnet. Das Dokument verbleibt in der Liste und FLOWWER versucht bei der nächsten Übertragung erneut, den Verarbeitungszustand von DATEV abzufragen.

Soll die fristgerechte Bezahlung einer Rechnung über FLOWWER überwacht, jedoch über ein Drittprogramm (z.B. 'Wise') durchgeführt werden, kann der "Zu bezahlen (extern)" als Bezahl-Status ausgewählt werden.

Die FLOWWER-App wurde vollständig überarbeitet.
Die neue Version bietet (unter anderem):

• Belegaufteilung
• Single Sign On mit Azure AD, Okta, usw.

Der Permalink kann z.B. verwendet werden, um Verweise in Drittprogrammen auf in FLOWWER archivierte Dokumente erstellen zu können.

In seltenen Fällen war es möglich, dass ein Vertreter zwar die Dokumente des Vertretenen sehen konnte, jedoch keine Freigabe im Namen des Vertretenen möglich war.

Auf Wunsch kann das System so eingestellt werden, dass nur aktiv nominierte Benutzer zur Freigabe berechtigt sind.

Die Benutzeroberfläche verwendet nun den Begriff "Freigabeliste" anstatt "Warten auf Ihre Freigabe"

Die bisherige Floww-Stufenoption 'Keine Benachrichtigung' wurde durch die neue Option 'Backup-Freigeber' ersetzt. In der Freigabeliste kann darauf aufbauend ausgewählt werden, ob normal freizugebende oder in Backup-Freigabe befindliche Dokumente gezeigt werden sollen. Das ist nützlich, wenn ein Benutzer nur bei eigenem Bedarf in einem Freigabeprozess mitwirken möchte. (Backup-Freigaben erhalten keine Status-Benachrichtigungen)

Die Checkbox "einschließlich Dokumente..." (Freigabeliste oben links) wurde zugunsten der Backup-Freigabe überflüssig und entfernt.

Wir haben FLOWWER um die Möglichkeit, eine Auswertung zur Verwendung von Kostenstellen zu generieren, erweitert.
So wird effektiv sichtbar, welche Dokumente bzw. welche Beträge über die Belegaufteilung zu Kostenstellen zugeordnet wurden.
Die Daten sind zur weiteren Verwendung (z.B. in Excel) als CSV-Datei exportierbar.

Benutzer mit diesem Recht erhalten automatisch auch Zugriff auf später hinzukommende (neue) Berechtigungen.

Bislang war die Sperrlogik der Partnerschnittstellen auf Basis des Schnittstellentyps (DATEV RDS1.0 usw.) programmiert. Mit diesem Update wurde die Logik so verfeinert, dass sie nun auf Basis eines einzelnen Unternehmens arbeitet. Auf diese Weise sperrt ein Benutzer während der Übertragung nur ein einzelnes Unternehmen für andere Benutzer und nicht die ganze "freigegebene Dokumente" Seite.

Die Sortiermöglichkeit der Dokumente in der Auswahlliste ist um die Sortierung nach Dateinamen und nach dem Datum der letzten Bearbeitung durch einen Benutzer (Logbucheintrag "Benutzeraktivität") erweitert.

Es wurde eine neue Sortieroption 'Dringlichkeit' eingeführt, welche der bisherigen Standardsortierung entspricht.
Neue Standardsortierung ist nach Dokument-ID (absteigend).

Die Option, dass Anhänge nicht an DATEV RDS1.0 übertragen werden sollen, wurde teilweise nicht berücksichtigt. Der Fehler ist behoben.

DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 akzeptiert keine Anhänge, die den selben Dateinamen wie das Hauptdokument besitzen. FLOWWER benennt nun gleichbenannte Anhänge zur Übertragung automatisch um.

Das Festlegen der passenden Benutzersprache bereits beim Anlegen des Benutzers stellt sicher, dass die Begrüßungsmail in der richtigen Sprache erstellt wird.

Besser sichtbare Erfolgsmeldung nach Aktivierung des Benutzers.

Zusätzlich zur Dublettenprüfung über Belegdatum und Belegnummer wird der Datei-Hash (eindeutiger, digitaler Fingerabdruck) mit berücksichtigt. Auf diese Weise wird ein doppeltes Dokument auch dann erkannt, wenn die Belegnummer oder das Belegdatum fehlerhaft erkannt/eingetragen wurde.

Besser sichtbare 'Message of the Day' (MOTD)

Ermöglicht Suchen/Filtern von Dokumenten nach dem aktuellen Status (z.B. Freigegeben, Verarbeitet, etc.)

Filtern auf "Bezahl-Status", "Bezahldatum", "Fälligkeitsdatum" und "Ende der Skontofrist"

Für die Aufbewahrungszeit von Dokumenten wurden mehrere, direkt auswählbare Voreinstellungen zur Aufbewahrungszeit hinterlegt.