[LINK] Fragen zur Freigabe
Auf dieser Seite finden Sie zusammengefasst viele Antworten auf häufige Fragen zu Themen rund um die Freigabe einzelner Dokumente/Belege und den Freigabeprozess an sich.
Erkennt FLOWWER doppelte Belege (Duplikate / Dubletten)? [LINK]
Ja: auf Basis des Belegdatums und der Belegnummer meldet FLOWWER bereits im System vorhandene Dokumente.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#erkennung-doppelter-dokumente
Können Kostenstellen pro Beleg eingetragen werden? [LINK]
Ja: Über die FLOWWER-Belegaufteilung kann ein Beleg auf Kostenstellen und Aufwandskonten aufgeteilt / gesplittet werden.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#kostenstellen-pro-dokument
Welche Dokumente sieht ein Benutzer? [LINK]
FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit freizugebener Belege über den zugeordneten Floww.
Ist ein Benutzer kein Mitglied des Flowws, so sieht er auch den Beleg nicht.
Ausnahmen sind selbst hochgeladene Belege und Benutzer mit Berechtigung "Alle Belege administrieren".
Dokumente ohne Floww (beachten Sie auch die globale Kontoeinstellung 'Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen') sind von Benutzern mit der Berechtigung "Belege zuweisen + Freigabe starten" sichtbar.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#sichtbarkeit-fuer-benutzer
Kann die Freigabe automatisch gestartet werden? [LINK]
Ja: FLOWWER überspringt den Bereich 'Eingang/ungestartet' automatisch, wenn alle Pflichtfelder erfüllt sind - es erfolgt ein automatischer Start des Freigabeprozesses.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#automatischer-freigabestart
Mehr zu den Pflichtfeldern:
Regeln für DatenfelderKann ich den Freigabeprozess für niedrige Beträge abkürzen (Bagatellgrenze)? [LINK]
Ja: das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze oder Bagatellwert) möglich.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert im Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.
Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw. Die Beträge der Stufen sind frei und individuell definierbar.
Es ist möglich, den Brutto- oder den Nettobetrag mit der Bagatellgrenze zu verknüpfen.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#freigabe-abkuerzen
Gibt es eine Benachrichtigungsfunktion bzw. erhält ein Freigeber E-Mails über zu leistende Freigaben? [LINK]
Ja: hierfür verschickt FLOWWER - zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten - Status E-Mails.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#benachrichtigungsfunktion-vorhanden
Ist es möglich, ein Vier-Augen-Prinzip abzubilden? [LINK]
Ja: Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#vier-augen-prinzip
Kann ein Beleg um eine Stufe zurückgesetzt werden? [LINK]
Ja: FLOWWER kann abgelehnte Belege beim Reaktivieren zurücksetzen - um eine oder aber auch mehrere Freigabe-Stufen.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#kann-eine-freigabe-wiederholt-werden
Kann ein Dokument nach Freigabe noch eingesehen werden? [LINK]
Ja: das ist im Bereich 'Meine Belege' entsprechend der Vorhaltezeit weiterhin möglich.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#sind-dokumente-nach-freigabe-noch-einsehbar
Welche Dokumententypen bzw. Dateitypen kann FLOWWER verwalten? [LINK]
FLOWWER wandelt Daten automatisch in PDF-Dateien um.
Hochgeladen werden können X-Rechnungen als XML-Datei, Bilddaten (JPG, TIFF usw.) und natürlich PDF-Dateien.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#welche-dateitypen-sind-verwendbar
Kann das Erscheinungbild (CI) individualisiert werden? [LINK]
Ja: das ist über das Marktplatz-Modul "GUI Anpassung" möglich.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#individuelles-design
Wird der Freigabeprozess dauerhaft dokumentiert? [LINK]
Bei der Übergabe an Folgesysteme (z.B. DATEV Unternehmen online) wird automatisch das „FLOWWER-Protokoll“ an das Dokument angefügt. Auf dieser Seite sind alle Aktionen - das jeweilige Dokument betreffend - dokumentiert.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#dauerhafte-dokumentation
Kann Unterstützung bei der Einrichtung gegeben werden? [LINK]
Ja: wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
Richtwert für eine Firma mit 10 Freigebern: hier liegt der Aufwand mit Einweisung einem Key User bei ca. 2-3 Stunden.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#support-und-schulung-bei-einrichtung
Lassen sich verschiedene Stufen der Rechnungsfreigabe einrichten? [LINK]
Ja: um einen mehrstufigen Freigabeablauf abzubilden, muss Ihr Floww in mehr als einer Stufe Freigeber enthalten.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#sind-mehrere-freigabestufen-machbar
Können Papierrechnungen vom Scanner direkt nach FLOWWER geschickt werden? [LINK]
Ja: Papierrechnungen können per Scanner direkt an FLOWWER geschickt werden. Dies geht wahlweise per E-Mail oder per FTP. Wenn Scanner sog. Job-Buttons unterstützen, besteht auch die Möglichkeit des direkten Versands an einzelne Flowws.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/kann-direkt-gescannt-werden
Wie funktioniert die Schnittstelle zu DATEV? [LINK]
Eine Schnittstelle zu DATEV ist direkt in FLOWWER integriert. Die Datenübergabe erfolgt dabei direkt - ohne dass eine Zwischenspeicherung bzw. ein Export in Austauschformate notwendig wäre.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/wie-funktioniert-die-datev-schnittstelle
Ist ein mehrstufiger Freigabeprozess möglich? [LINK]
Ja: Ein Freigabeprozess kann bis zu 5 Stufen haben.
Diese können Sie frei definieren.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#sind-mehrere-freigabestufen-machbar
Ist die Freigabe per Klick durch alle Mitarbeiter möglich? [LINK]
Ja: Sie können jedem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, Belege freizugeben.
Jeder Mitarbeiter (Freigeber) bekommt "seine" Belege in FLOWWER angezeigt. Diese steuert der Prozess in FLOWWER automatisch. Der Mitarbeiter kann den Beleg markieren, kurz kontrollieren und mit einem Klick freigeben.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#jeder-mitarbeiter-als-freigeber
Wie geschieht die Bereitstellung freigegebener Belege für die DATEV-Übergabe? [LINK]
Freigegebene Belege werden in der entsprechenden Liste gesammelt und für den Transfer zu DATEV vorbereitet.
Aus dieser Ansicht können die Belege dann direkt nach DATEV übertragen werden.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#wie-funktioniert-die-datev-bereitstellung
Werden die Belege für die Übertragung zu DATEV verkleinert?
Aufgrund der direkten Übertragung ist eine extreme Verkleinerung nicht nötig. Die Belege werden soweit verkleinert, dass sie weiterhin qualitativ sauber sind und nicht mehr Speicherplatz als unbedingt notwendig bei DATEV belegen.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/
Sind Kommentare zu Rechnungen möglich? [LINK]
Ja: Es gibt ein Feld "Fibu-Notiz", das gemeinsam mit dem Beleg angezeigt und nach Möglichkeit an nachfolgende Systeme übertragen wird.
Zusätzlich wird der Feldinhalt im FLOWWER-Audit-Trail angezeigt.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#sind-kommentare-moeglich
Werden Mitarbeiter an ausstehende Freigaben erinnert? [LINK]
Ja: FLOWWER verschickt regelmäßig Status E-Mails an die Mitarbeiter, sobald Freigaben für den Mitarbeiter bereitstehen.
Häufigkeit und Zeitpunkte können Sie selber definieren.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#erinnerung-ausstehende-freigaben
Bieten Sie einen Support? [LINK]
Ja: Unseren Support erreichen Sie per E-Mail unter support@flowwer.de
Dieser Kontakt ist selbstverständlich kostenlos.
Zusätzlich bieten wir den FLOWWER Schulungs- bzw. Einrichtungsservice an.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#ist-support-verfuegbar
Ist auch eine andere Sprache, z.B. Englisch möglich? [LINK]
Ja: FLOWWER kann direkt in der Oberflache auf Englisch umgeschaltet werden. Dies geschieht einfach über den dort vorhandenen Menüpunkt:
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#andere-sprachen-als-deutsch-verfuegbar
Gibt es abweichende Freigabeprozesse bei bestimmten Rechnungen? [LINK]
Ja: Für jeden Beleg kann beim Upload entschieden werden, in welchem Freigabeprozess er gestartet werden soll, selbst ein Wechsel des Freigabeprozesses während des Ablaufes ist möglich.
Über FTP oder CompanyMail kann dies sogar automatisiert geschehen.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#freigabeprozess-pro-dokument
Ist die manuelle Eingabe von bestimmten Rechnungsdaten notwendig/zwingend nötig? [LINK]
Ja und nein: Sie können selbst entscheiden, welche Datenfelder in FLOWWER Pflichtfelder sind, die dann zwingend eingegeben werden müssen. Dies kann auch auf definierte Stufen des Freigabeprozesses erfolgen.
So können Sie z.B. definieren, dass das Feld Fibu-Notiz erst in der 2. Stufe ein Pflichtfeld ist, wenn erst dort der dafür richtige Freigeber im Prozess eingebunden ist. (Sachbearbeiter, Projektleiter ...)
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#verpflichtende-eingabe-von-daten-moeglich
Ist die Eingabe von Lieferscheinen möglich? [LINK]
Ja: Jedem Beleg können zusätzliche Dokumente wie Lieferscheine usw. angehängt werden.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#verarbeitung-von-lieferscheinen-moeglich
Ist FLOWWER revisionssicher? [LINK]
Die neue Funktionalität ermöglicht es, Dokumente für einen pro Unternehmen frei einstellbaren Zeitraum im System zu speichern. Damit wird es möglich, Dokumente - ähnlich einem Archiv - länger als sechs Monate in FLOWWER verfügbar zu halten und per Volltextindex zu durchsuchen. FLOWWER-Kunden können selbst für ihre FLOWWER-Unternehmen festlegen, wie lange abgeschlossene Dokumente im System verfügbar bleiben sollen.
FLOWWER übergibt die Daten jedoch an DATEV so, dass sie dort revisionssicher gespeichert werden können.
Innerhalb von FLOWWER wird jeder Schritt, der mit einem Beleg vorgenommen wird, in einem Logbuch mitprotokolliert.
Daher ist die Rekonstruktion der Beleghistorie zuverlässig gegeben und später auch in DATEV noch nachvollziehbar, da dieses Logbuch in Form eines Audit-Trails mit an DATEV übergeben wird.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#ist-das-system-revisionssicher
Kann vermieden werden, dass ein Mitarbeiter in zwei aufeinanderfolgenden Stufen als Freigeber agiert? [LINK]
Ja: Mit der Option "Mehrfach-Freigabe verbieten" kann verhindert werden, dass ein Freigeber, der in einer vorherigen Stufe bereits aktiv war, in einer nachfolgenden Stufe ebenfalls freigibt/freigeben muss. Somit wird gewährleistet, dass mindestens zwei Personen zur Freigabe eines Dokuments notwendig sind.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#mehrfache-freigabe-durch-eine-person-verhindern
Muss pro Team jeweils ein separater Floww eingerichtet werden, oder gibt es die Möglichkeit, innerhalb eines Flowws (z.B. Freigabe durch Sachbearbeiter) den entsprechenden Sachbearbeiter bzw. das Team auszuwählen, welches die Rechnung freigeben soll?
Nein: die Flowws können auch ohne Freigeberteams angelegt werden - die Freigeber werden in diesem Fall einzeln aufgenommen werden. Teams vereinfachen die tägliche Arbeit mit FLOWWER, wenn z.B. viele Unternehmen mit vielen Flowws angelegt werden, in denen die gleichen Freigeber enthalten sind. Ansonsten ist es oftmal leichter, die Flowws ohne Teams anzulegen, also die Freigeber einzeln aufzunehmen.
Freigeberteams sind von großem Nutzen, wenn das Unternehmen eine hohe Mitarbeiterfluktuation hat - lediglich das Team muss verändert werden und nicht jeder einzelne damit verbundene Floww.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/
Kann man Flowws kopieren und anpassen, oder muss jeder Floww neu angelegt werden? [LINK]
Ja: bei der Erstellung eines neuen Flowws besteht die Möglichkeit, auszuwählen, ob die Einstellungen und Freigeber eines bereits vorhandenen Flowws kopiert werden sollen. Somit ist die Erstellung neuer Flowws nur bei völlig neuen Konstellationen notwendig. Die Selektion eines bestehenden Flowws findet dann mithilfe des Dropdown-Menüs statt.
Siehe auch: https://hilfe.flowwer.de/faq/#kann-ein-flow-kopiert-werden