Fragen zur Freigabe

Auf dieser Seite finden Sie zusammengefasst viele Antworten auf häufige Fragen zu Themen rund um die Freigabe einzelner Dokumente/Belege und den Freigabeprozess an sich.

Ja: auf Basis des Belegdatums und der Belegnummer meldet FLOWWER bereits im System vorhandene Dokumente.

Ja: Über die FLOWWER-Belegaufteilung kann ein Beleg auf Kostenstellen und Aufwandskonten aufgeteilt / gesplittet werden.

FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit freizugebener Belege über den zugeordneten Floww.
Ist ein Benutzer kein Mitglied des Flowws, so sieht er auch den Beleg nicht.
Ausnahmen sind selbst hochgeladene Belege und Benutzer mit Berechtigung "Alle Belege administrieren".
Dokumente ohne Floww (beachten Sie auch die globale Kontoeinstellung 'Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen') sind von Benutzern mit der Berechtigung "Belege zuweisen + Freigabe starten" sichtbar.

Ja: FLOWWER überspringt den Bereich 'Eingang/ungestartet' automatisch, wenn alle Pflichtfelder erfüllt sind - es erfolgt ein automatischer Start des Freigabeprozesses.

Ja: das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze oder Bagatellwert) möglich.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert im Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.

Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw. Die Beträge der Stufen sind frei und individuell definierbar.

Es ist möglich, den Brutto- oder den Nettobetrag mit der Bagatellgrenze zu verknüpfen.

Ja: hierfür verschickt FLOWWER - zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten - Status E-Mails.

Ja: Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.

Ja: FLOWWER kann abgelehnte Belege beim Reaktivieren zurücksetzen - um eine oder aber auch mehrere Freigabe-Stufen.

Ja: das ist im Bereich 'Meine Belege' entsprechend der Vorhaltezeit weiterhin möglich.

FLOWWER wandelt Daten automatisch in PDF-Dateien um.
Hochgeladen werden können X-Rechnungen als XML-Datei, Bilddaten (JPG, TIFF usw.) und natürlich PDF-Dateien.

Ja: das ist über das Marktplatz-Modul "GUI Anpassung" möglich.

Bei der Übergabe an Folgesysteme (z.B. DATEV Unternehmen online) wird automatisch das „FLOWWER-Protokoll“ an das Dokument angefügt. Auf dieser Seite sind alle Aktionen - das jeweilige Dokument betreffend - dokumentiert.

Ja: wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
Richtwert für eine Firma mit 10 Freigebern: hier liegt der Aufwand mit Einweisung einem Key User bei ca. 2-3 Stunden.

Ja: um einen mehrstufigen Freigabeablauf abzubilden, muss Ihr Floww in mehr als einer Stufe Freigeber enthalten.

Ja: Papierrechnungen können per Scanner direkt an FLOWWER geschickt werden. Dies geht wahlweise per E-Mail oder per FTP. Wenn Scanner sog. Job-Buttons unterstützen, besteht auch die Möglichkeit des direkten Versands an einzelne Flowws.

Eine Schnittstelle zu DATEV ist direkt in FLOWWER integriert. Die Datenübergabe erfolgt dabei direkt - ohne dass eine Zwischenspeicherung bzw. ein Export in Austauschformate notwendig wäre.

Ja: Ein Freigabeprozess kann bis zu 5 Stufen haben.
Diese können Sie frei definieren.

Ja: Sie können jedem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, Belege freizugeben.
Jeder Mitarbeiter (Freigeber) bekommt "seine" Belege in FLOWWER angezeigt. Diese steuert der Prozess in FLOWWER automatisch. Der Mitarbeiter kann den Beleg markieren, kurz kontrollieren und mit einem Klick freigeben.

Freigegebene Belege werden in der entsprechenden Liste gesammelt und für den Transfer zu DATEV vorbereitet.
Aus dieser Ansicht können die Belege dann direkt nach DATEV übertragen werden.

Aufgrund der direkten Übertragung ist eine extreme Verkleinerung nicht nötig. Die Belege werden soweit verkleinert, dass sie weiterhin qualitativ sauber sind und nicht mehr Speicherplatz als unbedingt notwendig bei DATEV belegen.

Ja: Es gibt ein Feld "Fibu-Notiz", das gemeinsam mit dem Beleg angezeigt und nach Möglichkeit an nachfolgende Systeme übertragen wird.
Zusätzlich wird der Feldinhalt im FLOWWER-Audit-Trail angezeigt.

Ja: FLOWWER verschickt regelmäßig Status E-Mails an die Mitarbeiter, sobald Freigaben für den Mitarbeiter bereitstehen.
Häufigkeit und Zeitpunkte können Sie selber definieren.

Ja: Unseren Support erreichen Sie per E-Mail unter support@flowwer.de
Dieser Kontakt ist selbstverständlich kostenlos.
Zusätzlich bieten wir den FLOWWER Schulungs- bzw. Einrichtungsservice an.

Ja: Für jeden Beleg kann beim Upload entschieden werden, in welchem Freigabeprozess er gestartet werden soll, selbst ein Wechsel des Freigabeprozesses während des Ablaufes ist möglich.
Über FTP oder CompanyMail kann dies sogar automatisiert geschehen.

Ja und nein: Sie können selbst entscheiden, welche Datenfelder in FLOWWER Pflichtfelder sind, die dann zwingend eingegeben werden müssen. Dies kann auch auf definierte Stufen des Freigabeprozesses erfolgen.
So können Sie z.B. definieren, dass das Feld Fibu-Notiz erst in der 2. Stufe ein Pflichtfeld ist, wenn erst dort der dafür richtige Freigeber im Prozess eingebunden ist. (Sachbearbeiter, Projektleiter ...)

Ja: Jedem Beleg können zusätzliche Dokumente wie Lieferscheine usw. angehängt werden.

Die neue Funktionalität ermöglicht es, Dokumente für einen pro Unternehmen frei einstellbaren Zeitraum im System zu speichern. Damit wird es möglich, Dokumente - ähnlich einem Archiv - länger als sechs Monate in FLOWWER verfügbar zu halten und per Volltextindex zu durchsuchen. FLOWWER-Kunden können selbst für ihre FLOWWER-Unternehmen festlegen, wie lange abgeschlossene Dokumente im System verfügbar bleiben sollen.

FLOWWER übergibt die Daten jedoch an DATEV so, dass sie dort revisionssicher gespeichert werden können.
Innerhalb von FLOWWER wird jeder Schritt, der mit einem Beleg vorgenommen wird, in einem Logbuch mitprotokolliert.
Daher ist die Rekonstruktion der Beleghistorie zuverlässig gegeben und später auch in DATEV noch nachvollziehbar, da dieses Logbuch in Form eines Audit-Trails mit an DATEV übergeben wird.

Ja: Mit der Option "Mehrfach-Freigabe verbieten" kann verhindert werden, dass ein Freigeber, der in einer vorherigen Stufe bereits aktiv war, in einer nachfolgenden Stufe ebenfalls freigibt/freigeben muss. Somit wird gewährleistet, dass mindestens zwei Personen zur Freigabe eines Dokuments notwendig sind.

Nein: die Flowws können auch ohne Freigeberteams angelegt werden - die Freigeber werden in diesem Fall einzeln aufgenommen werden. Teams vereinfachen die tägliche Arbeit mit FLOWWER, wenn z.B. viele Unternehmen mit vielen Flowws angelegt werden, in denen die gleichen Freigeber enthalten sind. Ansonsten ist es oftmal leichter, die Flowws ohne Teams anzulegen, also die Freigeber einzeln aufzunehmen.

Freigeberteams sind von großem Nutzen, wenn das Unternehmen eine hohe Mitarbeiterfluktuation hat - lediglich das Team muss verändert werden und nicht jeder einzelne damit verbundene Floww.

Ja: bei der Erstellung eines neuen Flowws besteht die Möglichkeit, auszuwählen, ob die Einstellungen und Freigeber eines bereits vorhandenen Flowws kopiert werden sollen. Somit ist die Erstellung neuer Flowws nur bei völlig neuen Konstellationen notwendig. Die Selektion eines bestehenden Flowws findet dann mithilfe des Dropdown-Menüs statt.