Infos zum Zeitplan der Status E-Mails
Liegen für einen FLOWWER-Benutzer zu erledigende Aktionen vor, kann FLOWWER auf Wunsch entsprechende Status E-Mails (1) versenden. Diese Statusmails enthalten eine pro Benutzer individuelle Übersicht der erforderlichen Aktionen (2).
Der Versand erfolgt nach einem im FLOWWER-Konto einstellbaren Zeitplan (3).
Die Einstellungen können entweder
- global für das gesamte Konto (Globale Konto-Einstellungen) und
- zusätzlich pro Benutzer angepasst werden.
Der Zeitpunkt des Mailversands wird über folgende Komponenten bestimmt:
ToDo-Check Liegt für den Benutzer ein Beleg zur Bearbeitung (Freigabe) vor?
Auslöser-Check Aktivierte der jeweilige Empfängerbenutzer den Auslöser (2) für das ToDo?
Solche Auslöser hierfür sind * freizugebende Dokumente beim Benutzer * zu prüfende, abgelehnte Dokumente (sofern der Benutzer die Berechtigung zur Verwaltung abgelehnter Dokumente besitzt * Dokumente ohne Floww-Zuweisung * freigegebene Dokumente, für die noch eine Übertragung an nachfolgende Systeme (z.B. DATEV) notwendig ist * zu bezahlende Dokumente, d.h. der "Bezahl-Status" des Dokuments ist 'zu Bezahlen' (für 'Zahlungsexport vorbereitet' wird keine Mail ausgelöst!) * bald fällige Zahlungen
E-Mail Intervall An dieser Stelle (3) wird dem System mitgeteilt, an welchen Tagen Mails verschickt werden.
Zeitplan Dieser legt fest, zu welchen Uhrzeiten (4) E-Mails verschickt werden. Es können beliebig viele Uhrzeiten im 15-Minuten Takt definiert werden.
Achtung: ist keine Uhrzeit (4) definiert, werden keine Status-Mails verschickt!