Sie prüfen noch Rechnungen auf Papier? Das dauert durchschnittlich 9-12 Tage vom Eingang bis zur Verbuchung und kostet 9,75 € pro Beleg. Mit digitaler Rechnungsverarbeitung reduzieren Sie die Zeit auf 3-4 Tage und die Kosten um bis zu 80 %.

In diesem Beitrag zeigen wir, wie automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Warum automatisierte Rechnungsverarbeitung für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig ist

Papierbasierte Rechnungsprüfung hat drei Hauptprobleme: Sie dauert zu lange, kostet zu viel und ist fehleranfällig. Alle Beteiligten müssen physisch anwesend sein oder Belege werden per Post verschickt. Bei Krankheit oder Urlaub bleiben Rechnungen liegen.

Automatisierte Systeme lösen das. OCR-Texterkennung liest Rechnungsdaten aus, vordefinierte Workflows starten automatisch und alle Beteiligten können von überall freigeben – auch im Homeoffice.

Konkrete Vorteile:

  • Bearbeitungszeit sinkt von 9-12 Tage auf 3-4 Tage
  • Kosten pro Beleg sinken von 9,75 € auf etwa 2 €
  • Vertretungsregeln greifen automatisch bei Abwesenheit
  • Skontofristen werden seltener verpasst
  • Rechnungsstatus ist jederzeit transparent
  • gesteigerte Compliance

Für eine umfassendere Auseinandersetzung mit den Vor- und Nachteilen, empfehlen wir unseren Artikel: Digitale Rechnungsverarbeitung im Überblick (inkl. aller Vorteile und Nachteile).

Automatisierte Lösungen wie Flowwer bieten:

  • Import von Rechnungen über verschiedene Wege (E-Mail, FTP-Server, App, Scanner)
  • Automatische Freigabe-Workflows mit Vier-Augen-Prinzip
  • Vorkontierung mit Kostenstellen und Sachkonten
  • Export über Schnittstellen zu DATEV, lexoffice, sevDesk und anderen

Die meisten Lösungen stehen als Cloud-Software zur Verfügung. Dadurch entfallen teure Hardware-Anschaffungen und zusätzliche IT-Mitarbeiter.

Wie automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert

1. Rechnungseingang: Rechnungen kommen per E-Mail, werden gescannt oder über automatische Downloads (z.B. invoicefetcher) importiert. Die Software erkennt den Lieferanten und ordnet die Rechnung dem passenden Workflow zu.

2. OCR-Datenextraktion: Die OCR-Technologie liest Belegdatum, Betrag, Lieferant und Rechnungsnummer automatisch aus. Bei Flowwer wird auch der Volltext erfasst – Sie können später nach beliebigen Begriffen in allen Rechnungen suchen.

3. Automatischer Workflow-Start: Die Rechnung durchläuft vordefinierte Freigabestufen. Beispiel: Erst der Abteilungsleiter, dann die Geschäftsführung (bei Beträgen über 1.000€), zuletzt die Buchhaltung. Bei Abwesenheit greifen Vertretungsregeln automatisch.

4. Prüfung und Freigabe: Alle Beteiligten erhalten E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können per Browser, Smartphone-App oder direkt aus DATEV freigeben. Das Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass niemand eine Rechnung in zwei verschiedenen Stufen freigibt.

5. Export und Archivierung: Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch an die Buchhaltung übertragen – per DATEV-Schnittstelle, als CSV-Export oder per API. Gleichzeitig erfolgt die GoBD-konforme Archivierung für 10 Jahre.

Die physische Weitergabe von Papierrechnungen entfällt komplett.

Software-Auswahl: Worauf Sie achten sollten

OCR-Qualität und Volltextsuche: Die Software sollte Rechnungsdaten präzise auslesen und den kompletten Text erfassen. Volltextsuche erspart Ihnen später stundenlanges Suchen nach bestimmten Belegen.

Flexible Workflows: Ihre Freigabeprozesse sind individuell. Die Software muss mehrstufige Workflows abbilden können – mit Freigabegrenzen, Nominierung (mehrere mögliche Freigeber) und automatischen Vertretungen.

Vier-Augen-Prinzip: Achten Sie darauf, dass das Vier-Augen-Prinzip technisch abgesichert ist. Manche Tools erlauben, dass eine Person in verschiedenen Stufen zweimal freigibt. Mehr dazu hier.

Integration in bestehende Systeme: Prüfen Sie, ob Schnittstellen zu Ihrer Buchhaltungssoftware existieren. Flowwer bietet Anbindungen zu DATEV, Addison, Agenda, lexoffice, sevDesk und BuchhaltungsButler.

Falls keine direkte Schnittstelle existiert, sollte die Software CSV-Export oder API-Zugriff ermöglichen.

Preis-Leistungs-Verhältnis: Achten Sie auf transparente Preise ohne versteckte Kosten. Manche Anbieter berechnen pro Nutzer, pro Rechnung oder pro Modul. Das wird bei wachsendem Unternehmen schnell teuer.

Bei Flowwer zahlen Sie 25 € netto pro Monat und Unternehmen – egal wie viele Nutzer oder Rechnungen. Nur die langfristige Archivierung kostet zusätzlich (2,50€ pro 1.000 Dokumente/Monat).

Benutzerfreundlichkeit: Die Software wird von Ihrer Buchhaltung, Abteilungsleitern und Geschäftsführung genutzt. Sie muss intuitiv bedienbar sein – ohne IT-Kenntnisse und ohne umfangreiche Schulung.

Datenschutz und Serverstandort: Rechnungen enthalten sensible Finanzdaten. Prüfen Sie:

  • Wo stehen die Server? (Deutschland/EU vs. USA)
  • Werden US-Dienste wie AWS, Google oder Microsoft verwendet? (CLOUD Act!)
  • Ist das Rechenzentrum nach ISO 27001 zertifiziert?
  • Hat jeder Kunde eine eigene Datenbank?

Mehr dazu in unserem Artikel: Datenschutz: Sind ihre Daten beim automatisierten Rechnungsmanagement durch SaaS-Anbieter geschützt?

Support und Weiterentwicklung: Keine Software ist perfekt. Wichtig ist, dass der Anbieter:

  • Schnellen Support bietet (nicht nur Ticket-System)
  • Kundenfeedback in die Entwicklung einfließen lässt
  • Regelmäßig Updates liefert

Flowwer entwickeln wir nach dem Grundsatz „Aus der Praxis für die Praxis“. Unser Entwicklerteam sitzt in Deutschland und reagiert schnell auf Kundenwünsche.

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Implementierung: So gelingt der Umstieg

1. Testphase nutzen: Testen Sie die Software 30 Tage kostenlos mit echten Rechnungen. Richten Sie Ihre Workflows ein und lassen Sie das Team probieren.

2. Workflows definieren: Dokumentieren Sie Ihre aktuellen Freigabeprozesse: Wer prüft was? Bei welchen Beträgen wird die Geschäftsführung eingebunden? Wer ist Vertreter bei Urlaub?

3. Scanner oder Schnittstellen einrichten: Bei Flowwer genügt ein Scanner für etwa 250 € mit FTP-Upload. Alternativ: Rechnungen per E-Mail oder über invoicefetcher automatisch importieren.

4. Mitarbeiter einbinden Schulen Sie alle Beteiligten. Zeigen Sie praktische Beispiele aus dem Arbeitsalltag:

  • Wie gebe ich eine Rechnung frei?
  • Wie sehe ich, welche Rechnungen auf mich warten?
  • Was passiert bei Ablehnung?

Wichtig: Nehmen Sie Bedenken ernst und räumen Sie diese aus. Nur wenn das Team die Arbeitserleichterung spürt, wird die Software gerne genutzt.

5. Parallel-Betrieb starten: Beginnen Sie mit einer Abteilung oder einem Rechnungstyp. Nach erfolgreicher Testphase weiten Sie die Nutzung aus.

Flowwer bietet neben Schulungen umfangreiche Anleitungen in der Wissensdatenbank.

Erfolgsgeschichten: So nutzen Unternehmen Flowwer

ProInnovera

7 Stunden Zeitersparnis pro Woche: Das Pharmaunternehmen ProInnovera hat seinen kompletten Rechnungsprozess digitalisiert. Durch die automatische DATEV-Übergabe und flexible Workflows spart das Unternehmen etwa 7 Arbeitsstunden pro Woche.

Die verbesserte Übersicht und automatische Erinnerungen an offene Belege haben den Arbeitsalltag deutlich vereinfacht. Nach dem Erfolg plant ProInnovera, das System auch in Tochtergesellschaften einzusetzen. Mehr dazu hier: Voller Überblick über die Finanzströme.

Wilhelmer Gastronomie

Standortübergreifende Freigaben: Die Wilhelmer Gastronomie GmbH wechselte von analogen Prozessen zu vollständiger Digitalisierung. Mit Flowwer können alle Betriebe standortunabhängig Rechnungen freigeben.

Besonders hilfreich: Die Geschäftsführung kann auch unterwegs per Smartphone-App freigeben. Aufgrund der positiven Erfahrungen werden alle Betriebe auf Flowwer umgestellt. Mehr dazu hier: Digitales Rechnungsmanagement für die Gastronomie.

Press’n’Relation

95 % weniger CO₂-Emissionen: Die PR-Agentur Press’n’Relations hat durch Flowwer nicht nur Prozesse vereinfacht, sondern auch die CO₂-Emissionen um über 95 % gesenkt. Der drastisch reduzierte Papierverbrauch macht sich bemerkbar.

Die Flexibilität ermöglicht vollständiges Arbeiten im Homeoffice – Rechnungen werden von überall geprüft. Press’n’Relations plant, weitere analoge Prozesse zu digitalisieren. Mehr dazu hier: PR-Agentur Press’n’Relations setzt auf Flowwer

Erfolg messen: So bewerten Sie Ihr System

Quantitative Kennzahlen:

  • Bearbeitungszeit: Von durchschnittlich 9-12 Tagen auf 3-4 Tage
  • Kosten pro Beleg: Von 9,75€ auf etwa 2€ (laut Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik)
  • Fehlerquote: Weniger Tippfehler durch OCR, weniger vergessene Rechnungen
  • Skonto-Nutzung: Mehr Rechnungen werden rechtzeitig bezahlt

Rechnen Sie für Ihr Unternehmen: Anzahl Rechnungen pro Monat × 9,75€ = monatliche Kosten manueller Bearbeitung

Beispiel: 150 Rechnungen/Monat × 9,75€ = 1.462,50€/Monat Mit Flowwer: 25€/Monat + ca. 300€ Zeitaufwand = 325€/Monat Ersparnis: 1.137,50€ pro Monat

Qualitative Faktoren:

  • Rückmeldungen von Mitarbeitern zur Arbeitserleichterung
  • Lieferanten-Zufriedenheit durch pünktliche Zahlung
  • Bessere Übersicht für Geschäftsführung und Controlling
  • Flexibilität bei Homeoffice und Remote-Arbeit

Fazit: Digitale Rechnungsverarbeitung zahlt sich aus

Die Zahlen sprechen für sich: Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit, reduziert Kosten und minimiert Fehler. Besonders bei dezentralem Arbeiten und Homeoffice ist digitale Freigabe unverzichtbar.

Die Investition amortisiert sich schnell. Bei 150 Rechnungen pro Monat sparen Sie über 1.000€ monatlich – bei Flowwer entspricht das bereits im ersten Monat dem 40-fachen der Softwarekosten.

Zusätzliche Vorteile:

  • GoBD-konforme Archivierung
  • automatisch Echtzeitübersicht über alle offenen Rechnungen
  • Schnellere Reaktion auf gesetzliche Änderungen (E-Rechnungspflicht)
  • Volltextsuche findet jeden Beleg in Sekunden

Ob kleines Unternehmen mit 10 Mitarbeitern oder mittelständische Organisation mit 200 Mitarbeitern – automatisierte Rechnungsverarbeitung lohnt sich für alle KMU. Und ist oftmals ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung von Prozessen.

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FAQ: Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Wie lange dauert die Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung?

Die technische Einrichtung dauert wenige Stunden. Bei Flowwer können Sie nach der Registrierung sofort starten: Workflows definieren, Mitarbeiter anlegen, erste Rechnungen hochladen. Die vollständige Umstellung mit Mitarbeiterschulung dauert in der Regel 1-2 Wochen. Viele Kunden starten parallel – alte Rechnungen laufen noch auf Papier, neue bereits digital.

Brauche ich teure Scanner für die Digitalisierung?

Nein. Ein Scanner für etwa 250 € mit FTP-Upload reicht für Flowwer völlig aus. Alternativ können Sie Rechnungen mit dem Smartphone fotografieren und per App hochladen. Viele Lieferanten senden Rechnungen bereits per E-Mail – diese landen automatisch in Flowwer.

Was passiert, wenn jemand im Urlaub ist oder krank wird?

Sie hinterlegen einmalig Vertretungsregeln in der Software. Fällt jemand aus, greifen diese automatisch für alle Prozesse. Der Vertreter sieht alle offenen Rechnungen und kann freigeben. Das System verhindert dabei, dass jemand als Vertreter eine Rechnung freigibt, die er bereits in einer anderen Stufe freigegeben hat (Vier-Augen-Prinzip).

Wie funktioniert das Vier-Augen-Prinzip digital?

Die Software stellt sicher, dass eine Person nicht dieselbe Rechnung in verschiedenen Freigabestufen bearbeiten darf. Bei Flowwer wird die „Stimme verbrannt“ – wer in Stufe 1 freigegeben hat, kann in Stufe 2 nicht mehr freigeben. Das gilt auch für Vertretungen. Andere Tools können das technisch oft nicht abbilden.

Sind meine Rechnungsdaten in der Cloud sicher?

Das hängt vom Anbieter ab. Prüfen Sie: Wo stehen die Server? Werden US-Dienste wie AWS oder Google genutzt? (CLOUD Act!) Bei Flowwer liegen alle Daten in deutschen Rechenzentren (Frankfurt und Eschborn), ISO 27001-zertifiziert, ohne US-Hyperscaler. Jeder Kunde hat eine eigene Datenbank.

Was kostet automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Die Kosten variieren stark. Manche Anbieter berechnen pro Nutzer (50–150 €/Monat), pro Rechnung (0,50–2 €) oder pro Modul. Das wird bei wachsendem Unternehmen teuer. Flowwer kostet 25 €/Monat pro Unternehmen – unbegrenzte Nutzer, unbegrenzte Rechnungen. Die manuelle Bearbeitung kostet laut Bundesverband durchschnittlich 9,75 € pro Beleg.

Funktioniert das auch mit meiner Buchhaltungssoftware?

Flowwer bietet Schnittstellen zu DATEV, Addison, Agenda, lexoffice, sevDesk und BuchhaltungsButler. Falls Ihre Software nicht dabei ist, können Sie Belege als CSV exportieren oder per API abrufen. Die meisten Buchhaltungsprogramme können strukturierte Dateien importieren.

Kann ich mit Flowwer auch andere Dokumente verwalten?

Ja. Neben Rechnungen können Sie beliebige PDF-Dokumente verwalten: Verträge, Lieferscheine, Bestellungen, Urlaubsanträge, Projektkalkulationen. Das integrierte DMS bietet Volltextsuche, flexible Filter und revisionssichere Archivierung für 10 Jahre.

Was ist mit der E-Rechnungspflicht?

Flowwer unterstützt XRechnungen (reine XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). XML-Rechnungen werden automatisch visualisiert – Sie sehen eine lesbare Darstellung statt kryptischer Codes. Der Import funktioniert genauso wie bei normalen PDF-Rechnungen.

Wie finde ich später eine bestimmte Rechnung wieder?

Flowwer erfasst den kompletten Text jeder Rechnung (OCR). Sie können nach beliebigen Begriffen suchen: Artikelnummern, Projektnamen, Beträgen. Zusätzlich filtern Sie nach Lieferant, Zeitraum, Kostenstelle oder Freigabestatus. Eine Rechnung ist in Sekunden gefunden – auch Jahre später.