Rechnungsfreigabe leicht gemacht
Erfassen Sie Ihre Belege an einem Ort und geben Sie Rechnungen nach dem Vier-Augen-Prinzip auf Knopfdruck frei.
Keine Papierstapel mehr und kein Suchen nach Belegen, jetzt haben Sie jederzeit alle wichtigen Daten im Blick.
Sie wissen, wo sich die Rechnungen befinden und kennen den Freigabestatus.
Mehrere Tausend Unternehmen vertrauen FLOWWER bereits
Der Rechnungseingang, der einfach funktioniert
FLOWWER nimmt auf einfache und problemlose Weise Ihre Dokumente und Rechnungen entgegen. Sie haben die Wahl zwischen:
- Drag-and-drop-Upload in allen gängigen Browsern,
- per E-Mail,
- Scanner oder Scanner-App,
- Office 365 mit Power Automate,
- FLOWWER-APP (iOS und Android),
- individuell per API,
- von ihrem Server mit flowwer.exe oder
- aus Online-Portalen via Invoicefetcher.
Egal, welche Methode Sie wählen, Ihr Freigabeprozess ist in FLOWWER immer auf dem neuesten Stand.
Übrigens, unser Programmierteam setzt auch individuelle Schnittstellen um. Nur für den Fall, dass FLOWWER Ihren digitalen Rechnungseingang tatsächlich noch nicht abbildet.
Im Büro oder auf der Baustelle: die Belegmanagement-Plattform FLOWWER funktioniert in allen Umgebungen
Wir legen Wert auf eine intuitive Benutzeroberfläche, damit Sie ihre Prozesse und Belegfreigaben einfach und von überall steuern können.
FLOWWER macht es Ihnen leicht:
- neue Belege zu erfassen,
- Rechnungen zeitnah zu prüfen,
- Freigabeprozesse von überall anzustoßen sowie
- jederzeit den Freigabestatus einzusehen.
Für die bequeme Nutzung unterwegs sorgt unsere kostenlose FLOWWER-App.
Dank dem übersichtlichen Dashboard behalten Sie alle Aufgaben im Blick, nehmen Skonto-Möglichkeiten fristgerecht wahr und können Freigabeprozesse jederzeit anpassen.
„Wir nutzen FLOWWER im Hotelleriebereich. Wir haben bis zu 10 Abteilungen. Das Bestellwesen wird teils telefonisch oder per App gemacht, aber die Rechnungsfreigabe erfolgt zentral in FLOWWER und gelangt von dort aus mit einem Klick in DATEV.
Durch die Mail-Funktion werden alle Abteilungsleiter täglich zu einer selbst ausgewählten Uhrzeit an offene Rechnungen erinnert. Das erleichtert den Arbeitsalltag.
Die verschiedenen Freigabestufen und Kommentarfelder vereinfachen den Rechnungsprozess. Es gibt kaum Nachfragen, auch Belege, wie Wartungsberichte etc., können angefügt werden.
Durch die Volltextsuche finden wir alte Rechnungen wieder, können Preise einsehen und Bestellungen nachträglich kontrollieren.
Abgesehen von der Software haben wir uns immer sehr gut betreut gefühlt und sind mit Fragen immer willkommen gewesen und haben zügig Hilfe an die Hand bekommen.“
– Suzanne Zetzsche – (Klosterhof – Alpine Hideaway & Spa)
Wie läuft der digitale Genehmigungsprozess in FLOWWER ab?
Grundsätzlich können Sie beliebig viele Freigabeprozesse mit beliebig vielen Freigebern und bis zu 5 Stufen in FLOWWER hinterlegen.
Sie können in FLOWWER das Vier-Augen-Prinzip umsetzen und auch Freigeber gegenseitig ausschließen, um persönliche Beeinflussung zu vermeiden.
So funktioniert der Ablauf generell:
1. Senden Sie Ihre Belege an FLOWWER.
Laden Sie die Belege beispielsweise mit der FLOWWER-App oder per Drag-and-drop im Browser hoch. Sie können auch das Modul CompanyMail nutzen und die Belege per E-Mail oder vom Scanner in Ihr FLOWWER-Konto schicken.
Mail-Anhänge als PDF werden automatisch in einen Beleg umgewandelt.
2. Die verantwortliche Person wird über den Belegeingang informiert und stößt den Freigabeprozess an.
Beim Upload wird dem Dokument ein Freigabeprozess (Floww) zugewiesen und von selbst ausgelöst.
Werden mehrere Belege auf einmal in das System eingepflegt, können die jeweiligen Flowws nach dem Belegeingang einzeln zugewiesen werden.
Sobald der Genehmigungsprozess angestoßen wurde, werden die verantwortlichen Freigeber automatisch informiert. Sie können das Dokument sofort in FLOWWER einsehen, prüfen und die Freigabe für die nächste Stufe veranlassen.
3. Freigabe durch die Fachabteilung oder Leitung.
Hat der Beleg die erste Freigabestufe passiert, wird er automatisiert zum zuständigen Sachbearbeiter oder Teamleiter auf der nächsthöheren Stufe zur Genehmigung weitergeleitet.
Ein Erinnerungssystem und Dashboard mit den anstehenden Aufgaben stellen sicher, dass die mit dem Beleg verbunden Fristen eingehalten werden.
Abhängig von den definierten Benutzerrechten kann jeder Prozessbeteiligte den aktuellen Stand der Freigabe einsehen.
4. Weitergabe des Beleges an nachfolgende Systeme.
FLOWWER verfügt über mehrere Schnittstellen, um Ihre freigegebenen Belege an nachfolgende Systeme zu übertragen:
- DATEV Unternehmen Online
- Belegbilderservice
- Rechnungsdatenservice 1.0 (XML)
- BuchhaltungsButler
- ADDISON
- auf Ihren Server mit FLOWWER.exe
- individuell mit der FLOWWER-API
5. Löschung des Beleges nach der Vorhaltezeit.
Nachdem der Beleg den Freigabeprozess durchlaufen vollständig und verarbeitet ist, haben die Belegadministratoren für die Dauer der Vorhaltezeit im FLOWWER-System Zugriff auf das Dokument. Danach wird das Dokument vollständig aus dem System gelöscht.
Die Vorhaltezeit beträgt drei Tage und kann über die Funktion „Beleg-Archivierung“ auf 180 Tage erhöht werden.
FLOWWER: Einfach zu bedienen. Flexibel. Leistungsstark.
Sparen Sie Zeit und Kosten: Übergeben Sie automatisiert alle Beleginformationen an Ihr Steuerbüro
Erfassen Sie alle wichtigen Details für Ihre Controlling-Abteilung, Buchhaltung oder Steuerbüro.
Sie können Rechnungsbelege mit verschiedenen Positionen elektronisch vorsplitten und den passenden Buchhaltungskonten zuordnen. Bei Bedarf ergänzen Sie darüber hinaus zu jedem Beleg Details über unternehmensspezifische Kostenstellen sowie Kostenträgern.
Diese Informationen überträgt FLOWWER dank der XML-Schnittstelle an andere Abteilungen oder externe Partner.
Die Vorteile der XML-Schnittstelle auf einen Blick
- Transparenz darüber, was für Kosten in welcher Filiale oder Abteilung anfallen
- Vorsplitten von Rechnungsdokumenten
- automatisiertes Beleg-Management, da Informationen elektronisch ausgelesen und verarbeitet werden
- keine handschriftlichen Notizen zu Belegen, weniger telefonische Rückfragen und bessere Arbeitsabläufe
- Ihr Steuerbüro übernimmt die Plausibilitätsprüfung und
- es steht mehr Zeit für die steuerliche Beratung zur Verfügung
Vereinfachen und digitalisieren Sie Ihre Geschäftsabläufe noch heute. FLOWWER ist perfekt für Unternehmen jeder Größe.
Die Rechnungsweitergabe erfolgt so unkompliziert wie alles in FLOWWER
FLOWWER verfügt über mehrere Schnittstellen, um Ihre freigegebenen Belege an nachfolgende Systeme zu übertragen. Dazu gehören:
- DATEV Unternehmen Online
- Belegbilderservice
- Rechnungsdatenservice 1.0 (XML)
- BuchhaltungsButler
- ADDISON
- auf Ihren Server mit FLOWWER.exe
- individuell mit der FLOWWER-API
Sie sind unsicher, ob wir Ihre Schnittstelle abbilden? Nehmen Sie direkt Kontakt mit unserem Team auf: support@flowwer.de.
FLOWWER ist Ihr perfekter Assistent in der automatisierten Belegprüfung
Bilden Sie den Prozess Ihrer Rechnungsprüfung digital ab und behalten Sie jederzeit den Überblick und die Kontrolle über Ihre finanziellen Workflows. Egal von wo Sie oder Ihre Mitarbeitenden gerade arbeiten.
„Wir lieben FLOWWER! Er ist für uns ein ganz wichtiger Baustein in der digitalen Buchhaltung und erleichtert uns den Alltag. Vor FLOWWER hatten wir unfassbar oft Papier in der Hand.
Aus Anwendersicht ist FLOWWER ein kleines, feines Tool, das zuverlässig macht, was es kann und machen soll. Dadurch, dass man es nicht mit irgendeiner Datenbank aufbläht (z.B. unsere Lieferantendaten oder die dauerhafte Speicherung der Belege), bleibt es schlank und flexibel und das ist großartig.
Man kann die Freigabeprozesse individuell für die jeweiligen Bedürfnisse selbst anlegen und verändern. Die Bedienung ist selbsterklärend und die Anbindung zu DATEV funktioniert super.“
– KMS-Team GmbH, München –
Die Highlights von FLOWWER im Überblick
Freigabematrix
Mit dem einfachen und trotzdem leistungsfähigen Freigabesystem bilden Sie mit wenig Aufwand Ihre Prozesse personen- und/oder themenbezogen in FLOWWER ab.
Rollenorientiert
Durch das integrierte Berechtigungskonzept bestimmen Sie, welche Berechtigungen einzelne Benutzer erhalten. Die Benutzeroberfläche wird automatisch auf die verfügbaren Funktionen reduziert und bleibt für den jeweiligen Benutzer maximal übersichtlich.
Anhänge für Dokumente
Fügen Sie einem Dokument weitere Anhänge (Lieferschein, Angebot, usw.) hinzu.
FLOWWER alle Anhänge zu einer PDF/A-Datei zusammen.