Die Press’n’Relations GmbH in Ulm arbeitet seit Ende 2019 mit dem Workflow-Programm Flowwer. „Wir sind zum Glück vor der Corona-Pandemie auf die Idee gekommen, das Rechnungsmanagement zu digitalisieren. Im Nachhinein hat sich das als richtig erwiesen“, erklärt Geschäftsführer Uwe Pagel.

Vom Papier-Chaos zur digitalen Lösung

Vor der Einführung von Flowwer im Jahr 2019 war das Rechnungsmanagement papierbasiert. Elektronische Rechnungen wurden ausgedruckt, verteilt, geprüft, abgezeichnet, zurückgeschickt, in Ordner abgeheftet und per Fax-Funktion an DATEV geschickt. Diese aufwendigen Schritte kosteten die Buchhaltung viel Zeit.

Auf Empfehlung seines Steuerberaters stieß Uwe Pagel letztendlich auf Flowwer. Die Entscheidung für die Software-Lösung fiel dem Agenturgründer dabei relativ leicht: „Das System ist recht einfach zu bedienen und von den Kosten her auch sehr überschaubar. Es gab also keinen Grund, Flowwer nicht einzuführen.“ Besonders positiv hebt Pagel die einfache Bedienbarkeit des Programms hervor, in dem mit nur wenigen Klicks und Angaben Workflows eingebaut werden können.

Testen Sie Flowwer 30 Tage unverbindlichZugang erstellen, zugriff zu allen Features erhalten – loslegen.
Jetzt Zugang erstellen

CO₂-Reduktion um 95 Prozent

Neben der hohen Nutzerfreundlichkeit liegt Uwe Pagel auch der Umweltaspekt sehr am Herzen: „Für eine Agentur unserer Größe ist ein cloudbasiertes System wie Flowwer das ideale Mittel, Papier abzuschaffen“, so der PR-Berater. Bereits 2007 führte die Press’n’Relations ein Umweltmanagement nach EMAS ein und war somit die erste klimafreundliche PR-Agentur im deutschsprachigen Raum.

Damit nimmt Press’n’Relations eine Vorbildfunktion in der Branche ein und hält seither den eigenen Papierverbrauch so gering wie möglich – und das mit Erfolg: So hat der CO2-Ausstoß, den das 12-köpfige Team durch die Verwendung von Papier verursacht, über 95 Prozent abgenommen. Die Umstellung auf einen digitalen Workflow hat hierzu maßgeblich beigetragen.

Platzersparnis im Archiv

Ein positiver Nebeneffekt des reduzierten Papierverbrauchs ist zudem die große Platzersparnis. Anstatt die Rechnungen in Ordern zu archivieren, können mit Flowwer die Rechnungen einfach als PDF auf dem Server sowie in DATEV abgelegt werden.

Die richtige Lösung für die PR-Agentur

Zwar hält sich das Rechnungsvolumen der Agentur in Grenzen, dennoch ist das System für alle Beteiligten eine spürbare Erleichterung, die sich vor allem während der Corona-Pandemie bemerkbar gemacht hat. Dass Pagel noch kurz vor dem Ausbruch des Virus auf Flowwer aufmerksam geworden ist, kam daher genau rechtzeitig. „Das war ein Riesenschritt und hat unsere Arbeit während des gesamten Lockdowns wahnsinnig erleichtert“.

So war die Rechnungsprüfung und -freigabe auch im Homeoffice möglich, gleichzeitig blieb die Gesundheit des gesamten Teams während der Pandemie gewährleistet.

Artikeltipp: Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Zeitersparnis und Kostenreduktion für KMU

Optimierung durch Automatisierung

Das Ziel der PR-Agentur ist es nun, weitere analoge Tätigkeiten abzuschaffen, sodass möglichst alle Arbeitsprozesse digital abgewickelt werden können. Deswegen wurde vor kurzem eine Option eingerichtet, über die alle elektronischen Rechnungen im PDF-Format automatisch in Flowwer übernommen beziehungsweise an eine interne E-Mail-Adresse weitergeleitet werden.

Dabei ist das Programm auch in der Lage, selbstständig ein Rechnungsdatum von einem Fälligkeitsdatum zu unterscheiden. Besonders praktisch ist die Belegaufteilung des Programms: Rechnungen, die sich auf verschiedene Kostenstellen beziehen, können aufgeteilt und gleichzeitig automatisiert auf zwei verschiedene Kostenstellen hochgeladen werden. Als nächstes werden zusätzlich alle Debitoren und Kreditoren in Flowwer geladen, um die Rechnungen automatisch zuordnen zu können.

Automatische Zuordnung durch Debitoren und Kreditoren

Der Rechnungseingang mit PDF hat auch in einem kleinen Unternehmen wie Press’n’Relations deutlich zugenommen. Die PR-Agentur verschickt dabei die eigenen Ausgangsrechnungen, falls möglich, ebenfalls in elektronischer Form.

Individuelle Schnittstellen mit Flowwer-Agent

Zukünftig könnte hier eine passende Schnittstelle zwischen Rechnungsprogramm und Workflow-System zudem noch weiteres Potenzial zur Automatisierung bieten.

Das Flowwer-Team integriert individuelle Anpassungen, wenn sie möglich und sinnvoll sind, in das Gesamtkonzept. Über das Hilfstool Flowwer-Agent lassen sich zudem ebenfalls Schnittstellen zu Fremdprogrammen schaffen. So wird eine möglichst hohe Kompatibilität mit unterschiedlichen IT-Landschaften sichergestellt.

Testen Sie Flowwer 

30 Tage unverbindlich.Zugang erstellen, zugriff zu allen Features erhalten – loslegen.
Jetzt Zugang erstellen

FAQ: Digitales Rechnungsmanagement bei Press’n’Relations

Lohnt sich Flowwer auch für kleine Unternehmen mit wenigen Rechnungen?

Ja. Press’n’Relations hat ein überschaubares Rechnungsvolumen, dennoch ist das System für alle Beteiligten eine spürbare Erleichterung. Geschäftsführer Uwe Pagel: „Das System ist einfach zu bedienen und von den Kosten her auch sehr überschaubar. Es gab also keinen Grund, Flowwer nicht einzuführen.“ Besonders die Zeitersparnis und Platzersparnis im Archiv machen sich bemerkbar.

Wie lief die Rechnungsverarbeitung vor Flowwer ab?

Komplett papierbasiert: Elektronische Rechnungen wurden ausgedruckt, verteilt, geprüft, abgezeichnet, zurückgeschickt, in Ordner abgeheftet und per Fax-Funktion an DATEV geschickt. Diese aufwendigen Schritte kosteten die Buchhaltung viel Zeit. Dazu kam das Platzproblem durch die Papier-Archive.

Wie funktioniert die Belegaufteilung bei Press’n’Relations?

Rechnungen, die sich auf verschiedene Kostenstellen beziehen, können aufgeteilt und automatisch auf zwei verschiedene Kostenstellen hochgeladen werden. Das spart manuellen Aufwand bei der Buchung und ermöglicht präzise Kostenzuordnung – auch bei komplexen Projekten mit mehreren Kostenträgern.

Werden Rechnungen wirklich automatisch erkannt?

Ja, mehrfach. Das Programm unterscheidet selbstständig Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Press’n’Relations hat eine Option eingerichtet, über die alle elektronischen Rechnungen im PDF-Format automatisch in Flowwer übernommen werden. Als nächster Schritt werden alle Debitoren und Kreditoren geladen, um Rechnungen automatisch zuordnen zu können.

Spart die digitale Archivierung wirklich Platz?

Erheblich. Anstatt Rechnungen in Ordnern zu archivieren, werden die Belege als PDF auf dem Server sowie in DATEV abgelegt. Bei jahrelanger Aufbewahrungspflicht summiert sich das eingesparte Archiv schnell – besonders in kleineren Büros ein wichtiger Faktor.

Was ist Flowwer-Agent und wofür wird es genutzt?

Flowwer-Agent ist ein Kommandozeilen-Tool für automatisierten Datenaustausch. Über dieses Hilfstool lassen sich Schnittstellen zu Fremdprogrammen schaffen. So wird hohe Kompatibilität mit unterschiedlichen IT-Landschaften sichergestellt – auch wenn keine Standard-Schnittstelle existiert. Press’n’Relations nutzt das für individuelle Automatisierungen.

Ist Flowwer für umweltbewusste Unternehmen geeignet?

Absolut. Uwe Pagel: „Für eine Agentur unserer Größe ist ein cloudbasiertes System wie Flowwer das ideale Mittel, Papier abzuschaffen.“ Bei Press’n’Relations ist der CO₂-Ausstoß durch Papier um über 95% gesunken. Für Unternehmen mit Nachhaltigkeitszielen oder EMAS-Zertifizierung ist digitale Rechnungsverarbeitung ein wichtiger Baustein.

Wie schnell war Press’n’Relations nach der Einführung produktiv?

Die schnelle Einführung war entscheidend: Als die Pandemie kam, konnte das Team sofort im Homeoffice weiterarbeiten. Die einfache Bedienung ermöglichte schnelles Onboarding ohne aufwendige Schulungen.