PR-Agentur Press’n’Relations setzt auf FLOWWER
Dass sich automatisierte Arbeitsprozesse auch in kleineren Unternehmen bezahlt machen, beweist die Press’n’Relations GmbH in Ulm. Seit Ende 2019 arbeitet die Buchhaltung der inhabergeführten PR-Agentur mit dem Workflow-Programm FLOWWER. „Wir sind zum Glück vor der Corona-Pandemie auf die Idee gekommen, das Rechnungsmanagement so weit wie möglich zu digitalisieren. Im Nachhinein hat sich das als richtig erwiesen“, erklärt Press’n’Relations-Geschäftsführer Uwe Pagel.
Arbeitsprozesse Schritt für Schritt vereinfachen
Vor der Einführung von FLOWWER im Jahr 2019 war das Rechnungsmanagement der PR-Agentur noch größtenteils papierbasiert. So wurden sämtliche elektronische Rechnungen ausgedruckt, verteilt, geprüft, abgezeichnet, zurückgeschickt, in einem Ordner verfrachtet und über eine Fax-Funktion an DATEV geschickt. Für die Buchhaltung waren diese aufwendigen Arbeitsschritte auf Dauer sehr mühsam, sodass eine schnelle Lösung hermusste. Auf Empfehlung seines Steuerberaters stieß Uwe Pagel letztendlich auf FLOWWER. Die Entscheidung für die Software-Lösung fiel dem Agenturgründer dabei relativ leicht: „Das System ist recht einfach zu bedienen und von den Kosten her auch sehr überschaubar. Es gab also keinen Grund, FLOWWER nicht einzuführen.“ Besonders positiv hebt Pagel die einfache Bedienbarkeit des Programms hervor, in dem mit nur wenigen Klicks und Angaben Workflows eingebaut werden können.
Digitalisierung der Umwelt zuliebe
Neben der hohen Nutzerfreundlichkeit liegt Uwe Pagel auch der Umweltaspekt sehr am Herzen: „Für eine Agentur unserer Größe ist ein cloudbasiertes System wie FLOWWER das ideale Mittel, Papier abzuschaffen“, so der PR-Berater. Bereits 2007 führte die Press’n’Relations ein Umweltmanagement nach EMAS ein und war somit die erste klimafreundliche PR-Agentur im deutschsprachigen Raum. Damit nimmt Press’n’Relations eine Vorbildfunktion in der Branche ein und hält seither den eigenen Papierverbrauch so gering wie möglich – und das mit Erfolg: So hat der CO2-Ausstoß, den das 12-köpfige Team durch die Verwendung von Papier verursacht, über 95 Prozent abgenommen. Die Umstellung auf einen digitalen Workflow hat hierzu maßgeblich beigetragen. Ein positiver Nebeneffekt des reduzierten Papierverbrauchs ist zudem die große Platzersparnis. Anstatt die Rechnungen in Ordern zu archivieren, können mit FLOWWER die Rechnungen ganz einfach und unkompliziert als PDF auf dem Server sowie in DATEV abgelegt werden.
Die richtige Lösung für die PR-Agentur
Zwar hält sich das Rechnungsvolumen der Agentur in Grenzen, dennoch ist das System für alle Beteiligten eine spürbare Erleichterung, die sich vor allem während der Corona-Pandemie bemerkbar gemacht hat. Dass Pagel noch kurz vor dem Ausbruch des Virus auf FLOWWER aufmerksam geworden ist, kam daher genau rechtzeitig. „Das war ein Riesenschritt und hat unsere Arbeit während des gesamten Lockdowns wahnsinnig erleichtert“. So war die Rechnungsprüfung und -freigabe auch im Homeoffice möglich, gleichzeitig blieb die Gesundheit des gesamten Teams während der Pandemie gewährleistet.
Optimierung durch Automatisierung
Das Ziel der PR-Agentur ist es nun, weitere analoge Tätigkeiten abzuschaffen, sodass möglichst alle Arbeitsprozesse digital abgewickelt werden können. Deswegen wurde vor kurzem eine Option eingerichtet, über die alle elektronischen Rechnungen im PDF-Format automatisch in den FLOWWER übernommen beziehungsweise an eine interne E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Dabei ist das Programm auch in der Lage, selbstständig ein Rechnungsdatum von einem Fälligkeitsdatum zu unterscheiden. Besonders praktisch ist die Belegaufteilung des Programms: Rechnungen, die sich auf verschiedene Kostenstellen beziehen, können aufgeteilt und gleichzeitig automatisiert auf zwei verschiedene Kostenstellen hochgeladen werden. Als nächstes werden zusätzlich alle Debitoren und Kreditoren in FLOWWER geladen, um die Rechnungen automatisch zuordnen zu können.
Der Rechnungseingang mit PDF hat auch in einem kleinen Unternehmen wie Press’n’Relations deutlich zugenommen. Die PR-Agentur verschickt dabei die eigenen Ausgangsrechnungen, falls möglich, ebenfalls in elektronischer Form. Zukünftig könnte hier eine passende Schnittstelle zwischen Rechnungsprogramm und Workflow-System zudem noch weiteres Potenzial zur Automatisierung bieten. Das FLOWWER-Team ist für solche individuellen Anpassungen jederzeit offen und integriert diese, sofern möglich und sinnvoll, in das Gesamtkonzept. Über das Hilfstool FLOWWER.exe lassen sich zudem ebenfalls Schnittstellen zu Fremdprogrammen schaffen. So wird eine möglichst hohe Kompatibilität mit unterschiedlichen IT-Landschaften sichergestellt.