Rechnungsverwaltung Remote: Warum eine digitale Lösung unerlässlich ist

Remote-Arbeit hat viele Vorteile. Aber was passiert mit alltäglichen Aufgaben wie der Rechnungsprüfung? Wie kann in einem verteilten Team die Effizienz und Transparenz sichergestellt werden, die für die Verwaltung und Freigabe von Rechnungen wichtig ist?

Homeoffice und mobiles Arbeiten haben vieles einfacher gemacht. Aber es gibt auch neue Herausforderungen. Der schnelle Zugriff auf Unterlagen, eine funktionierende Zusammenarbeit und die Sicherheit der Daten müssen gewährleistet sein – und das alles, während die Teammitglieder vielleicht Hunderte Kilometer voneinander entfernt arbeiten.

Kurz gesagt: Wenn Ihr Team remote arbeitet, brauchen Sie eine digitale Lösung für die Rechnungsverwaltung. Alles andere wird zum Flaschenhals.

Das Wichtigste im Überblick

• ROI-Faktor: Digitale Rechnungsverwaltung reduziert Personalkosten um 80 % – Ersparnis bis zu 15.360€ jährlich bei 150 Rechnungen/Monat
• Zeitersparnis messbar: Bearbeitungszeit sinkt von 12 Tagen (manuell) auf 4 Tage (digital). Flowwer kostet 25€/Monat – amortisiert sich sofort.
• Remote-tauglich: Alle Freigabeprozesse funktionieren von überall – per App, Browser oder automatischen Vertretungsregeln bei Urlaub/Krankheit.
• Compliance sicher: GoBD-konforme Archivierung, SSL-Verschlüsselung, deutsche Server. Keine Datenschutz-Risiken bei Remote-Arbeit.
• Integration ohne Systembrüche: Schnittstellen zu DATEV, Addison, lexoffice – bestehende Buchhaltungsprozesse bleiben erhalten.
• Sofort einsatzbereit: 8 verschiedene Upload-Wege (E-Mail, Scanner-App, API), intuitive Bedienung ohne aufwendige Schulungen.

Warum eine digitale Lösung für die Rechnungsverwaltung unerlässlich ist

Remote-Arbeit ist Standard geworden, wo es möglich ist. Dennoch bringt es die Rechnungsverwaltung oft zum Erliegen. Der Grund: Mehrere Mitarbeiter müssen Rechnungen prüfen und freigeben – das funktioniert mit Papierprozessen nicht mehr.

Die Lösung: Eine digitale Rechnungsverwaltung macht Ihr Team ortsunabhängig, ohne dass die Prozesse darunter leiden.

So funktioniert es in der Praxis

Ihre Mitarbeiter können Rechnungen von überall einreichen und bearbeiten. Flowwer bietet dafür verschiedene Wege:

• Per E-Mail: Rechnung fotografieren und direkt an das System senden
• Scanner-App: Dokumente direkt vom Smartphone aus scannen und hochladen
• Drag-and-drop: Rechnungen einfach in den Browser ziehen
• Flowwer-App: Auch unterwegs freigeben, sowohl für iOS als auch Android
• Office 365: Automatischer Import aus Ihren bestehenden Workflows mit Power Automate
• API/flowwer.exe: Für Unternehmen, die automatisierten Datenaustausch benötigen
• Online-Portale: Direkter Import über Services wie Invoicefetcher

Das Ergebnis: Jeder Mitarbeiter kann so arbeiten, wie es für ihn am praktischsten ist, ohne sich in neue Software einarbeiten zu müssen.

Auch Ihre Lieferanten profitieren von dieser Umstellung. Die digitale Rechnungsbearbeitung führt zu schnelleren Zahlungen und reduziert Rückfragen erheblich.

KI als zusätzlicher Effizienzfaktor

Moderne Lösungen hören bei der klassischen OCR-Erkennung nicht mehr auf. In immer mehr Systemen kommt heute Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz. Sie kann automatisch prüfen, ob eine Rechnung zu einer Bestellung passt, verdächtige Doppelbuchungen markieren oder fehlende Pflichtangaben erkennen.

Natürlich sollte man immer weitere Prüfmechanismen haben, denn KI-Zuordnungen funktionieren nicht zu 100 % fehlerfrei. Wir bei Flowwer verzichten daher aktuell auf die Integration von KI-Tools, setzen aber dennoch auf andere smarte Prüftechniken, damit ihre Rechnungsprüfung fehlerfrei laufen kann.

Effizienzsteigerung durch digitale Rechnungsbearbeitung im Home-Office und on-the-go

Die Zahlen sprechen für sich: Unternehmen mit digitaler Rechnungsverwaltung sparen bis zu 80 % der bisherigen Bearbeitungszeit.

So funktioniert es konkret: Ihre Rechnungen liegen sicher in der Cloud. Mitarbeitende können sie von überall bearbeiten, Freigaben und Vertretungsregeln laufen automatisch, Fehler werden minimiert.

Kosteneinsparungen kommen von mehreren Seiten: weniger Papier, kein Porto, vor allem aber deutlich weniger Personalaufwand für die Bearbeitung.

Ein weiterer Vorteil: Die Zusammenarbeit mit externen Partnern wird einfacher. Informationen können schnell digital geteilt werden, ohne dass physische Belege hin- und hergeschickt werden müssen.

ROI-Rechnung: Was Rechnungsprüfung wirklich kostet

Digitales Rechnungsmanagement spart Geld – aber wie viel genau? Wir haben nachgerechnet und die Zahlen sprechen eine klare Sprache. Die versteckten Kosten der manuellen Rechnungsbearbeitung werden oft unterschätzt. Hier die Fakten:

1) Manuelle Rechnungsbearbeitung: 19.200 € pro Jahr

Angenommen, Sie verwenden etwa 15 Minuten pro Rechnung für die formale und sachliche Prüfung. Ungefähr 10 % der Rechnungen erfordern zusätzliche Nachfragen oder spätere Recherchen – weitere 15 Minuten pro Rechnung.

Beispielrechnung für ein typisches Unternehmen:

• Anzahl der Rechnungen pro Monat: 150 Stück
• Personalkosten: 40 € pro Stunde
• Bearbeitungszeit pro Rechnung: 15 Minuten
• Anteil mit Rückfragen: 10%

Ergebnis: Jährliche Personalkosten von 19.200 € nur für die Rechnungsbearbeitung.

2) Die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Direkte Einsparungen: Papier, Druck, Porto und Archivflächen fallen weg. Der größte Spareffekt: 80 % weniger Bearbeitungszeit. Ihre Mitarbeiter können sich wichtigeren Aufgaben widmen.

Besonders bei Remote-Teams wichtig: vollständige Transparenz über den Bearbeitungsstand. Fällt jemand aus, greifen automatische Vertretungsregeln.

Die Bearbeitungszeiten für Rechnungsprüfungen werden drastisch reduziert. Unsere Kunden benötigten oft 9 bis 12 Tage für einen manuellen Prüfprozess. Mit Flowwer reduziert sich diese Zeit durchschnittlich auf nur 4 Tage.

Das Ergebnis: 80 % Kostenreduktion entspricht einer jährlichen Ersparnis von 15.360 €.

Flowwer kostet 25€ pro Monat – die Investition amortisiert sich bereits im ersten Monat.

Wird eine Rechnung für eine Monats- oder Jahresabschlussbilanz oder eine Betriebsprüfung benötigt, finden Sie sie in Flowwer dank OCR-Erkennung und Volltextsuche in Sekunden.

Artikeltipp: Warum die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung die Zukunft ist (inkl. einem Kostenvergleich)

Datenschutz und Sicherheit beim digitalen Rechnungsmanagement: Deutsche Server, klare Regeln

Remote-Arbeit verschärft Datenschutz-Anforderungen. Rechnungen mit sensiblen Finanzdaten müssen auch vom Homeoffice aus sicher verarbeitet werden können.

Die Herausforderung: Cloud-Software für digitale Rechnungsverwaltung muss höchste Sicherheitsstandards erfüllen. Rechnungen enthalten Bankdaten, Lieferanteninformationen und interne Kostendaten – ein Datenleck hätte schwere Folgen.

Worauf Sie achten müssen: Deutsche Server (DSGVO-konform), SSL-Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates und klare Zugriffsrechte. Besonders wichtig: Mitarbeiterschulungen für sicheres Arbeiten im Homeoffice.

Zusätzlicher Schutz: Rollenbasierte Zugriffe sorgen dafür, dass jeder Mitarbeiter nur die Daten sieht, die er für seine Arbeit braucht. E-Mail-Verifizierung und Zwei-Faktor-Authentifizierung bieten weiteren Schutz.

Artikeltipp: Wenn Sie mehr zu dem Thema „Datenschutz: Sind ihre Daten beim automatisierten Rechnungsmanagement durch SaaS-Anbieter geschützt?“ wissen wollen, dann hier entlang.

EU-Vorgaben & Zukunftssicherheit für KMUs

Neben den klassischen Themen wie Verschlüsselung und Zugriffsschutz sollten KMUs zunehmend auch auf gesetzliche Standards innerhalb der EU achten. In Deutschland ist die XRechnung bereits Pflicht für zahlreiche öffentliche Auftraggeber – und europaweit setzt sich das Netzwerk Peppol als verbindlicher Standard für den digitalen Rechnungsaustausch durch.

Eine moderne Rechnungsmanagement-Software sollte diese Formate unterstützen, damit Sie nicht in ein paar Jahren erneut umstellen müssen. Das sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen rechtskonform bleibt und Rechnungen auch bei internationalen Partnern reibungslos verarbeitet werden können.

Flowwer-Sicherheitsfeatures für Remote-Teams:

• Single Sign-On: Zentrale Anmeldung für alle Systeme
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Zusätzlicher Schutz beim Login
• Rollenbasierte Zugriffe: Jeder sieht nur, was er sehen soll
• Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber: Vier-Augen-Prinzip technisch abgesichert
• Revisionssichere Archivierung: GoBD-konform, auch bei Remote-Zugriff
• Deutsche Server: Ihre Daten bleiben in Deutschland

Das Ergebnis: Ihre digitale Rechnungsprüfung ist genauso sicher wie im Büro – teilweise sogar sicherer, da alle Zugriffe automatisch protokolliert werden.

Flexibilität und Mobilität durch die Nutzung einer digitalen Anwendung

Cloud-basierte Rechnungsverwaltung funktioniert von überall: Mitarbeiter können Rechnungen erstellen, bearbeiten, freigeben und archivieren – egal ob im Homeoffice, unterwegs oder im Büro.

Praktische Beispiele aus dem Alltag:

Szenario 1 – Geschäftsreise: Ihr Geschäftsführer ist beim Kunden, bekommt eine dringende Rechnung per E-Mail und kann sie direkt vom Tablet freigeben.

Szenario 2 – Homeoffice: Die Buchhaltung arbeitet remote, alle Belege sind trotzdem sofort verfügbar und können normal bearbeitet werden.

Szenario 3 – Außendienst: Ihr Techniker fotografiert vor Ort eine Rechnung mit dem Smartphone und lädt sie direkt ins System – kein Papierkram mehr.

Der Business-Vorteil: Teams an verschiedenen Standorten arbeiten problemlos zusammen. Rechnungen werden schneller verarbeitet, Lieferanten bekommen ihr Geld pünktlicher, Skonto-Fristen werden seltener verpasst.

Das Ergebnis: Ihre digitale Rechnungsverwaltung ist genauso effizient wie im Büro – oft sogar effizienter, da Medienbrüche wegfallen.

Weniger Fehler durch automatische Prüfungen

Mit der digitalen Rechnungsprüfung verabschieden Sie sich von typischen Fehlern bei der analogen Prüfung. OCR-Texterkennung liest Beträge automatisch aus, Pflichtfelder sorgen für vollständige Prüfungen, Plausibilitätsprüfungen erkennen Unstimmigkeiten.

Das Ergebnis: Weniger Tippfehler, vollständigere Prüfungen, schnellere Zahlungen. Ihr Steuerberater bekommt strukturierte Daten statt kopierter PDFs. Berichte können jederzeit aktuell abgerufen werden – auch von Remote-Arbeitsplätzen.

Compliance auch im Homeoffice: GoBD-konforme Archivierung

Mit einer digitalen Lösung sind Sie auch für die revisionssichere Archivierung von Rechnungen und anderen wichtigen Dokumenten bestens gewappnet, selbst wenn ihre Mitarbeiter remote arbeiten.

Papierlose Rechnungsverwaltung muss die gleichen rechtlichen Standards erfüllen wie im Büro. Die GoBD-Vorgaben gelten auch für digital bearbeitete Belege.

Was GoBD praktisch bedeutet: Dokumente müssen unveränderbar gespeichert werden, alle Bearbeitungsschritte müssen protokolliert sein, die Darstellung muss dem Original entsprechen.

Mit Flowwer automatisch erfüllt: Alle Dokumente werden unveränderlich archiviert, Bearbeitungsschritte automatisch protokolliert, versehentliches Löschen ausgeschlossen. Auch bei Remote-Zugriff bleibt alles GoBD-konform.

Team-Onboarding für Remote-Rechnungsverwaltung

Remote-Teams brauchen andere Schulungsansätze. Video-Calls statt Präsenzschulungen, digitale Anleitungen statt Handbücher, praktische Tests von verschiedenen Standorten aus.

Bewährtes Vorgehen: Bedenken ernst nehmen, mit praktischen Beispielen arbeiten, jeden Mitarbeiter von seinem gewohnten Arbeitsplatz aus testen lassen – ob Homeoffice oder Büro.

Mit einer intuitiven Software wie FLOWWER können Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand zügig in der Praxis damit arbeiten. Das zeigen auch diese Fallbeispiele:

• Gemeindewerke Peißenberg setzen beim Rechnungsmanagement auf FLOWWER: Die Gemeindewerke Peißenberg digitalisierten ihre Freigabeprozesse – mit Online-Einweisungen, die alle Mitarbeitenden schnell fit für das Remote-Arbeiten machten
• Stadtverwaltung Bad Vilbel setzt auf FLOWWER: In Bad Vilbel wurde das Rechnungsmanagement komplett digitalisiert – inklusive Remote-Einbindung aller Außenstellen und einfacher Online-Schulung für die Mitarbeitenden.
• Rechnungsmanagement mit Fokus auf das Wesentliche – aconitas GmbH: Bei aconitas läuft die Rechnungsfreigabe heute vollständig digital – mit mobilen Freigaben per App, die auch unterwegs oder im Homeoffice sofort funktionieren.
• Voller Überblick über die Finanzströme: Pharma-Dienstleister ProInnovera setzt auf FLOWWER: ProInnovera hat sein Rechnungsmanagement komplett digitalisiert – mit klaren Workflows, die sich schnell einführen ließen und Mitarbeitenden standortübergreifend volle Transparenz bieten.
• Digitales Rechnungsmanagement für die Gastronomie: Wilhelmer Gastronomie GmbH in Stuttgart setzt auf Software-Lösung FLOWWER: Auch in der Gastronomie läuft Rechnungsmanagement heute digital: Bei Wilhelmer genügte eine kurze Online-Einweisung – schon konnten alle Teams standortübergreifend mit Flowwer arbeiten.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Digitale Rechnungsprüfung funktioniert nur mit den richtigen Schnittstellen. Ihre bestehenden Buchhaltungsprogramme, ERP-Systeme und Steuerberatungs-Software müssen nahtlos zusammenarbeiten. Flowwer bietet von Hause aus schon Schnittstellen zu gängigen Anbietern und bietet darüber hinaus das oft unterschätzte Tool flowwer.exe

Automatisierte Datenübertragung mit Flowwer.exe

Das kleine Programm Flowwer.exe ist eine Lösung für den automatisierten Datenaustausch. Das praktische Windows-Kommandozeilen-Tool ermöglicht, automatisiert auf Ihre Daten in der FLOWWER-Software zuzugreifen und diese mit anderen Systemen auszutauschen – wie SharePoint, ERP oder DMS. Besonders praktisch bei Remote-Arbeitsplätzen, da alles automatisch läuft.

In Kombination mit Windows-Aufgabenplanung laufen regelmäßige Datenabgleiche automatisch – auch wenn niemand im Büro ist.

Das Tool verwendet Befehlszeilenparameter für präzise Datenübertragung und unterstützt verschlüsselte Kommunikation für sichere Remote-Verbindungen und Übertragungen.

Für mehr Details und Anwendungsfälle von FLOWWER.exe, schauen Sie sich unseren ausführlichen Blogbeitrag an.

Bewährte Schnittstellenpartner

Selten löst eine Software alle täglichen Aufgaben in einem Unternehmen. Auch in der Rechnungsverwaltung werden verschiedene Softwarelösungen eingesetzt. Dank Schnittstellen können Daten ausgetauscht und eine harmonische Zusammenarbeit gewährleistet werden.

Flowwer arbeitet mit den wichtigsten Partnern zusammen: DATEV Unternehmen Online, lexoffice, SevDesk, ADDISON OneClick, Agenda, Buchhaltungsbutler, invoicefetcher und Wiking Beleg Online. Und die Partner werden stetig erweitert. Eine Übersicht über die aktuellen Schnittstellenpartner von FLOWWER finden Sie auf dieser Übersichtsseite.

Typische Stolperfallen bei der Einführung

Digitale Rechnungsverwaltung bringt große Vorteile, aber auch Herausforderungen:

Compliance-Risiken: GoBD-konforme Archivierung muss auch bei Remote-Zugriff gewährleistet sein. Revisionssicherheit darf nicht durch Homeoffice-Arbeitsplätze gefährdet werden

Datenschutz-Herausforderungen: Sensible Finanzdaten müssen auch vom Homeoffice aus sicher verarbeitet werden können.

Unser Ansatz: Flowwer deckt 80 % der KMU-Anforderungen ab. Neue Features entwickeln wir basierend auf Kundenfeedback – mit einem Team von 10 Programmierern, die schnell reagieren können.

Fazit: Remote-Rechnungsverwaltung funktioniert – mit der richtigen Software

Die Fakten: Rechnungsverwaltung Remote spart 80% der Bearbeitungszeit und bis zu 15.360€ jährlich. Flowwer kostet 25€ pro Monat – die Rechnung geht auf.

Die Herausforderungen sind lösbar: GoBD-konforme Archivierung, sichere Remote-Zugriffe und Team-Schulungen sind mit der richtigen Software kein Problem.

Kurz gesagt: Remote-Teams brauchen digitale Rechnungsverwaltung. Ohne geht es nicht mehr – mit der richtigen Lösung wird es sogar effizienter als im Büro.

Sie wollen wissen, ob Flowwer zu Ihrem Remote-Team passt? Testen Sie es 30 Tage kostenlos – ohne Risiko, ohne versteckte Kosten.

Häufig gestelle Fragen