Rechnungsfreigabe-Software: Worauf es wirklich ankommt

Sie suchen eine Software für digitale Rechnungsfreigabe. 50 Anbieter versprechen „die beste Lösung“, alle haben „intuitive Bedienung“ und „flexible Workflows“. Aber worauf kommt es tatsächlich an?

Wir zeigen Ihnen, welche Kriterien in der Praxis wirklich zählen. Nicht die Marketing-Versprechen, sondern das was im Alltag funktionieren muss.

Was Sie vor der Auswahl klären sollten

Wie viele Rechnungen gehen bei Ihnen pro Monat ein? Auf welchen Wegen: E-Mail, Post, Online-Portale? Wie viele Personen müssen Rechnungen prüfen und freigeben? Brauchen Sie mehrere Freigabeprozesse (zum Beispiel einen für Baustellenkosten, einen für Büromaterial)? Zu welchem Buchhaltungssystem müssen die Rechnungen nach der Freigabe?

Diese Fragen entscheiden, welche Software zu Ihnen passt. Ein Handwerksbetrieb mit 80 Rechnungen im Monat braucht etwas anderes als eine Gemeinde mit 800 Rechnungen und 5 verschiedenen Kostenstellen.

Fragen Sie in Ihrer Branche nach Empfehlungen. Testen Sie verschiedene Anbieter. Die meisten bieten kostenlose Testphasen an.

Flowwer können Sie 30 Tage vollumfänglich testen. Keine Kreditkarte erforderlich. Überzeugen wir Sie nicht, kündigen Sie per Knopfdruck. Wir stellen nichts in Rechnung.

Rechnungen müssen auf verschiedenen Wegen reinkommen

Ihre Lieferanten schicken Rechnungen per E-Mail, Post und Online-Portal. Manche nur als PDF, andere als XRechnung. Die Software muss alle Wege abdecken, sonst arbeiten Sie mit drei verschiedenen Systemen parallel.

Was Sie brauchen: Upload im Browser (Drag-and-Drop), automatischer Import aus E-Mails, Scanner-Anbindung, Import aus Online-Portalen wie invoicefetcher, XRechnungen automatisch erkennen.

Bei Flowwer funktioniert: Drag-and-Drop im Browser, E-Mail-Import, Scanner und Scanner-App, Office 365 mit Power Automate, Flowwer-App (iOS und Android), API für individuelle Anbindungen, invoicefetcher für Online-Portale.

Was nicht funktioniert: Rechnungen vom Fax direkt importieren. Aber wer faxt noch Rechnungen?

Artikeltipp: Lohnt sich die digitale Rechnungsfreigabe für Ihr Unternehmen?

Unbegrenzte Uploads oder Abrechnung pro Rechnung?

Bei vielen Anbietern zahlen Sie pro hochgeladener Rechnung. 100 Rechnungen = X Euro. 200 Rechnungen = 2X Euro. Ihr Unternehmen wächst, die Kosten steigen entsprechend. Dazu kommen oft noch Anhänge: Lieferscheine, Verträge, Kalkulationen. Zählen die extra?

Kritisch wird es, wenn Sie: Saisonale Schwankungen haben (Bauunternehmen im Sommer mehr Rechnungen als im Winter), mehrere Dokumente pro Rechnung hochladen (Lieferschein + Rechnung + Vertrag), oder wachsen und plötzlich doppelt so viel zahlen.

Bei Flowwer zahlen Sie: 25 € netto pro Monat pro Unternehmensaccount. Unbegrenzte Uploads. 50 Rechnungen oder 500 Rechnungen, der Preis bleibt gleich. Wächst Ihr Unternehmen, steigen die Kosten nicht.

OCR muss die wichtigsten Daten automatisch auslesen

Ohne OCR (Texterkennung) tippen Sie jeden Betrag, jedes Datum und jede Rechnungsnummer manuell ab. Bei 50 Rechnungen pro Tag sind das 200 Zahlen. Tippfehler inklusive.

Was die OCR automatisch erkennen sollte: Rechnungsbetrag (Brutto und Netto), Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer, Lieferant mit Umsatzsteuer-ID und IBAN.

Keine OCR erkennt 100% korrekt. Bei ungewöhnlichen Layouts oder schlechten Scans liegen alle mal falsch. Wichtig ist: Wie schnell können Sie Fehler korrigieren? Müssen Sie die Zahl neu eintippen oder geht es per Klick?

Bei Flowwer: Die OCR erkennt 85 bis 90% korrekt. Fehler korrigieren Sie per Point-and-Click: Klick aufs fehlerhafte Feld, Klick auf den richtigen Wert im Belegbild, fertig. Dauert 3 Sekunden statt 20 Sekunden Abtippen.

Flexible Workflows statt starrer Prozesse

Kleine Rechnungen brauchen nur eine Freigabe. Große Investitionen müssen durch drei Instanzen: Abteilungsleiter, Bereichsleiter, Geschäftsführung. Manche Lieferanten sollen direkt zur Buchhaltung, andere erst zur Fachabteilung.

Was Sie konfigurieren können sollten: Mehrere verschiedene Freigabeprozesse (für unterschiedliche Rechnungsarten), mehrere Freigabestufen pro Prozess (bis zu 5 reichen für die meisten Unternehmen), Bagatellgrenzen (Kleinbeträge überspringen Stufen automatisch), parallele Freigabe (mehrere Personen prüfen gleichzeitig statt nacheinander), Nominierung (bei 20 Projektleitern wählt die Buchhaltung den Zuständigen aus).

Bei Flowwer bilden wir bis zu 5 Freigabestufen ab. Das reicht für 80 % aller Unternehmen. Bagatellgrenzen, parallele Freigabe und Nominierung sind integriert.

Was wir nicht können: 10 Freigabestufen für hochkomplexe Konzernstrukturen. Aber brauchen Sie das wirklich?

Unbegrenzte Nutzeraccounts ohne Mehrkosten

Alle Personen, die Rechnungen prüfen oder freigeben, brauchen einen eigenen Account. In vielen Systemen zahlen Sie pro Nutzer. 5 Nutzer = 5x Grundpreis. Ihr Team wächst von 5 auf 8 Personen, die Kosten steigen um 60 %.

Kritisch wird es bei: Saisonalen Mitarbeitern (Erntehelfer, Weihnachtsgeschäft), externen Dienstleistern, die zeitweise Zugriff brauchen, oder wachsenden Teams. Manche Anbieter verkaufen „Nutzer-Pakete“: 1-5 Nutzer, 6-10 Nutzer, 11-20 Nutzer. Sie haben 6 Personen und zahlen für 10.

Bei Flowwer erhalten Sie: Unbegrenzte Nutzeraccounts, ob 5 Personen oder 50 Personen, der Preis bleibt 25 € pro Unternehmensaccount. Ihr Team wächst, die Kosten steigen nicht. Mehr zu den Preisen und Funktionen finden Sie hier.

Vertretungsregeln, die wirklich greifen

Frau Schmidt ist im Urlaub. Ihre Rechnungen stapeln sich. Ohne automatische Vertretung rufen Lieferanten an und fragen, wann endlich bezahlt wird. Mit schlechter Vertretungsregelung müssen Sie in jeden einzelnen Freigabeprozess gehen und dort die Vertretung aktivieren. Bei 5 Prozessen sind das 5 Klicks, bei 20 Prozessen wird es mühsam.

Was Sie brauchen: Ein Klick aktiviert die Vertretung für alle Prozesse gleichzeitig. Die Vertretung greift sofort, nicht erst ab nächster Woche. Vertretung im Kreis wird ausgeschlossen (Herr Müller vertritt Frau Schmidt, die wiederum Herrn Müller vertritt = Deadlock).

Bei Flowwer reicht ein Klick und die Vertretung greift für alle Workflows. Vertretung im Kreis schließen wir aus. Sie können die Vertretung auch per App von unterwegs aktivieren.

Datenschutz: Wo liegen Ihre Rechnungsdaten?

Rechnungen enthalten sensible Informationen: Preise, Konditionen, Zahlungsziele. Sie wollen wissen, wo diese Daten liegen und wer Zugriff hat.

Fragen Sie jeden Anbieter: In welchem Rechenzentrum liegen die Daten? (Deutschland, EU, außerhalb EU?) Welche Zertifizierungen hat das Rechenzentrum? (ISO 27001, ISO 27018?) Werden Daten an Dritte weitergegeben? Können Sie Daten jederzeit vollständig löschen lassen?

Manche Anbieter hosten in den USA oder nutzen Subunternehmer in anderen Ländern. Das ist nicht zwingend schlecht, aber Sie sollten es wissen.

Bei Flowwer liegen alle Daten bei ip-projects in Deutschland. Zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 27018. Wir geben keine Daten an Dritte weiter. Sie können jederzeit eine vollständige Löschung verlangen, die wir auch durchführen.

Artikeltipp: Ausführlich gehen wir auf das Thema Datenschutz in diesem Beitrag ein: Datenschutz: Sind ihre Daten beim automatisierten Rechnungsmanagement durch SaaS-Anbieter geschützt?

Schnittstellen zu DATEV, lexoffice und Co.

Nach der Freigabe muss die Rechnung ins Buchhaltungssystem. Ohne Schnittstelle laden Sie die Rechnung in Flowwer herunter und in DATEV wieder hoch. Bei 100 Rechnungen pro Monat sind das 200 manuelle Downloads und Uploads.

Welche Schnittstellen brauchen Sie: Zu Ihrem Buchhaltungssystem (DATEV, lexoffice, sevDesk, Addison, BuchhaltungsButler), zu invoicefetcher oder anderen Portalen, die automatisch Rechnungen abholen, eventuell zu Ihrem ERP-System (SAP, Oracle).

Bei Flowwer haben wir direkte Schnittstellen zu DATEV Unternehmen Online, lexoffice, sevDesk, Addison, BuchhaltungsButler, invoicefetcher. Für andere Systeme bieten wir eine API oder den Flowwer-Agent (strukturierter Export als PDF mit intelligenter Benennung).

Fehlt Ihnen eine Schnittstelle? Sprechen Sie uns an. In vielen Fällen können wir helfen.

Benutzerfreundlichkeit: Wie lange dauert die Einarbeitung?

Die beste Software nützt nichts, wenn Ihre Mitarbeiter sie nicht bedienen können. Manche Systeme brauchen 3 Tage Schulung. Andere sind nach 30 Minuten klar.

Testen Sie: Können Sie einen Freigabeprozess ohne Anleitung anlegen? Findet Ihre Buchhaltung offene Rechnungen auf Anhieb? Kann jemand mit wenig Computerkenntnissen eine Rechnung freigeben?

Bei Flowwer waren für die Gemeindewerke Peißenberg zwei Online-Schulungen ausreichend, um alle relevanten Funktionen zu nutzen. Die meisten Kunden starten nach 30 Minuten Einrichtung produktiv.

Support auf Deutsch und erreichbar

Fehler passieren. Die Software verhält sich unerwartet. Ihre Frage ist dringend. Dann brauchen Sie Support, der antwortet und weiterhilft.

Fragen Sie: In welcher Sprache läuft der Support? Wie schnell antworten die normalerweise? Telefon, E-Mail, Chat? Sitzt der Support im Ausland oder in Deutschland?

Manche Anbieter haben nur englischen Support oder antworten erst nach 48 Stunden. Bei dringenden Problemen zu langsam.

Bei Flowwer sitzt das komplette Team in Deutschland. Support auf Deutsch oder Englisch. Wir antworten meist innerhalb weniger Stunden. Per E-Mail, Telefon oder im System.

Was Sie wirklich brauchen und was nicht

Viele Anbieter werben mit Funktionen, die Sie nie nutzen werden. Forecast-Funktionen für Finanzprognosen. Integrierte Zahlungsfunktionen. Automatischer Abgleich mit dem Lagerbestand.

Fragen Sie sich ehrlich: Brauchen Sie das wirklich oder klingt es nur gut? Bezahlen Sie für Features, die Sie nie nutzen?

Bei Flowwer konzentrieren wir uns auf Rechnungsfreigabe. Keine Chat-Funktion, weil die Mitarbeiter aus der Arbeit reißt. Keine Zahlungsfunktion, weil Ihre Bank das besser macht. Keine Lagerverwaltung, weil das Ihr ERP-System übernimmt.

Das macht die Software einfacher, schneller und günstiger.

Testen Sie selbst

Der Kundensupport ist ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl einer Software für das Rechnungsmanagement. Denn auch die beste Software kann Fehler enthalten oder unerwartete Schwierigkeiten bereiten. In diesem Fall ist es wichtig, dass Sie sich an einen zuverlässigen und kompetenten Support wenden können, der Ihnen schnell weiterhilft.

Unser komplettes Team sitzt in Deutschland und hilft Ihnen auf Deutsch oder Englisch weiter, sollten Sie Fragen zu Flowwer haben.

FAQs