Lohnt sich die digitale Rechnungsfreigabe für Ihr Unternehmen?

Warten auf Unterschriften, unleserliche Notizen auf Rechnungen und verpasste Zahlungsfristen – kennen Sie das?

Viele Unternehmen arbeiten bei der Rechnungsfreigabe immer noch mit Papier und Unterschriftenmappen. Das kostet Zeit und Geld. Aber lohnt sich die Umstellung auf digital wirklich?

Die kurze Antwort: Ja. Ab etwa 20 Eingangsrechnungen pro Monat rechnet sich die Digitalisierung. Bei 50 Rechnungen sparen Sie bereits 5.700 € pro Jahr. Bei 200 Rechnungen sind es über 23.000 € pro Jahr.

In diesem Artikel zeigen wir, was analoge Rechnungsfreigabe wirklich kostet, welche konkreten Vorteile die Digitalisierung bringt und wie Sie den Umstieg in 4 Wochen schaffen.

Was kostet die analoge Rechnungsfreigabe wirklich?

Die versteckten Kosten

Laut Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik kostet die klassische Bearbeitung einer Rechnung im Durchschnitt 9,75 € pro Rechnung. Das setzt sich zusammen aus:

1. Personalkosten: Jemand muss die Rechnung aus dem Briefumschlag holen, in eine Unterschriftenmappe sortieren, von Schreibtisch zu Schreibtisch tragen. Jemand muss sie prüfen, unterschreiben, zur nächsten Person bringen. Am Ende muss die Buchhaltung alle Daten manuell abtippen. Das dauert im Durchschnitt 15-20 Minuten reine Arbeitszeit pro Rechnung.

2. Druckkosten: Wenn die Rechnung per E-Mail kommt, müssen Sie sie ausdrucken. Drucker, Toner, Papier – das summiert sich.

3. Portokosten: Manche Rechnungen müssen zwischen Standorten hin- und hergeschickt werden.

4. Archivierungskosten: Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das bedeutet: Ordner kaufen, Regale anschaffen, Platz mieten.

5. Opportunitätskosten: Die Durchlaufzeit beträgt durchschnittlich 11 Tage. In dieser Zeit können Sie keine Skonto-Fristen nutzen. Bei 2% Skonto und 100 Rechnungen à 1.000 € sind das 2.000 € verschenktes Geld pro Monat.

Ein konkretes Beispiel

Sie haben 100 Eingangsrechnungen pro Monat. Das kostet Sie:

• 100 Rechnungen × 9,75 € = 975 € Bearbeitungskosten pro Monat
• Verpasste Skonti: ca. 2.000 € pro Monat (bei 2% Skonto auf Rechnungen im Wert von 100.000 €)
• Gesamtkosten: 2.975 € pro Monat = 35.700 € pro Jahr

Die konkreten Probleme im Alltag

Problem 1: Lange Durchlaufzeiten

Die Rechnung kommt per Post. Sie landet auf einem Stapel. Irgendwann sortiert jemand sie in eine Unterschriftenmappe. Die Mappe wandert zum Sachbearbeiter. Der hat gerade keine Zeit, sie liegt auf seinem Schreibtisch.

Nach 3 Tagen guckt er drauf, unterschreibt. Die Mappe geht zum Abteilungsleiter. Der ist im Außendienst. Die Mappe liegt 2 Tage. Er kommt zurück, unterschreibt. Die Mappe geht zur Buchhaltung. Dort liegt sie wieder 2 Tage, bis jemand Zeit hat, die Daten einzutippen.

Ergebnis: 11 Tage Durchlaufzeit. Die Skonto-Frist (10 Tage) ist längst vorbei.

Problem 2: Fehlende Transparenz

Ihr Geschäftsführer fragt: „Wo ist die Rechnung von Lieferant X?“ Sie wissen es nicht. Liegt sie beim Sachbearbeiter? Beim Abteilungsleiter? In der Buchhaltung? Wurde sie vielleicht schon bezahlt? Sie müssen rumtelefonieren, suchen, nachfragen.

Bei 100 Rechnungen pro Monat geht manchmal der Überblick verloren.

Problem 3: Vertretungsprobleme

Ein Mitarbeiter ist krank. Auf seinem Schreibtisch liegt die Unterschriftenmappe mit 15 Rechnungen. Niemand weiß davon. Die Rechnungen werden nicht bearbeitet. Fristen laufen ab. Mahnungen kommen.

Ein Abteilungsleiter ist 3 Wochen im Urlaub. Seine Vertretung ist nicht klar geregelt. Die Unterschriftenmappe stapelt sich. Nach 3 Wochen hat er 60 Rechnungen auf dem Tisch. Manche sind überfällig.

Problem 4: Unleserliche Handschrift

Der Sachbearbeiter schreibt handschriftlich auf die Rechnung: „Kostenstelle Marketing“. Die Buchhaltung liest: „Kostenstelle Warkelang“. Sie müssen eine Rückfrage stellen und das führt immer zu Zeitverlust. Oder schlimmer: Falsche Buchung. Am Jahresende sind Ihre Auswertungen falsch.

Problem 5: Rechnungen gehen verloren

Die Unterschriftenmappe liegt im Auto. Wird vergessen. Oder: Ein Blatt fällt raus, landet zwischen anderen Papieren. Oder: Jemand legt die Rechnung „nur kurz“ beiseite und vergisst sie.

Bei 100 Rechnungen pro Monat gehen statistisch gesehen 0,5% verloren. Das sind 6 Rechnungen pro Jahr. Zusätzlich gibt es Ärger mit Lieferanten. Es folgen Mahnungen und der Aufwand steigt.

Problem 6: Platzprobleme

10 Jahre Aufbewahrungspflicht. Bei 100 Rechnungen pro Monat sind das 1.200 Rechnungen pro Jahr. Nach 10 Jahren: 12.000 Rechnungen. Das sind etwa 25-30 dicke Ordner. Die brauchen Platz und der Platz kostet Geld.

Was ist digitale Rechnungsfreigabe?

Rechnungen kommen elektronisch (per E-Mail, per Upload, per App). Sie landen in einem digitalen System. Von dort aus werden sie automatisch an die zuständigen Personen verteilt. Die prüfen die Rechnung am Computer, geben sie frei. Die Buchhaltung bekommt alle Daten automatisch übermittelt. Fertig.

Es sind keine Unterschriftenmappen notwendig, Papiertransport und Tipparbeit entfallen.

Wie läuft das konkret ab?

Schritt 1: Rechnung kommt rein

Ihr Lieferant schickt die Rechnung per E-Mail an eine dedizierte Adresse (z.B. rechnung-lieferantX@ihre-firma.flowwer.de). Die Rechnung landet automatisch in Flowwer.

Oder: Sie bekommen die Rechnung per Post, scannen sie ein (oder fotografieren sie mit der App) und laden sie hoch. Dauert 30 Sekunden.

Schritt 2: System erkennt den Lieferanten

Flowwer liest die Rechnung (OCR-Texterkennung) und erkennt den Lieferanten. Sie können jedem Lieferanten ein Workflow zuordnen. Die Rechnung landet automatisch im richtigen Freigabeprozess.

Beispiel: Rechnung von Ihrem IT-Lieferanten → geht automatisch in den IT-Workflow → zuständig: IT-Abteilung, dann IT-Leiter, dann Buchhaltung.

Schritt 3: Zuständige werden benachrichtigt

Der IT-Mitarbeiter bekommt eine E-Mail: „Neue Rechnung zur Freigabe.“ Er klickt auf den Link, sieht die Rechnung und prüft sie: Stimmt, haben wir bestellt. Klickt auf „Freigeben“. Das dauert keine 5 Minuten bei unkomplizierten Rechnungen.

Schritt 4: Nächste Stufe

Der IT-Leiter bekommt eine E-Mail: „Neue Rechnung zur Freigabe.“ Er sieht: Der IT-Mitarbeiter hat bereits geprüft und freigegeben. Er prüft den Betrag und gibt frei. Dauert nur eine Minute.

Schritt 5: Buchhaltung bekommt die Rechnung

Die Buchhaltung sieht: Rechnung ist komplett freigegeben. Alle Informationen (Kostenstelle, Buchungskonto) sind bereits eingetragen. Das System übermittelt alles automatisch an DATEV (oder Addison oder Agenda). Die Buchhaltung veranlasst die Zahlung. Das dauert keine drei Minuten.

Gesamtzeit: 10 Minuten reine Arbeitszeit. Durchlaufzeit: 3-4 Tage.

Was ist, wenn jemand krank oder im Urlaub ist?

Sie definieren einmal Vertretungsregeln. Beispiel: „Wenn der IT-Mitarbeiter nicht da ist, vertritt ihn Kollege B.“

Flowwer erkennt automatisch: Der IT-Mitarbeiter ist als abwesend markiert. Die Rechnung geht direkt an Kollege B. Kein manuelles Umleiten. Kein Liegenbleiben. Alles läuft automatisch.

Die konkreten Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe

Sobald Sie Ihre Rechnungsprüfung und Freigabe digital in Flowwer abbilden, genießen Sie diese Vorteile:

Vorteil 1: Schnellere Durchlaufzeiten

Analog: 11 Tage Durchlaufzeit.
Digital: 4 Tage Durchlaufzeit.

Warum? Weil keine Unterschriftenmappen von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern. Weil niemand darauf warten muss, dass der Kollege aus dem Außendienst zurückkommt. Weil automatische Erinnerungen dafür sorgen, dass Rechnungen nicht liegenbleiben.

Was das bedeutet:

Sie schaffen Skonto-Fristen problemlos. Die üblichen Skonto-Fristen sind 10-14 Tage. Mit 4 Tagen Durchlaufzeit haben Sie genug Puffer.

Lieferanten sind zufriedener. Sie bezahlen schneller. Das verbessert Ihre Verhandlungsposition.

Ihre Buchhaltung ist aktueller. Sie wissen früher, wo Sie finanziell stehen.

Vorteil 2: Geringere Kosten pro Rechnung

Analog: 9,75 € pro Rechnung (Quelle: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik) Digital: 3,50 € pro Rechnung

Die Differenz: 6,25 € pro Rechnung.

Bei 100 Rechnungen pro Monat: 625 € Ersparnis pro Monat = 7.500 € pro Jahr.

Wo sparen Sie konkret?

• Weniger Personalaufwand: Keine Unterschriftenmappen mehr tragen. Keine Daten mehr abtippen. Keine Rechnungen mehr suchen. Die eingesparte Zeit können Ihre Mitarbeiter für wichtigere Aufgaben nutzen.
• Keine Druckkosten: Rechnungen bleiben digital. Kein Ausdrucken mehr nötig.
• Keine Archivierungskosten: Keine Ordner, keine Regale, kein Platz nötig. Alles ist digital archiviert.
• Weniger Fehler: Keine Tippfehler mehr, keine unleserliche Handschrift. Das spart Korrekturaufwand.

Vorteil 3: Skonto-Fristen einhalten

Typisches Skonto: 2% bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen.

Bei 100 Rechnungen à 1.000 € = 100.000 € Rechnungsvolumen pro Monat. Mit 2% Skonto sparen Sie: 2.000 € pro Monat = 24.000 € pro Jahr.

Analog mit 11 Tagen Durchlaufzeit: Sie verpassen die meisten Skonto-Fristen. Digital mit 4 Tagen Durchlaufzeit: Sie schaffen jede Skonto-Frist.

Realistische Schätzung: Sie nutzen 80% der Skonto-Möglichkeiten statt 20%. Das bedeutet: Zusätzliche 14.400 € Skonto-Ertrag pro Jahr.

Vorteil 4: Volle Transparenz

Sie sehen jederzeit:

• Welche Rechnungen sind eingegangen?
• Wo liegt welche Rechnung gerade (bei wem zur Freigabe)?
• Wie lange liegt sie dort schon?
• Welche Rechnungen sind überfällig?
• Welche wurden bereits bezahlt?

Ihr Geschäftsführer fragt: „Wo ist die Rechnung von Lieferant X?“ Sie öffnen Flowwer, geben „Lieferant X“ ein, sehen sofort: „Liegt seit 2 Tagen beim Abteilungsleiter zur Freigabe.“ Dauert 10 Sekunden.

Sie sehen auch: Welche Mitarbeiter haben viele offene Rechnungen? Wer ist schnell, wer lässt Rechnungen liegen? Sie können gezielt nachfassen.

Vorteil 5: Automatische Vertretungsregeln

Ein Mitarbeiter ist krank. Bei Papier: Die Unterschriftenmappe liegt auf seinem Schreibtisch. Niemand weiß davon. Nichts geht weiter.

Bei Flowwer: Der Mitarbeiter markiert sich als abwesend (oder jemand macht das für ihn). Die Vertretungsregel greift automatisch. Alle Rechnungen, die normalerweise zu ihm gehen würden, gehen jetzt an seine Vertretung. Läuft automatisch weiter.

Ein Abteilungsleiter ist 3 Wochen im Urlaub. Seine Vertretung ist im System hinterlegt. Alle Rechnungen gehen automatisch an die Vertretung. Keine Rechnungen bleiben liegen. Nach 3 Wochen hat er nicht 60 Rechnungen auf dem Tisch, sondern – im Idealfall – null.

Vorteil 6: Keine Rechnungen gehen mehr verloren

Bei Papier: Statistisch gesehen gehen 0,5% der Rechnungen verloren. Bei 100 Rechnungen pro Monat sind das 6 Rechnungen pro Jahr.

Bei Flowwer: Jede Rechnung, die ins System kommt, bleibt im System und kann nicht verloren gehen. Sie wird automatisch gesichert und kann auch – wenn gewünscht – archiviert werden.

Vorteil 7: Schnelleres Wiederfinden

Sie suchen eine Rechnung von vor 6 Monaten.

Bei Papier: Sie müssen den richtigen Ordner finden. Ordner aufmachen. Durchblättern. Hoffen, dass die Rechnung noch da ist und nicht falsch einsortiert wurde. Dauert 10-15 Minuten.

Bei Flowwer: Suchfeld öffnen. „Lieferant X März“ eingeben. Rechnung erscheint. Dauert 10 Sekunden.

Flowwer hat eine Volltextsuche. Sie können auch nach Begriffen suchen, die im Rechnungstext vorkommen. Beispiel: Sie suchen alle Rechnungen, in denen „Server“ vorkommt. Flowwer findet sie alle.

Vorteil 8: Platzersparnis

Bei Papier: 10 Jahre × 1.200 Rechnungen = 12.000 Rechnungen. Das sind etwa 25-30 dicke Ordner. Die brauchen 2-3 Regale. Die Regale brauchen 3-4 Quadratmeter Platz.

Bei Flowwer: Kein Platz nötig. Alles ist digital. Die Server stehen in einem Rechenzentrum in Deutschland.

Wenn Sie in einer teuren Lage sitzen (Innenstadt, Gewerbegebiet mit hoher Miete), kann das allein schon mehrere hundert Euro pro Jahr sparen.

Vorteil 9: GoBD-konforme Archivierung

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Und zwar so, dass das Finanzamt sie bei Prüfungen sofort einsehen kann.

Bei Papier: Sie müssen sicherstellen, dass die Ordner nicht verbrennen, nicht nass werden, nicht verloren gehen. Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie die richtigen Ordner schnell finden.

Bei Flowwer: Automatisch GoBD-konform archiviert. Änderungen werden protokolliert. Rechnungen können nicht gelöscht werden (nur als ungültig markiert). Bei Betriebsprüfungen finden Sie jede Rechnung in Sekunden im Archiv.

Ab wann lohnt sich die digitale Rechnungsfreigabe konkret?

Die Faustregel: Ab 20 Rechnungen pro Monat, sofern sie Freigabestufen durchlaufen müssen

Warum 20 Rechnungen?

Bei 20 Rechnungen pro Monat sind Ihre Kosten:

• Analog: 20 × 9,75 € = 195 € pro Monat
• Digital: 20 × 3,50 € = 70 € + 25 € Flowwer = 95 € pro Monat
• Ersparnis: 100 € pro Monat = 1.200 € pro Jahr

Dazu kommen Skonto-Ersparnisse. Selbst wenn Sie nur auf 50% der Rechnungen Skonto bekommen und nur 50% davon nutzen können, sind das bei durchschnittlich 500 € pro Rechnung und 2% Skonto:

• 20 Rechnungen × 500 € = 10.000 €
• Rechnungsvolumen 50% haben Skonto-Option = 5.000 €
• Davon nutzen Sie 50% = 2.500 €
• 2% Skonto = 50 € pro Monat = 600 € pro Jahr

Gesamtersparnis: 1.800 € pro Jahr

Flowwer kostet: 25 € × 12 Monate = 300 € pro Jahr.

Bleibt eine Netto-Ersparnis von 1.500 € pro Jahr.

Rechenbeispiele für verschiedene Unternehmensgrößen

Beispiel 1: Kleines Unternehmen – 50 Rechnungen pro Monat

Kosten analog:

• 50 Rechnungen × 9,75 € = 487,50 € pro Monat = 5.850 € pro Jahr

Kosten digital:

• 50 Rechnungen × 3,50 € = 175 € pro Monat = 2.100 € pro Jahr
• Flowwer: 25 € pro Monat = 300 € pro Jahr
• Gesamt: 2.400 € pro Jahr

Skonto-Ersparnisse (konservativ gerechnet):

• Rechnungsvolumen: 50 × 600 € = 30.000 € pro Monat
• 40% haben Skonto-Option = 12.000 €
• Analog nutzen Sie 20% = 2.400 € → Skonto 48 € pro Monat
• Digital nutzen Sie 80% = 9.600 € → Skonto 192 € pro Monat
• Zusätzliche Skonto-Ersparnisse: 144 € pro Monat = 1.728 € pro Jahr

Gesamtersparnis: 3.450 € + 1.728 € = 5.178 € pro Jahr

Amortisation: Sofort (schon im ersten Monat sparen Sie mehr, als Flowwer kostet)

Beispiel 2: Mittleres Unternehmen – 200 Rechnungen pro Monat

Kosten analog:

• 200 Rechnungen × 9,75 € = 1.950 € pro Monat = 23.400 € pro Jahr

Kosten digital:

• 200 Rechnungen × 3,50 € = 700 € pro Monat = 8.400 € pro Jahr
• Flowwer: 25 € pro Monat = 300 € pro Jahr
• Gesamt: 8.700 € pro Jahr

Skonto-Ersparnisse (konservativ gerechnet):

• Rechnungsvolumen: 200 × 800 € = 160.000 € pro Monat
• 40% haben Skonto-Option = 64.000 €
• Analog nutzen Sie 20% = 12.800 € → Skonto 256 € pro Monat
• Digital nutzen Sie 80% = 51.200 € → Skonto 1.024 € pro Monat
• Zusätzliche Skonto-Ersparnisse: 768 € pro Monat = 9.216 € pro Jahr

Gesamtersparnis: 14.700 € + 9.216 € = 23.916 € pro Jahr

Amortisation: Sofort

Beispiel 2: Mittleres Unternehmen – 200 Rechnungen pro Monat

Kosten analog:

• 200 Rechnungen × 9,75 € = 1.950 € pro Monat = 23.400 € pro Jahr

Kosten digital:

• 200 Rechnungen × 3,50 € = 700 € pro Monat = 8.400 € pro Jahr
• Flowwer: 25 € pro Monat = 300 € pro Jahr
• Gesamt: 8.700 € pro Jahr

Skonto-Ersparnisse (konservativ gerechnet):

• Rechnungsvolumen: 200 × 800 € = 160.000 € pro Monat
• 40% haben Skonto-Option = 64.000 €
• Analog nutzen Sie 20% = 12.800 € → Skonto 256 € pro Monat
• Digital nutzen Sie 80% = 51.200 € → Skonto 1.024 € pro Monat
• Zusätzliche Skonto-Ersparnisse: 768 € pro Monat = 9.216 € pro Jahr

Gesamtersparnis: 14.700 € + 9.216 € = 23.916 € pro Jahr

Amortisation: Sofort

Beispiel 3: Größeres Unternehmen – 500 Rechnungen pro Monat

Kosten analog:

• 500 Rechnungen × 9,75 € = 4.875 € pro Monat = 58.500 € pro Jahr

Kosten digital:

• 500 Rechnungen × 3,50 € = 1.750 € pro Monat = 21.000 € pro Jahr
• Flowwer: 25 € pro Monat = 300 € pro Jahr
• Gesamt: 21.300 € pro Jahr

Skonto-Ersparnisse (konservativ gerechnet):

• Rechnungsvolumen: 500 × 1.000 € = 500.000 € pro Monat
• 40% haben Skonto-Option = 200.000 €
• Analog nutzen Sie 20% = 40.000 € → Skonto 800 € pro Monat
• Digital nutzen Sie 80% = 160.000 € → Skonto 3.200 € pro Monat
• Zusätzliche Skonto-Ersparnisse: 2.400 € pro Monat = 28.800 € pro Jahr

Gesamtersparnis: 37.200 € + 28.800 € = 66.000 € pro Jahr

Amortisation: Sofort

Für welche Branchen lohnt sich die digitale Rechnungsfreigabe besonders?

Handwerk und Bau

Handwerksbetriebe haben viele kleine Rechnungen: Baustoffhändler, Werkzeuglieferanten, Subunternehmer, Tankstellen, Mietgeräte. Oft 80-150 Rechnungen pro Monat.

Das Problem: Mitarbeiter sind auf Baustellen unterwegs. Unterschriftenmappen funktionieren nicht. Rechnungen stapeln sich im Büro.

Die Lösung: Rechnungsfotos per App hochladen. Der Polier auf der Baustelle kann die Rechnung direkt per Smartphone freigeben. Der Geschäftsführer gibt abends von zu Hause frei. Kein Papiertransport mehr.

Typische Ersparnis bei 100 Rechnungen pro Monat: 5.000-8.000 € pro Jahr

Gastronomie und Hotellerie

Gastronomiebetriebe bekommen täglich Lieferungen: Lebensmittel, Getränke, Reinigungsmittel, Wäsche. Dazu Wartungsverträge, Reparaturen, Energierechnungen. Bei mehreren Standorten schnell 200-400 Rechnungen pro Monat.

Das Problem: Hoher Zeitdruck im Tagesgeschäft. Niemand hat Zeit für Unterschriftenmappen. Rechnungen bleiben liegen. Skonto-Fristen werden verpasst.

Die Lösung: Schnelle Freigabe direkt am Tablet in der Küche oder an der Bar. Übersicht über alle Standorte. Kostenstellen pro Filiale. Der Geschäftsführer sieht zentral, was wo ausgegeben wird.

Typische Ersparnis bei 250 Rechnungen pro Monat: 10.000-18.000 € pro Jahr

Soziale Einrichtungen

Soziale Einrichtungen (Pflegeheime, Kindergärten, Behinderteneinrichtungen) haben oft viele Standorte mit zentraler Verwaltung. Viele Rechnungen (300-600 pro Monat), knappe Budgets, gesetzlich vorgeschriebenes Vier-Augen-Prinzip.

Das Problem: Jeder Standort hat eigene Rechnungen. Die müssen zur Zentrale, dort geprüft werden, zurück zum Standort, wieder zur Zentrale. Vier-Augen-Prinzip muss sichergestellt werden. Aufwändig.

Die Lösung: Zentrale Lizenzen für alle Standorte. Flowwer stellt automatisch sicher, dass niemand eine Rechnung in zwei Stufen freigeben kann (Vier-Augen-Prinzip). Transparenz für Träger und bei Prüfungen. Die Geschäftsführung sieht alle Ausgaben aller Standorte zentral.

Typische Ersparnis bei 400 Rechnungen pro Monat: 18.000-30.000 € pro Jahr

Kommunalverwaltungen und Stadtwerke

Städte und Gemeinden haben viele Außenstellen: Bauhof, Kindergärten, Schulen, Verwaltungsgebäude, Feuerwehr. Jede Außenstelle hat Rechnungen. Alles muss zentral geprüft und freigegeben werden. Vier-Augen-Prinzip ist oft vorgeschrieben.

Das Problem: Rechnungen müssen zwischen Außenstellen und Zentrale hin- und hergeschickt werden. Lange Durchlaufzeiten. Viel Papier. Schwierige Vertretungsregelungen.

Die Lösung: Jede Außenstelle kann Rechnungen digital erfassen. Zentrale Freigabe läuft automatisch. Vier-Augen-Prinzip wird systemseitig sichergestellt. Bei Prüfungen ist alles nachvollziehbar dokumentiert.

Typische Ersparnis bei 600 Rechnungen pro Monat: 28.000-45.000 € pro Jahr

IT-Dienstleister und Agenturen

IT-Dienstleister und Agenturen haben oft Projektgeschäft. Viele verschiedene Lieferanten, viele kleinere Rechnungen, oft Home-Office-Mitarbeiter.

Das Problem: Mitarbeiter arbeiten von zu Hause. Unterschriftenmappen funktionieren nicht. Rechnungen müssen per Post hin- und hergeschickt werden. Aufwändig.

Die Lösung: Komplett digitale Freigabe. Jeder Mitarbeiter kann von zu Hause freigeben. Projektbezogene Kostenstellen. Transparenz über Projektkosten.

Typische Ersparnis bei 150 Rechnungen pro Monat: 7.000-13.000 € pro Jahr

Medizinische Einrichtungen

Arztpraxen, Zahnärzte, MVZ (Medizinische Versorgungszentren) mit mehreren Standorten haben viele Rechnungen: Medizinischer Bedarf, Labor, Medikamente, Geräte, Wartung, Reinigung.

Das Problem: Ärzte haben keine Zeit für Papierkram. Rechnungen bleiben liegen. Bei mehreren Standorten: unübersichtlich.

Die Lösung: Medizinische Fachangestellte erfassen Rechnungen, Ärzte geben per App frei (auch von unterwegs). Zentrale Verwaltung bei mehreren Standorten.

Typische Ersparnis bei 200 Rechnungen pro Monat: 9.000-16.000 € pro Jahr

Die häufigsten Bedenken

„Die Umstellung ist zu aufwändig“

Das hören wir oft. Und wir verstehen das. Sie haben bereits genug zu tun. Jetzt sollen Sie auch noch ein neues System einführen.

Die Realität: Die Umstellung dauert etwa 4 Wochen von Registrierung bis Live-Betrieb. Davon sind vielleicht 5-8 Stunden aktive Arbeit für Sie. Der Rest läuft nebenher.

Woche 1: Registrieren (10 Minuten), Workflows definieren (2-3 Stunden), Mitarbeiter-Accounts anlegen (1 Stunde).

Woche 2: Pilotphase mit 5-10 Powerusern (läuft nebenbei, 1 Stunde Abstimmung).

Woche 3: Team schulen (30 Minuten pro Person), alle einbinden (1 Stunde).

Woche 4: Live-Betrieb, erste Optimierungen (1 Stunde).

Gesamtaufwand: 6-16 Stunden über 4 Wochen verteilt.

Danach sparen Sie jeden Monat Zeit. Bei 100 Rechnungen pro Monat sparen Sie etwa 10-15 Stunden Arbeitszeit pro Monat. Die Umstellungszeit haben Sie nach 2 Wochen bereits wieder raus.

„Unsere Mitarbeiter sind nicht technikaffin“

Auch das hören wir regelmäßig. Gerade in sozialen Einrichtungen, im Handwerk, in der Gastronomie.

Die Realität: Flowwer ist so einfach aufgebaut, dass es jeder bedienen kann, der eine E-Mail schreiben kann.

Eine Rechnung freigeben funktioniert so:

1. E-Mail bekommen: „Neue Rechnung zur Freigabe“
2. Auf Link klicken
3. Rechnung ansehen
4. Auf „Freigeben“ klicken
5. Fertig

Das ist nicht komplizierter als WhatsApp zu bedienen, wenn die Nutzer und Workflows einmal eingerichtet sind.

Bei der Sozialservice-Gesellschaft des Bayerischen Roten Kreuzes arbeiten Pflegekräfte und Hausmeister mit Flowwer. Die IT-Leiterin sagt: „Einfache und zugängliche Bedienung ist hier das A und O. Bei uns arbeiten keine IT-Profis, sondern Pflegekräfte, Handwerker und Co.“

„Unser Steuerberater macht das nicht mit“

Das ist selten ein echtes Problem. Die meisten Steuerberater nutzen DATEV, Addison oder Agenda. Flowwer funktioniert mit allen drei Systemen direkt.

Ihr Steuerberater muss nichts umstellen. Er bekommt die Daten wie bisher – nur strukturierter und mit weniger Rückfragen.

Viele Steuerberater empfehlen Flowwer sogar ihren Mandanten. Warum? Weil sie selbst weniger Arbeit haben. Keine unleserlichen Notizen mehr. Keine Rückfragen mehr. Alle Informationen (Kostenstelle, Buchungskonto) sind bereits strukturiert erfasst.

Wenn Ihr Steuerberater ein anderes System nutzt, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Flowwer hat eine API. Andere Systeme können oft angebunden werden.
2. Sie nutzen Flowwer für die Freigabe und Archivierung. Die Buchhaltung exportiert die Daten dann manuell. Immer noch schneller und einfacher als Papier.

In den meisten Fällen ist es kein Problem. Sprechen Sie einfach mit Ihrem Steuerberater. In 95% der Fälle sagt er: „Kein Problem, machen wir.“

So gelingt der Umstieg in 4 Wochen

Woche 1: Vorbereitung

1) Registrieren

Gehen Sie auf flowwer.de und registrieren Sie sich.

2) Workflows definieren

In digitalen Freigabetools wie Flowwer wird der unternehmenseigene Rechnungsprozess nachgebildet. Die Prozesse sind unternehmensindividuell und sehen, je nach Organisationsstruktur, sehr unterschiedlich aus.

In Flowwer können Sie mehrstufigen Freigaben bis zu 5 Stufen abbilden.

Je nach Workflow sind eine unterschiedliche Anzahl von Personen am Genehmigungsprozess beteiligt. Es können auf einer Stufe auch mehrere Freigeber hinterlegt werden, die entweder beide jeweils oder nur einer von ihnen die Rechnung freigeben muss. Deswegen haben wir kein Limit für Benutzer in Flowwer definiert. Sie können so viele Nutzer-Accounts anlegen, wie sie tatsächlich benötigen, um ihre Rechnungsworkflows 1:1 digital abzubilden.

Für jeden Flowwer-Nutzer vergeben Sie unterschiedliche Rechte. Jeder Nutzer kann an verschiedenen Freigabeprozessen beteiligt und auf verschiedenen Freigabestufen eingesetzt werden. Zugleich legen Sie Vertreter für Krankheits- und Urlaubsfälle fest.

Flowwer erfasst die Rechnungsdaten automatisch. Für die Belege kann nach Rechnungseingang sofort der passende Rechnungsworkflow ausgewählt und ausgelöst werden. Selbstverständlich können alle relevanten Dokumente, wie Angebote, Lieferscheine etc. ebenfalls hinterlegt und jederzeit im System dank Texterkennung über die Dokumentensuche wiedergefunden werden.

Sie wissen, wie die Freigabeprozesse in Ihrem Unternehmen laufen bzw. laufen sollten. Und für diese Prozesse legen Sie Flows an

Einfaches Beispiel:

• Stufe 1: Sachbearbeiter prüft (Hat er die Leistung bestellt? Stimmt der Betrag?)
• Stufe 2: Abteilungsleiter gibt Budget frei (Bei Beträgen über 1.000 €)
• Stufe 3: Buchhaltung bucht und zahlt

Komplexeres Beispiel:

• Stufe 1: Sachbearbeiter prüft
• Stufe 2: Abteilungsleiter gibt frei (bei Beträgen über 500 €)
• Stufe 3: Geschäftsführer gibt frei (bei Beträgen über 5.000 €)
• Stufe 4: Buchhaltung

Legen Sie die ersten Workflows in Flowwer an.

3) Mitarbeiter-Accounts anlegen

Legen Sie für jeden Mitarbeiter, der an der Rechnungsfreigabe beteiligt ist, einen Account an.

Tipp: Legen Sie die Accounts „passiv“ an (ohne Einladungs-E-Mail). So können Sie in Ruhe alles einrichten und testen. Erst wenn alles steht, aktivieren Sie die Accounts.

4) Vertretungsregeln definieren

Legen Sie fest: Wer vertritt wen bei Urlaub oder Krankheit?

Beispiel:

• Sachbearbeiter A wird vertreten von Sachbearbeiter B
• Abteilungsleiter wird vertreten von Abteilungsleiter-Stellvertreter
• Geschäftsführer wird vertreten von Prokurist

4) Festlegen,wie die Belege ins System von Flowwer kommen

Sie haben die Wahl:

• per Drag-and-drop-Upload in allen gängigen Browsern,
• per E-Mail,
• Scanner oder Scanner-App,
• Office 365 mit Power Automate,
• Flowwer-APP (iOS und Android),
• individuell per API,
• von ihrem Server mit flowwer.exe oder
• aus Online-Portalen via Invoicefetcher.

Woche 2: Pilotphase

Mit kleinem Team testen

Holen Sie 5-10 Poweruser ins Boot. Das sind Mitarbeiter, die technikaffin sind und offen für Neues.

Erklären Sie ihnen das System (30 Minuten). Lassen Sie sie 20-30 Rechnungen testweise durchlaufen lassen.

Beobachten Sie: Wo hakt es? Welche Fragen kommen? Wo müssen Workflows angepasst werden?

Justieren Sie nach. Flowwer ist flexibel. Sie können Workflows jederzeit ändern.

Am Ende der Woche sollten die Poweruser sagen: „Ja, funktioniert. Ist einfacher als vorher.“

Woche 3: Team-Schulung und Rollout

1) Alle Mitarbeiter schulen

Schulen Sie alle Mitarbeiter, die an der Rechnungsfreigabe beteiligt sind.

Zeigen Sie:

• Wie kommt eine Rechnung ins System?
• Wie gebe ich eine Rechnung frei?
• Wo sehe ich meine offenen Rechnungen?
• Wie markiere ich mich als abwesend?

Das war’s. Mehr brauchen die meisten Mitarbeiter nicht.

2) Verbindung zum Steuerberater einrichten

Wenn Ihr Steuerberater DATEV, Addison oder Agenda nutzt, können Sie die Schnittstelle jetzt einrichten.

Testen Sie: Schicken Sie eine Test-Rechnung durch den kompletten Prozess bis zum Steuerberater. Kommt sie an? Sind alle Daten da? Funktioniert.

3) Lieferanten informieren

Informieren Sie Ihre wichtigsten Lieferanten: „Bitte schicken Sie Rechnungen künftig per E-Mail an rechnung@ihre-firma.de“ (oder an die dedizierte CompanyMail-Adresse, die Flowwer für jeden Lieferanten erstellen kann).

Woche 4: Live-Betrieb

1) Stichtag – alles läuft jetzt digital

Ab jetzt: Alle neuen Rechnungen laufen digital. Keine Papier-Unterschriftenmappen mehr.

Rechnungen, die noch per Post kommen: einscannen (oder per Hybrid-App fotografieren) und hochladen.

2) Erste Optimierungen

Beobachten Sie: Wo läuft es gut? Wo hakt es noch?

Typische Anpassungen in den ersten Woche:

• Workflows nachjustieren (eine Stufe rausnehmen oder hinzufügen)
• Bagatellgrenzen anpassen (z.B. Geschäftsführer muss erst ab 10.000 € freigeben statt ab 5.000 €)
• Vertretungsregeln ergänzen (jemand wurde vergessen)

Nach 4 Wochen:

Die digitale Rechnungsfreigabe läuft. Ihre Mitarbeiter haben sich dran gewöhnt. Die ersten Erfolge sind sichtbar: Rechnungen laufen schneller durch. Niemand muss mehr Unterschriftenmappen tragen. Vertretungen funktionieren automatisch.

Ab jetzt sparen Sie jeden Monat Zeit und Geld.

Warum Flowwer?

Einfach zu bedienen

Flowwer ist so aufgebaut, dass es jeder bedienen kann. Keine IT-Kenntnisse nötig. Wenn Sie eine E-Mail schreiben können, können Sie Flowwer bedienen.

Die Oberfläche ist aufgeräumt. Keine hundert Buttons, sondern nur das, was Sie bzw. die Nutzer wirklich brauchen. Sie können für jeden Nutzer entscheiden, was er von Flowwer sehen soll.

Unbegrenzt viele Nutzer inklusive

Viele Anbieter berechnen pro Nutzer. Bei 30 Mitarbeitern zahlen Sie dann schnell 300-500 € pro Monat.

Flowwer: 25 € pro Monat. Egal, ob Sie 5 oder 500 Nutzer haben. Alle inklusive.

Alle Details zu Preis und Funktionen finden Sie hier.

Unbegrenzt viele Dokumente inklusive

Viele Anbieter begrenzen die Anzahl der Dokumente pro Monat. Oder verlangen Aufschläge ab 100 Dokumenten.

Flowwer: Unbegrenzt viele Dokumente hochladen. Keine Begrenzung. Ob Sie 50 oder 5.000 Rechnungen pro Monat verarbeiten – Sie zahlen 25 € pro Monat.

Schnittstellen zu DATEV, Addison, Agenda

Flowwer funktioniert direkt mit den drei wichtigsten Buchhaltungssystemen in Deutschland:

• DATEV Unternehmen online
• Addison
• Agenda

Die Schnittstellen sind fertig eingebaut. Sie müssen nichts programmieren. Einfach Zugangsdaten eingeben, fertig.

Andere Systeme können oft über eine API angebunden werden. Hier finden Sie unsere aktuellen Schnittstellen und diese werden laufend aktualisiert.

Vier-Augen-Prinzip automatisch sichergestellt

Flowwer kann verhindern, dass eine Person eine Rechnung in zwei verschiedenen Stufen freigibt und hat somit ein echtes Vier-Augen-Prinzip.

Beispiel: Person A gibt in Stufe 1 frei. In Stufe 2 sind Person A und Person B zuständig. Flowwer erkennt: Person A hat schon in Stufe 1 freigegeben. Also darf Person A in Stufe 2 nicht mehr freigeben. Nur Person B darf.


Das ist wichtig für Vereine, soziale Einrichtungen, Kommunen – überall, wo das Vier-Augen-Prinzip gesetzlich vorgeschrieben ist.

Viele andere Systeme können das nicht bzw. sind Einstellungen kompliziert.

Made in Germany

Flowwer wird in Deutschland entwickelt. Die Server stehen in Deutschland. Ihre Daten verlassen Deutschland nicht.

Das bedeutet:

• DSGVO-konform
• Deutsches Datenschutzrecht gilt
• Keine Abhängigkeit von amerikanischen Cloud-Anbietern
• Schneller Support in deutscher Sprache

Häufig gestellte Fragen