Wie kann ich feststellen, ob mein Dokument an DATEV übertragen wurde?

Aus verschiedenen Gründen (z.B. große Datenmenge im DATEV-RZ), kann es zu einer verzögerten Darstellung der Belege in DATEV Unternehmen Online kommen. Sie können trotzdem umgehend kontrollieren, ob die Übertragung erfolgreich war:

Die FLOWWER-Übertragungsliste (Ansicht "Freigegebene Belege") kennzeichnet erfolgreich transferierte Belege mit einem doppelten grünen Haken (1). Das einblendbare Protokoll (2) liefert weitere Informationen, welche für die Suche nach dem Dokument in FLOWWER und DATEV wichtig sind - wie z.B. die UID (3), der global eindeutigen ID des Dokuments. Bitte kopieren Sie diese und halten sie für die DATEV-Suche griffbereit.

Um nun festzustellen, ob die Übertragung zu DATEV funktionierte, muss die Datei im Explorer (4) angezeigt werden. Dort ist im Logbuch (5) direkt nach dem Upload die DATEV-interne Job-ID hinterlegt (6).

Nur wenn diese Nummer im FLOWWER-Logbuch steht, wurde der Transfer zu DATEV vollständig und korrekt vollzogen.

Durch unsere Revisionssicherheit (Audit-Compliance) ist sichergestellt, dass das Protokoll/Audit-Trail selbst nie gelöscht wird. Das Protokoll mit allen je getätigten Vorgängen und Änderungen am Dokument steht für unbegrenzte Zeit zur Aufbewahrung bereit. Lediglich Bilder und die Dokumente selbst (pdf, doc, etc) werden gelöscht. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wann das Dokument an DATEV transferiert wurde.

Wie lässt sich das Dokument in DATEV lokalisieren?

Nach dem Login bei DATEV stehen am rechten Rand verschiedene Import- und Suchfunktionen zur Auswahl. Die Belegprotokolle (8) finden sich im Menü "Belege" (grün) bei den Protokollen (7).

In der erweiterten Suche wird abschließend die Beleg-ID (die kopierte FLOWWER-UID) eingefügt (9). Der Suchlauf (10) kann nun gestartet werden. Das Dokument erscheint (11) und kann zur Ansicht (12) geöffnet werden,