Erste Schritte als Freigeber
Das Dashboard
Nach dem Login öffnet sich das Dashboard (1) und gibt einen Überblick über Dokumente, die
noch nicht freigegeben wurden - sie befinden sich in ungestartetem Status (2)
vom Benutzer freigegeben werden müssen (3)
abgelehnte Dokumente (4)
bereits freigegebene Dokumente (5)
aktive Dokumente (6)
Die Freigabeliste
Ein Dokument kann - um freigegeben zu werden - direkt im Dashboard geöffnet werden. Das Öffnen der Freigabeliste (1) zeigt dem Benutzer die vollständige Liste aller freizugebenden Dokumente/Belege an. An dieser Stelle wird zusätzlich noch zwischen Freigabe-Liste und Backup-Freigabe (2) differenziert werden.
Die Markierung (3) öffnet nun
das Dokument auf dem Bildschirm (4),
den Dokumentenstatus (5)
die Belegeigenschaften (6) als auch
das Logbuch des Dokuments.
Beleg-Status, Beleg-Eigenschaften und Logbuch
Der Belegstatus zeigt den aktuellen Zustand des Dokuments auf, z.B.
- in welchem Floww sich der Beleg befindet
- wieviele Freigeber benötigt werden und bereits freigegeben haben (0/1 - es hat noch keiner von einem Freigeber agiert) sowie die Anzahl derer, die dieses Dokument freigeben können (3/3)
- den Namen des Dokuments
- sowie den Namen des Unternehmens, in dessen Floww das Dokument verankert ist.
Die Beleg-Eigenschaften beherbergen
- die Möglichkeit, das Dokument einem anderen Floww zuzuweisen (1)
- das eigentliche Freigabetool (2)
- den Beleg abzulehnen (3)
- die Rückgabe des Dokuments an die Vorstufe (4)
- den Editiermodus (Belegeigenschaften wie Belegnummer, Fälligkeitsdatum uvm.) (5)
- das Speichern der Freigabe und der getätigten Veränderungen am Dokumentenstatus
Im Logbuch werden alle Änderungen an den Belegdaten und Aktionen protokolliert. Freitext-Kommentare sind jederzeit möglich. Bei der Übergabe wird das Logbuch als zusätzliche Seite an den Beleg angehängt.