Montag, 9 Uhr. 50 Rechnungen stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch. Der Chef fragt, warum die Telekom-Rechnung noch nicht bezahlt ist. Sie haben keine Ahnung, wo die liegt. Beim letzten Mal lag sie drei Wochen beim Abteilungsleiter, der im Urlaub war. Jetzt ruft ein Lieferant zum dritten Mal an.
Digitale Rechnungsworkflows ändern das. Aber was bedeutet das konkret für Ihren Arbeitsalltag?
Was ist ein Rechnungsworkflow?
Ein Rechnungsworkflow beschreibt alle Schritte von der eingehenden Rechnung bis zur Bezahlung:
- Rechnung kommt rein, wird geprüft (sachlich und formal),
- einer Kostenstelle zugeordnet,
- von den zuständigen Personen freigegeben,
- kontiert,
- gebucht und
- zur Zahlung angewiesen.
Dabei ist festgelegt: Wer ist wofür zuständig? In welcher Reihenfolge passiert was? Wer vertritt wen bei Urlaub oder Krankheit?
Manueller Workflow: Papierrechnung wird weitergegeben, auf Schreibtischen abgelegt, per Hauspost verschickt, mit Stempel und Unterschrift freigegeben.
Digitaler Workflow: Rechnung wird hochgeladen oder per E-Mail oder mittels anderen Systemen importiert, automatisch ausgelesen, per Klick an die nächste Person weitergeleitet, digital freigegeben, automatisch ins Buchhaltungssystem übertragen.
Was kostet ein manueller Workflow wirklich?
Die meisten unterschätzen die Kosten. Sie denken an Papier und Porto. Das sind vielleicht 30 Cent pro Rechnung.
Die echten Kosten stecken woanders:
- Suche nach Rechnungen: „Wo ist die Müller-Rechnung vom März?“ 10 Minuten Suche, dreimal pro Woche, sind 2,5 Stunden pro Monat = 100 € Personalkosten.
- Rückfragen: „Hat die Chefin die Rechnung schon freigegeben?“ „Auf welche Kostenstelle gehört das?“ Jede Rückfrage unterbricht zwei Personen bei der Arbeit. 15 Rückfragen pro Tag × 2 Personen × 12 Minuten (2 Minuten Gespräch + 10 Minuten wieder reinkommen) = 6 Stunden verlorene Arbeitszeit pro Tag.
- Verzögerungen durch Urlaub: Abteilungsleiter im Urlaub, Rechnung liegt zwei Wochen auf seinem Schreibtisch. Skonto weg, Lieferant verärgert.
- Verlorene Rechnungen: „Die haben wir nie bekommen.“ Diskussion mit Lieferant, Duplikat anfordern, nochmal prüfen. 30 Minuten Aufwand.
Bei 150 Rechnungen pro Monat und 15 Minuten Bearbeitungszeit pro Rechnung plus 10% mit Rückfragen kostet Sie der manuelle Workflow etwa 19.200 € pro Jahr (siehe Kostenvergleich elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung).
Was ändert sich mit digitalem Workflow?
1. Keine Suche mehr: Jede Rechnung in 3 Sekunden gefunden
Früher: „Wo ist die Telekom-Rechnung vom März?“ Ordner durchsuchen, Kollegen fragen, beim Abteilungsleiter nachsehen. 10 Minuten pro Suche.
Jetzt: Volltextsuche „Telekom März“ – fertig. 3 Sekunden.
Bei 1 Suchvorgang pro Tag × 10 Minuten × 20 Arbeitstage = 3,3 Stunden pro Monat × 40 € Personalkosten = 133 € pro Monat = 1.600 € pro Jahr.
2. Keine Rückfragen mehr: Transparenz für alle
Früher: „Hat der Chef die Rechnung schon freigegeben?“ „Auf welche Kostenstelle gehört das?“ Anrufen, nachfragen, beide Personen unterbrochen.
Jetzt: Dashboard öffnen, Status sehen. „Rechnung bei Abteilungsleiter seit 3 Tagen.“ Die meisten Rückfragen entfallen.
Bei 3 Rückfragen pro Tag × 6 Minuten (2 Personen × 3 Minuten durchschnittlich) × 20 Arbeitstage = 6 Stunden pro Monat × 40 € = 240 € pro Monat = 2.880 € pro Jahr.
3. Keine Verzögerungen mehr: Automatische Vertretung greift sofort
Früher: Abteilungsleiter im Urlaub, Rechnungen stapeln sich zwei Wochen auf seinem Schreibtisch. Durchlaufzeit schwankt zwischen 5 und 20 Tagen.
Jetzt: Vertretungsregel aktiviert, alle Rechnungen gehen automatisch an den Vertreter. Durchlaufzeit konstant 4 Tage.
Kürzere Durchlaufzeit = mehr Skontonutzung. Bei 10 Rechnungen pro Monat mit 2% Skonto auf durchschnittlich 1.500 € = 10 × 1.500 € × 2% = 300 € pro Monat = 3.600 € pro Jahr.
4. Keine verlorenen Rechnungen mehr: Alles digital archiviert
Früher: „Die Rechnung haben wir nie bekommen.“ Duplikat anfordern, nochmal prüfen, Diskussion mit Lieferant. Passiert bei etwa 2 Rechnungen pro Monat.
Jetzt: Jede Rechnung ist ab Upload im System. Revisionssicher archiviert.
2 Rechnungen pro Monat × 30 Minuten Aufwand × 40 € / 60 = 40 € pro Monat = 480 € pro Jahr.
5. Weniger Bearbeitungszeit pro Rechnung
Früher: 15 Minuten pro Rechnung (Prüfung, Vorkontierung, manuelle Weiterleitung, Ablage).
Jetzt: 5 Minuten pro Rechnung (OCR liest aus, automatische Weiterleitung, digitale Freigabe).
150 Rechnungen × 5 Minuten gespart × 40 € / 60 Minuten = 500 € pro Monat = 6.000 € pro Jahr.
6. Fehler werden sofort erkannt: OCR liest automatisch aus
Früher: Betrag falsch abgetippt, fällt erst bei der Verbuchung auf. Rechnung zurück, korrigieren. Bei etwa 5% der Rechnungen (8 Rechnungen pro Monat).
Jetzt: OCR liest aus, Fehler per Point-and-Click in 5 Sekunden korrigiert.
8 Rechnungen × 15 Minuten gespart × 40 € / 60 Minuten = 80 € pro Monat = 960 € pro Jahr.
7. Ortsunabhängig freigeben: Chef gibt vom Handy aus frei
Früher: Chef auf Dienstreise, 20 Rechnungen warten auf ihn. Nach Rückkehr Rückstau aufarbeiten.
Jetzt: Chef gibt unterwegs per App frei. Keine Verzögerungen.
Dieser Vorteil ist in Punkt 3 (kürzere Durchlaufzeit) bereits eingerechnet.
Was kostet digitaler Workflow?
Flowwer kostet 25 € netto pro Monat pro Unternehmensaccount. Das sind 300 € im Jahr.
Ihre Ersparnis bei 150 Rechnungen pro Monat:
- Weniger Bearbeitungszeit: 6.000 € pro Jahr (Hauptposten)
- Keine Suchzeiten: 3.600 € pro Jahr
- Skonto-Nutzung: 2.880 € pro Jahr
- Weniger Rückfragen: 1.600 € pro Jahr
- Keine verlorenen Rechnungen: 480 € pro Jahr
- Weniger Fehlerkorrektur: 960 € pro Jahr
Gesamt: 15.520 € Ersparnis pro Jahr Minus Flowwer-Kosten: 300 € pro Jahr = 15.220 € Netto-Gewinn pro Jahr.
Das ist realistisch gerechnet mit konkreten Annahmen (3 Suchvorgänge pro Tag, 5 Rückfragen pro Tag, 20 Rechnungen mit Skonto). Ihre Zahlen können höher oder niedriger liegen.
Die Investition rechnet sich im ersten Monat.
Für wen lohnt sich digitaler Rechnungsworkflow?
Für jedes Unternehmen ab etwa 30 Rechnungen pro Monat. Darunter funktioniert manuell vielleicht noch, aber Sie verschwenden trotzdem Zeit.
Besonders relevant in Branchen mit:
- Vielen Rechnungen: Einzelhandel, Großhandel, Fertigung, Transport, Logistik
- Knappen Margen: Jede Stunde Zeitersparnis zählt
- Verteilten Teams: Homeoffice, mehrere Standorte, Außendienst
- Komplexen Freigaben: Mehrere Abteilungen, Kostenstellen, Projekte
Bei Flowwer bilden Sie ab: Bis zu 5 Freigabestufen, unbegrenzt viele Freigabeprozesse, unbegrenzt viele Nutzer, Bagatellgrenzen (Kleinbeträge überspringen Stufen), parallele Freigabe (mehrere Personen gleichzeitig), Nominierung (bei 20 Projektleitern wählt Buchhaltung den Zuständigen).
Das reicht für 80 % aller Unternehmen. Besonders KMU und Kommunen finden kaum Szenarien, die Flowwer nicht abbildet.
Artikeltipp: 4 Workflow-Beispiele, die Sie sofort mit Flowwer digital umsetzen können
Was ändert sich für Ihre Mitarbeiter?
Buchhaltung: Keine Zettelwirtschaft mehr, keine Suche, keine Anrufe „Wo ist die Rechnung?“ Dashboard zeigt alle offenen Rechnungen. Export zu DATEV oder anderen Systemen mit einem Klick.
Abteilungsleiter: Rechnungen per E-Mail-Benachrichtigung, Freigabe per Klick (auch mobil), keine Papierablage mehr, keine verlorenen Rechnungen.
Geschäftsführung: Überblick über alle offenen Rechnungen, kann jederzeit sehen wo was hängt, gibt unterwegs per App frei, keine Rückstände mehr nach Urlaub.
Sachbearbeiter: Laden Rechnungen hoch (Drag-and-Drop), fügen Notizen hinzu („Position 3 gehört auf andere Kostenstelle“), keine manuellen Weiterleitungen mehr.
Einarbeitungszeit: 30 Minuten pro Person. Die Gemeindewerke Peißenberg brauchten zwei Online-Schulungen für alle Mitarbeiter, auch für IT-fremde Personen wie Mitarbeitende auf Bauernhöfen.
Was Sie nicht brauchen
Keine eigenen Server: Flowwer ist cloudbasiert (SaaS). Daten liegen bei ip-projects in Deutschland, zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 27018.
Keine komplexe Integration: Export zu DATEV, lexoffice, Addison per Schnittstelle. Einrichtung dauert 10 Minuten.
Keine lange Implementierung: 1 bis 2 Stunden Setup (Nutzer anlegen, ersten Workflow konfigurieren, Schnittstelle einrichten), dann startklar.
Keine aufwendigen Schulungen: Flowwer ist intuitiv. Video-Tutorials und eine Wissendatenbank vorhanden. Bei Fragen bieten wir kostenlosen Ticket-Support per E-Mail.
Wir entwickeln Flowwer beständig weiter, um Sie noch mehr im Arbeitsalltag zu entlasten. Ein Beispiel finden Sie in diesem Artikel: Stadtverwaltung Bad Vilbel setzt auf Flowwer zeigt.
Fazit: Testen Sie selbst
Sie können jeden Artikel über digitale Workflows lesen. Am Ende müssen Sie selbst testen:
- Wie lange brauchen Sie jetzt pro Rechnung?
- Wie lange mit Flowwer?
- Wie viele Rückfragen fallen weg?
- Wie schnell ist die Durchlaufzeit?
Flowwer können Sie 30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte, keine automatische Verlängerung. Überzeugen wir Sie nicht, kündigen Sie per Knopfdruck.
30 Tage unverbindlich.Zugang erstellen, zugriff zu allen Features erhalten – loslegen.
FAQs
Nur Papierrechnungen. Viele kommen schon digital (E-Mail, XRechnung, Online-Portale). Die importieren Sie direkt. Papierrechnungen scannen Sie mit einem einfachen Scanner (ab 150 €) oder einer Scanner-App am Handy (kostenlos). Dauert 10 bis 20 Sekunden pro Rechnung.
Die bleiben wo sie sind. Ab jetzt kommen neue Rechnungen digital in Flowwer. Alte Rechnungen archivieren Sie weiter im Ordner oder scannen Sie nach und nach ein, wenn Sie Zeit haben. Kein Zwang.
Ja. Beispiele: Workflow „Büromaterial“ (nur Buchhaltung prüft, Kleinbeträge), Workflow „Baustellenkosten“ (Bauleiter → Geschäftsführung → Buchhaltung), Workflow „IT-Ausgaben“ (IT-Leiter → Geschäftsführung → Buchhaltung). Unbegrenzt viele Workflows möglich.
Die Rechnung geht zurück an die vorherige Stufe mit Ablehnungsgrund („Zu teuer, neu verhandeln“). Derjenige kann korrigieren oder Rücksprache halten, dann neu hochladen. Alles wird im Audit Trail protokolliert.
Wahrscheinlich. Flowwer hat Schnittstellen zu DATEV, lexoffice, Addison, BuchhaltungsButler. Für andere Systeme gibt es die API oder den Flowwer-Agent (strukturierter Export mit intelligenter Datei-Benennung). Wenn unsicher: 30 Tage kostenlos testen.
Flowwer speichert Rechnungen temporär (3 Tage bis 2 Jahre konfigurierbar). Für die 10-jährige GoBD-Archivierung brauchen Sie Ihr Buchhaltungssystem (DATEV, lexoffice, etc.). Flowwer exportiert automatisch nach der Freigabe.
Ja. Sie legen einen Nutzer-Account für den Dienstleister an. Der sieht nur seine eigenen Rechnungen, nicht die anderer Lieferanten. Kann Rechnungen hochladen und den Status verfolgen. Sie entscheiden, wer was sehen darf.
