4 Workflow-Beispiele, die Sie sofort mit FLOWWER digital umsetzen können

Stand: 2/1/2022
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Sie wollen mehr Produktivität und Automatisierung in Ihre Arbeitsabläufe bringen sowie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen vorantreiben?

Mit FLOWWER erhalten Sie ein spezialisiertes Tool für das Workflow-Management von Dokumenten. Für den Einsatz spielt es keine Rolle, in welcher Branche ihr Unternehmen agiert.

Warum sind Workflows wichtig?

Bei Workflows geht es immer um die Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse. Ziel ist es, so viel Effizienz wie möglich in die Arbeitsabläufe von Unternehmen zu bringen und die Produktivität und Rentabilität signifikant zu steigern.

Gleichzeitig sind etablierte Arbeitsabläufe nicht vor Überraschungen gefeit. Unternehmen müssen im Fall von überraschenden Änderungen schnell reagieren und die Arbeitsabläufe der Prozesse anpassen. Auslöser für solche Eingriffe in bestehende Workflow-Prozesse sind bereits Krankheitsausfälle, Dienstreisen oder Urlaube. Hier muss der jeweilige Geschäftsprozess temporär angepasst, sodass automatisch Vertretungsregeln greifen und die einzelnen Schritte reibungslos weiterlaufen.

Welche Workflows können Sie generell mit FLOWWER abbilden?

Mit FLOWWER halten Sie ein Werkzeug in den Händen, dass auf Freigabeprozesse spezialisiert ist, die an Dokumente gebunden sind.

Sobald Sie die einzelnen Schritte Ihrer Prozesse digital in einem System abbilden, übernimmt eine Workflow-Management-Software wie FLOWWER einen Großteil der ursprünglich koordinativen und kommunikativen Aufgaben und steigert dadurch die Automatisierung in Ihrem Unternehmen.

Zudem entfällt das nervige Durchsuchen von E-Mails oder Dokumentenstapeln, um notwendige Informationen zum Vorgang oder zum Freigabestatus zu erhalten. Um Ihnen noch mehr den Arbeitsablauf zu vereinfachen, haben wir kostenlos eine Texterkennung und Volltextsuche in unsere Software integriert.

Beispiele für Workflows, die Sie in FLOWWER umsetzen können:

  • Workflows für das Rechnungsmanagement
  • Workflows für die Genehmigung von Dokumenten, wie etwa die Gewährung von Urlaubsanträgen und Weiterbildungen
  • Design Workflow: Freigabe von Design-Entwürfen und redaktionellen Beiträgen, wie Blogbeiträge oder Pressemitteilungen.
  • Bestell-Workflow: Bestellung von Büromaterial, Software und größeren Anschaffungen bis zu einer definierten Summe
  • Service-Workflow: Eingang von Kundenanfragen und Zuweisung an Sachbearbeitern und abschließenden Freigabe der Aktivitäten.
  • Auftrags-Workflow: ein Auftrag geht ein und wird direkt an Mitarbeiter verteilt.

Sie wollen mehr darüber wissen, warum Sie mit FLOWWER ein sichereres und leistungsfähiges Belegmanagement erhalten? Mehr dazu finden Sie hier.

Die Urlaubs- und Krankheitsvertretung in FLOWWER

Geschäftsprozesse laufen idealerweise auch dann reibungslos weiter, wenn jemand krank ist, sich auf Dienstreise oder im Urlaub befindet. In FLOWWER ermöglichen wir, dass Sie temporär Freigeber durch andere Freigeber ersetzen. Dafür müssen Sie nicht die Definition von Flowws ändern, was viele unserer Kunden als echte Erleichterung empfinden.

Unser Vorgehen bringt Ihnen diverse Vorteile:

  1. Zeitersparnis: Freigeber sind häufig in mehreren Arbeitsabläufen eingesetzt. Das reduziert den Aufwand, weil die Vertretungseinstellung zentral an einer Stelle erfolgt.
  2. Erhalt der Flowwdefinitionen: In die von Ihnen festgelegten Freigabestufen wird durch die zentrale Vertreterregelung nicht eingegriffen. Dadurch gibt es keine negativen Auswirkungen auf Dokumente, die sich aktuell in der Freigabe des jeweiligen Flowws befinden.
  3. Vertreter können wieder vertreten werden: Sie können für jeden Vertreter eine oder mehrere Vertreter benennen. Wir sprechen hier von Verkettung der Ablaufregeln in Ihrer Prozesse.
  4. Keine Vertretung im Kreis: Eine Vertretung im Kreis können Sie ausschließen. Dadurch stellen Sie reibungslose Abläufe sicher.
  5. Transparenz: Jeder Freigeber sieht, ob er ein Dokument in Vertretung freigibt sowie, ob er aktuell vertreten wird.
  6. Dokumentation: Auf jedem Freigabeprotokoll wird automatisch vermerkt, wenn in Vertretung freigegeben wurde. So können Sie die durchlaufenen Schritte jederzeit anhand der Daten nachvollziehen.

Die Vorteile von FLOWWER für Ihr Workflow-Management auf einen Blick

Wir haben FLOWWER als Lösung für die Praxis entwickelt. FLOWWER ist eine dokumentenorientierte Software, die Sie im Team, teamübergreifend und sogar in Zusammenarbeit mit externen Partnern einsetzen können.

Sie haben jederzeit den Überblick über die Arbeitsschritte, den Freigabestatus, können Informationen zum Status abrufen und die Freigabe für Geschäftsprozesse anpassen. Mit unserer Software bringen Sie für alle Beteiligten mehr Transparenz in die Geschäftsprozesse und interne Abläufe.

Die am Floww beteiligen Personen können – sofern berechtigt – die Schritte der Dokumente nachvollziehen und Aufgaben in Urlaubs- und Krankheitsfällen an Vertreter übergeben. Die Abwesenheitsvertretung ist zentral geregelt und miteinander verkettet, sodass, selbst wenn einer der Vertreter ausfällt, kein Prozess ins Stocken gerät.

Wir wissen, dass Freigabeprozesse häufig an Dokumententypen oder Rechnungs- bzw. Bestellsummen gekoppelt sind und dementsprechend einfach oder mehrstufig angelegt sind.

In manchen Arbeitsschritten dürfen Stufen übersprungen werden, wenn das Dokument von einer bestimmten Person wie dem CEO bereits freigegeben wurde. Oder aber bestimmte Mitarbeitende haben eine Rechnung verursacht und sollen entsprechend am Workflow-Prozess teilnehmen und werden entsprechen nominiert. Schließlich können nur sie selbst die Rechnung auf sachliche Richtigkeit prüfen.

Im Folgenden haben wir typische Situationen unserer Kunden in unterschiedlichen Geschäftsprozessen beschrieben, die Sie auch in Ihrem Unternehmen problemlos und intuitiv mit FLOWWER umsetzen können.

Ihre Abfolge ist nicht dabei? Sprechen Sie uns an: support@flowwer.de

Vier Workflow-Beispiele im Überblick

1) Workflows mit einfachen Freigaben

Geschäftsprozesse sind manchmal einfach gestaltet. Denken Sie beispielsweise an die Einreichung einer Krankschreibung, eines Urlaubsantrages oder eine Bagatellrechnung. Hier reicht es in den meisten Fällen, wenn eine Person pro Stufe freigibt. Selbstverständlich legen Sie für jeden Freigeber auch einen Vertreter fest, sodass ihre Abläufe immer reibungslos laufen.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Bei einfachen Geschäftsprozessen weisen Sie bestimmten Dokumenten einen selbst definierten Freigabeprozess zu. Wir sprechen hier gerne von Flowws. Diese Flowws können einstufig oder mehrstufig sein.

Ein typisches Workflow-Beispiel ist eine Bagatellrechnung, die durch den Mitarbeitenden selbst oder zusätzlich noch durch die Teamleitung freigegeben wird. Überschreitet die Rechnung eine definierte Summe, muss die Rechnung zusätzlich von der Abteilungsleitung genehmigt werde.

Beispiel für ein Workflow Management mit einfacher Rechnungsfreigabe
Beispiel für einen Workflow mit einfacher Rechnungsfreigabe

Neben Rechnungsbelegen können Sie beispielsweise auch die Freigabe von Urlaubsanträgen in FLOWWER realisieren und mehr Transparenz ins Team bringen. Den Urlaubsantrag laden Sie als Dokument in FLOWWER hoch und weisen den Floww „Urlaubsantrag“ zu.

Beispiel für Workflow Management Urlaubsantrag
Beispiel für einen Workflow mit einer einfachen Freigabe eines Urlaubsantrags

2) Workflows mit dem Vier-Augen-Prinzip bzw. Mehr-Augen-Prinzip

Vier Augen sehen mehr als zwei. Daher sind bei bestimmten Geschäftsprozessen mindestens zwei Personen auf einer Freigabestufe aufgefordert, einen Arbeitsvorgang oder eine Entscheidung zu bestätigen.

Das Vier-Augen-Prinzip sichert die Qualität von Entscheidungen. Es dient in erster Linie als Kontrollinstanz und verhindert Missbrauch und Manipulation.

Sie legen bei der Erstellung der Workflows fest, bei welchen Typen mindestens zwei Personen auf einer Stufe ein Dokument freigeben müssen. Die meisten unserer Kunden setzen das Vier-Augen-Prinzip in Flowws ein, wo es um eine Bestellung, Beauftragung oder einen Rechnungsbetrag ab einem bestimmten Betrag geht.

Grundsätzlich definieren Sie in FLOWWER für jeden Prozess, wie viele Freigeber pro Stufe bei mehrstufigen Freigaben erforderlich sind. Auf die Art sichern Sie, dass Ihre Mitarbeiter den Arbeitsablauf und die Reihenfolge einhalten und es keine Alleingänge in Ihrem Betrieb gibt.

Beispielsweise sind bei Bestellungen bis 200,- € zwei Unterschriften bzw. digitale Freigaben auf der ersten Stufe erforderlich, bevor die Bestellung ausgelöst wird.

Workflow Management Beispiel Freigabe Vier-Augen-Prinzip
Workflow-Beispiel: Vier-Augen-Prinzip

Da es unterschiedliche Anforderungen an das Vier-Augen-Prinzip gibt, ermöglichen wir Ihnen mit FLOWWER mehrere Szenarien.

2.1) Workflow: Das exklusive Vier-Augen-Prinzip

Beim exklusiven Vier-Augen-Prinzip schließen Sie aus, dass sich Freigeber gegenseitig freigeben können oder verbieten die Mehrfachfreigabe.

Diesen Floww setzen Unternehmen ein, wenn es beispielsweise keine wiederholte Freigabe eines Dokuments durch den gleichen Mitarbeiter geben soll. Hat ein Nutzer das Dokument bereits in einer Stufe freigegeben, darf er dieses Dokument in einer der nächsten Stufen nicht wiederholt freigeben. Auch dann nicht, wenn er in dem definiertem Schritt bzw. Stufe ebenfalls vorkommt.

Workflow Management Beispiel Vier-Augen-Prinzip exklusiv
Workflow-Beispiel: exklusives Vier-Augen-Prinzip

2.2.) Workflow: Das selektive Vier-Augen-Prinzip

Es gibt Mitarbeiter, die auf mehreren Stufen Dokumente in einem Bereich oder bereichsübergreifend freigeben dürfen. Natürlich ist hier in der Regel mindestens eine weitere Person in die Abläufe involviert.

Beim selektiven Vier-Augen-Prinzip wird die Freigabe aus der vorherigen Stufe übernommen. Das heißt, ist jemand auf 2 Stufen involviert und er hat das Dokument in der ersten Stufen bereits freigegeben, wird diese Freigabe für die nächste Stufe automatisch übernommen. Es ist keine weitere Freigabe durch ein und dieselbe Person erforderlich.

Wie sieht ein Beispiel für das selektive Vier-Augen-Prinzip in der Praxis aus? Das bedeutet, im Floww wird ein und dieselbe Person auf zwei Stufen als Freigeber definiert.

Beispielsweise möchte der Vorgesetzte einen Beleg nach der Freigabe durch einen Mitarbeiter nochmals sicherheitshalber prüfen. Falls der Mitarbeiter ausfällt, ist der Vorgesetzte auch auf der ersten Stufe als Genehmiger festgelegt. Da er auf beiden Stufen freigeben darf, kann er bereits im ersten Schritt den Prozess anstoßen und die Freigabe veranlassen.

Genehmigt der Vorgesetzte den Beleg bevor der Mitarbeitende geprüft hat, ist keine weitere Freigabe seitens des Mitarbeiters notwendig. Gibt dagegen der Mitarbeitende auf der ersten Stufe frei, muss der Vorgesetzte im zweiten Schritt den Beleg nochmals prüfen und freigeben.

Workflow Management Beispiel Vier-Augen-Prinzip selektiv
Workflow-Beispiel: selektives Vier-Augen-Prinzip

Damit Freigeber nicht zweimal nacheinander freigeben müssen, nur weil sie in beiden Stufen vorkommen, wird mit dem Attribut „Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen“, die Freigabe übernommen.

3) Workflow: Abgekürzte Freigabe

Sie können die Anzahl der Freigabestufen vom Rechnungsbetrag abhängig machen. In dem Fall kann ein Beleg von bis zu 50,00 € beispielsweise nach zwei Stufen freigegeben werden. Ein Beleg von 50,01 € bis 5.001 benötigt 3 Stufen. Für Rechnungen bis 25.000,-€ müssen auf alle Freigabestufen Genehmigungen vorliegen.

Beispiel für ein Workflow Management abgekürzte Rechnungsfreigabe
Workflow-Beispiel: abgekürzte Freigabe

Selbstverständlich können Sie auch pro Stufe mehrere Freigeber festlegen, wenn Sie wollen, dass das Vier-Augen-Prinzip greift.

4) Workflow: Freigabe mit Nominierung

Der Begriff Nominierung passt für dieses Floww tatsächlich. Und es handelt sich um eine Funktion, die viele Kunden in der Vergangenheit nachgefragt haben. Daher mussten wir sie einfach umsetzen. Erstens haben wir ein eigenes Programmier-Team im Haus, dass mit Leidenschaft unsere Software weiterentwickelt. Zweitens wollen wir zufriedene Kunden, die FLOWWER gerne nutzen und von Herzen empfehlen, weil es mehr Effizienz in ihren Arbeitsalltag bringt.

Was steckt hinter dem Workflow mit Nominierung? Sie haben für einen Floww mehrere Personen auf einer Stufe festgelegt, von denen eine bestimmte Anzahl ein Dokument freigeben müssen. Erst dann geht es automatisiert zur nächsten Stufe. Normal spielt es keine Rolle, welche Person freigibt, sondern nur eine definierte Anzahl von Personen muss die Freigabe erteilen.

Welchen Unterschied macht die Nominierung in dem Workflow?

Es werden die Personen zur Freigabe gebeten, die für den jeweiligen Beleg notwendig sind. Die für die Freigabe erlaubten Personen werden vorab am Floww definiert. Auf dieser Basis wird pro Dokument durch die jeweilige Freigabestufe und Nominierung entschieden, welche Personen in der nächsten Stufe freigeben sollen. Der Genehmiger der aktuellen Stufe wählt aus den Personen der nächsten Freigabestufe gezielt eine oder mehrere Personen namentlich aus.

Workflow Management Beispiel Freigabe mit Nominierung
Workflow-Beispiel: Freigabe mit Nominierung

Wo kommt die Nominierung im Workflow Management zum Einsatz?

Die gezielte Benennung von Personen bietet sich an, wenn es beispielsweise um Tankrechnungen, Mobilfunkrechnungen oder Kreditkartenabrechnungen geht. Hier hat derjenige, der die Kosten verursacht hat, die Informationen über den Vorgang und kann die Abrechnung auf sachliche Richtigkeit am besten prüfen.

Sie wollen auch mit wenigen Handgriffen ihr Rechnungs- und Dokumentenmanagement und die dazugehörigen Workflows digitalisieren und automatisieren? Testen Sie uns jetzt!

Fazit: FLOWWER ist vielseitig im Workflow Management

FLOWWER funktioniert für viele Branchen als Dokumenten- und Rechnungsfreigabetool.

Unser Team will die Digitalisierung von Ihren Geschäftsprozessen voranbringen. Unser Ziel ist, die Optimierung Ihrer dokumentenorientierten Freigabeprozesse. Daher erhalten Sie mit FLOWWER eine Workflow-Software, mit der Ihre Mitarbeitenden den Fokus auf ihre täglichen Aufgaben und das Kerngeschäft richten, sowie jederzeit den Überblick über die Arbeitsschritte behalten. Es werden keine Ressourcen verschwendet, weil jemand unnötig nach Dokumenten sucht oder den Freigabestatus aufwendig hinterfragen muss.

Übrigens können Sie sogar externe Partner in die Freigabeprozesse einbringen, ohne dass Sie diese Funktion zusätzlich etwas kostet. Und Sie behalten jederzeit über das integrierte Cockpit den Überblick über ausstehende Arbeiten.

Ihr Einsatzzweck fehlt oder Sie sind unsicher, ob wir die Struktur Ihrer Arbeitsabläufe abbilden können? Sprechen Sie uns an: support@flowwer.de

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