Wie Sie Ihre Rechnungsprüfung beschleunigen

Haben Sie es satt, dass sich Ihre manuelle Rechnungsprüfung in die Länge zieht, sich Fehler einschleichen, Intransparenz bezüglich des Freigabestatus herrscht sowie Zahlungsfristen und Skonto-Möglichkeiten verstreichen?

Das muss nicht sein! Mit FLOWWER setzen Sie auf einen individuellen – auf Ihr Unternehmen angepassten – digitalen Rechnungsprüflauf. Statt der mühsamen manuellen Prüfung bringen Sie mit digitalen Abläufen spürbar mehr Transparenz, Effizienz und Geschwindigkeit in Ihre Rechnungsprüfung.

In dem Artikel zeigen wir Ihnen 18 FLOWWER-Funktionen, die Ihre Mitarbeitenden sofort entlasten und die Rechnungsprüfung beschleunigen.

FLOWWER ist eine dokumentenbasierte Rechnungsprüfungssoftware. Das klingt auf den ersten Blick vielleicht nichtssagend, aber grundsätzlich sind Rechnungen Dokumente. Wenn Sie FLOWWER einsetzen, werden Rechnungen künftig direkt ins System importiert und von dort verwaltet und freigegeben.

Sie können individuelle Workflows mit bis zu 5 Freigabestufen in FLOWWER abbilden.

Damit keine Eingangsrechnung in der Hektik des Alltags untergeht, erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine neue Rechnung eingeht. Die Transparenz und das schnelle digitale Weiterreichen von Rechnungen an die nächste Freigabestufe reduziert Ihre Rechnungsdurchlaufzeit signifikant und beschleunigt die Prüfung spürbar.

Damit unterstützt FLOWWER Sie darin, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzubringen. Zudem trägt die digitale Rechnungsfreigabe zum papierlosen, nachhaltigen Büro bei und reduziert den CO₂-Fußabdruck.

Sie entscheiden, wie Sie Ihre Eingangsrechnungen in FLOWWER importieren.

Sie können Ihre Dokumente und Rechnungen

• per Drag-and-drop aus allen gängigen Browsern hochladen,
• per E-Mail senden,
• einen Scanner oder eine Scanner-App nutzen,
• auf Office 365 mit Power Automate setzen,
• unterwegs zu unserer FLOWWER-App greifen,
• individuell per API sowie
• aus Online-Portalen wie Invoicefetcher ihre Rechnungen importieren.

Egal, welche Wege Sie in Ihrem Unternehmen bevorzugen, alle Belege gelangen zuverlässig und vollständig ins System.

Falls Ihnen eine Schnittstelle fehlt, kann unser Team aus leidenschaftlichen Programmierern auch individuell Schnittstellen programmieren.

Mit FLOWWER können Sie Ihre Rechnungsfreigabe jederzeit und überall mobil durchführen. So können Sie und Ihre Kollegen auch einfach unterwegs auf Rechnungen zugreifen und diese prüfen.

Durch den mobilen Zugriff sparen Sie Zeit und können schneller reagieren.

Mit FLOWWER gelingt Ihnen eine fehlerfreie und effiziente Rechnungsprüfung. Durch unsere automatische Texterkennung werden alle für die Rechnungsverarbeitung relevanten Informationen und Daten der Rechnung erfasst und ins System übernommen. Dazu gehören unter anderem der Rechnungsbetrag und der Lieferant.

Durch das maschinelle Auslesen reduziert sich die Zeit für die Erfassung aller Rechnungsdaten. Zudem gehören manuelle Tippfehler der Vergangenheit an.

Sie prüfen lediglich nach dem Import kurz alle Eingaben auf Richtigkeit und ergänzen notwendige Anmerkungen, die die Rechnungsprüfung für Ihre Kollegen erleichtern.

Sie wollen sichergehen, dass jeder, der am Freigabeprozess beteiligt ist, alle Pflichtangaben und unternehmensinternen Vorgaben auf einer Rechnung prüft? Definieren Sie Pflichtfelder in FLOWWER. So stellen Sie bei jedem Schritt der Rechnungsfreigabe sicher, dass vorgegebene Standards bekannt sind und eingehalten werden.

Sie müssen keine Rechnungen mehr zurückschicken und eine zweite Bearbeitung veranlassen. Das reduziert den Zeitaufwand spürbar.

Flowws sind das Herzstück von FLOWWER. Das Kunstwort „Floww“ steht für Workflow oder Prozess. Mit einem Floww legen Sie die Regeln fest, die für eine bestimmte Belegkategorie gelten. So sichern Sie das Vier-Augen-Prinzip oder auch Mehraugen-Prinzip bei allen Vorgängen.

Mit dem intuitiven Floww-Editor erstellen Sie detaillierte Genehmigungsprozesse für eine beliebige Anzahl von Dokumentenkategorien. Weisen Sie jedem Schritt ganz einfach Genehmiger zu und sorgen Sie für einen nahtlosen Arbeitsablauf während des gesamten Prozesses!

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Freigabeprozesse anlegen sowie beliebig viele Freigeber auf jeder Stufe eintragen, um das Vier-Augen-Prinzip sicherzustellen.

Die Flowws bringen Struktur in Ihre Rechnungsprüfung. Sie standardisieren Ihre Arbeitsabläufe und stellen sicher, dass alle Eingangsrechnungen die vordefinierten Schritte durchlaufen. Durch die Automatisierung reduzieren Sie die Fehlerquote und geben Belege innerhalb von Minuten von jedem Gerät frei.

Manuelle Rechnungsworkflows geraten schnell ins Stocken, wenn jemand länger krankheitsbedingt ausfällt. Auch wenn Urlaube geplant sind, müssen Mitarbeiter noch ausstehende Rechnungsprüfungen an ihre Vertretung übergeben. Diese Absprachen kosten unnötig Zeit.

In FLOWWER können Sie Vertretungsregeln für die Freigabe definieren, die automatisch bei Abwesenheit greifen.

Da dem Vertreter alle notwendigen Informationen digital für die Rechnungsfreigabe vorliegen, entfallen Absprachen oder die Suche nach Belegen und die Prozesse laufen störungsfrei weiter.

Mit FLOWWER brauchen Sie keine Rechnungen umständlich ausdrucken, sperrige Ordner griffbereit auf dem Schreibtisch liegen haben oder Rechnungen in einer Unterschriftenmappe von Schreibtisch zu Schreibtisch reichen und mit Anmerkungen versehen.

Nutzen Sie den integrierten PDF-Editor oder die Notizfunktion, um Ihre Kollegen zusätzliche Informationen zur Rechnung zu geben. Dadurch reduzieren Sie telefonische Rückfragen und beschleunigen den Rechnungsdurchlauf.

FLOWWER bietet Ihnen grundlegende Funktionen einer Dokumentenmanagementsoftware (DMS). Ob Rechnung, Urlaubsscheine oder andere Dokumente – Sie können alle mit dem Auftrag zusammenhängende Dokumente im System hinterlegen und Freigabeprozesse definieren.

Die leistungsstarke, integrierte Volltextsuche von FLOWWER durchsucht die Datenbank sowie PDF-Anhänge und ist somit ein mächtiges Werkzeug bei der Rechnungsprüfung. Sie finden in Sekunden Informationen, Verträge und Belege. Das lästige Durchsuchen von Ordnern, Schränken und Ablagen entfällt komplett.

Das beschleunigt Ihre Prüfprozesse und reduziert die Zeit, die Mitarbeitende mit der Suche nach Dokumenten bzw. Informationen verbringen. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge!

Auch wenn unser Programmierteam schnell neue Kundenanforderungen umsetzt, legen wir den Fokus auf praktische und nützliche Funktionen für den Arbeitsalltag.

Unser Anspruch: Unsere Kunden nutzen FLOWWER nach kurzer Einarbeitungszeit sofort im Alltag für die digitale Rechnungsprüfung. Dafür verzichten wir bewusst auf spielerische Funktionen, die nur ein Bruchteil an Unternehmen nachfragt.

Wir entwickeln ein bodenständiges Alltagswerkzeug, das zuverlässig und intuitiv funktioniert. Dadurch kommen auch Mitarbeitende schnell mit FLOWWER zurecht, die nicht täglich mit Rechnungsprüfungen zu tun haben.

Sie benötigen keine Umwege machen, wenn Sie Rechnungen von neuen Auftragnehmern erhalten! Mit der integrierten Plus-Schaltfläche können Sie die Daten nahtlos eingeben, ohne dass Sie Ihren Rechnungsprüfungslauf verlassen müssen.

Das bedeutet, Prüfen und Erfassen im Handumdrehen, ohne dass Sie die Rechnungsprüfung unterbrechen.

Sie haben eine Rechnung aus Versehen doppelt hochgeladen? Es droht das Versäumnis der Zahlungsfrist oder einer Skonto-Möglichkeit? Dank Warnhinweisen fallen Fehler oder Verzögerungen im Prüfprozess sofort auf, sodass Sie schnell reagieren können.

In FLOWWER behalten Sie alle Aufgaben dank einer Aufgabenliste im Blick und können auf zusätzliche To-do-Listen für Rechnungsprüfungen verzichten. Für jede Aufgabe können Sie die Dringlichkeit und den Rechnungsstatus einsehen.

Sie nutzen FLOWWER unregelmäßig? Das ist kein Problem. Das Programm schickt Ihnen jede Woche automatisch eine Erinnerungsmail über bald fällige Aufgaben zu. Dadurch können Sie alle anstehenden Aufgaben fristgerecht erledigen.

Eine X-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die auf dem XML-Standard basiert. Dieses semantische Datenmodell erleichtert den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland.

Eine der Herausforderungen bei X-Rechnungen ist, dass diese aus XML-Daten bestehen und somit kein Belegbild mitbringen. Damit die Prüfung durch Menschen möglichst einfach vonstattengeht, haben wir eine Schnittstelle entwickelt. Diese erzeugt aus den XML–Dateien eine lesbare PDF-Datei mit Belegbildern.

Damit können bestehende Tools und Freigabeprozesse direkt weiterarbeiten und das bringt Geschwindigkeit in die Rechnungsprüfung.

Die digitale Rechnungsprüfung nutzt Cloud-Speicher für die Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien. Dadurch werden sowohl Ihre Geschäftsabläufe als auch die Rechnungsprüfung beschleunigt. Denn statt die Dokumente manuell zu sichten und zu prüfen, können Sie diese direkt über einen digitalen Workflow abrufen. So geht keine Zeit verloren und Sie können schneller reagieren.

Die Datensicherheit ist einer der wichtigsten Faktoren für einen erfolgreichen digitalen Rechnungsprüflauf. FLOWWER bietet Ihnen die Sicherheit, dass alle Daten sicher und geschützt übertragen werden. Die Software verwendet SSL-Verschlüsselung, um Ihre Daten zu schützen und verhindert so, dass Dritte unberechtigten Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Es werden auch keine Daten an Dritte (bis auf das Rechnungscenter Gridscale) weitergegeben.

Mit FLOWWER haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Rechnungsbearbeitung und können jederzeit sehen, wo sich Rechnungen im System befinden.

So können Sie den Status einer Rechnung verfolgen und sehen, ob diese bereits geprüft wurde oder noch in Bearbeitung ist. Dadurch entfallen zeitfressende Nachfragen, auf welchem Schreibtisch sich eine Rechnung gerade befindet.

Ist jemand auf Dienstreise, kommt der Rechnungsworkflow nicht ins Stocken, da Freigaben von jedem Ort aus möglich sind.

Alle Aufgaben sind abgeschlossen und die Rechnung ist freigegeben? Dann können Sie den Beleg direkt digital an Ihre Buchhaltung weitergeben und dort liegen der auszuzahlende Rechnungsbetrag und die Daten zum Auftragnehmer sofort und vollständig vor.

Durch diesen automatischen Prozess verschenken Sie keine wertvollen Stunden für die Weitergabe und die Finanzbuchhaltung kann genau nachvollziehen, wie sich die Summe zusammensetzt.

FLOWWER setzt zu dem auf Schnittstellen, um die Daten – wenn gewünscht – auch gleich an Ihre Steuerkanzlei zu übertragen. Wir haben unter anderem Schnittstellen zu DATEV Unternehmen Online, Buchhaltungsbutler, ADDISON OneClick und lexoffice.

FLOWWER bietet Unternehmen eine zuverlässige und effektive Lösung für die Rechnungsprüfung. Durch automatisierte Prozesse ermöglicht FLOWWER eine Zeitersparnis von bis zu 80 Prozent im Vergleich zu manuellen Methoden. So können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die einen Mehrwert für dein Unternehmen schaffen und Kosten sparen.

Testen Sie FLOWWER noch heute und erleben Sie den Unterschied, den es in Ihrem Rechnungsmanagementprozess macht.