Seit 2025 sind elektronische Rechnungen Pflicht – mit Übergangszeit bis Ende 2026. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist dabei für viele Unternehmen die praktischste Lösung: Sie vereint ein normales PDF mit strukturierten XML-Daten.
In diesem Artikel erfahren Sie: Wie eine ZUGFeRD-Rechnung funktioniert, welche Kosten Sie damit sparen können und wie die Einführung in der Praxis abläuft.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Hybrides Format: Eine ZUGFeRD-Rechnung kombiniert eine normale PDF-Ansicht mit XML-Daten für automatische Verarbeitung.
- Messbare Zeitersparnis: Bearbeitungszeit sinkt von 27 Minuten (normale PDF) auf 5 Minuten pro Rechnung.
- ROI-relevant: Wegfall von Druck-, Porto- und manuellen Erfassungskosten. Weniger Tippfehler durch strukturierte Daten.
- Compliance: Erfüllt seit 2025 die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen (EN 16931).
- Praktisch für B2B: Anders als XRechnung können Mitarbeiter ZUGFeRD-Rechnungen normal lesen und prüfen.
Was ist eine ZUGFeRD Rechnung?
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber zusätzlich unsichtbare XML-Daten. Ihre Mitarbeiter können sie normal lesen und prüfen. Gleichzeitig kann Ihr Buchhaltungssystem alle Daten (Betrag, Lieferant, Datum) automatisch auslesen – ohne dass jemand etwas abtippen muss.
Praktischer Nutzen: Keine Tippfehler mehr, schnellere Bearbeitung, weniger Rückfragen. Besonders vorteilhaft für Unternehmen mit vielen Lieferanten-Rechnungen.
ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format brauchen Sie?
Zwei Standards, zwei Anwendungsbereiche:
| Format | Geeignet für | Hauptvorteile |
| ZUGFeRD | B2B-Geschäfte | Mitarbeiter können Rechnung normal lesen + automatische Datenübernahme |
| XRechnung | Geschäfte mit Behörden | Reine XML-Datei, oft schwer lesbar für Menschen |
Unsere Empfehlung: ZUGFeRD für den normalen Geschäftsverkehr, XRechnung nur wenn Behörden es verlangen.
Mit Flowwer verarbeiten Sie beide Formate problemlos – die strukturierten Daten werden automatisch extrahiert und in Ihre gewohnten Freigabeprozesse eingespeist.
Gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen
Die wichtigsten Compliance-Fakten:
Seit 1. Januar 2025: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Übergangszeit bis Ende 2026 – solange können Sie noch normale PDFs senden, wenn der Empfänger zustimmt.
ZUGFeRD-Rechnungen sind rechtssicher: Alle aktuellen ZUGFeRD-Versionen (ab 2.0.1) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Praktisch bedeutet das: Wenn Sie ZUGFeRD-Rechnungen verwenden, sind Sie auf der sicheren Seite. Ihr Steuerberater wird keine Probleme haben, Ihre Buchhaltung wird compliant sein.
Unser Tipp: Fangen Sie jetzt an, sich mit ZUGFeRD-Rechnungen vertraut zu machen. Ab 2027 wird es für alle B2B-Rechnungen Standard sein.
Die Vorteile von ZUGFeRD-Rechnungen: Konkrete Zahlen
Zeitersparnis: 82% weniger Aufwand
Normale PDF-Rechnung: 27 Minuten Bearbeitungszeit (öffnen, prüfen, Daten eintippen, weiterleiten) ZUGFeRD-Rechnung: 5 Minuten Bearbeitungszeit (prüfen, automatisch übernommen, freigeben).
ROI-Rechnung: Bei 100 Rechnungen/Monat sparen Sie etwa 37 Stunden = fast eine Vollzeit-Arbeitswoche.
Kostenersparnis: Mehrere Ebenen
Direkte Einsparungen:
- Wegfall Papier, Druck, Porto (ca. 2-4€ pro Rechnung)
- Weniger Personalaufwand durch Automatisierung
- Schnellere Freigabe = öfter Skonto genutzt
Indirekte Einsparungen:
- Weniger Rückfragen bei unlesbaren Rechnungen
- Keine verlorenen Belege mehr
- Bessere Liquiditätsplanung durch strukturierte Daten
Weniger Fehler durch Automatisierung
Das Problem bei manueller Eingabe: Vertipper bei Beträgen, falsche Kostenstellen, übersehene Fälligkeitsdaten.
Mit ZUGFeRD: Computer liest Betrag, Datum und Lieferant direkt aus. Ihre Mitarbeiter prüfen nur noch inhaltlich – keine Tipparbeit mehr.
Der Unterschied in der Praxis: ZUGFeRD vs. traditionelle PDF-Rechnungen
Normale PDF-Rechnung: Der bisherige Weg:
- E-Mail öffnen → Rechnung herunterladen
- Daten abtippen: Betrag, Lieferant, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum
- Kostenstelle zuordnen → In Buchhaltungssystem eingeben
- Freigabeprozess → PDF weiterleiten oder ausdrucken
- Archivieren → Oft in verschiedenen Systemen
Risiken: Tippfehler, verlorene Rechnungen, zeitaufwendige Suche.
ZUGFeRD-Rechnung: So funktioniert es wirklich
- E-Mail öffnen → ZUGFeRD-Rechnung in Buchhaltungssystem importieren
- Automatisch erfasst: Betrag, Lieferant, Datum – alles schon da
- Inhaltlich prüfen: Stimmt die Leistung? Ist die Kostenstelle richtig?
- Freigeben → Digital, von überall möglich
- Archiv: Automatisch GoBD-konform gespeichert
Ergebnis: 80 % weniger Tipparbeit, weniger Fehler, schnellere Bearbeitung.
Konkrete Zahlen für Ihre Entscheidung:
| Aspekt | Normale PDF | ZUGFeRD-Rechnung |
| Bearbeitungszeit | 27 Minuten | 5 Minuten |
| Tippfehler-Risiko | Hoch | Minimal |
| Skonti genutzt | Oft verpasst | Häufiger genutzt |
| Archivierung | Manuell | Automatisch |
Vergleich: ZUGFeRD vs. XRechnung
ZUGFeRD und XRechnung sind zwei wichtige E-Rechnungen, die jedoch unterschiedliche Zielgruppen und Anwendungsfälle haben. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine sichtbare PDF mit einem eingebetteten XML-Teil kombiniert. XRechnung hingegen besteht ausschließlich aus einer XML-Datei und ist speziell für die Rechnungsstellung an Behörden (B2G-Sektor) konzipiert.
Das E-Rechnungsformat spielt dabei eine entscheidende Rolle, ebenso wie die E-Rechnungsverordnung. Im Forum elektronische Rechnung Deutschland wird über diese Themen intensiv diskutiert.
Die Wahl des passenden Formats hängt von Ihren Geschäftspartnern und gesetzlichen Vorgaben ab.
Unser Tipp: Die meisten Unternehmen fahren mit ZUGFeRD-Rechnungen besser. Nur wenn Sie regelmäßig an Behörden verkaufen, lohnt sich der Aufwand für XRechnungen.
Übrigens: Mit Flowwer können Sie beide Formate problemlos verarbeiten – die Entscheidung können Sie später immer noch ändern.
Einführung von ZUGFeRD in Ihrem Unternehmen
Die Umstellung auf ZUGFeRD erfordert eine sorgfältige Planung, um eine reibungslose Integration in bestehende Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Die Einführung dauert 3-6 Monate. Fangen Sie klein an und weiten Sie schrittweise aus.
1. Bestehende Rechnungsprozesse analysieren
Bevor Sie ZUGFeRD einführen, sollten Sie eine detaillierte Analyse Ihrer aktuellen Rechnungsprozesse durchführen.
- Wo entstehen Verzögerungen?
- Gibt es Medienbrüche oder doppelte Dateneingaben?
Eine solche Bestandsaufnahme hilft Ihnen, Schwachstellen aufzudecken und gezielt Optimierungspotenziale zu nutzen.
2. Technische und organisatorische Vorbereitung
Die Einführung von ZUGFeRD betrifft nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch die Buchhaltung und das Rechnungswesen. Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD-konform ist oder ob ein Update bzw. eine Schnittstellenanpassung erforderlich ist. Technische Tests mit ersten Rechnungen helfen, Probleme frühzeitig zu identifizieren.
3. Mitarbeiterschulung und Prozessanpassung
Ein gut geschultes Team stellt sicher, dass die Umstellung erfolgreich verläuft. Mitarbeiter in der Buchhaltung sollten wissen, wie sie ZUGFeRD-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren. Falls externe Geschäftspartner betroffen sind, kann es sinnvoll sein, sie über die geplante Umstellung zu informieren.
Wichtige Lieferanten informieren: „Ab [Datum] können wir ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten – das spart uns beiden Zeit.“
4. Testphase und schrittweise Implementierung
Starten Sie die Einführung mit einer Pilotphase, in der Sie ZUGFeRD zunächst für ausgewählte Geschäftspartner oder interne Rechnungen nutzen. Dies ermöglicht Ihnen, technische und organisatorische Abläufe zu verfeinern, bevor das System unternehmensweit ausgerollt wird.
Empfohlenes Vorgehen:
- Woche 1-4: Mit 2-3 Stammlieferanten testen
- Monat 2-3: Auf 10-20 Lieferanten ausweiten
- Monat 4-6: Alle wichtigen Geschäftspartner einbeziehen
5. Sicherheit und gesetzliche Vorgaben berücksichtigen
Die Verwendung richtiger Dateiformate und sicherer Übertragungswege ist essenziell, um Datenverluste oder Verzögerungen zu vermeiden. Zudem müssen alle ZUGFeRD-Rechnungen rechtssicher archiviert werden. Prüfen Sie, ob Ihr Archivierungssystem die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zur GoBD-konformen Speicherung, erfüllt.
Praxistipp: Einige Unternehmen beginnen mit der parallelen Nutzung von ZUGFeRD und traditionellen PDF-Rechnungen. So können sich Mitarbeiter und Geschäftspartner schrittweise an das neue Format gewöhnen, bevor eine komplette Umstellung erfolgt.
Die 5 häufigsten Fehler bei ZUGFeRD-Rechnungen (und wie Sie sie vermeiden)
Aus der Praxis: Diese Stolperfallen sollten Sie kennen.
1. Falsche oder veraltete Formate verwenden
Häufiger Fehler: Veraltete ZUGFeRD-Version verwenden, die nicht compliant ist.
- EN 16931 als Standard: Seit 2025 ist die EN 16931 die europäische Norm für elektronische Rechnungen und somit der Standard für E-Rechnungen in Deutschland.
- ZUGFeRD-Versionen: Achten Sie darauf, die aktuelle ZUGFeRD-Version zu verwenden, da diese vollständig mit der EN 16931 und dem internationalen Standard Factur-X kompatibel ist und möglicherweise zusätzliche Funktionen bietet.
- Profile: Die Profile COMFORT und EXTENDED sind weiterhin relevant, aber auch das Profil BASIC kann für einfache Rechnungen ausreichend sein.
2. Unzureichende Schulung der Mitarbeiter
Häufiger Fehler: Mitarbeiter wissen nicht, was bei ZUGFeRD-Rechnungen anders ist.
So machen Sie es richtig:
- Zeigen Sie dem Team: „So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung aus“
- Erklären Sie: „Das passiert automatisch, das müsst ihr noch prüfen“
- Realistische Zeit einplanen: 2-3 Schulungsstunden, nicht nur eine E-Mail
3. Unsichere Übertragung
Häufiger Fehler: ZUGFeRD-Rechnungen unverschlüsselt per E-Mail versenden.
So machen Sie es richtig:
- Standard-E-Mail ist OK, wenn TLS-Verschlüsselung aktiviert ist
- Bei sensiblen Daten: Sichere E-Mail-Provider oder verschlüsselte Anhänge
- Fragen Sie Ihre IT: „Haben wir automatische E-Mail-Verschlüsselung?“
- EDI: Für besonders hohe Sicherheitsanforderungen kann EDI (Electronic Data Interchange) eine Option sein, ist aber komplexer in der Implementierung.
4. Fehlende Testphase vor der Umstellung
Häufiger Fehler: Direkt mit allen Lieferanten starten – und dann klappt nichts.
So machen Sie es richtig:
- Beginnen Sie mit 2-3 Stammlieferanten
- Test-Rechnung senden und verarbeiten lassen
- Erst wenn alles läuft: Weitere Geschäftspartner einbeziehen
5. Archivierung nicht GoBD-konform
Häufiger Fehler: ZUGFeRD-Rechnungen in normalem Ordner speichern.
- GoBD-Konformität: Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierungslösung den GoBD-Anforderungen entspricht und eine revisionssichere Speicherung ermöglicht.
- Revisionssicherheit: Revisionssicherheit bedeutet, dass die archivierten Rechnungen nachträglich nicht mehr verändert werden dürfen.
So machen Sie es richtig:
- Prüfen Sie: Kann unser System ZUGFeRD-Rechnungen revisionssicher archivieren?
- Wichtig: Sowohl PDF als auch XML-Daten müssen gespeichert werden
- Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen oder Archivierungssoftware upgraden
Unser Tipp: Mit Flowwer umgehen Sie diese Probleme – wir verarbeiten ZUGFeRD-Rechnungen automatisch und archivieren GoBD-konform.
Fazit: ZUGFeRD-Rechnungen lohnen sich
Die wichtigsten Fakten auf den Punkt:
- Zeitersparnis: 82% weniger Aufwand pro Rechnung (27 → 5 Minuten)
- Kostenersparnis: Wegfall von Porto, Druck, manueller Eingabe
- Weniger Fehler: Computer liest Daten direkt aus, keine Tippfehler
- Compliance: Erfüllt gesetzliche Anforderungen seit 2025
Unsere Empfehlung: Für die meisten B2B-Unternehmen sind ZUGFeRD-Rechnungen die beste Lösung. Mitarbeiter können sie normal lesen, Computer verarbeiten sie automatisch.
Mit Flowwer verarbeiten Sie ZUGFeRD-Rechnungen automatisch – die XML-Daten werden extrahiert, in Ihre gewohnten Freigabeprozesse eingespeist und GoBD-konform archiviert. Ihre Teams arbeiten wie bisher, nur mit besseren Daten.
Häufig gestellte Fragen
ZUGFeRD ist ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, das ein PDF-Dokument mit einer integrierten XML-Datei kombiniert. Dadurch können Rechnungsdaten wie Betrag, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum standardisiert ausgelesen und automatisiert verarbeitet werden.
Um ZUGFeRD-Rechnungen zu empfangen, muss Ihr Buchhaltungssystem das Format unterstützen. Zudem benötigen Sie eine passende E-Mail-Adresse oder eine elektronische Plattform, über die Rechnungen im ZUGFeRD-Format empfangen und verarbeitet werden können.
ZUGFeRD erleichtert die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen, wodurch sich Zeit und Kosten einsparen lassen. Zudem minimiert das strukturierte XML-Format Erfassungsfehler, sodass Rechnungen effizienter bearbeitet werden können. Das Format ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme und verbessert die digitale Rechnungsverarbeitung erheblich.
Ja, ZUGFeRD basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist damit international anerkannt. Zudem ist es kompatibel mit dem internationalen Factur-X-Standard, sodass ein grenzüberschreitender Rechnungsaustausch innerhalb der EU problemlos möglich ist. Dennoch sollten Sie sich über länderspezifische Vorgaben zur E-Rechnung informieren.
Empfangen: Seit 2025 müssen Sie elektronische Rechnungen annehmen können – mit Übergangszeit bis Ende 2026.
Versenden: Sie können wählen zwischen ZUGFeRD, XRechnung oder anderen E-Rechnung-Formaten. ZUGFeRD ist für die meisten B2B-Unternehmen die praktischste Lösung.
ZUGFeRD-Rechnungen unterliegen den GoBD-Vorgaben für die digitale Buchführung. Achten Sie darauf, dass:
– Die XML-Daten unverändert gespeichert werden.
– Die Rechnung in einem GoBD-konformen Archivierungssystem gesichert wird.
– Die Dokumente nicht nachträglich verändert werden können.
Spezialisierte Softwarelösungen helfen Ihnen, gesetzliche Vorgaben zur Archivierung sicherzustellen.
