„Manchmal weiß ich nicht mehr, ob ich diese Rechnung schon geprüft habe – und wer als Nächstes dran ist. Besonders bei Urlaub oder Krankheit wird es kompliziert“, berichtet Marion K., Buchhalterin in einer mittelgroßen Gemeinde.
Was wie ein Einzelfall klingt, ist in vielen Verwaltungen und Unternehmen Alltag. Das Vier-Augen-Prinzip soll wichtige finanzielle Entscheidungen absichern, doch in der Realität wird es oft nur auf dem Papier eingehalten.
Warum das Vier-Augen-Prinzip gesetzlich vorgeschrieben ist
Ob Kommune oder Unternehmen: Wer ordentlich wirtschaften will, kommt um das Vier-Augen-Prinzip nicht herum. Das ist keine Kann-Vorgabe, sondern gesetzlich verankert. Bei finanziellen Entscheidungen muss klar sein, dass eine zweite Person prüft – nicht zur Kontrolle der Kontrolle willen, sondern weil Fehler schnell teuer werden können.
Öffentliche Einrichtungen: Klare Ansage in der Gemeindehaushaltsverordnung
Dort heißt es sinngemäß: Wer Geld anweist, darf nicht selbst buchen oder zahlen. Also: Keine Selbstkontrolle. Laut Prüfungsverbänden gibt es bei 37 % der geprüften Kommunen Mängel bei der Umsetzung – oft ohne böse Absicht, sondern weil die Abläufe zu lückenhaft sind. Das Problem: Wer sich nicht absichert, riskiert im Zweifel Ärger mit dem Rechnungshof – und das kann unangenehme Folgen haben.
Unternehmen: GoBD und HGB lassen wenig Spielraum
Das Handelsgesetzbuch fordert ordentliche Buchführung. Zusammen mit den GoBD heißt das: Finanzentscheidungen müssen nachvollziehbar und kontrolliert ablaufen. Wer schludert, riskiert Ärger mit dem Finanzamt.
Ein mittelständischer Produktionsbetrieb hat das so verankert: „Jede Rechnung über 500 Euro muss vom Fachbereichsleiter und zusätzlich vom kaufmännischen Leiter freigegeben werden. Bei Abwesenheit greift die dokumentierte Vertretungsregelung.“
Vier-Augen-Prinzip in der Praxis: Wo es täglich scheitert
Viele Firmen und Verwaltungen haben das Prinzip theoretisch geregelt – praktisch läuft es oft nicht. Warum? Weil Papier, E-Mail und unklare Zuständigkeiten den Alltag bestimmen. Und weil niemand gern Zuständigkeiten hinterfragt, wenn der Stapel schon wächst.
Typische Probleme im Alltag
Der typische Ablauf in vielen Büros:
- Rechnung kommt rein, landet im Stapel „Zu prüfen“
- Erster Kollege schaut drüber, legt sie ins nächste Postfach
- Zweiter Kollege ist im Homeoffice – Rechnung bleibt liegen
- Nach einer Woche wird sie endlich bearbeitet
- Keiner weiß mehr, wer was geprüft hat
Die Folge: Zahlungsfristen verstreichen, Skonti gehen verloren und die Transparenz in der Rechnungsprüfung fehlt. Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Papierrechnung beträgt 12 Tage – in digitalen Organisationen sind es oft nur 2 Tage.
Dabei liegt der Unterschied nicht nur in der Geschwindigkeit – sondern in der Sicherheit. Denn je länger ein Vorgang dauert und je weniger klar dokumentiert ist, wer was geprüft hat, desto größer wird die Gefahr von Fehlern und Unregelmäßigkeiten.
Die „Urlaubsvertretungs-Problematik“
Urlaub, Krankheit oder kurzfristige Ausfälle gehören zum Arbeitsalltag. Doch genau hier zeigt sich, wie anfällig manuelle Abläufe sein können – besonders dann, wenn Vertretungen nicht klar geregelt oder technisch abgesichert sind.
Wenn Herr Meier krank oder in Urlaub ist, springt halt jemand anderes ein – irgendwie. Klingt pragmatisch, ist aber riskant. Wenn am Ende dieselbe Person in zwei Stufen prüft, ist das Prinzip ausgehebelt. Und im Zweifel steht niemand in der Verantwortung – weil es eben nicht dokumentiert wurde. Genau das macht die Sache so heikel.
Vertretungen müssen nicht nur organisatorisch geklärt, sondern auch technisch sauber abgebildet werden – sonst steht das gesamte Freigabesystem auf wackeligen Füßen.
Dokumentation und Nachweispflichten
Unterschriften unleserlich, Zeitpunkte unklar, Vermerke vergessen: Das kommt vor. Und bei einer Prüfung heißt es dann schnell: „Bitte nachliefern.“ Das kostet Zeit, Nerven – und manchmal auch Vertrauen. Besonders, wenn es um öffentliche Mittel geht oder externe Prüfer einen genauen Blick auf die Abläufe werfen.
Das alles muss nicht sein. Mit der digitalen Rechnungsfreigabe von Flowwer gehören unleserliche Unterschriften und verlorene Belege der Vergangenheit an. Jeder Schritt wird automatisch dokumentiert, jede Freigabe ist nachvollziehbar – und das Vier-Augen-Prinzip funktioniert auch bei Vertretungen.
Digitales Vier-Augen-Prinzip: Warum viele Systeme versagen
Viele Unternehmen und Kommunen haben erste Digitalisierungsschritte gemacht. Doch digitale Lösungen sind nicht automatisch besser – vor allem, wenn sie unsicher oder schlecht konfiguriert sind.
Der digitale Fehler Nr. 1: E-Mail-basierte Freigabeprozesse
Mails verschwinden, Vertretungen sind unklar, Protokolle fehlen. Und wenn sich zwei Abteilungen wochenlang gegenseitig Mails schicken, ist die Rechnung längst überfällig. Zusätzlich fehlt jede technische Absicherung: Wer garantiert, dass nicht versehentlich dieselbe Person doppelt prüft?
E-Mail-Freigaben sind ein Albtraum:
- Mails verschwinden in überfüllten Postfächern
- Niemand weiß, wo die Rechnung gerade ist
- Vertretungen laufen nach Gutdünken
- Manipulation von E-Mails ist kinderleicht
- revisionssichere Protokolle fehlen
- keine strukturierten Abläufe sondern Abhängigkeit von der Verlässlichkeit der Mitarbeitenden
Workflow-Systeme im Test: Wo die meisten durchfallen
Manche Programme lassen zu, dass dieselbe Person doppelt freigibt – etwa als Vertretung. Das sieht nach Kontrolle aus, ist es aber nicht. Eine Scheinlösung, die bei einer Prüfung auffliegt. Besonders kritisch: Das System bestätigt den Vorgang als korrekt, obwohl faktisch ein Regelbruch vorliegt.
Bei Ihrer Entscheidung für eine Software sollten Sie auch solche Fragen bedenken.
Das bekommen wir bei Flowwer anders hin. Unser System erkennt, wer schon geprüft hat – auch bei Vertretungen. Keine Doppelfreigaben, keine Scheinlösungen und funktioniert einfach.
Artikeltipps: 4 Workflow-Beispiele, die Sie sofort mit Flowwer digital umsetzen können, Floww-Editor und mehr zur Vertreterregelung in Flowwer finden Sie in der Knowledgebase.
Die versteckte Gefahr: Scheinbare Compliance
Hier wird es richtig gemein: Frau Müller prüft normalerweise in der ersten Stufe. Gleichzeitig ist sie Vertretung für Herrn Schmidt in Stufe 2. Herr Schmidt ist krank – und zack, gibt Frau Müller dieselbe Rechnung zweimal frei.
Das System meldet stolz: „Vier-Augen-Prinzip erfüllt!“
Ist es aber nicht. Das ist, als würden Sie sich selbst kontrollieren.
Die meisten gängigen Workflow-Systeme können diese Konstellation nicht verhindern oder nur mittels sehr kompliziert eingestellter Methoden. Auf dem Papier war das Mehr-Augen-Prinzip erfüllt – in der Praxis aber nicht.
Diese Form der „scheinbaren Compliance“ ist besonders gefährlich. Denn sie gibt ein Gefühl von Sicherheit, das technisch nicht abgesichert ist. Es gibt keine automatische Prüfung, ob eine Person bereits in einem vorherigen Prüfschritt aktiv war. Und selbst bei gut gemeinten Vertretungen kann es passieren, dass unbemerkt eine Person beide Freigaben durchführt.
Das Ergebnis: Ein zentrales Kontrollprinzip wird unfreiwillig ausgehöhlt. Und wenn es zu einer Prüfung kommt – sei es intern oder durch externe Stellen – stehen Organisationen plötzlich ohne belastbare Absicherung da.
Die Lösung liegt nicht in mehr Regeln, sondern in intelligenter Systemlogik: Ein digitales System muss erkennen, wer wann welchen Sachverhalt geprüft hat – und bei Überschneidungen eingreifen.
Das wasserdichte Vier-Augen-Prinzip: So setzen Sie es richtig um
Die bisherigen Beispiele zeigen deutlich: Viele Lösungen greifen zu kurz – technisch wie organisatorisch.
Organisatorische Maßnahmen
Technik ist wichtig – aber ohne die passenden organisatorischen Grundlagen kann auch die beste Lösung ihr Potenzial nicht entfalten.
Dazu gehören insbesondere:
- Klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Wer prüft was – und wann? Wer ist im Vertretungsfall zuständig? Diese Fragen sollten idealerweise schriftlich geklärt und dokumentiert sein.
- Abläufe verständlich beschreiben und kommunizieren: Es reicht nicht, Regeln irgendwo festzuhalten. Sie müssen bekannt, nachvollziehbar und praxisnah formuliert sein – für alle Beteiligten.
- Mitarbeitende regelmäßig schulen und sensibilisieren: Besonders in wechselnden Teams oder bei Personalwechsel ist es wichtig, das Thema immer wieder auf die Agenda zu bringen.
- Stichprobenartige Überprüfungen durchführen: Ein funktionierender Ablauf benötigt Kontrolle. Regelmäßige Checks helfen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen – bevor sie zu echten Problemen werden.
Was eine moderne Lösung leisten sollte
Ein modernes Freigabesystem muss mehr können, als nur einfache Workflows abzubilden. Es sollte sich an der Realität orientieren – und den Anforderungen standhalten, die Kommunen und Unternehmen tagtäglich in der Rechnungsprüfung und -freigabe haben.
Dazu gehören insbesondere:
- Intelligente Erkennung von Beteiligungen: Die Lösung muss automatisch erkennen, wer bereits an einem Ablauf beteiligt war – egal ob direkt oder als Vertretung. So wird vermieden, dass eine Person unbeabsichtigt doppelt prüft.
- Technische Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips: Das System darf keine Freigabe zulassen, bei der dieselbe Person in zwei Prüfstufen aktiv ist. Auch nicht durch die Hintertür einer Vertretung.
- Zentrale Vertretungsregelung mit einem Klick: Statt mühsam einzelne Abläufe anzupassen, sollte eine globale Vertretungslösung möglich sein – sicher, transparent und jederzeit nachvollziehbar.
- Transparente Übersicht für alle Beteiligten: Ein Freigabemonitor zeigt auf einen Blick, wo sich eine Rechnung befindet, wer schon geprüft hat – und wo es hängt. Das schafft Sicherheit und spart Rückfragen.
- Nahtlose Integration in bestehende Systeme: Die Lösung sollte sich ohne großen Aufwand in vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Systeme einfügen lassen – damit sich niemand doppelt um dieselben Daten kümmern muss.
Kurz gesagt: Eine moderne Lösung muss nicht nur technisch stark, sondern auch anwenderfreundlich sein. Sie soll Arbeit erleichtern, Sicherheit geben – und im Alltag wirklich arbeiten.
So funktioniert das Vier-Augen-Prinzip beim BRK in der Praxis
Wie sieht ein funktionierendes Vier-Augen-Prinzip in der Praxis aus? Ein Blick zum Bayerischen Roten Kreuz zeigt es.
Bayerisches Rotes Kreuz als Vorzeigebeispiel
Das BRK stand vor einer typischen Herausforderung: Strenge Statuten fordern das Vier-Augen-Prinzip – gleichzeitig arbeiten die Teams an verschiedenen Standorten.
„Für uns ist das Vier-Augen-Prinzip nicht verhandelbar – es steht in unseren Statuten und ist Teil unserer Verantwortung gegenüber Spendern und der Öffentlichkeit“, erklärt Sarah Hainzinger vom BRK.
Die Lösung: Ein System, das automatisch verhindert, dass jemand eine Rechnung zweimal freigibt – auch als Vertretung.
Artikeltipp: Mehr Details dazu finden Sie in unserer Fallstudie: Sozialservice-Gesellschaft des Bayerischen Roten Kreuzes setzt auf Rechnungsmanagement-Software Flowwer.
Messbare Ergebnisse und Return on Investment beim BRK
Die Einführung des neuen Systems beim BRK brachte messbare Verbesserungen:
- Reduzierung der Durchlaufzeit von 12 auf 2 Tage
- 100 % Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips, revisionssicher dokumentiert
- 7 Stunden weniger Aufwand pro Woche in der Buchhaltung
- Keine verpassten Skonti mehr
Die Investition hat sich in wenigen Monaten bezahlt gemacht.
Ein weiterer Baustein für die Effizienz: Mit der vorbereitenden Buchführung in FLOWWER bereiten Sie alle Kontierungsdaten direkt bei der Freigabe vor. Das spart Ihrem Steuerberater Zeit und reduziert Rückfragen um bis zu 90% – für noch schnellere Abläufe.
Der Realitätscheck für Ihr Unternehmen
Drei Fragen zeigen, ob Ihr Vier-Augen-Prinzip wirklich läuft:
- Erkennt Ihr System, wer bereits geprüft hat?
- Sind Vertretungen technisch abgesichert?
- Können Sie bei einer Prüfung eindeutig belegen, wer was freigegeben hat?
Wenn Sie auch nur eine Frage mit „Nein“ oder „Bin mir nicht sicher“ beantworten, haben Sie ein Problem.
Fazit: Ein Vier-Augen-Prinzip, das wirklich schützt
Das Vier-Augen-Prinzip ist kein bürokratischer Selbstzweck. Es schützt vor Fehlern, schafft Vertrauen und beugt Missbrauch vor. Aber nur, wenn es richtig gemacht wird.
Die entscheidende Frage ist nicht: „Haben wir das Vier-Augen-Prinzip?“, sondern: „Läuft es auch, wenn mal jemand krank ist?“
Bei FLOWWER haben wir das Problem gelöst. Nicht mit Marketing-Versprechen, sondern mit intelligenter Technik, die erkennt, wer schon geprüft hat – auch bei Vertretungen.
Das Ergebnis: Echte Sicherheit, weniger Aufwand und das gute Gefühl, bei jeder Prüfung auf der sicheren Seite zu stehen.
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