Über 2.000 Unternehmen setzen auf Rechnungsmanagement mit Flowwer

Über 2.000 Unternehmen, Kommunen und soziale Einrichtungen nutzen Flowwer täglich für ihre Rechnungsfreigabe. Vom Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitern bis zum Krankenhaus, von der Dorfbäckerei bis zum Bayerischen Roten Kreuz mit 26 Einrichtungen – sie alle haben sich bewusst für Flowwer entschieden.

Seit 2018 wächst diese Zahl stetig. Nicht durch aggressive Verkaufskampagnen, sondern durch Empfehlungen: Steuerberater empfehlen Flowwer ihren Mandanten, IT-Dienstleister ihren Kunden, Geschäftsführer ihren Kollegen. Viele bleiben über Jahre – nicht wegen langer Vertragslaufzeiten, sondern weil die Software macht, was sie soll.

Diese Unternehmen arbeiten bereits mit Flowwer

Gastronomie und Hotellerie: Die Wilhelmer Gastronomie in Stuttgart verwaltet vier Restaurants und das Schwabenwelt-Festzelt über eine gemeinsame Flowwer-Lizenz. McDonald’s-Franchisenehmer organisieren mehrere Filialen zentral. Vom traditionellen Wirtshaus bis zur modernen Restaurantkette – sie alle haben das gleiche Problem gelöst: Rechnungen von Lieferanten, Getränkegroßhändlern und Dienstleistern schnell und sicher freigeben.

Medizinische und soziale Einrichtungen: Die Sozialservice-Gesellschaft des Bayerischen Roten Kreuzes betreut in 26 Einrichtungen pflegebedürftige Senioren – und verarbeitet die Rechnungen aller Standorte über Flowwer. Zahnarztpraxis-Ketten mit fünf bis zehn Standorten nutzen eine Lizenz für alle Praxen. Arztpraxen, Pflegeheime, Physiotherapie-Zentren – überall dort, wo Menschen versorgt werden und gleichzeitig strenge Compliance-Regeln gelten, ist Flowwer geeignet.

Kommunen und öffentliche Einrichtungen: Die Stadt Bad Vilbel verarbeitet über 600 Rechnungen monatlich über verschiedene Abteilungen hinweg. Die Gemeindewerke Peißenberg haben ihre gesamte Verwaltung digitalisiert. Bauhöfe, Kindergärten, Stadtwerke – sie alle nutzen Flowwer, um ihre Rechnungsprozesse transparent und rechtssicher zu gestalten.

IT und Dienstleister: Die aconitas GmbH aus Bayern verarbeitet etwa 2.000 Belege monatlich – mit nur einer Person in der Buchhaltung. Die PR-Agentur Press’n’Relations in Ulm hat bereits 2019 auf Flowwer umgestellt und damit 95 % ihres Papierverbrauchs reduziert. IT-Dienstleister schätzen besonders die technische Souveränität und die sauberen Schnittstellen.

Pharma und Forschung: Das Auftragsforschungsinstitut ProInnovera mit 80 Mitarbeitern steuert internationale klinische Studien – und hat mit Flowwer endlich den Überblick über alle Finanzströme. Wichtig in einem Umfeld, wo Budgets knapp kalkuliert sind und Transparenz über jeden Euro herrschen muss.

Weitere Branchen: Immobiliengesellschaften (oft ein Unternehmen pro Objekt), Investment-Firmen, Handwerksbetriebe, Filmproduktionen (für jedes Projekt ein eigenes Unternehmen), Vereine und gemeinnützige Organisationen.

„Diesen Erfolg haben wir völlig organisch und ohne besondere Marketing-Maßnahmen erreicht. Das zeigt, dass es einen echten Bedarf für unsere Lösung gibt“, zieht Sascha Schwegelbauer, Gründer und Geschäftsführer der Heidenheimer DotNetFabrik GmbH eine erste Bilanz. Sein Ziel: „Wir wollen für eine breite Palette von Unternehmen und Organisationen die erste Wahl sein, wenn es um das digitale Einsammeln, Prüfen und Freigeben von Rechnungen geht.“

Was sie alle verbindet: Sie wollen ihre Rechnungen schnell und sicher freigeben – ohne komplizierte Systeme, ohne versteckte Kosten, ohne Abhängigkeit von US-Tech-Konzernen.

Warum sich über 2.000 Unternehmen für Flowwer entschieden haben

Multi-Tenant: Mehrere Standorte, eine Lizenz mit der Multi-Company-Verwaltung

Das ist einer der Hauptgründe, warum Unternehmen mit mehreren Standorten zu Flowwer wechseln. Bei Flowwer können Sie alle Ihre Filialen oder Standorte in einem System verwalten – mit zentralem Dashboard und einheitlicher Oberfläche.

Wie es funktioniert: Jede Filiale oder jeder Standort wird als eigenes Unternehmen in Flowwer angelegt. Sie zahlen pro Standort 25 € monatlich. Der entscheidende Vorteil: Sie müssen sich nicht ständig aus- und einloggen, sondern sehen alle Standorte auf einem Dashboard.

Praxisbeispiel Zahnarztpraxis-Kette mit 5 Standorten: Jede Praxis wird als eigenes Unternehmen angelegt (5 × 25 € = 125 € monatlich). Jede Praxis hat eigene Workflows und eigene Freigabeprozesse. Der Geschäftsführer sieht aber auf einem Dashboard alle offenen Rechnungen über alle Standorte hinweg – ohne sich fünfmal getrennt einloggen zu müssen.

Der zentrale Vorteil gegenüber getrennten Systemen:

• Ein Login für alle Standorte
• Einheitliche Oberfläche
• Zentrale Übersicht für Management
• Einfacher Dokumentenaustausch zwischen Standorten (z.B. wenn eine Rechnung im falschen Standort landet)

Das nennt sich Multi-Tenant-Fähigkeit. Sie verwalten mehrere Unternehmen zentral, ohne zwischen verschiedenen Systemen wechseln zu müssen.

Attraktiver Preis und Alleinstellungsmerkmale

25 € pro Monat und Unternehmen. Das war der Preis 2018 – und das ist er heute noch.

„Unsere Kunden bewegen sich in einem Rahmen von 10 bis 200 Mitarbeitern. Unternehmen also, die nicht mit mächtigen ERP-Systemen arbeiten, ihre Geschäftsprozesse aber dennoch digitalisieren wollen, ohne dafür Unsummen ausgeben zu müssen“, beschreibt Sascha Schwegelbauer die Zielgruppe.

Dementsprechend fair gestaltet sich der Preis für das Workflow-System. Bereits für 25 Euro je Unternehmen und Monat können Betriebe den Großteil der Funktionen von Flowwer nutzen. Dabei sind praxisnahe Funktionen wie eine intelligente Vertretungsfunktion oder die kostenlose App für iOS und Android bereits mit enthalte

Was ist inklusive:

• Unbegrenzte Anzahl an Nutzern
• Unbegrenzte Dokumenten-Uploads
• Alle Basis-Funktionen (Freigabe, Vertretung, Vier-Augen-Prinzip)
• Schnittstellen zu DATEV, Addison, Agenda und mehr
• E-Mail-Support

Warum wir nicht teurer werden:

„Software skaliert. Mehr Kunden bedeuten nicht automatisch höhere Kosten. Unsere Server laufen, unsere Software funktioniert. Warum sollten wir den Preis erhöhen? Wir wollen auch kleineren Firmen gute Software ermöglichen – nicht nur denen mit dem größten Budget.“ (Sascha Schwegelbauer:)

Das überzeugt: Besonders soziale Einrichtungen, Vereine und kommunale Betriebe mit knappen Budgets schätzen diese Transparenz. Alle Details zum Preis finden Sie unter „Preis und Features“.

Hohe Effizienz und Kompatibilität – auch im Homeoffice

Schon 2018, als die erste Version von Flowwer auf den Markt kam, zeigten sich viele Unternehmen von den Stärken der Software überzeugt. Ein weiterer Schub kam mit Corona: Denn die Freigabe von Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfolgt durchgängig digital, das Homeoffice kann damit problemlos in die Abläufe eingebunden werden. Auch sonst erleichtert Flowwer den Arbeitsalltag in der Buchhaltung oder beim Steuerberater.

Dank intuitiver Freigabeprozesse kann der Zeitaufwand für die Bearbeitung um bis zu 90 Prozent gesenkt werden. So verwundert es auch nicht, dass viele der aktuellen Anwender von ihren Steuerberatern auf die Lösung aufmerksam gemacht wurden.

Sascha Schwegelbauer hierzu: „Flowwer bietet von Haus aus Schnittstellen zu DATEV und Addison, die viele KMU für ihre Buchhaltung nutzen und unterstützt den DATEV-CSV-Standard. Daneben steht aber auch eine einfach konfigurierbare API zur Verfügung, über die andere Buchhaltungslösungen integriert oder die Daten wieder auf den eigenen Server zurückgeholt werden können.“

Schnittstellen: Deshalb empfehlen Steuerberater Flowwer

Viele unserer Kunden kamen über ihre Steuerberater zu uns. Der Grund: saubere Schnittstellen zu den drei großen Kanzleisoftware-Systemen.

DATEV (die meisten deutschen Steuerberater) Freigegebene Rechnungen werden automatisch per XRechnung-Standard übertragen – inklusive Kostenstellen und Kontierungen. Der Steuerberater muss nichts mehr abtippen.

Addison (DATEV-Alternative) Hat keine eigene Rechnungsfreigabe. Flowwer schließt diese Lücke mit einer nativen Schnittstelle.

Agenda (über 350.000 Nutzer) Seit 2023 direkte Anbindung – entwickelt in Zusammenarbeit mit Agenda Connect.

Der praktische Nutzen: Die Steuerkanzlei von ProInnovera spart etwa sieben Arbeitsstunden pro Woche, weil alle Daten strukturiert und korrekt erfasst ankommen. Kein manuelles Sortieren, kein Nachfragen, keine Fehlerkorrektur.

Alle Schnittstellen finden Sie hier.

Datensicherheit und persönlicher Support

Um Kundendaten maximal sicher verarbeiten zu können, wird die SaaS-Anwendung (Software-as-a-Service) ausschließlich in nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gehostet.

Beim gewählten Anbieter, der IP-Projects, handelt es sich um ein eigenständiges, deutsches Unternehmen. Dies stellt sicher, dass kein Datenzugriff im Rahmen des (US-)CLOUD-Act stattfindet. DSGVO-Vorgaben werden so garantiert und vollumfänglich eingehalten.

Mit einem eingespielten Team, der Flexibilität eines Start-Ups und ehrlicher, schwäbischer Bodenständigkeit entwickelt die DotNetFabrik ihre Software ständig weiter und kümmert sich direkt um die Belange der Anwender. Diese Kundennähe hält Schwegelbauer für entscheidend:

„Wir verstehen Software nicht als Selbstzweck, sondern möchten unseren Kunden ihre Arbeit erleichtern. Um das zu schaffen, brauchen wir direkten Kontakt. Die Anwender sind die Augen und Ohren unserer Entwickler – ohne deren Rückmeldung können wir kein gutes Produkt schaffen. Dass dies auch bei einer großen Kundenzahl leistbar bleibt, zeigt, dass Flowwer sehr einfach und intuitiv bedienbar ist.“

Was Kunden über Flowwer sagen

Sarah Hainzinger, IT-Abteilung Sozialservice-Gesellschaft BRK: „Man kann bei Flowwer vieles selbst einrichten und anpassen, ohne Hilfe durch den Support. Der Support ist immer sehr hilfsbereit und schnell, darauf kann man sich verlassen.“

André Brönner, Prokurist aconitas GmbH: „Viele Produkte in diesem Bereich versuchen die sprichwörtliche eierlegende Wollmilchsau zu sein. Sie versprechen tausend Gimmicks, können aber die Basics nicht zufriedenstellend abbilden. Flowwer kennt seine Stärken und behält diese im Blick.“

Erik Kolb, Director Finance ProInnovera: „Der Support während der gesamten Implementierung war hervorragend. Wenn wir eine Anpassung benötigten, wurde dies immer schnell und unkompliziert umgesetzt. Teilweise sogar vom Geschäftsführer persönlich.“

Uwe Pagel, Geschäftsführer Press’n’Relations: „Das System ist recht einfach zu bedienen und von den Kosten her sehr überschaubar. Wir sind zum Glück vor der Corona-Pandemie auf die Idee gekommen, das Rechnungsmanagement zu digitalisieren. Im Nachhinein hat sich das als richtig erwiesen.“

Markus Schneider, Fachdienstleiter Stadtkasse Bad Vilbel: „Der Support von Flowwer war hervorragend. Wenn wir eine Anpassung benötigten, wurde dies immer schnell und unkompliziert umgesetzt. Wir können jetzt circa 600 monatliche Rechnungen völlig automatisch an die Buchhaltung verteilen.“

Support und Weiterentwicklung

Bei über 2.000 Kunden und einem kleinen Team gibt es keinen Telefonsupport. Das ist bewusst so.

Stattdessen:

• E-Mail-Support: Reaktion meist innerhalb weniger Stunden
• Terminbuchung: Für komplexe Fragen individuellen Support-Termin vereinbaren
• Persönlicher Kontakt: Viele Anfragen beantwortet Gründer Sascha Schwegelbauer persönlich

Sascha Schwegelbauer: „Bei 25 € monatlich pro Unternehmen wäre eine permanente Hotline nicht finanzierbar. Wenn jemand unbedingt Telefonsupport möchte, bieten wir das für 50 € pro Viertelstunde an. Die meisten merken dann, dass E-Mail-Support völlig ausreicht.“

Weiterentwicklung durch Kundenwünsche: Viele Features in Flowwer entstanden durch Kundenanfragen:

• Nominierung (Wilhelmer Gastronomie)
• Lieferanten-Autovervollständigung (mehrere Kunden)
• Erweiterte Matching-Funktionen (Stadt Bad Vilbel)

FAQ: Häufige Fragen