Skontofristen verstreichen, Mahngebühren fallen an, Lieferanten werden unzufrieden. Drei Mechanismen in Flowwer beschleunigen Ihre Rechnungsprüfung, ohne dass Sie auf das Vier-Augen-Prinzip verzichten müssen.
1. Parallele Freigabe statt Warteschlange
Sequenzielle Freigabe
Sequenzielle Freigabe ist oft der Normalzustand im Freigabeprozess und bedeutet: Die Rechnung wandert von Person zu Person. Erst muss Person A freigeben, dann erst sieht Person B die Rechnung.
Person A braucht eine Woche, Person B auch eine Woche. Macht zusammen zwei Wochen Durchlaufzeit. Bei einer 14-tägigen Skontofrist wird es eng. Ist Person A im Urlaub, haben Sie keine Chance.
Parallele Freigabe
Parallele Freigabe funktioniert anders: Drei Sachbearbeiter bekommen die Rechnung gleichzeitig. Alle prüfen parallel. Selbst wenn jeder zwei Wochen braucht, beträgt die Gesamtzeit nur zwei Wochen.
Das funktioniert auch mit Vier-Augen-Prinzip: Sie stellen ein, dass alle drei Personen die Rechnung erhalten, aber mindestens zwei freigeben müssen. Die Zeit halbiert sich trotzdem, weil nicht mehr nacheinander geprüft wird. Ist Person A im Urlaub, geben Person B und C trotzdem frei.
Beispiel
Beispiel: Ein Bauunternehmen mit drei Bauleitern zeigt, wie das funktioniert. Jede Materialrechnung muss von zwei Bauleitern geprüft werden.
Früher sequenziell: Bauleiter A prüft (5 Tage), dann Bauleiter B (5 Tage) = 10 Tage Durchlaufzeit.
Jetzt parallel: Alle drei Bauleiter sehen die Rechnung gleichzeitig. Die ersten zwei, die Zeit haben, geben frei. Durchlaufzeit: 2 bis 3 Tage statt 10.
Bei 2 % Skonto auf 10.000 € sparen Sie 200 €. Dafür muss die Rechnung innerhalb von 10 Tagen bezahlt werden. Mit paralleler Freigabe schaffen Sie das, mit sequenzieller oft nicht.
2. Bagatellgrenzen: Kleine Rechnungen brauchen keine Geschäftsführung
Eine 19,90-€-Rechnung für Büromaterial durchläuft vier Freigabestufen inklusive Geschäftsführung. Das ist in der Regel unverhältnismäßig für Kleinstbeträge.
Definieren Sie Schwellenwerte, ab denen zusätzliche Freigaben nötig sind:
- Bis 500 €: Sachbearbeiter reicht
- 500 bis 5.000 €: Sachbearbeiter + Abteilungsleiter
- 5.000 bis 50.000 €: + Bereichsleiter
- Ab 50.000 €: + Geschäftsführung
Die 19,90-€-Rechnung stoppt nach dem Sachbearbeiter. Alle höheren Stufen werden automatisch übersprungen, der Beleg gilt als freigegeben.
Sie entscheiden, ob die Grenze mit Netto- oder Bruttobetrag verglichen wird. Bei 19 % MwSt. macht das bei großen Beträgen einen Unterschied.
Buchhaltung als Auffangnetz: Auch wenn die Geschäftsführung übersprungen wurde, soll die Buchhaltung jeden Beleg sehen? Aktivieren Sie „Stufe nicht überspringbar“ für die Buchhaltungsstufe. Dann landet dort jede Rechnung, egal welcher Betrag.
Beispiel: Ein Verein mit 200 Rechnungen pro Monat macht das so: 150 Rechnungen sind unter 100 € (Büromaterial, Kleinanschaffungen).
Früher durchliefen alle 200 Rechnungen vier Stufen = 800 Freigaben pro Monat.
Mit Bagatellgrenze bei 100 € stoppen die 150 Kleinbeträge nach Stufe 1 = 150 Freigaben.
Die 50 größeren Rechnungen durchlaufen alle Stufen = 200 Freigaben. Gesamt: 350 statt 800 Freigaben.
Ersparnis: 450 Freigaben pro Monat. Bei 2 Minuten pro Freigabe sind das 15 Stunden.
3. Nominierung: Gezielte Zuweisung statt Gießkannenprinzip
Sie haben 20 Projektleiter im System. Jede Projektrechnung soll vom zuständigen Projektleiter geprüft werden. Ohne Nominierung müssten Sie entweder 20 verschiedene Freigabeprozesse anlegen (einen pro Projektleiter) oder alle 20 Projektleiter bekommen jede Rechnung.
Mit der Nominierungsfunktion in Flowwer geht das einfacher: Sie legen einen Freigabeprozess an, in dem alle 20 Projektleiter als mögliche Prüfer hinterlegt sind. Die Buchhaltung wählt dann bei jeder Rechnung aus, welche Person für die Freigabe zuständig ist.
Beispiel: Rechnung für „Projekt Alpha“ kommt rein. Die Buchhaltung sieht, diese gehört zu Projektleiter Müller. Sie klickt auf das Glockensymbol und nominiert Herrn Müller. Nur Herr Müller erhält somit die Rechnung zur Freigabe. Die anderen 19 Projektleiter werden nicht benachrichtigt und sehen in ihrer Liste nur ihre eigenen Projektrechnungen.
Wichtig: Wenn ein Beleg per E-Mail in Flowwer hochgeladen wird und die erste Stufe eine Nominierung erfordert, landet er im Posteingang. Per E-Mail ist keine Nominierung möglich. In dem Fall muss jemand manuell die Nominierung vornehmen.
Beispiel: Eine Werbeagentur mit 15 Kundenberatern nutzt das so: Jeder Kundenberater betreut 5 bis 10 Kunden. Rechnungen für Druckkosten, Lizenzen oder Freelancer sollen vom zuständigen Kundenberater geprüft werden.
Ohne Nominierung müssten sie 15 Flows anlegen (einen pro Kundenberater) oder alle 15 bekämen jede Rechnung.
Mit Nominierung gibt es einen Flow „Kundenkosten“ mit allen 15 Kundenberatern. Die Buchhaltung nominiert bei jeder Rechnung den Zuständigen. Jeder Kundenberater sieht nur seine 10 bis 15 Rechnungen pro Monat statt alle 150.
Bei Nichtgefallen kündigen Sie innerhalb des Zeitraums
Freigabe vererben: Keine Doppelarbeit bei mehrfachen Rollen
Frau Schmidt ist Abteilungsleiterin IT und Mitglied der Geschäftsführung. Bei einer 80.000-€-IT-Rechnung durchläuft der Beleg mehrere Prüfschritte: erst die Abteilungsleitung, später die Geschäftsführung. Normalerweise müsste Frau Schmidt zweimal freigeben, einmal als Abteilungsleiterin, einmal als Geschäftsführerin.
Die Einstellung „Freigabe vererben“ (auch „Schleppen“ genannt) verhindert das: Wenn Frau Schmidt als Abteilungsleiterin freigibt, gilt das automatisch auch für ihren späteren Prüfschritt als Geschäftsführerin. Sie muss nicht nochmal klicken.
Wichtig dabei: Das Vier-Augen-Prinzip bleibt gewahrt, weil Frau Schmidt nur einmal freigegeben hat, nicht zweimal. Das System stellt sicher, dass dieselbe Person nicht doppelt zählt.
Ein Familienunternehmen mit 3 Geschäftsführern nutzt das so: Jeder ist gleichzeitig Abteilungsleiter (IT, Vertrieb, Produktion). Bei großen Investitionen (ab 10.000 €) sollen zwei Geschäftsführer freigeben. Ohne „Freigabe vererben/schleppen“ müsste der IT-Geschäftsführer erst als Abteilungsleiter freigeben und später nochmal als Geschäftsführer. Mit „Freigabe vererben“ reicht ein Klick, seine erste Freigabe zählt automatisch für beide Rollen.
Wie sich das in der Praxis auswirkt
Ein Handwerksbetrieb mit 3 Standorten vor der Optimierung:
- Alle Rechnungen durchlaufen 4 Stufen sequenziell
- Durchlaufzeit: 12 bis 15 Tage
- 180 Freigaben pro Monat (60 Rechnungen × 3 Stufen durchschnittlich)
- Skonto bei 10-Tages-Fristen nie genutzt
Nach der Optimierung mit allen drei Mechanismen:
Bagatellgrenze bei 200 €: 30 Kleinbeträge stoppen nach Stufe 1 (Bauleiter). Ersparnis: 90 Freigaben.
Parallele Freigabe in Stufe 2: 3 Bauleiter prüfen gleichzeitig statt nacheinander. Durchlaufzeit sinkt von 9 Tagen auf 3 Tage.
Nominierung für projektbezogene Rechnungen: Statt 3 Flows (einer pro Bauleiter) nur 1 Flow. Jeder Bauleiter sieht nur seine Projektrechnungen.
Ergebnis:
- Durchlaufzeit: 4 bis 6 Tage statt 12 bis 15
- Freigaben pro Monat: 90 statt 180
- Skonto-Nutzung: 60 % der Rechnungen statt 0 %
- Bei durchschnittlich 2 % Skonto auf 30.000 € Rechnungsvolumen = 600 €/Monat gespart
Fazit: Geschwindigkeit durch smarte Konfiguration
Die drei Mechanismen arbeiten zusammen:
- Bagatellgrenzen reduzieren unnötige Freigaben bei Kleinbeträgen
- Parallele Freigabe halbiert die Durchlaufzeit bei kritischen Beträgen
- Nominierung hält To-Do-Listen sauber und reduziert Flow-Anzahl
Das Vier-Augen-Prinzip bleibt gewahrt, aber die Prozesse werden schneller. Skontofristen werden eingehalten, Mahngebühren vermieden, Lieferanten zufrieden.
Die Konfiguration dauert etwa 1-2 Stunden pro Flow. Die Zeitersparnis und Skonto-Gewinne amortisieren den Aufwand in wenigen Wochen.
Überzeugen wir Sie nicht, nutzen Sie Ihr Sonderkündigungsrecht.
FAQ: Schnellere Freigaben in Flowwer
Das kommt auf Ihren Prozess an. Beispiel: Drei Personen müssen freigeben, jeder braucht durchschnittlich 5 Tage. Sequenziell = 15 Tage. Parallel = 5 Tage. Bei 50 Rechnungen pro Monat sparen Sie 500 Tage Durchlaufzeit. Besonders wichtig bei Skontofristen: 10 Tage Zahlungsziel schaffen Sie nur mit parallelen Freigaben.
Das kommt auf Ihr Unternehmen an. Typische Staffelung: Kleinbetriebe 100 € / 1.000 € / 5.000 €, mittlere Unternehmen 500 € / 5.000 € / 50.000 €, größere Unternehmen 1.000 € / 10.000 € / 100.000 €.
Faustregel: Wenn 60 bis 70% Ihrer Rechnungen unter der ersten Grenze liegen, sparen Sie am meisten Zeit. Analysieren Sie Ihr Rechnungsvolumen der letzten 3 Monate und setzen Sie die Grenze so, dass etwa zwei Drittel der Belege nur eine Stufe durchlaufen.
Jederzeit. Die Änderung gilt für alle neuen Rechnungen ab sofort. Bereits laufende Rechnungen behalten ihre ursprünglichen Grenzen. Sie müssen nichts nachbearbeiten. Wenn Sie nach 3 Monaten merken, dass die Grenze zu niedrig ist, erhöhen Sie sie einfach.
Das hängt von Ihrer Buchhaltung ab. Netto ist präziser für die Kostenbetrachtung (ohne Steuern). Brutto ist einfacher, weil es dem Gesamtbetrag auf der Rechnung entspricht. Bei 19 % MwSt. liegt eine 5.000-€-Nettogrenze bei 5.950 € brutto. Wenn Ihre Freigeber mit Bruttobeträgen denken, nehmen Sie Brutto. Wenn die Buchhaltung nach Netto plant, nehmen Sie Netto.
Wenn Sie viele potenzielle Freigeber haben, aber pro Rechnung nur 1 bis 2 zuständig sind. Beispiele: 20 Projektleiter, aber pro Rechnung ist nur einer zuständig. 15 Kundenberater, jeder betreut eigene Kunden. 8 Abteilungsleiter, Rechnungen gehören nur zu einer Abteilung. Ohne Nominierung bräuchten Sie 20 separate Flows oder alle 20 bekommen jede Rechnung. Mit Nominierung: Ein Flow, gezielte Zuweisung, aufgeräumte To-do-Listen.
Die Rechnung landet bei der nominierten Person. Wenn diese merkt, dass sie nicht zuständig ist, kann sie die Rechnung ablehnen oder (je nach Berechtigung) zurück in den Posteingang legen. Dort können Sie neu nominieren.
Alternativ: Richten Sie Ihre Flows so ein, dass die Buchhaltung nominiert. Die kennt meist die Zuständigkeiten am besten.
Auch „Schleppen“ genannt. Beispiel: Herr Müller ist in Stufe 2 (als Abteilungsleiter) und in Stufe 4 (als Geschäftsführung). Ohne „Freigabe vererben“ muss er zweimal freigeben. Mit „Freigabe vererben“ reicht seine Freigabe aus Stufe 2 automatisch auch für Stufe 4. Er muss nicht erneut klicken.
Ja, sie ergänzen sich.
Typisches Setup: Bagatellgrenze bei 500 €, Kleinbeträge stoppen nach Stufe 1. Parallele Freigabe in Stufe 2, drei Abteilungsleiter prüfen gleichzeitig. Nominierung in Stufe 3, Buchhaltung wählt zuständigen Controller aus. Das funktioniert in einem Flow zusammen. Je nach Betrag und Zuständigkeit greifen unterschiedliche Mechanismen.
Rechenbeispiel: 50 Rechnungen pro Monat, durchschnittlich 2.000 €, davon 30 mit 2 % Skonto bei 10 Tagen Zahlungsziel.
Vorher (15 Tage Durchlaufzeit): 0 Skonto genutzt, weil zu langsam.
Nachher (5 Tage Durchlaufzeit): 25 Rechnungen schaffen die 10-Tage-Frist = 50.000 € × 2% = 1.000 € Skonto pro Monat = 12.000 € pro Jahr. Selbst bei konservativer Rechnung (nur 50 % Skonto-Nutzung) sind das 6.000 € jährlich.
Nein. Parallele Freigaben, Bagatellgrenzen und Nominierung sind in jedem Flowwer-Abo enthalten (25 € netto/Monat). Egal wie komplex Ihre Flows sind oder wie viele Personen parallel freigeben, der Preis bleibt gleich.
Ja, technisch abgesichert. Sie definieren: „Drei Personen erhalten die Rechnung, mindestens zwei müssen freigeben.“ Flowwer stellt sicher, dass erst nach zwei Freigaben die Stufe erfüllt ist. Die dritte Person kann immer noch prüfen und ablehnen, wenn etwas nicht stimmt.
Per E-Mail hochgeladene Rechnungen können nicht automatisch nominiert werden. Das System weiß nicht, wer zuständig ist. Die Rechnung landet im Posteingang, damit jemand manuell den richtigen Freigeber auswählt.
Lösung: Lassen Sie die erste Stufe (zum Beispiel Buchhaltung) ohne Nominierung, die nominiert dann für Stufe 2.
Pro Flow etwa 1 bis 2 Stunden: Bagatellgrenzen festlegen (15 Minuten), parallele Freigabe einrichten (30 Minuten), Nominierung konfigurieren (45 Minuten). Bei 3 bis 5 Flows investieren Sie einen Arbeitstag.
Die Zeitersparnis und Skonto-Gewinne amortisieren sich meist in 2 bis 4 Wochen. Danach läuft alles automatisch schneller.
