Rechnungsprüfung: So prüfen Sie Eingangsrechnungen korrekt (inkl. E-Rechnungspflicht)

Jeden Monat kommen 50 Rechnungen rein. Sie prüfen sie, geben frei, die Buchhaltung bezahlt. Eine etablierte Routine, die funktioniert.

Dann kommt die Betriebsprüfung. Der Prüfer will die Rechnung von Müller GmbH sehen – 12.000€ für Büromöbel. Sie holen sie aus dem Ordner. Er schaut drauf und sagt: „In der Steuernummer fehlt ein Buchstabe. Die Rechnung ist ungültig.“ 2.280€ Vorsteuer sind weg – einfach so.

Rechnungsprüfung nervt, keine Frage. Aber sie kostet nur 2 Minuten pro Rechnung und erspart Ihnen solche Desaster.

Seit dem 1.1.2026 kommt noch etwas dazu: Die E-Rechnungspflicht läuft. Sie müssen jetzt auch XML-Rechnungen prüfen können. Die Regeln sind dieselben wie bei Papier – aber ohne Software sehen Sie nur Buchstaben-Salat.

Warum jede Rechnung geprüft werden muss (rechtlich)

Das Finanzamt kennt keine Gnade bei fehlerhaften Rechnungen. Fehlt auch nur eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug weg – egal, ob Sie die Ware bekommen haben oder nicht.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen kauft Büromöbel für 10.000€ netto. Die Rechnung kommt, alles sieht gut aus. Die Buchhaltung bezahlt. Bei der Betriebsprüfung ein Jahr später fällt auf: In der Steuernummer fehlt eine Ziffer. Die Rechnung ist formell fehlerhaft. Das Finanzamt streicht die 1.900€ Vorsteuer.

Das Geld ist weg. Sie können den Lieferant um eine korrigierte Rechnung bitten – aber bis die kommt und Sie die Vorsteuer zurückbekommen, vergehen Wochen oder Monate. In der Zwischenzeit fehlt Ihnen die Liquidität.

Die drei Gesetze, die Sie kennen müssen

• §14 UStG legt fest, welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Fehlt auch nur eine davon? Kein Vorsteuerabzug.
• §33 UStDV regelt die Aufbewahrung von Belegen. Sie müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufheben. Wenn Sie das nicht korrekt machen, erkennt das Finanzamt die Rechnung nicht an – selbst wenn alle Pflichtangaben draufstehen.
• GoBD 2025 definiert, wie Sie digitale Rechnungen speichern müssen. Die gute Nachricht seit dem BMF-Schreiben vom Juli 2025: Die XML-Datei allein reicht. Sie müssen nicht mehr PDF und XML doppelt archivieren.

Was eine fehlerhafte Rechnungsprüfung kostet

Die Zahlen aus der Praxis sind eindeutig. Wenn Sie Papier-Rechnungen manuell prüfen, brauchen Sie 9-12 Tage Durchlaufzeit. Die Kosten pro Rechnung liegen bei 9,75€, und die Fehlerquote beträgt etwa 12%.

Mit einer digitalen Lösung wie Flowwer sieht das ganz anders aus: Die Durchlaufzeit sinkt auf 4 Tage, die Kosten auf 3€ pro Rechnung, und die Fehlerquote liegt nur noch bei 2%.

Bei 50 Rechnungen im Monat bedeutet das: (9,75€ – 3€) × 50 = 338€ gespart. Pro Monat. Das sind 4.056€ im Jahr.

Dazu kommt noch etwas: Mit 12% Fehlerquote haben Sie 6 fehlerhafte Rechnungen pro Monat, die nachbearbeitet werden müssen. Jede kostet im Schnitt 45€ an Arbeitszeit. Das sind weitere 270€ monatlich, die Sie sich sparen können.

Flowwer kostet 25€ im Monat. Die Software hat sich nach 22 Tagen bezahlt gemacht.

Die 3 Arten der Rechnungsprüfung

Jede Rechnung läuft durch drei verschiedene Prüfschritte. Alle drei sind Pflicht – Sie können nicht einfach einen weglassen.

• Die formelle Prüfung stellt sicher, dass alle Pflichtangaben nach §14 UStG auf der Rechnung enthalten sind
• Die sachliche Prüfung fragt: Haben wir das überhaupt bestellt? Ist die Ware angekommen? Stimmt der Preis? Das können nur Sie oder Ihre Kollegen beantworten – kein System der Welt kann in Ihr Lager schauen.
• Die digitale Prüfung übernimmt die Routine-Checks automatisch. OCR-Software liest die Daten aus, das System prüft die Pflichtangaben und rechnet die Umsatzsteuer nach.

Wichtig zu verstehen: Die sachliche und die formelle Prüfung müssen beide laufen. Es reicht nicht zu sagen „Die Ware ist da, also bezahlen wir“ – auch die Pflichtangaben müssen stimmen. Sonst verlieren Sie den Vorsteuerabzug.

Die formelle Prüfung: 10 Pflichtangaben auf einer Rechnung

Bei der formellen Prüfung geht es um die äußere Form der Rechnung. Unabhängig davon, ob die Ware wirklich angekommen ist oder nicht. Die einzige Frage ist: Ist dieses Dokument rechtlich gültig?

Die 10 Pflichtangaben (bei Rechnungen ab 250€ brutto)

Wenn auch nur EINE dieser Angaben fehlt, ist der Vorsteuerabzug weg. So einfach ist das.

Quelle: §14 Abs. 4 UStG

1. Name und Adresse des Rechnungsstellers: Es reicht nicht, wenn nur „Müller“ draufsteht. Sie brauchen die vollständige Bezeichnung: „Müller GmbH, Hauptstraße 10, 12345 Musterstadt“. Alles muss da sein.

2. Name und Adresse des Rechnungsempfängers; Auch hier muss alles korrekt sein. „Mustermann GmbH & Co. KG“ ist nicht dasselbe wie „Mustermann GmbH“. Das Finanzamt ist da pingelig – fehlt die Rechtsform oder ist sie falsch, war’s das mit dem Vorsteuerabzug.

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers: Eine von beiden muss drauf sein. Entweder „DE123456789“ oder „12/345/67890“. Komplett, keine Ziffer darf fehlen.

4. Ausstellungsdatum der Rechnung

5. Rechnungsnummer: Die muss fortlaufend und einmalig sein. „2026-001“ oder „R-15012026-01“ – egal welches System der Lieferant nutzt, Hauptsache jede Nummer gibt es nur einmal.

6. Menge und Art der Leistung oder Ware: „10 Stück Schrauben M8, rostfrei“ – nicht einfach nur „Schrauben“. Die Beschreibung muss so eindeutig sein, dass klar ist, was geliefert wurde.

7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung: Entweder „Lieferdatum: 10.01.2026“ oder „Leistungszeitraum: 01.01.-31.01.2026“. Bei Abschlagsrechnungen reicht auch der vereinbarte Lieferzeitpunkt.

8. Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeschlüsselt: Wenn verschiedene Steuersätze auf der Rechnung sind, müssen die getrennt ausgewiesen werden: „Netto 19%: 1.000€“ und „Netto 7%: 200€“.

9. Umsatzsteuersatz und Betrag: Nicht nur der Prozentsatz, auch der Betrag: „19% USt: 190€“ und „7% USt: 14€“.

10. Bruttobetrag (die Gesamtsumme): Am Ende muss die Gesamtsumme stehen: „Gesamt: 1.404€“.

Was bei Kleinunternehmern anders läuft

Wenn Ihr Lieferant Kleinunternehmer ist (Umsatz unter 22.000€ im Vorjahr nach §19 UStG), berechnet er keine Umsatzsteuer. Das ist völlig in Ordnung – aber dann MUSS auf der Rechnung dieser Satz stehen:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung formell fehlerhaft. Sie können sie trotzdem bezahlen, weil es ja keine Vorsteuer zum Abziehen gibt – aber rechtlich sauber ist es nicht.

Die häufigsten Fehler bei der Rechnungsprüfung

Fehler 1: Die Rechtsform stimmt nicht: Die Rechnung ist an „Mustermann GmbH“ adressiert. Ihr Unternehmen heißt aber „Mustermann GmbH & Co. KG“. Das ist nicht dasselbe Unternehmen. Vorsteuerabzug weg.

Fehler 2: In der Steuernummer fehlt eine Ziffer: Statt „DE123456789“ steht da „DE12345678“ – eine Ziffer fehlt. Das reicht schon. Vorsteuerabzug weg.

Fehler 3: Nur das Lieferdatum steht drauf, kein Rechnungsdatum: Das Lieferdatum 10.01. ist vermerkt, aber wann die Rechnung ausgestellt wurde, steht nirgends. Das reicht nicht. Sie brauchen beide Daten.

Fehler 4: Netto und Brutto werden verwechselt: Auf der Rechnung steh„ „1.190€ zzgl. 19% Mw“t“. Was ist jetzt gemeint? 1.190€ netto (dann wären es 1.416,10€ brutto) oder 1.190€ brutto (dann sind die 190€ Steuer schon drin)? Wenn es unklar ist, ist die Rechnung fehlerhaft.

So prüfen Sie formell in der Praxis

Nehmen Sie die Rechnung zur Hand und gehen Sie die 10 Punkte durch:

• Steht der Name und die Adresse des Lieferanten vollständig drauf? Nicht nur die Straße, auch PLZ und Ort?
• Ist unser Firmenname korrekt geschrieben? Stimmt die Rechtsform (GmbH, GmbH & Co. KG, AG)?
• Ist eine Steuernummer oder USt-ID vorhanden? Steht da wirklich „DE123456789“ mit allen Ziffern?
• Ist das Rechnungsdatum vermerkt?
• Gibt es eine Rechnungsnummer? Sieht die plausibel aus (nicht bei jeder Rechnung „12345“)?
• Ist die Leistung eindeutig beschrieben? „10 Stück von Artikel X“ oder „Wartung an Maschine Y“?
• Steht das Liefer- oder Leistungsdatum drauf?
• Ist der Nettobetrag nach Steuersätzen getrennt ausgewiesen (19%, 7%)?
• Sind Umsatzsteuer-Prozentsatz und -Betrag angegeben?
• Stimmt die Brutto-Gesamtsumme?

Wenn auch nur EIN Punkt fehlt oder falsch ist, lehnen Sie die Rechnung ab und fordern eine Korrektur an.

Flowwer macht das automatisch: Wenn Sie eine Rechnung hochladen, erkennt das System fehlende Pflichtangaben und zeigt Ihnen einen roten Hinweis. Sie müssen nicht mehr manuell alle 10 Punkte abchecken – das System macht den Check im Hintergrund.

Die sachliche Prüfung: Haben wir das wirklich bekommen?

Bei der sachlichen Prüfung geht es um den Inhalt, nicht um die Form. Die Frage ist einfach: Stimmt das, was auf der Rechnung steht?

Was Sie sachlich prüfen müssen

Haben wir das überhaupt bestellt? Die erste Frage bei jeder Rechnung: Liegt eine Bestellung vor? Hat jemand das autorisiert?

Ein Beispiel: Sie kriegen eine Rechnung vom IT-Dienstleister über 8.500€ für ein „Cloud-Setup“. Sie suchen die Bestellung – finden nichts. Sie rufen den IT-Leiter an, der ist im Urlaub. Seine Vertretung weiß von nichts. Jetzt bleibt die Rechnung erstmal liegen, bis sich das klärt.

Mit Flowwer hätten Sie direkt gesehen: Die Bestellung vom 10. Dezember ist im System, der IT-Leiter hat unterschrieben. Alles in Ordnung.

Ist die Ware wirklich angekommen? Bei Warenlieferungen prüfen Sie: Ist die Ware da? Wurde gezählt?

Ein Beispiel: Rechnung über 500 Schrauben. Sie gehen ins Lager und zählen nach: Nur 480 Schrauben sind da. 20 fehlen. Die Rechnung stimmt nicht.

Sie rufen beim Lieferant an: „Wir haben nur 480 bekommen.“ Der Lieferant sagt: „Oh, da ist beim Packen was schiefgelaufen. Ich schicke Ihnen die 20 nach oder korrigiere die Rechnung.“ Problem erkannt, Problem gelöst.

Stimmt die Menge? Wurden 10 Stück bestellt und 10 Stück geliefert? Oder sind nur 8 angekommen?

Stimmt der Preis? Im Angebot stand: „500 Schrauben à 0,45€ = 225€“. Auf der Rechnung steht: „500 Schrauben à 0,50€ = 250€“.

Sie rufen an: „Im Angebot haben Sie 0,45€ genannt.“ Der Lieferant: „Stimmt, das war ein Fehler in der Rechnung. Ich schicke eine korrigierte.“ Problem gelöst.

Ist die Qualität in Ordnung? Funktioniert die Maschine? Ist die Ware unbeschädigt?

Bei teuren Geräten sollten Sie nicht sofort bezahlen. Erst einen Testlauf machen, dann freigeben.

Wurden die Konditionen eingehalten? Wurde der vereinbarte Rabatt abgezogen? Sind die Versandkosten so, wie besprochen?

Die häufigsten Fehler bei der sachlichen Prüfung

• „Das wird schon stimmen“: Die Rechnung kommt, keiner prüft nach, ob die Ware tatsächlich da ist. Drei Wochen später fällt auf: Die Lieferung ist nie angekommen. Aber das Geld wurde schon überwiesen. Jetzt haben Sie ein Problem.
• Die Prüfung erfolgt zu spät: Die Rechnung wird sofort bezahlt. Zwei Monate später merkt die Produktion: Die Maschine funktioniert nicht richtig. Eine Reklamation wird jetzt schwierig, weil die Rechnung längst beglichen ist.
• Das Budget wird nicht geprüft: Ein Mitarbeiter gibt eine Rechnung über 12.000€ frei. Das Budget der Abteilung liegt aber nur bei 8.000€. Der Chef ist sauer. Die Rechnung ist zwar korrekt – aber intern gibt’s Ärger.

So läuft die sachliche Prüfung in 90 Sekunden

• Holen Sie die Bestellung raus: Haben wir das bestellt? Wer hat unterschrieben? (30 Sekunden)
• Prüfen Sie den Lieferschein oder fragen Sie im Team: „Ist die Ware da?“ (30 Sekunden)
• Vergleichen Sie den Preis: Passt der zur Bestellung oder zum Angebot? (20 Sekunden)
• Wenn Sie unsicher sind: Fragen Sie kurz beim Verantwortlichen oder bei der Leitung nach.

In Flowwer können Sie Bestellungen, Lieferscheine und Verträge direkt am Beleg hinterlegen. Wenn Sie dann die Rechnung prüfen, sehen Sie alle wichtigen Dokumente auf einen Blick – kein langes Suchen in Ordnern oder E-Mail-Verläufen.

Die digitale Prüfung: Software übernimmt 60% der Arbeit

Digitale Rechnungsprüfung bedeutet: Eine Software übernimmt die Routine-Checks automatisch, sodass Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können.

Was eine Software automatisch erkennt und prüft

Moderne Rechnungssoftware liest automatisch aus der Rechnung aus:

• Die Rechnungsnummer
• Das Datum (sowohl Rechnungs- als auch Lieferdatum)
• Den Lieferanten
• Die Beträge: Netto, Brutto, Umsatzsteuer
• Die Bankverbindung (IBAN)

Und das System prüft dann automatisch:

• Sind alle Pflichtangaben vollständig? Wenn was fehlt, bekommen Sie einen Hinweis.
• Ist die Umsatzsteuer richtig berechnet? Die Software rechnet nach.
• Ist der Lieferant bekannt? Das System gleicht mit Ihren Stammdaten ab.
• Gab es die Rechnungsnummer schon mal? So erkennen Sie Doppel-Rechnungen.

Was Sie trotzdem noch manuell machen müssen:

• Wurde die Ware wirklich geliefert? Kein System kann in Ihr Lager schauen.
• Ist die Qualität in Ordnung? Das muss ein Mensch beurteilen.
• Passt der Preis zum Angebot? Bei Stammlieferanten kann die Software das auch – bei neuen Lieferanten nicht.

Wie gut funktioniert OCR-Technologie?

OCR steht für Optical Character Recognition – die Software liest Text aus PDFs und Scans aus.

Moderne OCR-Systeme erreichen eine Erkennungsrate von über 95% bei gut lesbaren Rechnungen. Das bedeutet: In 95 von 100 Fällen werden alle Daten korrekt ausgelesen.

Probleme gibt es vor allem bei:

• Handschriftlichen Rechnungen (da liegt die Erkennungsrate nur bei 70-80%)
• Schlechten Scans (verschwommen, schief eingescannt)
• Ungewöhnlichen Layouts (zum Beispiel Restaurant-Rechnungen mit vielen Grafiken)

Flowwer nutzt moderne OCR-Technologie und kann zusätzlich XML direkt verarbeiten:

• Bei PDF-Rechnungen liest OCR die Daten aus (95%+ Genauigkeit)
• Bei E-Rechnungen (XML) werden die Daten direkt übernommen (100% Genauigkeit)

Der Vergleich: Manuell vs. digital mit Flowwer

Bei 50 Rechnungen pro Monat bedeutet das konkret:

• Zeitersparnis: (8 Min – 2 Min) × 50 = 300 Minuten = 5 Stunden pro Monat
• Kostenersparnis: (9,75€ – 3€) × 50 = 338€ pro Monat = 4.056€ pro Jahr

Flowwer kostet 25€ im Monat. Der Return on Investment liegt bei 22 Tagen.

E-Rechnungspflicht seit 2026: Was sich bei der Prüfung ändert

Seit dem 1. Januar 2026 läuft Stufe 2 der E-Rechnungspflicht. Das bedeutet: Sie müssen jetzt nicht nur E-Rechnungen empfangen können, sondern auch selbst ausstellen.

Die Timeline im Überblick

Quelle: BMF-Schreiben E-Rechnung, IHK Frankfurt 2025

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist NICHT einfach nur eine PDF-Datei, die Sie per E-Mail bekommen.

Eine echte E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die ein Computer automatisch verarbeiten kann. In Deutschland gibt es zwei Standard-Formate:

• XRechnung: Das ist eine reine XML-Datei ohne Bild. Für Menschen sieht das aus wie Code und ist nicht lesbar. Flowwer erstellt daraus automatisch ein lesbares Belegbild, damit Sie damit arbeiten können.
• ZUGFeRD: Das ist ein PDF mit einer versteckten XML-Datei drin. Sie sehen die Rechnung wie gewohnt, aber im Hintergrund liest der Computer die XML-Daten aus.

Was Sie bei E-Rechnungen anders prüfen müssen

Die formelle Prüfung bleibt im Prinzip gleich: Die 10 Pflichtangaben nach §14 UStG müssen auch in einer E-Rechnung enthalten sein. Nur das Format ist anders – statt auf Papier stehen sie in einer XML-Datei.

Die XML-Konformität wird wichtig: E-Rechnungen müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen. Das ist eine EU-Norm, die festlegt, wie die XML-Struktur aufgebaut sein muss.

Das können Sie als Mensch nicht manuell prüfen, weil XML-Code für normale Leser nicht zu entziffern ist. Flowwer validiert das automatisch: Wenn die Rechnung hochgeladen wird, sehen Sie entweder einen grünen Haken (alles ok, EN 16931-konform) oder eine rote Meldung (Fehler in der XML).

Bei der Archivierung reicht jetzt die XML-Datei: Seit dem BMF-Schreiben vom Juli 2025 gilt: Die XML-Datei allein reicht fürs Finanzamt. Sie müssen nicht mehr PDF und XML doppelt speichern.

Flowwer macht das automatisch richtig:

• Die XML-Datei wird archiviert (das ist Pflicht)
• Ein lesbares PDF oder Belegbild wird zusätzlich erstellt (für Sie, nicht fürs Finanzamt)
• Alles läuft revisionssicher nach GoBD

Typische Probleme mit E-Rechnungen in der Praxis

„Ich kann die XML-Datei nicht lesen“

XRechnungen sind reiner Code. Wenn Sie die Datei einfach mit einem Texteditor öffnen, sehen Sie nur Buchstaben-Salat.

Die Lösung: Flowwer erstellt automatisch ein lesbares Belegbild aus der XML. Sie sehen die Rechnung wie gewohnt, während das System die XML-Daten im Hintergrund verarbeitet.

„Der Lieferant schickt mir ein PDF per E-Mail und nennt das E-Rechnung“

Ein PDF per E-Mail ist KEINE E-Rechnung – außer in der Übergangsphase bis Ende 2027, und auch dann nur bei Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000€ und mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.

Fragen Sie Ihren Lieferanten: „Können Sie mir die Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD schicken?“ Wenn er das nicht kann, ist bis 2027 auch ein PDF noch in Ordnung.

„Unsere Buchhaltungssoftware kann keine XML-Dateien verarbeiten“

Viele ältere Buchhaltungssysteme können nur mit PDFs umgehen, nicht mit XML.

Die Lösung: Flowwer als Zwischenschritt. Flowwer nimmt die XML-Rechnung entgegen, erstellt daraus ein PDF und übergibt das an Ihre Buchhaltung. Die Archivierung läuft trotzdem korrekt, weil die XML-Datei in Flowwer gespeichert bleibt.

Checkliste: So prüfen Sie E-Rechnungen

Wenn Sie eine E-Rechnung bekommen, gehen Sie diese 5 Punkte durch:

1. Ist eine XML-Datei dabei? (Bei ZUGFeRD ist sie im PDF eingebettet)
2. Sind alle 10 Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten?
3. Steht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers drauf?
4. Kann Ihre Software die XML-Datei verarbeiten?
5. Wird die XML-Datei archiviert (nicht nur das PDF)?

Flowwer ist für E-Rechnungen bereit: Das System validiert automatisch nach EN 16931, erstellt ein lesbares Belegbild für XRechnungen und archiviert alles GoBD-konform.

Was tun, wenn Sie eine fehlerhafte Rechnung finden?

Sie haben eine Rechnung geprüft und einen Fehler entdeckt. Was jetzt?

Der richtige Ablauf in 5 Schritten

Schritt 1: Geben Sie die Rechnung nicht frei, auch nicht „vorläufig“ oder „zur Ansicht“. Wenn eine Rechnung fehlerhaft ist, bleibt sie fehlerhaft – egal, wie Sie es nennen.

Schritt 2: Kontaktieren Sie den Lieferanten Rufen Sie an oder schreiben Sie eine kurze E-Mail. Hier ein Beispiel:

Betreff: Rechnung 2026-001 – Korrektur erforderlich

Guten Tag,

wir haben Ihre Rechnung Nr. 2026-001 vom 15.01. über 12.000€ erhalten. Leider ist die Rechnung fehlerhaft: Ihre Umsatzsteuer-ID endet laut Rechnung auf „…789“. Auf Ihrem Briefkopf steht aber „…790“.

Bitte senden Sie uns eine korrigierte Rechnung zu. Die fehlerhafte Rechnung behalten wir zur Dokumentation.

Vielen Dank und beste Grüße,
[Ihr Name]

Schritt 3: Bewahren Sie die alte Rechnung auf Schmeißen Sie die fehlerhafte Rechnung nicht weg. Sie brauchen sie als Nachweis fürs Finanzamt. Wenn das Finanzamt später fragt: „Warum haben Sie nicht bezahlt?“, können Sie sagen: „Die Rechnung war fehlerhaft, hier ist der Beweis.“

Legen Sie die fehlerhafte Rechnung ab mit einem Vermerk: „Storniert, neue Rechnung angefordert am [Datum]“.

Schritt 4: Prüfen Sie die neue Rechnung gründlich Wenn die korrigierte Rechnung eintrifft, gehen Sie alle 10 Pflichtangaben nochmal komplett durch. Diesmal muss alles passen.

Schritt 5: Setzen Sie eine Frist, wenn nichts passiert Wenn der Lieferant nicht reagiert oder die korrigierte Rechnung auf sich warten lässt, setzen Sie ihm eine klare Frist:

„Bitte senden Sie uns die korrigierte Rechnung bis spätestens [Datum + 7 Tage]. Andernfalls können wir die Zahlung nicht veranlassen.“

Bei Lieferanten, mit denen Sie regelmäßig arbeiten, rufen Sie einfach kurz an. Das geht meistens schneller als der E-Mail-Verkehr.

Drei Fehler, die Sie auf keinen Fall machen sollten

• Fehler 1: Handschriftliche Korrekturen auf der Rechnung – Sie denken sich: „Ich schreibe einfach die richtige Steuernummer drauf.“ Das geht nicht. Nur der Rechnungsaussteller darf Korrekturen vornehmen. Wenn Sie etwas ändern, wird die Rechnung automatisch ungültig.
• Fehler 2: „Wird schon passen“ und trotzdem freigeben – Sie denken: „Das ist nur ein kleiner Fehler, gebe ich trotzdem frei.“ Wenn das Finanzamt den Fehler später entdeckt, ist der Vorsteuerabzug weg. Bei grober Fahrlässigkeit haften Sie unter Umständen sogar persönlich.
• Fehler 3: Die alte Rechnung wegwerfen – Sie brauchen die fehlerhafte Rechnung als Nachweis. Bewahren Sie fehlerhafte Rechnungen genauso 10 Jahre auf wie korrekte – das ist Teil Ihrer Dokumentationspflicht.

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre lang richtig archivieren

Alle Rechnungen – ob korrekt oder fehlerhaft, ob bezahlt oder nicht – müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was „aufbewahren“ in der Praxis bedeutet

Bei Papier-Rechnungen: Das Original kommt in einen Ordner und bleibt dort 10 Jahre lang. Meistens wandert der Ordner nach ein paar Jahren ins Archiv oder in den Keller.

Bei digitalen Rechnungen: Sie müssen revisionssicher archiviert werden, wie es die GoBD vorschreiben. Das bedeutet:

• Niemand kann nachträglich etwas an der Rechnung ändern
• Alle Änderungen werden automatisch protokolliert
• Die Rechnungen sind jederzeit auffindbar (zum Beispiel über eine Volltextsuche)

Bei E-Rechnungen (XML): Seit dem BMF-Schreiben vom Juli 2025 reicht es, die XML-Datei aufzubewahren. Sie müssen nicht mehr PDF UND XML doppelt speichern.

Wann beginnt die 10-Jahres-Frist?

Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 15. Januar 2026 – die Frist beginnt am 31. Dezember 2026 und läuft bis zum 31. Dezember 2036.

Was passiert, wenn Sie Rechnungen zu früh löschen?

Wenn bei einer Betriebsprüfung das Finanzamt Belege sehen will und Sie die nicht mehr haben, wird’s teuer. Das Finanzamt wird dann Ihre Umsätze und Ausgaben schätzen – und das meistens zu Ihren Ungunsten.

Dazu kommen Bußgelder, die bis zu 25.000€ betragen können. Im schlimmsten Fall steht sogar der Verdacht der Steuerhinterziehung im Raum.

Flowwer speichert Ihre Rechnungen automatisch 10 Jahre lang. Sie können einstellen: „Archiviere alle Rechnungen bis [Datum].“ Danach löscht das System automatisch – aber erst, wenn die gesetzliche Frist abgelaufen ist.

So optimieren Sie Ihre Rechnungsprüfung

1. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten

Legen Sie fest, wer was prüft. Macht der Sachbearbeiter die sachliche Prüfung und die Buchhaltung die formelle? Oder läuft es anders?

In Flowwer können Sie das genau so einstellen:

• Stufe 1: Der Sachbearbeiter macht die sachliche Prüfung
• Stufe 2: Der Abteilungsleiter checkt das Budget (zum Beispiel ab 5.000€)
• Stufe 3: Die Buchhaltung prüft formell und veranlasst die Zahlung

2. Arbeiten Sie mit Checklisten

Drucken Sie sich die Liste mit den 10 Pflichtangaben aus und hängen Sie sie neben den Bildschirm. So haben Sie die wichtigsten Punkte immer im Blick.

Oder Sie nutzen Flowwer: Das System zeigt Ihnen automatisch an, was geprüft werden muss. Sie müssen nur noch bestätigen: „Ware erhalten, alles in Ordnung.“

3. Schulen Sie Ihr Team

Machen Sie ein kurzes 30-Minuten-Kickoff mit allen Beteiligten: „Das sind die 10 Pflichtangaben, darauf achten wir ab sofort.“ Mehr braucht es meistens nicht.

Flowwer bietet Video-Tutorials an, mit denen sich Ihr Team selbst einarbeiten kann.

4. Digitalisieren Sie den Prozess

Scannen Sie Papier-Rechnungen ein oder lassen Sie sie direkt per E-Mail in Flowwer laden. Dann läuft die Prüfung digital – das ist schneller, günstiger und Sie machen weniger Fehler.

5. Behalten Sie den Überblick

Wie viele Rechnungen liegen gerade zur Prüfung? Wie lange brauchen Sie im Schnitt?

Das Flowwer-Dashboard zeigt Ihnen zum Beispiel:

• 12 Rechnungen sind aktuell in der Freigabe
• Die durchschnittliche Durchlaufzeit liegt bei 3,2 Tagen
• 2 Rechnungen liegen seit über 10 Tagen (da sollten Sie nachfassen)

So sehen Sie sofort, wo es hakt, und können gezielt nachfragen: „Schmidt, bei dir liegen seit einer Woche 3 Rechnungen. Was ist los?“

Welche Vorteile haben Unternehmen durch die Digitalisierung Ihres Rechnungsmanagements?

Die digitale Rechnungsverarbeitung bringt neben der Fehlerreduzierung und Minimierung der Durchlaufzeit viele weitere Vorteile, gerade auch in Verbindung mit der Archivierung:

• Alle Dokumente an einem Ort: Rechnungsdokumente werden als Datei per E-Mail, App, Drag-and-drop-Upload in allen gängigen Browsern, Scanner oder Scanner-App, individuell per API oder aus Online-Portalen in ein cloud-basiertes Webportal hochgeladen.
• Unabhängigkeit: Rechnungen können schnell und einfach geprüft und freigegeben werden. Mit Flowwer funktioniert die Rechnungsfreigabe geräteunabhängig und von jedem Ort der Welt.
• Transparenz im Freigabeprozess: In einem Dashboard ist jederzeit ersichtlich, bei wem die Rechnung aktuell liegt und wie weit der Freigabeprozess fortgeschritten ist.
• Abbildung mehrstufiger Freigaben: In digitalen Systemen wie Flowwer können Sie mehrstufige Freigaben abbilden. Das beschleunigt die Freigabeprozesse, selbst wenn mehre Personen an der sachlichen Rechnungsprüfung beteiligt sind.
• Abwesenheitsvertretung: Vertreterregeln greifen sofort und automatisiert, egal ob es um Krankheit, Urlaub oder Dienstreisen geht. Das sorgt für reibungslose Bearbeitungsprozesse.
• Strukturierte Ablage und Volltextsuche: Im Zuge der Rechnungserfassung werden alle zugehörigen Dokumente, wie Angebote, Lieferscheine und Verträge ebenfalls digital abgelegt und gespeichert. Liegen die Dateien in PDF-Form vor, liest Flowwer sie aus. Sie finden alle Dokumente in sekundenschnelle über die integrierte Volltextsuche wieder.
• Belegaufteilung und Vorkontierung: Belege werden nach Steuersätzen aufgeteilt und für die Buchhaltung vorkontiert. Weiterhin können Sie Kostenstellen zuweisen und automatisiert an das Steuerbüro weitergeben.
• Digitale Aufbewahrung: Rechnungen werden mit wenigen Klicks archiviert und sicher aufbewahrt.
• Datenschutz: Flowwer weist dem Datenschutz eine hohe Priorität zu, denn gerade Finanzdaten sind sensibel und müssen vor unbefugten Blicken geschützt werden.

Quellen & Stand: Januar 2026 | §14 UStG, §14a UStG, §33 UStDV | BMF-Schreiben E-Rechnung Juli 2025 | GoBD-Richtlinien | BVL-Studie Rechnungsverarbeitung 2024

Häufige Fragen zur Rechnungsprüfung