Was kostet Rechnungsmanagement-Software? Flowwer erklärt die Preismodelle

25 € pro Monat, unbegrenzte Nutzer, unbegrenzte Rechnungen. Das ist Flowwer. Kein Preis pro Beleg, kein Preis pro Nutzer, keine versteckten Kosten.

Klingt zu einfach? Ist es aber. Während andere Anbieter komplizierte Preismodelle haben, die mit Ihrem Unternehmen explodieren, bleibt Flowwer kalkulierbar.

In diesem Artikel zeigen wir, welche Kostenmodelle bei Rechnungssoftware üblich sind, worauf Sie achten sollten und warum Flowwer bewusst anders kalkuliert.

Typische Preismodelle bei Rechnungssoftware

Rechnungsmanagement-Software wird nach verschiedenen Modellen abgerechnet. Jedes hat Vor- und Nachteile:

1. Preis pro Nutzer: Viele Anbieter berechnen 30-150€ pro Monat und Nutzer. Klingt günstig bei 3 Mitarbeitern, wird aber teuer bei 20.

Beispiel: 20 Nutzer × 50€ = 1.000€ pro Monat

Problem: Bei Wachstum oder Urlaubsvertretungen steigen die Kosten sofort. Manche Unternehmen teilen sich Zugänge, was die Nachvollziehbarkeit erschwert.

2. Preis pro Rechnung: Andere berechnen 0,50-2€ pro verarbeiteter Rechnung. Bei 50 Rechnungen im Monat scheint das günstig. Bei 500 Rechnungen zahlen Sie plötzlich 250-1.000€ monatlich.

Problem: Saisonale Schwankungen (mehr Rechnungen im Jahresabschluss) führen zu unvorhersehbaren Kosten.

3. Gestaffelte Pakete: „Starter“ (3 Nutzer, 50 Rechnungen), „Professional“ (10 Nutzer, 200 Rechnungen), „Enterprise“ (unbegrenzt). Klingt flexibel, ist aber oft eine Kostenfalle.

Problem: Sie wachsen aus dem Starter-Paket raus und zahlen plötzlich das Dreifache – auch wenn Sie nur einen Nutzer mehr brauchen.

4. Fixpreis pro Unternehmen: Flowwer-Modell: Ein Preis, alles inklusive. Egal wie viele Nutzer, egal wie viele Rechnungen. Mehr dazu hier.

Vorteil: Planbare Kosten, keine Überraschungen, keine komplizierte Abrechnung. Artikeltipp: Warum die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung die Zukunft ist (inkl. einem Kostenvergleich)

Versteckte Kostenfallen bei der Auswahl

Achten Sie bei der Software-Auswahl auf diese Kostenfaktoren:

Setup-Gebühr: Manche Anbieter verlangen 500-2.000€ für die Einrichtung. Bei Flowwer: 0€.

Anzahl Nutzer: Sind alle Mitarbeiter inklusive oder kostet jeder extra? Bei 50€ pro Nutzer wird es bei 20 Mitarbeitern schnell teuer.

Anzahl Rechnungen: Gibt es ein Limit? Was kostet jede weitere Rechnung? Manche Anbieter berechnen ab 100 Rechnungen/Monat zusätzlich.

Workflows und Freigabestufen: Können Sie beliebig viele Workflows anlegen? Manche Tools limitieren auf 5 oder 10 Workflows – dann brauchen Sie das teurere Paket.

Pflichtfelder und Regeln: Stufenabhängige Pflichtfelder (z.B. ab 1.000€ muss die Kostenstelle angegeben werden) kosten bei manchen Anbietern extra.

Belegaufteilung: Können Sie Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufteilen? Bei vielen Anbietern ein kostenpflichtiges Modul.

API-Zugriff: Wollen Sie Daten automatisch hoch- oder herunterladen? API-Zugriff kostet oft 50-200€ extra.

Archivierung: Wie lange werden Belege gespeichert? Kostet die langfristige Archivierung extra?

Support: Ist persönlicher Support inklusive oder zahlen Sie pro Supportanfrage? Wie schnell werden Anfragen beantwortet?

Schulungen: Gibt es eine kostenlose Einführung oder zahlen Sie 500 – 1.500€ für Schulungen? Benötigen Sie einen persönlichen Ansprechpartner und wollen dafür zahlen?

All diese Fragen sind wichtig, um die Kosten und Funktionen der Software vollständig zu verstehen.

So setzt sich der Flowwer-Preis zusammen

Flowwer kalkuliert bewusst einfach und transparent: Grundpreis: 25€ pro Monat und Unternehmen (zzgl. MwSt.)

Darin enthalten:

• Unbegrenzte Nutzer
• Unbegrenzte Rechnungen
• Unbegrenzte Dokumentenuploads
• Unbegrenzte Workflows
• Alle Kernfunktionen (siehe unten)
• Support per E-Mail und Chat
• Updates und neue Funktionen
• 30 Tage kostenloser Test

Keine versteckten Kosten:

• Keine Setup-Gebühr
• Keine Mindestlaufzeit
• Monatlich kündbar
• Kein Aufpreis bei Wachstum

Multi-Company-Rabatt:

• 1. Unternehmen: 25€
  2. Unternehmen: 25€
• Ab dem 10. Unternehmen gibt es gesonderte Konditionen

Diese Funktionen sind im Basistarif inklusive

Für 25€ pro Monat erhalten Sie:

Nutzer und Rechte

• Unbegrenzte Anzahl Benutzer
• Individuelle Rollen und Rechte pro Nutzer
• Vertretungsregeln mit einem Klick für alle Prozesse

Workflows und Freigaben

• Unbegrenzte Workflows
• Mehrstufige Freigaben (bis 5 Stufen)
• Unbegrenzte Benutzer pro Freigabestufe
• Vier-Augen-Prinzip technisch abgesichert
• Stufenabhängige Pflichtfelder
• Checklisten in Abhängigkeit von der Freigabestufe
• Nominierung (mehrere mögliche Freigeber pro Stufe)
• Freigabegrenzen (z.B. ab 1.000€ zusätzliche Stufe)

Dokumentenmanagement

• Unbegrenzte Beleg-Uploads pro Monat
• OCR-Texterkennung
• Volltextsuche in allen Dokumenten
• Archivierung bis 3 Tage nach Freigabe
• Audit-Trail (lückenlose Protokollierung)

Import und Export

• E-Mail-Import
• Scanner-Upload (FTP)
• Manuelle Uploads
• CSV-Export
• API-Zugriff für Upload

Zusatzfunktionen

• Flowwer-App
• Multi-Company-Dashboard
• Skonto- und Zahlungserinnerung
• Kostenstellenzuordnung
• Lieferantenverwaltung
• Reporting und Filter

Optionale Zusatzfunktionen bei Bedarf

Diese Module können Sie bei Bedarf dazubuchen:

Zahlungsverwaltung und SEPA-Export: 10 €/Monat

• Zahlungen direkt aus Flowwer vorbereiten
• SEPA-XML-Dateien für Ihre Bank erstellen
• Überweisungsdaten automatisch ausfüllen

CompanyMail: 5 €/Monat

• Eigene E-Mail-Adresse pro Unternehmen und Workflow
• Rechnungen landen automatisch im richtigen Workflow
• Lieferanten können direkt an spezifische Workflows senden

Belegaufteilung/XML-Schnittstelle: 15 €/Monat

• Rechnungen auf mehrere Kostenstellen aufteilen
• XML-Export für erweiterte Integrationen
• Detaillierte Buchungsinformationen

Angepasste E-Mails: 5 €/Monat

• E-Mail-Benachrichtigungen mit Ihrem Corporate Design
• Individuelle Texte und Absenderadressen
• Professioneller Auftritt nach außen

Corporate Design (CI): 5 €/Monat

• Flowwer-Oberfläche in Ihren Firmenfarben
• Ihr Logo im System
• Individuelle Anpassung der Benutzeroberfläche

API-Zugriff für Downloads: 5 €/Monat

• Automatischer Download freigegebener Belege
• Integration mit DMS, SharePoint oder ERP
• Flowwer-Agent für automatisierte Synchronisation

Langfristige Archivierung: 2,50€ pro 1.000 Dokumente/Monat

• GoBD-konforme Aufbewahrung über 10 Jahre
• Revisionssichere Speicherung
• Jederzeit abrufbar

Maximale Kosten mit allen Modulen: Selbst wenn Sie alle optionalen Module buchen, zahlen Sie maximal 70€ pro Monat + Archivierungskosten.

Beispiel: 5.000 archivierte Dokumente

• Basis: 25€
• Alle Module: 45€
• Archivierung: 12,50€
• Gesamt: 82,50€/Monat

Preisvergleich: Flowwer vs. typische Anbieter

Szenario: Mittelständisches Unternehmen mit 20 Mitarbeitern, 150 Rechnungen/Monat

Anbieter A (Preis pro Nutzer):

• 20 Nutzer × 50€ = 1.000€/Monat
• Setup-Gebühr: 1.500€ einmalig
• Jahreskosten: 13.500€

Anbieter B (Preis pro Rechnung):

• 150 Rechnungen × 1,50€ = 225€/Monat
• 5 Nutzer inklusive, weitere Nutzer 30€ = 450€
• API-Zugriff: 50€
• Jahreskosten: 8.700€

Anbieter C (Paket-Modell):

• Professional-Paket (10 Nutzer): 299€
• 10 zusätzliche Nutzer: 400€
• Belegaufteilung-Modul: 49€
• Jahreskosten: 8.976€

Flowwer:

• Basis: 25€
• Alle Module: 45€
• Archivierung (1.800 Belege/Jahr): 4,50€
• Jahreskosten: 894€

Ersparnis gegenüber günstigstem Wettbewerber: 7.806€ pro Jahr

Schulungen und Support

Kostenlose Ressourcen:

• Umfangreiche Wissensdatenbank auf der Website
• Video-Tutorials für alle Funktionen
• E-Mail und Chat-Support während Geschäftszeiten

Kostenpflichtige Services:

• Individuelle Schulungen: 200€ /Stunde
• Persönliche Beratung: 200 €/Stunde
• Setup-Unterstützung: auf Anfrage

Die meisten Kunden benötigen keine kostenpflichtige Schulung. Flowwer ist intuitiv bedienbar und die Dokumentation ausführlich. Über 2.000 Unternehmen setzen bereits auf Flowwer.

Warum Flowwer bewusst anders kalkuliert

Planbare Kosten für KMU: Kleine und mittelständische Unternehmen brauchen kalkulierbare IT-Kosten. Keine Überraschungen, keine Preisexplosion bei Wachstum.

Kein Feature-Upselling: Wir entwickeln Funktionen, die Kunden wirklich brauchen – nicht um teurere Pakete zu verkaufen. Die meisten Funktionen sind im Basispreis enthalten.

Faire Preise = langfristige Kundenbeziehung: Wir wollen, dass Kunden 5 oder 10 Jahre bei Flowwer bleiben – weil die Software funktioniert und der Preis fair bleibt, nicht weil sie im teuren Vertrag feststecken.

Entwicklung mit Kundenfeedback: Flowwer entwickeln wir nach dem Grundsatz „Aus der Praxis für die Praxis“. Unsere Kunden sagen uns, welche Funktionen fehlen. Wir bauen sie ein – ohne Aufpreis.

Inhabergeführt, nicht VC-finanziert: Wir müssen keine Investoren befriedigen oder Umsatzziele erreichen. Unser Ziel: Gute Software zu fairen Preisen.

Fazit: Transparente Preise ohne Überraschungen

Rechnungsmanagement-Software sollte Zeit und Geld sparen – nicht neue Kostenfallen schaffen.

Bei der Auswahl zählen drei Dinge:

1. Transparenz: Verstehen Sie genau, was Sie zahlen?
2. Skalierbarkeit: Bleiben die Kosten planbar wenn Sie wachsen?
3. Vollständigkeit: Sind alle benötigten Funktionen enthalten?

Flowwer erfüllt alle drei Punkte: 25€ pro Monat, unbegrenzte Nutzer und Rechnungen, alle Kernfunktionen inklusive. Zusatzmodule kosten maximal 45€ extra.

Das ist bewusst einfach gehalten. Keine komplizierten Pakete, keine versteckten Kosten, keine Preisexplosion bei Wachstum.

FAQ: Kosten und Preise bei Flowwer