Sie sitzen 20 Minuten an einer Telekom-Rechnung und verteilen manuell Positionen auf 5 Kostenstellen in Excel. Die gescannte Rechnung zeigt 935 € als Gesamtbetrag, aber Ihr System hat 890 € erfasst. In drei Monaten fragt der Prüfer, warum Position 7 anders verbucht wurde, und Sie finden Ihre handschriftliche Notiz nicht mehr.
Drei Funktionen in Flowwer reduzieren den Aufwand auf 3 bis 5 Minuten: OCR-Korrektur per Klick, flexible Belegaufteilung und revisionssichere Dokumentation über Notizen und Anhänge.
Point-and-Click: OCR-Fehler in Sekunden korrigieren statt Zahlen abtippen
Ohne automatische Texterkennung tippen Sie jeden Betrag, jede Rechnungsnummer und jedes Datum manuell ab. Bei 50 Rechnungen pro Tag sind das 200 Zahlen, die Sie in Ihr Buchhaltungssystem übertragen. Tippfehler inklusive.
Die Flowwer-OCR (Texterkennung) liest automatisch Bruttobetrag, Nettobetrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Lieferant, IBAN und Umsatzsteuer-ID aus. In 85 bis 90 % der Fälle funktioniert das korrekt. Kein Abtippen mehr.
Vor allem bei E-Rechnungen wird einfach nur der Datensatz ausgelesen. E-Rechnung vor Papierrechnung – insbesondere, wenn es um das korrekte Auslesen der Rechnungsdaten geht.
Manchmal liegt die OCR bei PDF-Rechnungen falsch. Bei ungewöhnlichen Layouts verwechselt sie Netto und Brutto. Oder die Rechnungsnummer wird falsch erkannt. Ohne Point-and-Click müssten Sie das Feld manuell korrigieren und die richtige Zahl abtippen.
Mit Point-and-Click geht es schneller: Klicken Sie auf das fehlerhafte Feld (zum Beispiel „Bruttobetrag“), dann klicken Sie im Belegbild auf den richtigen Wert. Flowwer übernimmt den Wert automatisch. Kein Abtippen, kein Copy-Paste.
Beispiel: Eine Hotelrechnung hat drei Beträge auf der ersten Seite:
- Zimmer 890,00 €,
- Frühstück 45,00 €,
- Gesamt 935,00 €.
Die OCR liest als Bruttobetrag 890,00 € (den Zimmerpreis). Sie klicken auf „Bruttobetrag“, dann auf „935,00 €“ im Belegbild. Flowwer korrigiert automatisch. Dauert 3 Sekunden. Ohne Point-and-Click würden Sie die 935,00 € manuell eintippen (20 Sekunden) und dabei vielleicht 953,00 € schreiben. Der Fehler fällt erst bei der Verbuchung auf.
Belegaufteilung: Schluss mit Excel-Listen und manuellen Buchungen
Eine Telekom-Rechnung über 2.847,50 € enthält Mobilfunkverträge für 5 Abteilungen, Festnetz für die Zentrale und Internet für den Serverraum. Ohne Belegaufteilung öffnen Sie Excel, schreiben Position für Position ab, rechnen aus, welcher Betrag auf welche Kostenstelle gehört, prüfen ob die Summe stimmt (oft fehlen 2 Cent wegen Rundungsfehlern), tippen dann jede Position einzeln in DATEV ein. Dauer: 15 bis 20 Minuten. Fehlerquote: hoch.
Mit Flowwer teilen Sie die Rechnung direkt im System auf. Für jede Position definieren Sie Betrag (netto), Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 %), Kostenstelle und optional Kostenträger (COST-2) sowie Sachkonto. Flowwer prüft automatisch, ob die Summe stimmt. Export an DATEV mit einem Klick. Dauer: 3 bis 5 Minuten.
Beispiel: Telekom-Rechnung 2.847,50 € brutto aufgeteilt:
- Position 1: 800 € netto, 19% MwSt → Kostenstelle Vertrieb
- Position 2: 600 € netto, 19% MwSt → Kostenstelle IT
- Position 3: 400 € netto, 19% MwSt → Kostenstelle Marketing
- Position 4: 200 € netto, 19% MwSt → Kostenstelle Verwaltung
- Position 5: 392,86 € netto, 19% MwSt → Kostenstelle Geschäftsführung
Summe: 2.392,86 € netto + 454,64 € MwSt = 2.847,50 € brutto
Rundungsdifferenzen automatisch ausgleichen:
Sie kennen das Problem aus Excel: Sie teilen 2.847,50 € auf 5 Positionen auf, am Ende fehlen 0,03 € oder es sind 0,02 € zu viel. Sie suchen den Fehler, korrigieren manuell, hoffen dass es jetzt stimmt.
Flowwer gleicht automatisch aus: Die letzte Position wird um die Restdifferenz korrigiert. Statt 392,86 € werden 392,83 € oder 392,89 € gebucht, je nachdem was zum Ausgleich nötig ist. Das entspricht der gängigen Buchhaltungspraxis (auch DATEV macht das so). Der Prüfer akzeptiert das, solange die Differenz im Cent-Bereich liegt. Sie sparen sich die Fehlersuche.
Kostenträger (COST-2) bei Projekten:
Produktionsunternehmen oder Agenturen buchen oft auf Projekte. Ohne Kostenträger wissen Sie am Monatsende: „IT-Abteilung hat 12.000 € ausgegeben“, aber nicht: „Projekt Alpha hat 4.000 € gekostet, Projekt Beta 8.000 €“. Ihre Projektnachkalkulation stimmt nicht, Sie können Kunden nicht korrekt abrechnen.
Die Telekom-Rechnung gehört zu drei verschiedenen Kundenprojekten. Sie ordnen zu: Position 1 auf Kostenstelle IT, Kostenträger „Projekt Alpha“. Position 2 auf Kostenstelle IT, Kostenträger „Projekt Beta“. Position 3 auf Kostenstelle Vertrieb, Kostenträger „Projekt Gamma“. Flowwer überträgt beide Dimensionen (Kostenstelle und Kostenträger) an DATEV oder Ihr Buchhaltungssystem. In der Projektnachkalkulation sehen Sie jetzt genau, welches Projekt welche Kosten verursacht hat.
Eine Werbeagentur erhält eine Druckerei-Rechnung über 8.500 €. Die Druckkosten betreffen 4 Kundenprojekte. Ohne Kostenträger buchen Sie alles auf „Externe Dienstleister“ und müssen später in Excel nachrechnen, welcher Kunde was bezahlen muss.
Beispiel: Mit Kostenträger ordnen Sie direkt zu:
- Kunde A, Projekt Frühjahr 3.200 €,
- Kunde B, Imagebroschüre 2.100 €,
- Kunde C, Messematerial 1.900 €,
- Kunde D, Flyer 1.300 €.
Jede Position wird auf die Kostenstelle „Externe Dienstleister“ und den jeweiligen Kostenträger (Kundenprojekt) gebucht. In der Projektnachkalkulation tauchen die Druckkosten korrekt beim jeweiligen Kunden auf. Keine Excel-Nachbearbeitung mehr.
Notizen und Anhänge: Dokumentation, die bei der Prüfung noch da ist
Sie schreiben auf die Rechnung „Aufteilung siehe Excel auf Server“. Drei Monate später kommt die Betriebsprüfung. Die Excel-Datei finden Sie nicht mehr, weil ein Kollege den Ordner umbenannt hat. Sie können nicht nachweisen, warum Sie Position 7 auf Kostenstelle Marketing gebucht haben. Der Prüfer will eine Begründung.
Mit Flowwer dokumentieren Sie direkt an der Rechnung. Fibunotizen und Anhänge bleiben revisionssicher mit dem Beleg verknüpft. Bei der Prüfung in 3 Jahren ist alles noch da.
Drei Arten von Notizen:
Fibunotiz (maximal 120 Zeichen) wird an DATEV/Buchhaltungssystem übertragen, erscheint im Buchungsbeleg und ist sichtbar für Prüfer. Beispiel: „Aufteilung nach Abteilungen lt. Detailliste Seite 2“
Benutzernotiz (unbegrenzt) ist nur in Flowwer sichtbar, wird nicht an Buchhaltungssystem übertragen und dient für hausinterne Vermerke. Beispiel: „Herr Müller hat zugesagt, ab nächstem Monat Einzelrechnungen zu schicken“
Anhänge (PDFs, Excel als PDF) sind zusätzliche Dokumente an der Rechnung, zum Beispiel Lieferscheine, Verträge, Kalkulationen. Sie werden mit der Rechnung archiviert.
Fibunotizen nutzen Sie für Erklärungen zur Aufteilung, Hinweise auf Sondervereinbarungen, Begründungen für ungewöhnliche Buchungen und Referenzen auf andere Belege. Benutzernotizen sind für interne Abstimmungen, Erinnerungen für Kollegen, Prozesshinweise und temporäre Infos gedacht. Anhänge brauchen Sie bei umfangreichen Kalkulationen (Excel als PDF), Lieferscheinen zur Rechnung, Verträgen als Nachweis und handschriftlichen Notizen (eingescannt).
Beispiel: Ein Handwerksbetrieb erhält eine Materialrechnung über 15.000 €. Die Aufteilung auf 3 Baustellen ist kompliziert, weil manche Positionen anteilig gehen. Ohne strukturierte Dokumentation schreibt der Sachbearbeiter die Aufteilung auf einen Zettel oder in eine Excel-Datei auf dem Desktop. Bei der Prüfung in 2 Jahren: Zettel weg, Excel-Datei nicht mehr auffindbar.
Mit Flowwer erstellt der Sachbearbeiter eine Excel-Kalkulation: Position für Position aufschlüsseln, prozentuale Verteilung auf Baustellen, Summen prüfen. Er speichert Excel als PDF und hängt es an die Rechnung. Die Kalkulation bleibt mit der Rechnung verknüpft. In die Fibunotiz trägt er ein: „Aufteilung nach Baustellen lt. Kalkulation im Anhang“. Die Belegaufteilung in Flowwer: Baustelle A 6.200 €, Baustelle B 4.800 €, Baustelle C 4.000 €.
Der Prüfer sieht die Rechnung, die Aufteilung, die Fibunotiz und die angehängte Kalkulation. Alles nachvollziehbar, alles dokumentiert. Keine Diskussionen mehr.
Warum Anhänge?
- Die Fibunotiz hat nur 120 Zeichen. Für „Aufteilung auf Baustellen“ reicht das, aber für die detaillierte Berechnung nicht. Ohne Anhang müssten Sie die Kalkulation separat archivieren (wo?) oder alles in eine Benutzernotiz schreiben (die aber nicht an DATEV übertragen wird).
- Ein angehängter PDF-Anhang kann beliebig detailliert sein: Mehrseitige Excel-Kalkulationen, handschriftliche Skizzen (eingescannt), E-Mail-Korrespondenz mit Lieferanten, Vertragsauszüge. Der Anhang wird mit der Rechnung archiviert. Bei einer Prüfung in 5 Jahren ist alles noch da.
Ein Bauleiter hat auf der Rechnung handschriftlich notiert, welche Positionen zu welcher Baustelle gehören. Ohne Anhang verlieren Sie diese Information beim digitalen Workflow. Die Buchhaltung scannt die Rechnung mit Notizen ein, hängt den Scan als Anhang an, trägt die Aufteilung in Flowwer ein und schreibt in die Fibunotiz: „Aufteilung lt. handschriftlicher Notiz im Anhang“. Die handschriftliche Notiz ist rechtlich relevant (Vier-Augen-Prinzip, Unterschrift des Bauleiters). Als Anhang bleibt sie revisionssicher erhalten.
Fazit: Komplexe Rechnungen in 5 statt 20 Minuten prüfen
Telekom-Rechnungen, Hotelrechnungen nach Tagungen, Materialrechnungen auf mehrere Baustellen, Druckereirechnungen auf Kundenprojekte. Ohne digitale Unterstützung kostet jede komplexe Rechnung 15 bis 20 Minuten: Abtippen, Excel-Aufteilung, manuelle Buchung, separate Dokumentation.
Mit Flowwer dauert es 3 bis 5 Minuten: OCR-Korrektur per Klick, Belegaufteilung direkt im System, Dokumentation bleibt revisionssicher mit der Rechnung verknüpft. Bei 20 komplexen Rechnungen pro Monat sparen Sie 5 Stunden. Die Fehlerquote sinkt, weil Sie nicht mehr abtippen. Bei Prüfungen ist alles nachvollziehbar dokumentiert.
Kündigen Sie in dieser Zeit, zahlen Sie nichts.
FAQ: Komplexe Rechnungsbearbeitung in Flowwer
Die Texterkennung erkennt in 85 bis 90% der Fälle alle Daten korrekt (Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Lieferant). Bei ungewöhnlichen Layouts, handschriftlichen Ergänzungen oder schlechter Scan-Qualität kann es zu Fehlern kommen. Typische Verwechslungen: Netto/Brutto vertauscht, Rechnungsdatum statt Lieferdatum, falsche Rechnungsnummer. Mit Point-and-Click korrigieren Sie das in 3 bis 5 Sekunden.
Über die Belegaufteilung. Für jede Position definieren Sie Betrag (netto), Steuersatz (19%, 7%, 0%), Kostenstelle und optional Kostenträger (COST-2) sowie Sachkonto. Beispiel: Telekom-Rechnung 2.400 € netto aufteilen in 800 € → Vertrieb, 900 € → IT, 700 € → Marketing. Flowwer prüft, ob die Summe stimmt.
Kostenträger sind die zweite Dimension neben Kostenstellen. Kostenstelle = Abteilung (zum Beispiel IT, Vertrieb). Kostenträger = Projekt oder Produkt (zum Beispiel Kunde A, Projekt Alpha). Werbeagenturen, Bauunternehmen und projektbasierte Firmen brauchen Kostenträger für die Nachkalkulation. Flowwer überträgt beide an DATEV/Buchhaltungssystem.
Flowwer gleicht automatisch aus. Wenn Sie 2.847,50 € auf 5 Positionen aufteilen und am Ende 0,03 € fehlen oder übrig sind, korrigiert Flowwer die letzte Position entsprechend. Das entspricht der Standard-Buchhaltungspraxis (DATEV macht das genauso). Differenzen im Cent-Bereich sind buchhalterisch normal und werden von Prüfern akzeptiert.
Eine Fibunotiz (maximal 120 Zeichen) wird an DATEV/Buchhaltungssystem übertragen, erscheint im Buchungsbeleg und ist sichtbar für Prüfer. Eine Benutzernotiz (unbegrenzt) ist nur in Flowwer sichtbar, wird NICHT übertragen und dient für hausinterne Vermerke.
Bei umfangreichen Erklärungen, die nicht in 120 Zeichen passen: Excel-Kalkulationen zur Aufteilung (als PDF), Lieferscheine zur Rechnung, Vertragsauszüge als Nachweis, handschriftliche Notizen (eingescannt als PDF), E-Mail-Korrespondenz mit Lieferanten. Anhänge werden mit der Rechnung archiviert und sind bei Prüfungen verfügbar. In der Fibunotiz verweisen Sie darauf: „Details siehe Anhang“.
Das hängt von Ihrer Einstellung ab. Bei der DATEV-Schnittstelle können Sie konfigurieren: „Anhänge mit übertragen“. Dann landet die Rechnung inklusive aller Anhänge in DATEV. Praktisch bei Prüfungen, alles ist zentral an einem Ort archiviert
Ja, das geht. Flowwer überträgt nicht festgeschrieben. Die Änderung wird im Audit Trail protokolliert.
Flowwer warnt Sie sofort. Beispiel: Rechnungsbetrag 2.400 €, aber Ihre Aufteilungen ergeben 2.380 €. Flowwer zeigt: „Differenz: -20 €“. Sie können nicht freigeben, bis die Summe stimmt. So werden Tippfehler sofort erkannt, nicht erst bei der Verbuchung.
