Flowwer protokolliert jeden Schritt Ihrer Rechnungsprüfung lückenlos. Für die 10-jährige GoBD-Archivierung brauchen Sie trotzdem ein Buchhaltungssystem. Das ist wichtig für Betriebsprüfungen.
Fehlende Festschreibung
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen: Einmal verbuchte Daten dürfen nicht mehr verändert werden können. Buchhaltungssysteme wie DATEV haben eine „Festschreibung“. Nach dem Monatsabschluss sind Änderungen technisch unmöglich.
Flowwer protokolliert jede Änderung, kann sie aber nicht verhindern. Solange ein Beleg in Flowwer liegt, könnte er theoretisch noch geändert werden (auch wenn das protokolliert wird). Das reicht den GoBD nicht für die 10-jährige Archivierungspflicht.
Wir sagen das ganz offen: Verlassen Sie sich nicht auf Flowwer als alleiniges Archiv. Die finale revisionssichere Archivierung muss in einem von den Finanzbehörden akzeptierten System erfolgen:
- DATEV Unternehmen Online
- lexoffice, sevDesk, Addison, Agenda
- ERP-Systeme wie Oracle oder SAP
- Revisionssicheres DMS (zum Beispiel SharePoint mit entsprechender Konfiguration)
Flowwer ist Ihr Workflow-Tool für Freigaben. Das Buchhaltungssystem ist Ihr Archiv.
Was Flowwer leistet und was nicht
Flowwer kann Freigabeprozesse automatisieren, jeden Schritt protokollieren (wer, wann, was macht), Notizen und Änderungen nachvollziehbar machen und Belege temporär speichern für interne Auswertungen.
Flowwer kann keine Daten unwiderruflich festschreiben, keine 10 Jahre GoBD-konforme Archivierung garantieren und wird nicht von jedem Steuerprüfer als alleiniges Archiv akzeptiert.
Wie lange speichert Flowwer Belege?
Standard: 3 Tage nach Freigabe. Danach werden Belege automatisch gelöscht, vorausgesetzt sie wurden ins Buchhaltungssystem exportiert.
Optional können Sie die Speicherfrist auf bis zu 730 Tage (2 Jahre) verlängern für 2,50 € pro angefangenem Block von 1.000 Belegen pro Monat.
Die verlängerte Speicherung ist nicht für GoBD-Archivierung gedacht, sondern für interne Auswertungen: Flex-Reports über alle Belege eines Zeitraums, Preisvergleiche mit Vorjahresrechnungen, Lieferantenanalysen vor Vertragsverhandlungen, Kostenstellenauswertungen vor Budgetplanung.
Nach der Auswertung exportieren Sie die Belege ins Buchhaltungssystem für die 10-jährige Archivierung.
Verbuchung in Flowwer protokollieren
Manche Steuerberater wollen nachweisen können: Die Rechnung wurde nicht nur freigegeben, sondern auch tatsächlich verbucht.
Richten Sie einen zusätzlichen Freigabeschritt ein: Sachbearbeiter prüft, Abteilungsleiter gibt frei, Buchhaltung verbucht in DATEV, Buchhaltung gibt „Verbuchung“ in Flowwer frei.
Dieser letzte Schritt wird im Audit Trail protokolliert. Bei Betriebsprüfungen sehen Sie: Freigabe am 15.03. und Verbuchung am 16.03.
Flowwer-Agent: Strukturierter Export ohne direkte Schnittstelle
Ihr Buchhaltungssystem hat keine direkte Flowwer-Anbindung? Der Flowwer-Agent hilft beim strukturierten Export.
Der Flowwer-Agent ist ein kostenloses Windows-Kommandozeilen-Tool. Es lädt freigegebene Belege automatisch herunter und benennt sie den von Ihnen definierten Regeln um.
Man kann selbst entscheiden, wohin die Daten kommen sollen.
Beim Export kann man wählen, ob er einzelne Flows eines Unternehmens oder einzelne Unternehmen exportiert. Dabei wird jedoch keine Ordnerstruktur angelegt.
Beim Download ist der Standardwert ohne Unterordner, kann jedoch auf unterschiedliche Art gesetzt werden:
NoSubfolder, CompanyNameSubfolder, CompanyIdSubfolder, CompanyAndFlowwWithNameAndIdSubfolder
In der letzten Einstellung entsteht als Beispiel:
C:\November (angegebener Ordner wohin heruntergeladen werden soll)\Beispielfirma (#8)\Einfacher_Download (#1427)
Intelligente Dateibenennung
Die Namen der Dokumente bleiben bei dem Namen der PDF (dieser ist in Flowwer jedoch änderbar). Vor dem Namen kommt die Dokument-ID.
Beispiel: [1565] volltextsuche_test_fluxkompensator.PDF
Beim Export werden die ZIP-Dateien ebenfalls nicht nach Wunsch beschrieben.
Beispiel: T_30064__D_16.ZIP (also Tennant_30064 & DokumentID_16)
Die Dokumente sind durchsuchbar auch ohne DMS.
Automatisierung mit Windows-Aufgabenplanung
Die Einrichtung erfolgt über den Windows-Aufgabenplaner. Sie richten ihn so ein, dass er z.B. jeden Tag / Sonntag um 08:00 / 22:00 Uhr alle freigegebenen Dokumente auf ein lokales oder Netzlaufwerk herunterlädt.
Dabei werden nur Dokumente ohne „StateTag“, also Dokumente die noch nicht heruntergeladen wurden, heruntergeladen.
Praxisbeispiel: Produktionsunternehmen & Oracle
Ein Produktionsunternehmen nutzt Oracle als ERP, aber Oracle hat keine direkte Flowwer-Schnittstelle. Der Flowwer-Agent läuft täglich automatisch. Abends um 22 Uhr lädt der Agent alle freigegebenen Belege, benennt sie nach Schema Datum_Lieferant_Rechnungsnummer_Betrag, sortiert in Ordner nach Monat und Lieferant, legt sie in die Netzwerkfreigabe ab.
Morgens um 8 Uhr öffnet die Buchhaltung die Netzwerkfreigabe, importiert neue Belege per Stapelverarbeitung ins Oracle. Oracle archiviert GoBD-konform für 10 Jahre. Kein manueller Aufwand, kein vergessener Beleg.
Was Sie bei Betriebsprüfungen vorlegen
Aus Flowwer: Audit Trail (wer hat wann welche Rechnung freigegeben), Workflow-Dokumentation (welche Prozesse gelten), Notizen und Änderungshistorie (was wurde warum geändert).
Aus dem Buchhaltungssystem: Die Belege selbst (10 Jahre archiviert), Buchungsbelege mit Datum und Konto, festgeschriebene Buchungsstapel (unveränderbar).
Der Prüfer sieht die Kette: Rechnung freigegeben in Flowwer am 15.03. (Audit Trail), Rechnung verbucht in DATEV am 16.03. (Buchungsbeleg), Buchungsstapel festgeschrieben am 31.03. (unveränderbar). Diese Kombination erfüllt die GoBD-Anforderungen.
Der richtige Workflow
Schritt 1: Freigabe in Flowwer
Rechnung durchläuft Workflow, alle Schritte werden protokolliert, nach Freigabe Export ins Buchhaltungssystem.
Schritt 2: Automatischer Export
Per Schnittstelle zu DATEV, lexoffice, Addison oder per Flowwer-Agent in Netzlaufwerk/SharePoint. Belege landen im Buchhaltungssystem.
Schritt 3: Verbuchung
Buchhaltungssystem verbucht die Rechnung. Monatsabschluss: Buchungsstapel wird festgeschrieben. Ab jetzt unveränderbar für 10 Jahre.
Schritt 4: Löschung in Flowwer
Nach 3 Tagen (oder später) löscht Flowwer den Beleg. Er ist im Buchhaltungssystem archiviert. Flowwer braucht ihn nicht mehr.
Flowwer hat DMS-Funktionen, aber keine Festschreibung
Flowwer bietet DMS-Funktionen wie Volltextsuche, Archiv und Filter. Trotzdem ist es kein revisionssicheres 10-Jahres-Archiv, weil die Festschreibung fehlt. Flowwer ist für Workflows und temporäre Speicherung konzipiert, nicht für dauerhafte GoBD-Archivierung.
Der Unterschied zu anderen Systemen:
- Flowwer ist ein Workflow-System mit temporärem Archiv (3 Tage bis 2 Jahre).
- DATEV ist ein Buchhaltungssystem mit revisionssicherer 10-Jahres-Archivierung und Festschreibung.
- SharePoint kann bei korrekter Konfiguration als revisionssicheres DMS dienen.
- SAP und Oracle haben eine integrierte GoBD-konforme Archivierung.
Fazit: Flowwer für Workflows, Buchhaltungssystem für Archivierung
Mit Flowwer geben Sie Rechnungen und andere Dokumente digital frei, automatisieren ihre individuellen Unternehmens-Workflows und protokollieren jeden Schritt. Für die 10-jährige GoBD-konforme Archivierung brauchen Sie ein Buchhaltungssystem oder DMS mit Festschreibung.
Die richtige Kombination:
- Flowwer für Freigabe und Workflow,
- automatischer Export per Schnittstelle oder Flowwer-Agent,
- Buchhaltungssystem für revisionssichere 10-Jahres-Archivierung,
- bei Prüfung Audit Trail aus Flowwer plus Belege aus Buchhaltungssystem.
Diese Arbeitsteilung erfüllt die GoBD-Anforderungen. Flowwer allein reicht nicht, aber das war nie der Anspruch.
Die meisten Flowwer-Kunden nutzen die automatischen DATEV-, lexoffice- oder Addison-Schnittstellen. Einmal eingerichtet, funktioniert der Export automatisch. Sie müssen sich um nichts kümmern, außer gelegentlich beim Steuerberater nachzufragen, ob die Belege auch tatsächlich ankommen.
Überzeugen wir Sie nicht, nutzen Sie Ihr Sonderkündigungsrecht.
FAQ: Revisionssicherheit und Archivierung bei Flowwer
Flowwer erfüllt die GoBD-Anforderungen für den Freigabeprozess: Jeder Schritt wird protokolliert (Audit Trail), Belege sind unveränderbar während der Freigabe, alle Aktionen sind nachvollziehbar.
Was Flowwer nicht leistet: Die revisionssichere 10-Jahres-Archivierung mit Festschreibung. Dafür brauchen Sie ein Buchhaltungssystem wie DATEV, lexoffice oder Addison.
Flowwer fehlt die „Festschreibung“, die technische Unmöglichkeit Daten nachträglich zu ändern. DATEV und andere Buchhaltungssysteme haben diese Funktion: Nach dem Monatsabschluss können Buchungen nicht mehr geändert werden. Flowwer protokolliert zwar jede Änderung, kann sie aber nicht verhindern. Das reicht den GoBD nicht für 10 Jahre Archivierung.
Standard: Nach 3 Tagen werden freigegebene Belege automatisch gelöscht, sofern sie ins Buchhaltungssystem exportiert wurden.
Optional: Sie können die Speicherung auf bis zu 730 Tage (2 Jahre) verlängern für 2,50 € pro 1.000 Belege/Monat. Aber: Auch die 2-Jahres-Speicherung ersetzt keine GoBD-konforme 10-Jahres-Archivierung.
In Ihrem Buchhaltungssystem: DATEV Unternehmen Online (automatischer Export aus Flowwer), lexoffice, sevDesk, Addison (direkte Schnittstellen), ERP-Systeme wie SAP oder Oracle, revisionssicheres DMS (zum Beispiel SharePoint mit entsprechender Konfiguration).
Diese Systeme haben Festschreibung und sind für 10-jährige GoBD-Archivierung ausgelegt. Flowwer exportiert die Belege automatisch dorthin.
Für interne Auswertungen vor dem Jahresabschluss: Flex-Reports über alle Belege des Jahres, Preisvergleiche mit Vorjahresrechnungen, Lieferantenanalysen, Kostenstellenauswertungen. Nach der Auswertung exportieren Sie die Belege ins Buchhaltungssystem. Die 2-Jahres-Speicherung ist kein Archiv-Ersatz, sondern ein Analyse-Tool.
Der Flowwer-Agent ist ein kostenloses Windows-Kommandozeilen-Tool für strukturierten Dokumenten-Export. Statt manuell jedes Dokument herunterzuladen, lädt der Agent automatisch alle freigegebenen Rechnungen. Besonders nützlich, wenn Ihr Buchhaltungssystem keine direkte Flowwer-Schnittstelle hat.
Ja, mit dem Windows-Aufgabenplaner. Sie richten ihn so ein, dass er z.B. jeden Tag / Sonntag um 08:00 / 22:00 Uhr alle freigegebenen Dokumente auf ein lokales oder Netzlaufwerk herunterlädt.
Dabei werden nur Dokumente ohne „StateTag“, also Dokumente die noch nicht heruntergeladen wurden, heruntergeladen.
Zwei Dinge: Aus Flowwer den Audit Trail (wer hat wann freigegeben) und die Workflow-Dokumentation. Aus dem Buchhaltungssystem die Belege selbst (10 Jahre archiviert) und Buchungsbelege. Der Prüfer sieht: Rechnung wurde am 15.03. freigegeben (Flowwer), am 16.03. verbucht (DATEV), seit 31.03. im festgeschriebenen Buchungsstapel (unveränderbar). Diese Kombination erfüllt die GoBD-Anforderungen.
Ja, mit einem separaten Verbuchungsschritt im Freigabeprozess. Nach der normalen Freigabe gibt die Buchhaltung zusätzlich „Verbuchung abgeschlossen“ in Flowwer frei. Das wird im Audit Trail festgehalten. Bei Prüfungen können Sie nachweisen: Freigabe am 15.03., Verbuchung am 16.03. Manche Steuerberater verlangen das.
Das ist ein Risiko bei Betriebsprüfungen. Manche Steuerprüfer akzeptieren Flowwer nicht als alleiniges Archiv wegen der fehlenden Festschreibung.
Worst Case: Sie müssen nachweisen, dass Belege nicht nachträglich geändert wurden. Das ist ohne Festschreibung schwierig. Besser: Immer ins Buchhaltungssystem exportieren.
Ja. Flowwer ist DATEV-Partner seit 2020. Nach Freigabe werden Belege automatisch an DATEV Unternehmen Online übertragen. Ihr Steuerberater sieht sie dort und kann verbuchen. Prüfen Sie regelmäßig (zum Beispiel monatlich), ob die Übertragung funktioniert. Bei Schnittstellenproblemen meldet sich meist der Steuerberater.
