Der Kantinenlieferant schickt seit drei Jahren jeden Monat eine Rechnung. Irgendwann fällt auf, dass die Beträge spürbar gestiegen sind. Aber um wie viel genau? Und seit wann? Die Rechnungen sind längst freigegeben und an die Buchhaltung weitergegeben. Wer jetzt eine Antwort will, muss Ordner durchsuchen, Dateien öffnen, Beträge in eine Tabelle tippen.
Oder er nutzt den FlexReport in Flowwer. Der FlexReport zeigt die Rechnungsdaten, die bereits in Flowwer liegen, in einer konfigurierbaren Tabelle an. Er baut auf der Suche und dem Archiv in Flowwer auf und macht aus einzelnen Dokumenten eine auswertbare Datenmenge. Dieser Artikel erklärt, wofür das im Alltag nützlich ist, welche Voraussetzungen dafür nötig sind und was das Ganze kostet.
Was der FlexReport ist und warum er mehr als ein Exportknopf ist
Rechnungen werden in Flowwer freigegeben und anschließend an die Buchhaltung oder den Steuerberater übertragen. Damit ist der Freigabeprozess abgeschlossen. Aber die Rechnungsdaten sind weiterhin da, und sie enthalten Informationen, die im Tagesgeschäft wertvoll sind. Beträge, Lieferanten, Zeiträume, Kostenstellen, Freigabestatus. All das steckt in den Dokumenten, die ohnehin schon in Flowwer liegen.
Der FlexReport macht diese Daten zugänglich. Er nimmt die Dokumente, die über die Suche oder das Archiv gefunden werden, und stellt sie in einer tabellarischen Ansicht dar. Sie bestimmen, welche Spalten angezeigt werden, in welcher Reihenfolge sie erscheinen und wie die Spalten heißen sollen. Diese Ansichten lassen sich als Profile speichern und immer wieder verwenden.
Die Ergebnisse können als PDF ausgedruckt, als Excel-Datei oder als CSV exportiert werden. Das ist die Grundlage, wenn das Controlling mit den Daten weiterarbeiten will oder der Steuerberater eine Aufstellung braucht.
Der FlexReport ist kein Zusatzmodul und kostet nichts extra. Er ist in jedem Flowwer-Abo enthalten.
Vier Situationen, in denen der FlexReport seinen Wert zeigt
Preisentwicklung bei einem Lieferanten prüfen
Es gibt Lieferanten, von denen jeden Monat Rechnungen kommen. Die Kantine, der Reinigungsdienst, der Büromaterialhändler, der Handwerker für die Haustechnik. Irgendwann hat man das Gefühl, dass die Preise gestiegen sind. Aber Gefühl reicht nicht, wenn man mit dem Lieferanten über Konditionen sprechen will.
Mit dem FlexReport filtern Sie nach dem Lieferanten, grenzen den Zeitraum ein und sortieren die Beträge. In wenigen Klicks sehen Sie, ob die Kantinenkosten im letzten Jahr um 15 Prozent gestiegen sind oder ob das nur ein Eindruck war. Und wenn Sie einen neuen Lieferanten vergleichen wollen, haben Sie jetzt die Zahlen, die Sie für ein vernünftiges Gespräch brauchen.
Mahnungen nachvollziehen
Wenn eine Mahnung vom Lieferanten kommt, will jemand wissen, warum die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wurde. Lag es an der Freigabe? Hat jemand die Rechnung liegen lassen? Oder ist sie gar nicht erst angekommen?
Im FlexReport lassen sich alle Rechnungen eines Lieferanten nach Datum sortieren. Sie sehen, wann die Rechnung in Flowwer eingegangen ist, wann sie freigegeben wurde und welchen Status sie hat. Das spart die Sucherei in verschiedenen Systemen und gibt Ihnen in einer Minute die Antwort, die Sie brauchen.
Kostenstellenauswertung für das Controlling
Unternehmen, die intern nach Kostenstellen auswerten, brauchen regelmäßig Daten aus der Buchhaltung. Der FlexReport kann auch Informationen aus der Belegaufteilung ausgeben, also Kostenstellen, Sachkonten und Buchungstexte. Sie exportieren die Daten als Excel-Datei, geben sie ans Controlling weiter, und dort wird damit gearbeitet. Niemand muss dafür einzelne Rechnungen zusammensuchen oder Beträge manuell in eine Tabelle übertragen.
Wenn Sie diese Auswertung regelmäßig brauchen, legen Sie ein Profil dafür an. Beim nächsten Mal öffnen Sie das Profil, passen den Zeitraum an und exportieren. Das dauert keine zwei Minuten.
Vorbereitung auf den Wirtschaftsprüfer
Wirtschaftsprüfer fragen nach Belegen. Meistens nach Belegen eines bestimmten Lieferanten, eines bestimmten Zeitraums oder ab einem bestimmten Betrag. Wer diese Anfragen aus Ordnern oder dem Dateisystem beantworten muss, verbringt damit schnell einen halben Tag.
Im FlexReport bauen Sie sich die Abfrage zusammen: Lieferant, Zeitraum, Mindestbetrag. Die Ergebnisse erscheinen in der Tabelle, und mit einem Klick exportieren Sie die Liste als Excel-Datei. Das funktioniert, weil die Dokumente in Flowwer vollständig vorhanden und durchsuchbar sind. Und damit sind wir beim entscheidenden Punkt.
Warum der FlexReport die Aufbewahrung braucht
Der FlexReport arbeitet mit den Dokumenten, die in Flowwer vorhanden sind. Wenn ein Dokument nach der Freigabe nicht aufbewahrt wird, bereinigt Flowwer es nach einer festgelegten Zeit. Die Bereinigung entfernt die Dokumentdaten und das Belegbild. Was bleibt, ist ein Revisionsprotokoll, das die Nachvollziehbarkeit sicherstellt. Aber die Volltextsuche und das Reporting funktionieren dann nicht mehr, weil die Daten dafür fehlen.
Wer also den FlexReport für ältere Rechnungen nutzen will, braucht die Aufbewahrung. Aufbewahrung in Flowwer bedeutet, dass Dokumente vollständig im System erhalten bleiben. Sie können weiterhin per Volltextsuche gefunden, gefiltert und über Reportingmöglichkeiten, wie den FlexReport ausgewertet werden.
Flowwer nennt das bewusst Aufbewahrung und nicht Archivierung. Es geht nicht darum, Dokumente irgendwo abzulegen und zu vergessen. Es geht darum, sie dauerhaft nutzbar zu halten. Eine Rechnung, die Sie vor zwei Jahren freigegeben haben, finden Sie über die Volltextsuche genauso schnell wie eine von gestern. Und genau diese aufbewahrten Dokumente sind die Datenbasis für den FlexReport.
Für aktuelle Dokumente, die erst vor ein paar Tagen hochgeladen wurden, brauchen Sie die Aufbewahrung noch nicht. Aber sobald Sie Rechnungen über Monate oder Jahre hinweg auswerten möchten, ist sie die Voraussetzung.
Was die Aufbewahrung kostet
Die Aufbewahrung kostet 2,50 Euro pro 1.000 aufbewahrte Dokumente und Monat. Die ersten 50 Dokumente, die älter als 50 Tage sind, bleiben kostenlos. Abgerechnet wird nach der Anzahl der Dokumente, nicht nach Dateigröße. Ob ein Dokument 100 KB oder 10 MB groß ist, spielt keine Rolle.
Ein Dokument in Flowwer ist dabei die Einheit. Wenn eine Rechnung einen Lieferschein und einen Vertrag als Anhang hat, zählt das zusammen als ein Dokument. Es wird also nicht jede einzelne Datei gezählt, sondern der Vorgang.
Es gibt keine feste Obergrenze für die Aufbewahrung. Sie können Dokumente so lange aufbewahren, wie Sie sie brauchen. Berechnet wird jeweils das, was am Ende des Monats aufbewahrt ist. Was vorher bereinigt wurde, kostet nichts.
Ein Rechenbeispiel: Ein Unternehmen hat 3.000 Rechnungen aufbewahrt. Abzüglich der 50 kostenfreien Dokumente sind das 2.950 zu berechnende Dokumente. Das ergibt 3 Archiveinheiten zu je 2,50 Euro, also 7,50 Euro im Monat. Dafür hat das Unternehmen sämtliche Rechnungsdaten griffbereit und kann sie jederzeit über den FlexReport auswerten.
Mehr als nur der FlexReport
Flowwer bietet mit dem FlexReport eine Auswertungsfunktion, die über die reine Rechnungsfreigabe hinausgeht. Wer seine Dokumente aufbewahrt, bekommt nicht nur einen sicheren Ablageort, sondern eine nutzbare Datenbasis, mit der sich im Alltag arbeiten lässt. Von der Preisentwicklung eines Lieferanten über die Kostenstellenauswertung bis zur Vorbereitung auf eine Prüfung.
Neben dem FlexReport gibt es in Flowwer weitere Reporting-Funktionen, zum Beispiel die erweiterte Suche mit Filtern und die Archiv-Ansicht. Diese Werkzeuge ergänzen sich gegenseitig und decken unterschiedliche Auswertungsbedürfnisse ab. Dazu in einem eigenen Artikel mehr.
Wenn Flowwer nicht das Richtige ist, machen Sie innerhalb von 30 Tagen von Ihrem Sonderkündigungsrecht Gebrauch.
Häufige Fragen zum FlexReport
Nein. Der FlexReport ist in jedem Flowwer-Abo enthalten und kostet nichts zusätzlich.
Ja, über sogenannte Profile. Ein Profil legt fest, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden und in welcher Reihenfolge sie erscheinen. Einmal angelegt, können Sie das Profil jederzeit wieder aufrufen und auf neue Daten anwenden. Das ist besonders praktisch für Auswertungen, die Sie regelmäßig brauchen
Als Excel-Datei (XLSX) oder als CSV. Beide Formate lassen sich in gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen und Controlling-Tools weiterverarbeiten.
Für Dokumente, die noch frisch im System liegen, nicht. Aber sobald Sie ältere Rechnungen auswerten wollen, müssen diese aufbewahrt sein. Ohne Aufbewahrung bereinigt Flowwer die Dokumentdaten nach einer festgelegten Zeit, und dann stehen sie für den FlexReport nicht mehr zur Verfügung.
Das hängt davon ab, über welchen Zeitraum Sie Ihre Daten auswerten möchten. Wenn Sie Preisentwicklungen über mehrere Jahre vergleichen oder jederzeit auf alte Belege zugreifen wollen, sollten die Dokumente entsprechend lang aufbewahrt werden.
Der FlexReport lässt sich so konfigurieren, dass er einem Rechnungseingangsbuch ähnelt. Wenn Sie die passenden Spalten einrichten, also Rechnungsdatum, Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer und Freigabestatus, erhalten Sie eine tabellarische Übersicht aller eingegangenen Rechnungen. In der Flowwer-Wissensdatenbank finden Sie dazu weitere Informationen.
Weitere Informationen zum FlexReport finden Sie in der Flowwer-Dokumentation. Details zur Aufbewahrung und den Kosten erklärt die Aufbewahrungskosten-Seite.
