Sie suchen 10 Minuten nach einer Rechnung vom letzten Monat. Der Prüfer ist im Urlaub, sein Vertreter weiß von nichts. Der Lieferant ruft zum dritten Mal an und fragt, wann endlich bezahlt wird. Papierrechnungen kosten Zeit und Geld. Aber wie viel genau?
Wir rechnen das für Sie durch.
Was eine manuelle Rechnung wirklich kostet
Die meisten Unternehmen unterschätzen die Kosten dramatisch. Sie denken an Papier, Drucker und Ordner. Das sind etwa 20 bis 30 Cent pro Rechnung. Vernachlässigbar.
Die echten Kosten stecken in der Arbeitszeit. Und die wird selten vollständig erfasst.
Was alles Zeit kostet (und keiner mitrechnet)
Eine Rechnung kommt rein. Was passiert dann?
Formale Prüfung: Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Umsatzsteuer-ID vorhanden? Lieferant in den Stammdaten? Etwa 3 Minuten.
Sachliche Prüfung: Hat jemand das bestellt? Stimmen Menge und Preis? Wurde geliefert? Etwa 5 Minuten.
Vorkontierung: Kostenstelle zuordnen, eventuell Kostenträger, Sachkonto prüfen. Etwa 2 Minuten.
Freigabe organisieren: An den Abteilungsleiter weiterleiten. Intern nachfragen, wer zuständig ist. Etwa 2 Minuten.
Ablage: Ordner suchen, einsortieren, im System vermerken wo die Rechnung liegt. Etwa 3 Minuten.
Macht zusammen 15 Minuten pro Rechnung. Im Idealfall, wenn alles glatt läuft.
Die versteckten Zeitfresser
Bei 10% der Rechnungen läuft es nicht glatt. Dann kommen dazu:
Rückfragen beim Lieferanten: Rechnung fehlerhaft, Lieferung stimmt nicht mit Rechnung überein, fehlende Angaben. Mindestens 15 Minuten, oft mehr.
Interne Klärungen: Wer hat das bestellt? Auf welche Kostenstelle? Warum steht hier ein anderer Betrag als vereinbart? Wieder mindestens 15 Minuten. Und zwei Personen sind beteiligt: Der Fragende und der Antwortende.
Suche nach Rechnungen: Für Monatsabschluss, Jahresabschluss, Betriebsprüfung. „Die Rechnung von Müller GmbH vom März, wo war die nochmal?“ 10 bis 20 Minuten Suchzeit.
Kopien für Fachabteilungen: „Schick mir mal die Rechnung als PDF.“ Ordner raus, einscannen, per E-Mail senden. 5 Minuten.
Der unterschätzte Produktivitätskiller
Jede Rückfrage unterbricht die Arbeit. Studien zeigen: Nach einer Unterbrechung brauchen wir durchschnittlich 10 Minuten, um uns wieder in die ursprüngliche Aufgabe einzufinden.
Ihr Kollege sitzt an der Budgetplanung. Sie rufen an: „Wo war nochmal die Telekom-Rechnung?“ Zwei Minuten Gespräch. Zehn Minuten bis er wieder konzentriert weiterarbeiten kann. Macht 12 Minuten Produktivitätsverlust für eine simple Frage.
Bei 15 Rückfragen pro Tag summiert sich das auf 3 Stunden verlorene Arbeitszeit. Jeden Tag.
Artikeltipp: 5 Gründe für die Digitalisierung Ihrer Dokumente (inkl. dem Einsparpotenzial)
Die Rechnung: Was kostet eine manuelle Rechnung?
Nehmen wir ein typisches mittelständisches Unternehmen:
- 150 Rechnungen pro Monat
- Personalkosten: 40 € pro Stunde (inkl. Lohnnebenkosten)
- Bearbeitungszeit pro Rechnung: 15 Minuten = 10 €
- Bei 10% zusätzliche Rückfragen: 15 Rechnungen × 15 Minuten × 2 Personen = 300 €
Kosten pro Rechnung: 10,67 €
Kosten pro Jahr: 19.200 €
Das ist konservativ gerechnet. Viele Unternehmen liegen höher, weil:
- Mehr Rückfragen anfallen (realistische 20 bis 30 % statt 10 %)
- Suchzeiten länger dauern (chaotische Ablage)
- Mehr Personen am Prozess beteiligt sind (4-stufige Freigabe statt 2-stufige)
Artikeltipp: Rechnungsverwaltung Remote: Warum eine digitale Lösung unerlässlich ist
Was spart die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung?
Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung bedeutet: Rechnungen werden hochgeladen, automatisch ausgelesen, per Klick freigegeben und in Sekunden beim nächsten Prüfer. Keine Laufwege, keine Suchzeiten, keine verlorenen Rechnungen.
Was wegfällt:
- Papier, Drucker, Ordner, Lagerraum (20 bis 30 Cent pro Rechnung)
- Suche nach Rechnungen (2 bis 5 Minuten pro Suche)
- Rückfragen zum Freigabestatus („Wo hängt die Rechnung?“ „Hat der Chef schon freigegeben?“)
- Unklare Zuständigkeiten (Workflows sind definiert, jeder weiß was zu tun ist)
- Verzögerungen durch Urlaub oder Krankheit (automatische Vertretungsregeln greifen sofort)
Was schneller geht:
- Formale Prüfung: OCR liest Daten automatisch aus (von 3 Minuten auf 10 Sekunden)
- Weiterleitung: Per Klick beim nächsten Prüfer (von 2 Minuten auf 5 Sekunden)
- Freigabe: Per Klick, nicht mehr mit Unterschrift und physischer Weiterleitung (von 5 Minuten auf 30 Sekunden)
- Suche: Volltextsuche findet jede Rechnung in Sekunden (von 10 Minuten auf 10 Sekunden)
Durchlaufzeit:
- Vorher: 9 bis 12 Tage (Rechnung liegt auf Schreibtischen, wartet auf Freigaben, wird gesucht)
- Nachher: 4 Tage (digitale Weiterleitung, automatische Erinnerungen, keine Wartezeiten)
Einsparung durch elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung: 80% der bisherigen Kosten. Bei 19.200 € jährlichen Kosten sparen Sie 15.360 €.
Was kostet elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung?
Flowwer kostet 25 € netto pro Monat pro Unternehmensaccount. Das sind 300 € im Jahr.
Ihre Rechnung:
- Bisherige Kosten manuelle Prüfung: 19.200 € pro Jahr
- Einsparung durch elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung: 15.360 € pro Jahr
- Kosten Flowwer: 300 € pro Jahr
- Netto-Ersparnis: 15.060 € pro Jahr
Die Investition in elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung rechnet sich im ersten Monat.
Weitere Vorteile, die Sie nicht in Euro messen können
Bessere Lieferantenbeziehungen: Rechnungen werden pünktlich bezahlt, Lieferanten sind zufrieden. Keine peinlichen Anrufe mehr: „Wann wird endlich bezahlt?“
Skonto-Nutzung: Bei 10 Tagen Zahlungsziel und 2% Skonto schaffen Sie mit 4 Tagen Durchlaufzeit die Frist. Bei 50 Rechnungen pro Monat à 2.000 € sind das 2.000 € Skonto-Gewinn im Jahr.
Keine verlorenen Rechnungen: Alles digital archiviert, jederzeit auffindbar. Bei Betriebsprüfungen in 5 Jahren finden Sie jede Rechnung in Sekunden.
Ortsunabhängiges Arbeiten: Geschäftsführer gibt Rechnungen vom Handy aus frei, auch im Urlaub oder auf Dienstreise. Keine Verzögerungen mehr.
Transparenz: Sie sehen jederzeit, wo welche Rechnung hängt. Offene Rechnungen auf einen Blick. Keine Überraschungen mehr beim Monatsabschluss.
Weniger Stress: Buchhaltung wird nicht mehr dreimal täglich gefragt: „Wo ist die Rechnung?“ „Hat der Chef schon freigegeben?“ „Wann wird bezahlt?“
Rechnen Sie selbst
Wie viele Rechnungen haben Sie pro Monat? Wie viel Zeit brauchen Sie pro Rechnung? Wie hoch sind Ihre Personalkosten?
Einfache Formel:
- Anzahl Rechnungen × Minuten pro Rechnung ÷ 60 × Personalkosten pro Stunde = Kosten pro Monat
- Bei 100 Rechnungen, 15 Minuten pro Rechnung und 40 € Personalkosten sind das 1.000 € pro Monat oder 12.000 € pro Jahr.
- 80 % davon können Sie einsparen: 9.600 €.
- Flowwer kostet 300 € im Jahr. Sie sparen 9.300 € netto.
Artikeltipp: Was kostet Rechnungsmanagement-Software? Flowwer erklärt die Preismodelle
Testen Sie Flowwer selbst
Sie können jeden Kostenvergleich lesen, am Ende müssen Sie selbst rechnen. Nehmen Sie Ihre echten Zahlen: Wie viele Rechnungen? Wie viel Zeit? Wie viele Rückfragen?
Dann testen Sie Flowwer. 30 Tage kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich. Messen Sie die Zeit: Wie lange brauchen Sie jetzt pro Rechnung? Wie schnell ist die Durchlaufzeit?
Nach 30 Tagen wissen Sie genau, wie viel Sie sparen.
Überzeugen wir Sie nicht, kündigen Sie per Knopfdruck. Wir stellen nichts in Rechnung.
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Sehr realistisch bei Unternehmen mit 50 bis 500 Rechnungen pro Monat. Die größten Einsparungen entstehen durch: Wegfall von Suchzeiten (komplette Ersparnis), weniger Rückfragen wegen besserer Transparenz (50 bis 70 % weniger), schnellere Freigaben durch digitale Workflows (80 % schneller), keine Produktivitätsverluste durch Unterbrechungen (schwer zu messen, aber erheblich).
Die Einrichtung von Flowwer dauert 1 bis 2 Stunden: Nutzer anlegen und mit passenden Rechten ausstatten, den ersten Freigabeprozess konfigurieren, Schnittstelle einrichten. Die meisten Kunden sind nach diesem kurzen Setup produktiv. Schulung der Mitarbeiter: 30 Minuten pro Person reichen meist. Die Gemeindewerke Peißenberg brauchten zwei Online-Schulungen für alle Mitarbeiter, auch für IT-fremde Personen.
Natürlich hängt die Dauer der Umstellung auch von der Anzahl der Workflows und Nutzer ab.
Kommt darauf an. Einfache Rechnungen (Telekom, Strom, bekannte Lieferanten) gehen schneller, Sie sparen vielleicht nur 10 Minuten. Komplexe Rechnungen (Aufteilung auf mehrere Kostenstellen, Rückfragen, Klärungen) sparen oft 30 Minuten oder mehr. Im Durchschnitt über alle Rechnungen sind 12 bis 15 Minuten Ersparnis realistisch.
Die Einsparung steigt proportional. Bei 300 Rechnungen pro Monat verdoppelt sich die Ersparnis auf etwa 30.000 € pro Jahr. Flowwer kostet trotzdem nur 25 € pro Monat (ein Unternehmensaccount reicht). Die Kosten bleiben gleich, egal ob Sie 50 oder 500 Rechnungen haben.
Die meisten „speziellen“ Prozesse sind gar nicht so speziell. Typische Anforderungen wie mehrere Freigabestufen, Bagatellgrenzen, parallele Freigaben, Nominierungen, Kostenstellen und Kostenträger bildet Flowwer ab. Wenn Sie unsicher sind: Testen Sie 30 Tage kostenlos. Bilden Sie Ihre Prozesse ab. Wenn es nicht passt, kündigen Sie.
Auch dort rechnet es sich. 20 Rechnungen × 15 Minuten × 40 € Personalkosten = 200 € pro Monat = 2.400 € pro Jahr. Einsparung 80% = 1.920 € pro Jahr. Flowwer kostet 300 € pro Jahr. Sie sparen 1.620 € netto. Zusätzlich: Bessere Übersicht, keine verlorenen Rechnungen, pünktliche Zahlungen.
Kommt darauf an, was Ihr DMS kann. Wenn es Freigabeworkflows, automatische Weiterleitung, Vertretungsregeln, Bagatellgrenzen und DATEV-Schnittstelle hat, brauchen Sie Flowwer nicht. Viele DMS-Systeme sind reine Ablagesysteme ohne intelligente Workflows. Dann rechnet sich Flowwer zusätzlich
Beispiel: 50 Rechnungen pro Monat bieten 2 % Skonto bei 10 Tagen Zahlungsziel. Der durchschnittlicher Rechnungsbetrag beträgt 2.000 €. Mit manueller Prüfung (12 Tage Durchlaufzeit) schaffen Sie keine einzige Skontofrist. Mit Flowwer (4 Tage Durchlaufzeit) schaffen Sie 40 Rechnungen. Das sind 40 × 2.000 € × 2 % = 1.600 € Skonto pro Monat = 19.200 € pro Jahr. Zusätzlich zur normalen Zeitersparnis.
