Die Digitalisierung in der Versorgungswirtschaft nimmt an Fahrt auf, nicht nur bei großen Energiekonzernen, sondern auch in Kommunalbetrieben. Die Gemeindewerke Peißenberg in Oberbayern setzen seit Anfang 2022 auf Flowwer. Das Rechnungsmanagement und die Freigabeprozesse laufen jetzt vollständig digital.

Gemeinsam mit dem Buchhaltungssystem DATEV sorgt Flowwer durch hohen Automatisierungsgrad und einfache Bedienung für effiziente Prozesse in der Verwaltung des Versorgungsunternehmens.

Dieser Artikel erschien in der Fachzeitschrift 50,2, Ausgabe 6/2022

Die Gemeindewerke Peißenberg

Die Gemeindewerke der oberbayerischen Kommune Peißenberg, unweit des Starnberger Sees, decken praktisch das gesamte Angebotsspektrum eines kommunalen Versorgungsbetriebs ab. Kunden beziehen Strom, Gas, Wasser und Wärme aus einer Hand. Zudem betreibt das Unternehmen den beliebten Gesundheits- und Bäderpark Peißenberg, der auch über die Grenzen der 13.000-Einwohner-Gemeinde hinaus bekannt ist.

Die Verwaltung und insbesondere die Buchhaltung der Gemeindewerke haben entsprechend alle Hände voll zu tun.

Ineffiziente analoge Freigabeprozesse

Christian Scheuerer, der das Digitalisierungsprojekt in der Buchhaltung federführend betreute, beschreibt die Ausgangssituation:

Kam eine Rechnung per Post bei uns an, wurde sie zunächst händisch in der bisherigen Buchhaltungssoftware eingetragen. Anschließend wurde eine Allonge mit den relevanten Daten erstellt, die dann an das Sekretariat gegeben wurde. Von hier aus erfolgte wiederum die Zuteilung an die einzelnen Abteilungen.

Besonders bei Außenstellen zeitintensiv

Bei Außenstellen wie Bauhöfen war der Prozess äußerst zeitintensiv. „Unsere Meister mussten die jeweiligen Rechnungen abholen, vor Ort prüfen und mit den Lieferscheinen abgleichen und anschließend wieder unterschrieben zur Buchhaltung zurückbringen. Erst dann konnten sie weiterverarbeitet werden. Je nachdem wie viel gerade zu tun war, konnte es so manchmal mehrere Tage dauern, bis eine Rechnung freigegeben war“, so Scheuerer.

Suche nach einer digitalen Lösung

Aufgrund dieses langsamen und ineffizienten Prozesses war den Verantwortlichen der Gemeindewerke Peißenberg klar: Das Rechnungsmanagement muss mithilfe einer intelligenten digitalen Lösung optimiert werden.

Mit dem Umstieg auf DATEV als neues Buchhaltungssystem bot sich die ideale Gelegenheit, auch diesen Verwaltungsbereich grundlegend zu modernisieren.

Einfache Bedienung als Hauptkriterium

„Uns war von Anfang an klar, dass wir das Verteilen und Freigeben von Rechnungen möglichst einfach gestalten wollten. Auch Mitarbeiter, die sonst gar nichts mit IT zu tun haben, sollten das neue Programm problemlos bedienen können“, erläutert Christian Scheuerer.

Warum Flowwer?

Bereits Ende 2021 testete das Team um Scheuerer verschiedene Workflow-Systeme. Unter den verschiedenen Optionen kristallisierte sich jedoch schnell Flowwer als erste Wahl heraus.

Überzeugende Argumente für Flowwer:

Einfacher Aufbau und intuitive Bedienung. Hohe Kompatibilität zur DATEV-Systemlandschaft. Direkte Anbindung ohne aufwendige Schnittstellenprogrammierung möglich.

„Bei anderen Lösungen war dies meist nur mit aufwendiger Schnittstellenprogrammierung gegeben. Flowwer ließ sich hingegen direkt problemlos anbinden – deswegen wurde es uns auch von DATEV-Seite empfohlen“, so Scheuerer.

Must-haves für die Gemeindewerke

Nach einer ersten Präsentation im November 2021 fiel die Entscheidung für Flowwer sehr schnell. Entscheidend war, dass die Software die Anforderungen vollumfänglich erfüllte.

Absolute Must-haves:

  • Bagatellgrenzen festlegen können, damit die Geschäftsführung nicht jeden Kleinbetrag freigeben muss.
  • Ausdifferenzierte Workflows für komplexe Sachverhalte, etwa wenn Freigaben durch Mitarbeiter ohne Entscheidungsbefugnis (Werkstudenten, Praktikanten) nochmal von einem Supervisor bestätigt werden sollen.

Intensive Implementierungsphase

Kurz nach der Entscheidung begann die Implementierungsphase. Die gemeinsame Einführung von DATEV und Flowwer erfolgte in relativ kurzer Zeit und sorgte für einen arbeitsintensiven Jahreswechsel bei den Gemeindewerken.

Herausforderungen bei der Umstellung

„Wir mussten sehr viel neu erstellen und einrichten: ein neuer Kostenrahmen, neue Debitorennummern und mehr. Zwischenzeitlich wurde es da durchaus stressig und auch ein wenig chaotisch. Die Flowwer-Anbindung selbst ging jedoch störungsfrei über die Bühne und konnte im Januar sozusagen ’nebenher‘ umgesetzt werden“, so Scheuerer.

Entscheidende Rolle des Supports

Großen Anteil an der erfolgreichen Implementierung hatte der Flowwer-Support. „Es war immer jemand erreichbar und Probleme konnten innerhalb kurzer Zeit gemeinsam gelöst werden. Vor allem da DATEV in Kommunalbetrieben noch nicht Standard ist, war dieser enge Austausch wichtig. Zwischenzeitlich rief ich fast täglich bei Flowwer an, um Fragen zu bestimmten Eigenheiten der Systeme zu klären“, berichtet Christian Scheuerer.

Nach einigen individuellen Anpassungen sind beide Software-Lösungen bestmöglich auf die Prozesse in der Buchhaltung der Gemeindewerke eingestellt.

Freigabeprozesse digitalisieren und automatisieren

Mit der erfolgreichen Implementierung von Flowwer und DATEV lässt sich das Rechnungsmanagement fast vollständig digital umsetzen. Der konkrete Ablauf im Arbeitsalltag wurde dadurch grundlegend verändert.

Der neue digitale Workflow musste definiert werden:

  • Rechnung geht bei den Gemeindewerken ein
  • Definition, wie die Rechnung in DATEV verarbeitet werden soll
  • Teilweise wird bereits die Kontierung vorgenommen, ansonsten übernimmt dies der zuständige Meister
  • Sachliche Freigabe erforderlich: Mitarbeiter werden am Ende des Tages automatisch per Mail informiert
  • Freigabe kann direkt am nächsten Morgen erteilt werden
  • Bei Beträgen unter der Bagatellgrenze: Rechnung geht zurück an die Buchhaltung
  • Bei höheren Beträgen: Einer der beiden Geschäftsleiter muss freigeben
  • Flowwer sendet freigegebene Rechnungen an DATEV Unternehmen online, die diese dann zur Verbuchung bereitstellt

Schnelle Einarbeitung durch Schulungen

„Wir bekamen zwei Online-Einweisungen in das neue System, damit alle Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten, diese auch umfassend verstehen“, so Christian Scheuerer.

Dank der Schulungsangebote seitens Flowwer läuft dieser Workflow bereits jetzt so gut wie reibungslos ab.

Kleine Anlaufschwierigkeiten

Wie bei jeder neuen IT-Anwendung gab es auch hier noch gelegentliche Unklarheiten.

„Das Einstellen der Urlaubsvertretung für die Freigaben übernehmen aktuell noch häufig wir in der Buchhaltung, obwohl die Kollegen das eigentlich ganz einfach selbst machen könnten. Hier fehlt einfach noch die Vertrautheit mit der neuen Software“, erläutert Scheuerer.

Er ist jedoch zuversichtlich: „Wenn sich erstmal alle an das neue Vorgehen gewöhnt haben und man es noch das ein oder andere Mal erklärt hat, wird das alles gut funktionieren.“

Ausblick: Auch in Zukunft einfach und intuitiv

Die Verantwortlichen der Gemeindewerke Peißenberg sind bereits jetzt sehr zufrieden mit den neuen Möglichkeiten des digitalen Rechnungsmanagements. Umfassende Erweiterungen oder Weiterentwicklungen sind aktuell nicht nötig.

Noch zu finalisieren: CompanyMail-Tool

Lediglich die Implementierung des CompanyMail-Tools muss noch finalisiert werden. „Dadurch wird es möglich, Rechnungen aus Mail-Anhängen direkt in Flowwer zu importieren. Im Moment bekommen wir zwar noch viele Dokumente per Post, die wir dann einscannen, zukünftig soll das aber alles digital werden. Aus diesem Grund geben wir etwa schon jetzt unsere Mail-Adresse als Rechnungsadresse an“, berichtet Scheuerer.

Intelligente Lernfunktion

Interessant für die Zukunft findet Christian Scheuerer auch eine in der Software integrierte Lernfunktion: „Mit der Zeit kann diese, anhand der Logos und der Gestaltung, Rechnungen selbstständig zuordnen und bereits den passenden Debitor eintragen. Das spart uns natürlich Arbeit und Zeit.“

Einfachheit bleibt oberstes Gebot

An weiteren Features, die das Rechnungsmanagement noch effizienter gestalten könnten, besteht grundsätzlich Interesse. Für Christian Scheuerer steht jedoch die unkomplizierte Bedienung an erster Stelle: „Die einfache, intuitive Nutzeroberfläche war ein entscheidendes Kriterium für uns – das sollte in Zukunft auf jeden Fall beibehalten werden.“

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FAQs

Wie lange dauerte die Einführung von Flowwer bei den Gemeindewerken Peißenberg?

Die Flowwer-Anbindung erfolgte im Januar 2022 parallel zur DATEV-Einführung und konnte „nebenher“ umgesetzt werden. Während die DATEV-Umstellung arbeitsintensiv war (neuer Kostenrahmen, neue Debitorennummern), verlief die Flowwer-Anbindung selbst störungsfrei. Nach zwei Online-Schulungen waren alle Mitarbeiter eingearbeitet.

Funktioniert Flowwer auch für Kommunalbetriebe mit Außenstellen?

Ja, gerade für Kommunalbetriebe mit Außenstellen wie Bauhöfen bringt Flowwer erhebliche Vorteile. Früher mussten die Meister Rechnungen abholen, vor Ort prüfen und unterschrieben zurückbringen. Das dauerte teilweise mehrere Tage. Jetzt erhalten sie automatisch E-Mail-Benachrichtigungen und können digital freigeben.

Können auch IT-fremde Mitarbeiter Flowwer bedienen?

Das war ein Hauptkriterium für die Gemeindewerke Peißenberg. „Auch Mitarbeiter, die sonst gar nichts mit IT zu tun haben, sollten das neue Programm problemlos bedienen können“, so Christian Scheuerer. Die einfache, intuitive Nutzeroberfläche ermöglicht genau das. Nach zwei Online-Schulungen konnten alle Mitarbeiter mit der Software arbeiten.

Wie funktioniert die Anbindung von Flowwer an DATEV?

Flowwer lässt sich direkt problemlos an DATEV anbinden, ohne aufwendige Schnittstellenprogrammierung. Nach der Freigabe sendet Flowwer die Rechnungen automatisch an DATEV Unternehmen online, die diese dann zur Verbuchung bereitstellt. Diese nahtlose Integration war ein entscheidender Grund für die Wahl von Flowwer.

Was sind Bagatellgrenzen und warum sind sie wichtig?

Bagatellgrenzen legen fest, ab welchem Betrag zusätzliche Freigabestufen erforderlich sind. Bei den Gemeindewerken Peißenberg bedeutet das: Kleinbeträge gehen nach der sachlichen Freigabe direkt zurück an die Buchhaltung. Nur bei höheren Beträgen muss zusätzlich einer der beiden Geschäftsleiter freigeben. So wird die Geschäftsführung nicht mit jedem Kleinbetrag belastet.