Digitale Rechnungsverarbeitung im Überblick (inkl. aller Vorteile und Nachteile)

Papierrechnungen kosten Sie durchschnittlich 17€ pro Stück – digitale nur 7€. Rechnungen liegen 11 Tage rum statt 4. Und seit 1.1.2026 läuft Stufe 2 der E-Rechnungspflicht: Sie müssen jetzt auch strukturierte Rechnungen ausstellen können.

Kleine und mittlere Unternehmen suchen überall nach Möglichkeiten, Kosten zu senken und effizienter zu werden. Die einfachste und schnellste Lösung: Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was digitale Rechnungsverarbeitung konkret bedeutet
• Wie der Prozess funktioniert – vom Eingang bis zur Buchhaltung
• Was die E-Rechnungspflicht 2026 für Sie bedeutet
• Welche Vorteile Sie haben (mit Zahlen aus der Praxis)
• Die 4 ehrlichen Nachteile, über die keiner spricht
• Wie Sie in 5 Schritten starten

Lesezeit: 12 Minuten

Begriffe, die Sie kennen sollten

Bevor wir einsteigen, hier die wichtigsten Fachbegriffe – kurz erklärt:

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung?

Rechnungen kommen per E-Mail oder Portal rein. Software liest sie automatisch aus und schickt sie zur Freigabe. Am Ende landet alles sortiert in Ihrer Buchhaltung.

Früher? Papierberge, Unterschriftenmappen im Auto, Chaos. Heute klicken Sie auf dem Handy „Freigeben“ – erledigt.

Von digitaler Rechnungsverarbeitung spricht man, wenn Ihr Unternehmen Eingangsrechnungen elektronisch empfängt, prüft, freigibt und archiviert. Das läuft über spezialisierte Software wie Flowwer, die den kompletten Prozess vom Eingang bis zur Buchhaltung steuert.

So läuft es ab: Vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung

Die Rechnung von Müller GmbH kommt per E-Mail rein. Flowwer holt sie automatisch ab – Sie können Rechnungen aber auch per Upload per Drag & Drop im Browser, Handy-Foto oder über Partner wie InvoiceFetcher automatisch importieren.

Die Software liest sofort die wichtigen Daten dank moderner OCR-Technologie (Optical Character Recognition) die wichtigsten Daten aus:

• Rechnungsnummer
• Datum und Fälligkeitsdatum
• Lieferant
• Brutto- und Nettobetrag
• Umsatzsteuer
• IBAN
• Skonto

Das System ordnet die Rechnung dem richtigen Workflow zu – zum Beispiel anhand des Lieferanten oder der Kostenstelle.

Jetzt kommt der Kern: Die Rechnung wandert automatisch durch Ihren Freigabeprozess. Ein Beispiel:

• Stufe 1: Sachbearbeiter prüft, ob Leistung erbracht wurde
• Stufe 2: Abteilungsleiter gibt frei (aber nur bei Beträgen über 500€)

Das System erinnert automatisch, wenn jemand eine Rechnung liegen lässt. Und wenn der Abteilungsleiter im Urlaub ist? Greift die Vertretungsregel – die Rechnung wandert automatisch zum Stellvertreter.

Nach der letzten Freigabe landet die Rechnung direkt bei Ihrer Buchhaltung. Bei Flowwer-Kunden geht sie per Schnittstelle zu DATEV, Addison oder Agenda, wenn es gewünscht ist. Gleichzeitig können Sie die Rechnung und zugehörige Dokumente archivieren.

Der Audit-Trail in FLOWWER bietet eine lückenlose, GoBD-konforme Dokumentation aller Aktionen (Upload, Bearbeitung, Freigabe) an einem Dokument. Er erstellt ein revisionssicheres Protokoll, das aufzeigt, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Die Zeitstempel sind in UTC dokumentiert, und das Protokoll kann direkt mit dem Dokument heruntergeladen werden. Wenn das Finanzamt in 5 Jahren die Rechnung sehen will: 2 Sekunden Suche und die Rechnung liegt auf dem Tisch.

Die E-Rechnungspflicht: Was Sie jetzt wissen müssen

Deutschland führt die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte stufenweise ein. Hier der aktuelle Stand:

Quelle: BMF-FAQ E-Rechnung, IHK Frankfurt 2025, Verband elektronische Rechnung (VeR)

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine PDF per E-Mail. Das ist der häufigste Irrtum.

Eine echte E-Rechnung ist eine strukturierte Datei (meist XML), die Computer automatisch verarbeiten können. Stellen Sie sich Excel mit festen Spalten vor: Rechnungsnummer steht immer in Spalte A, Betrag immer in Spalte D. Ihr System kann die Daten direkt auslesen – ohne dass jemand abtippen muss.

Die zwei Standard-Formate in Deutschland:

1. XRechnung – Reine XML-Datei ohne Bild. Maschinenlesbar, klein, schnell. Menschen können damit nichts anfangen.
   Contra: Menschen können damit nichts anfangen
2. ZUGFeRD – PDF mit eingebetteter XML. Sie sehen die Rechnung wie gewohnt, Computer liest die XML. Dateien sind größer.

Flowwer kann beides. Das System macht aus der reinen XML automatisch ein lesbares Belegbild, damit Ihre Mitarbeiter damit arbeiten können.

Vier Fragen, die Sie jetzt klären müssen:

• Können Sie XRechnung und ZUGFeRD empfangen? Wenn nein, brauchen Sie eine Lösung wie Flowwer.
• Kann Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellen? Falls nicht: Anbieter wechseln oder Add-on kaufen.
• Bewahren Sie die XML-Datei auf? Das Finanzamt will die – nicht nur das PDF.
• Funktioniert Ihre Freigabe mit XML-Daten? Papier-Prozesse gehen nicht mehr.

Wenn Sie bei einem Punkt „Nein“ antworten, haben Sie Handlungsbedarf. Flowwer deckt 3 der 4 Punkte komplett ab – für 25€ im Monat pro Unternehmen. Sie können aktuell nur keine Rechnungen mit Flowwer erstellen. Unser Fokus liegt auf Rechnungsverarbeitung und Rechnungsprüfung.

GoBD: Was das Finanzamt von Ihnen will

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) klingen kompliziert.

Das Finanzamt will sicherstellen, dass Sie:

• Alle Belege 10 Jahre aufbewahren
• Nichts nachträglich ändern oder löschen können
• Bei einer Prüfung alles schnell wiederfinden

Die wichtigste Änderung: XML reicht jetzt

Früher hieß es oft: „Sie brauchen PDF und XML.“ Das Finanzministerium hat im Juli 2025 klargestellt: Die XML-Datei allein reicht. Sie müssen nicht doppelt archivieren.

Flowwer macht das automatisch richtig:

• XML wird gespeichert (Pflicht)
• PDF/Belegbild wird zusätzlich erstellt (für Sie, nicht fürs Finanzamt)
• Alles revisionssicher: Änderungen werden protokolliert, Löschen ist nicht möglich
• Volltextsuche findet jede Rechnung in Sekunden

Beispiel aus der Praxis: Ein Wirtschaftsprüfer will die Telekom-Rechnung von März sehen. Sie geben „Telekom März“ in die Suche ein – fertig. Bei Papierordnern hätten Sie 20 Minuten gesucht.

Quelle: GoBD-Schreiben BMF Juli 2025

8 konkrete Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung (mit echten Zahlen)

Vorteil 1: Sie sparen 7 Tage pro Rechnung

Papier-Rechnungen liegen im Schnitt 11 Tage in deutschen Unternehmen rum. Mit digitaler Verarbeitung sind’s nur 4 Tage. Das zeigt eine Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft.

Warum so viel schneller? Die Rechnung wandert nicht mehr physisch von Schreibtisch zu Schreibtisch. Alle sehen den Status live, Erinnerungen gehen automatisch raus. Wenn jemand krank ist, springt die Vertretung ein – ohne dass die Rechnung liegen bleibt.

Vorteil 2: 60% weniger Kosten pro Rechnung

Die Zahlen sind eindeutig: Eine Papier-Rechnung kostet etwa 17€ (Druck, Porto, Arbeitszeit, Archivierung). Digital sind es nur 7€.

Ein Beispiel: 50 Rechnungen pro Monat = 600 im Jahr. Sie sparen (17€ – 7€) × 600 = 6.000€ jährlich. Flowwer kostet 300€/Jahr. Die Software hat sich nach 3 Wochen bezahlt gemacht.

Quelle: Bundesverband Materialwirtschaft, Studien zu Rechnungsverarbeitungskosten 2024

Vorteil 3: Nie wieder Skonto verpassen

Skonto (meist 2-3% bei Zahlung innerhalb 14 Tagen) klingt wenig. Effektiv ist das aber eine Verzinsung von über 30% pro Jahr.

Problem bei Papier: Die Durchlaufzeit ist zu lang. Bei 11 Tagen ist die Skonto-Frist oft vorbei.

Ein Beispiel: Sie kaufen für 100.000€ im Jahr ein. Vorher haben Sie 10% der Skonto-Chancen genutzt, jetzt 50%. Das sind 100.000€ × 40% mehr Skonto × 2,5% = 1.000€ zusätzlich gespart.

Vorteil 4: Platzeinsparung, die sich rechnet

Ein Ordner mit 500 Rechnungen braucht etwa 8cm Regalfläche. Bei 600 Rechnungen pro Jahr sind das 10 Ordner = 80cm pro Jahr. Nach 10 Jahren Aufbewahrungspflicht: 8 Meter Regal.

Wenn Sie Lagerraum mieten oder Bürofläche reduzieren können, macht das schnell mehrere Hundert Euro Ersparnis aus. Dazu kommt: Ordner kaufen, beschriften, pflegen kostet Zeit und Geld.

Vorteil 5: Volle Transparenz statt Ratespiel

Früher: „Wo ist die Rechnung von Müller GmbH?“ – „Weiß nicht, lag vorgestern noch bei mir auf dem Tisch…“

Mit Flowwer sehen Sie in Echtzeit: Rechnung ist bei Abteilungsleiter Schmidt in Freigabestufe 2, liegt seit 3 Tagen. Ein Klick – Erinnerung raus.

Das klingt banal, ist aber Gold wert. Sie wissen jederzeit, wo jede Rechnung steckt. Bei Nachfragen vom Chef oder Lieferanten haben Sie sofort die Antwort.

Vorteil 6: Vertretungen funktionieren automatisch

Mitarbeiter krank? Im Urlaub? Kein Problem.

Bei Flowwer stellen Sie einmal ein: „Wenn ich nicht da bin, übernimmt Nicole meine Freigaben.“ Ab dann funktioniert’s automatisch. Die Rechnung bleibt nicht liegen.

Eine Besonderheit: Das System achtet auf dasechte Vier-Augen-Prinzip. Wenn Nicole Ihre Vertretung ist, aber selbst schon in Stufe 1 freigegeben hat, blockiert Flowwer Nicole in der zweiten Freigabe in Stufe 2. So bleibt die Kontrolle erhalten – auch bei Vertretungen.

Vorteil 7: Ortsunabhängig arbeiten

Ihr Geschäftsführer sitzt im Zug nach München? Kein Problem – er gibt die Rechnung in der Flowwer-App frei. 2 Minuten, fertig

Früher hätte die Rechnung 3 Tage gewartet, bis er wieder im Büro ist. Bei Skonto-Fristen kann das den Unterschied machen.

Die App funktioniert auch offline. Rechnungen werden zwischengespeichert und synchronisiert, sobald wieder Netz da ist. Praktisch auf Baustellen oder im Ausland.

Vorteil 8: Weniger Fehler durch Automatisierung

Manuelle Dateneingabe führt zu Tippfehlern. Die OCR-Erkennung ist nicht perfekt, aber besser als Menschen bei Routine-Aufgaben.

Flowwer macht außerdem Plausibilitätschecks:

• Steht eine IBAN in der Rechnung?
• Passt die Umsatzsteuer zum Nettobetrag?
• Ist die Rechnungsnummer eindeutig?

Falls was fehlt oder komisch aussieht, bekommen Sie einen Hinweis. Sie können die Rechnung trotzdem freigeben – aber Sie wissen, dass Sie nochmal genauer hinschauen sollten.

Die 4 Nachteile – ehrlich benannt

Nachteil 1: Initiale Investition nötig

Software kostet Geld – bei Flowwer sind es 25€/Monat. Dazu kommen:

• Zeit für Einrichtung (1-2 Tage)
• Eventuell Schulung (200€/Stunde, optional)
• Ihre eigene Zeit zur Umstellung

Die Rechnung ist trotzdem simpel: 20 Rechnungen pro Monat, jeweils 10€ gespart = 200€/Monat. Flowwer kostet 25€. Rechnet sich nach 4 Tagen.

Nachteil 2: Internet zwingend erforderlich

Flowwer ist eine Cloud-Software. Ohne Internet geht nichts.

Für wen das ein Problem ist: Handwerksbetriebe auf Baustellen ohne LTE. Aber die Flowwer-App speichert Rechnungen zwischen und synchronisiert, sobald Netz da ist.

Für 95% der Nutzer gilt: Sie haben WLAN im Büro und mobiles Internet unterwegs. Kein Problem.

Nachteil 3: Umgewöhnungszeit einplanen

„Das haben wir schon immer so gemacht“ ist der häufigste Satz bei Digitalisierung.

Manche Mitarbeiter brauchen 2-3 Wochen, bis sie warm werden mit dem System. Besonders ältere Kollegen tun sich manchmal schwer. Nach spätestens einem Monat will aber keiner mehr zurück zu Papier.

Planen Sie ein 30-minütiges Kickoff-Meeting ein. „So funktioniert’s, deshalb machen wir das“ – mehr braucht’s nicht. Danach läuft’s.

Nachteil 4: DSGVO beachten

Rechnungen enthalten sensible Daten. Sie müssen sicherstellen, dass die Server in Deutschland oder der EU stehen, die Daten verschlüsselt sind und die Zugriffsrechte klar geregelt sind.

Flowwer digitalisiert Ihre Rechnungsfreigabe – ohne Abhängigkeit von US-Cloud-Diensten. Entwickelt und gehostet in Deutschland. Es gehen keine Daten an US-Anbieter wie AWS oder Azure.

So starten Sie mit der digitalen Rechnungsverarbeitung

Schritt 1: Analysieren Sie Ihren Prozess

Nehmen Sie sich 30 Minuten und notieren Sie:

• Wie viele Rechnungen kommen pro Monat?
• Wer muss welche Rechnungen freigeben?
• Wo hakt es aktuell? (Lange Durchlaufzeiten? Verlorene Belege?)
• Welche Beträge brauchen welche Freigabestufen?

Der Umstieg auf einen digitalen Rechnungseingang ist unkompliziert, denn Sie haben in Ihrem Unternehmen bereits klare Abläufe für die Rechnungsprüfung definiert und etabliert. Bei der Digitalisierung bilden Sie die Schritte lediglich digital ab.

Schritt 2: Definieren Sie Ihre Anforderungen

Wichtige Fragen:

• Wie viele Mitarbeiter müssen ins System? (Bei Flowwer sind die Nutzeraccounts unbegrenzt inklusive)
• Brauchen Sie Schnittstellen zur Buchhaltung? (DATEV, Addison, Agenda sind fertig)
• Wollen Sie auch Lieferscheine und Bestellungen verwalten?(Geht mit Flowwer)
• Mobiler Zugriff wichtig? (Flowwer bietet eine Hybrid-App für die mobile Nutzung)

Schritt 3: Testen Sie die Software

Flowwer können Sie 30 Tage vollumfänglich testen. Überzeugen wir Sie nicht, machen Sie von Ihrem Sonderkündigungsrecht Gebrauch und erhalten auch nichts in Rechnung gestellt.

Was Sie im Test machen sollten:

1. Einen echten Workflow nachbauen (nicht nur „Test-User 1, 2, 3“)
2. 10-20 echte Rechnungen hochladen
3. Vertretungsregeln testen (Was passiert, wenn jemand fehlt?)
4. Schnittstelle zum Steuerberater prüfen
5. Mit der App arbeiten

Schritt 4: Schulen Sie Ihr Team

Flowwer ist so einfach, dass die meisten ohne Schulung klarkommen. Trotzdem: Planen Sie ein Kickoff-Meeting (30 Min) ein, stellen Sie Video-Tutorials bereit (Flowwer hat welche) und benennen Sie einen Ansprechpartner für Fragen. Optional können Sie eine Schulung buchen.

Schritt 5: Parallel-Betrieb, dann Umstellung

Stellen Sie nicht von heute auf morgen um. Lassen Sie neue Rechnungen schon ins System laufen, alte noch auf Papier fertig bearbeiten. 2-4 Wochen Parallel-Betrieb gibt Ihnen Zeit, Kinderkrankheiten zu beheben.

Wichtige Punkte für die Anbieterwahl

Wenn Sie Anbieter miteinander vergleichen, die auf digitale Rechnungsverarbeitung spezialisiert sind, achten Sie auf den Funktionsumfang und auf folgende Punkte:

• Anzahl der Nutzeraccounts, die kostenlos inklusive sind
• Anzahl der monatlichen Dokumentenuploads
• Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen
• Datenschutz und Datensicherheit für ihre sensiblen Finanzdaten (ausführliche Informationen dazu erhalten Sie im Beitrag: Sind ihre Daten beim automatisierten Rechnungsmanagement durch SaaS-Anbieter geschützt?)
• Mehrstufige Freigaben und Vertretungsregeln
• Möglichkeiten für den digitalen Rechnungseingang, z. B. via App, FTP-Server, E-Mail etc.
• OCR-Technologien, die eine intelligente Rechnungsverarbeitung ermöglichen
• XML-Rechnung integriert, um Daten strukturiert an nachgelagerte Stellen, wie Ihre Steuerkanzlei zu übergeben
• Intuitives Bedienkonzept, um die Einarbeitungszeit gering zu halten
• Belegaufteilung und Zuweisung von Kostenstellen für die vorbereitende Buchführung
• integrierte Volltextsuche, um Dokumente innerhalb von Sekunden wiederzufinden (idealerweise mit Kontextinformationen, wie Lieferschein, Vertragsargumente und Co.)
• rechtssichere Archivierung
• SEPA-Überweisungen für die Bank vorbereiten
• mehrere Kontoverbindungen pro Lieferant anlegen
• Checklisten-Funktion, wenn es mal etwas Spezielles in einer Freigabestufe zu beachten gibt
• Pflichtfelder, die sie unternehmensindividuell festlegen können
• Benutzeroberfläche individuell einstellen, so dass einzelne Nutzer nur das für sie jeweils relevante sehen und sich besser orientieren können
• flexible Reporting-Funktionen

PS: Flowwer bietet Ihnen all das für 25,- € pro Monat.

Fazit: Lohnt sich digitale Rechnungsverarbeitung?

Ja, ab etwa 20 Rechnungen pro Monat auf jeden Fall.

Digitale Rechnungsverarbeitung spart nicht nur Zeit und Geld (60% weniger Kosten pro Rechnung, 7 Tage schneller). Sie macht Ihr Unternehmen auch fit für die E-Rechnungspflicht, reduziert Fehler und gibt Ihnen volle Transparenz.

Flowwer ist dabei besonders fair: 25€/Monat, unbegrenzte Nutzer, keine versteckten Kosten. Das Preis-Leistungs-Verhältnis finden Sie nirgendwo sonst.

Es lohnt sich NICHT für Unternehmen unter 5 Mitarbeiter mit weniger als 10 Rechnungen pro Monat und Branchen mit vielen Bar-Geschäften (Einzelhandel, Marktstände).

Es ist ein No-Brainer für Gastro mit mehreren Locations, Handwerksbetriebe ab 10 Mitarbeiter, soziale Einrichtungen mit Prüfungspflicht und jeden mit Filialen oder Tochtergesellschaften.

Quellen & Stand: Januar 2026, basierend auf BMF-Schreiben E-Rechnungspflicht, GoBD-Richtlinien Finanzamt, Studien Bundesverband Materialwirtschaft.

Häufige Fragen