Sie digitalisieren mit Flowwer Ihre Rechnungsfreigabe. Das läuft. Aber Ihr Steuerberater bekommt immer noch nur PDFs. Und muss dann alles abtippen – Kostenstelle, Buchungskonto, was auch immer Sie handschriftlich notiert haben.

Das geht effizienter. Flowwer hat eine XML-Schnittstelle. Die Daten gehen strukturiert an Ihren Steuerberater. Sein System liest sie automatisch aus. Kein Abtippen mehr.

Das Problem mit reinen PDF-Rechnungen: Wichtige Informationen gehen auf dem Weg zum Steuerberater verloren

Ihr Steuerberater bekommt eine PDF-Rechnung. Das ist schon mal gut. Aber wo steht die Kostenstelle? Handschriftlich auf dem Ausdruck. Oder in einer Excel-Tabelle, die Sie separat schicken. Oder er ruft an und fragt.

Das kostet Zeit. Seine Zeit. Die Sie bezahlen.

Rechnung: 3-5 Minuten pro Rechnung nur fürs Abtippen. Bei 100 Rechnungen im Monat sind das 6-8 Stunden reine Tipparbeit. Stundensatz 100 €? Das sind 600-800 € im Monat – nur fürs Abtippen von Informationen, die Sie längst erfasst haben.

Dazu kommen Rückfragen. „Welche Kostenstelle war das nochmal?“ „Auf welches Konto soll ich das buchen?“ Das ist aufwändig für beide Seiten.

Was ist XML überhaupt?

XML ist ein Format, das Computer lesen können. Im Gegensatz zu PDF, wo Ihr Steuerberater jede Info manuell raussuchen muss.

Bei PDF ist es wie bei einem Foto von einer Rechnung. Sie sehen alles, aber Ihr Computer kann damit nichts anfangen. Jede Zahl, jede Info muss manuell abgetippt werden.

XML ist strukturiert. Der Computer weiß: Das ist die Rechnungsnummer. Das ist der Betrag. Das ist die Kostenstelle. Er kann diese Infos direkt verarbeiten.

Flowwer verpackt die Rechnungsdaten in XML. Ihr Steuerberater bekommt beides: Die PDF zum Ansehen und die XML-Datei mit allen Daten strukturiert. Sein System importiert die XML. Alle Informationen stehen automatisch da.

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Standard. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Inhalt entsperren
Weitere Informationen

So funktioniert die XML-Schnittstelle in Flowwer

An Ihrer Freigabe ändert sich nichts. Die Rechnung läuft durch wie bisher.

Neu sind ein paar Eingabefelder während der Freigabe. Da tragen Sie ein:

Buchungskonto – also auf welches Konto die Rechnung gebucht werden soll. Zum Beispiel 4930 für Bürobedarf oder 4210 für Miete. Ihr Steuerberater kann Ihnen sagen, welche Konten Sie nutzen. Oder Sie haben eine Liste. Die Felder in Flowwer können Sie so konfigurieren, dass nur bestimmte Konten zur Auswahl stehen.

Kostenstelle – also Marketing, Verwaltung, Produktion, was auch immer bei Ihnen relevant ist. Damit sehen Sie später, welche Abteilung wie viel ausgegeben hat. Brauchen Sie nicht? Dann lassen Sie es weg. Brauchen Sie doch? Dann ist es wichtig, dass Ihr Steuerberater diese Info bekommt.

Kostenträger – ähnlich wie Kostenstelle, aber projektbezogen. „Projekt Website-Relaunch“ oder „Produkt A“. Damit sehen Sie, was ein bestimmtes Projekt kostet. Auch optional.

Bemerkungen – Freitextfeld für alles, was sonst noch wichtig ist.

Das Ausfüllen dauert 10-30 Sekunden pro Rechnung. Flowwer erstellt die XML im Hintergrund. Sie müssen nichts Technisches machen. Sie sehen die XML-Datei nicht einmal.

Ihr Steuerberater bekommt beides: PDF und XML. Sein System importiert die XML-Datei. Die Daten stehen automatisch da. Buchungskonto, Kostenstelle, Betrag – alles.

Rechnungen mit mehreren Positionen aufteilen

Manchmal hat eine Rechnung mehrere Positionen, die auf verschiedene Kostenstellen oder Konten gehören.

Beispiel: Sie kaufen bei einem Lieferanten für 1.700 €. Davon sind 500 € Büromaterial für die Verwaltung und 1.200 € Werbematerial fürs Marketing. Zwei verschiedene Kostenstellen, zwei verschiedene Buchungskonten.

In Flowwer können Sie die Rechnung aufteilen:

  • Position 1: 500 € → Verwaltung → Konto 4930
  • Position 2: 1.200 € → Marketing → Konto 4630

Die XML-Datei enthält beide Positionen sauber getrennt. Ihr Steuerberater bucht automatisch auf die richtigen Konten und Kostenstellen. Keine Rückfragen, keine separate Excel-Liste, keine handschriftlichen Notizen.

Ohne XML müssten Sie das per E-Mail oder Telefon kommunizieren. „Die Rechnung von Lieferant X, da sind 500 € für Verwaltung und 1.200 € für Marketing.“ Ihr Steuerberater muss sich das notieren und aufpassen, dass er nichts verwechselt. Mit XML steht alles strukturiert in der Datei.

Was Kostenstellen und Kostenträger sind

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit 5 Leuten haben, ist das wahrscheinlich nicht relevant. Da wird alles auf die gleichen Konten gebucht.

Ab einer gewissen Größe wird es aber interessant zu wissen:

  • Wo fließt das Geld hin?
  • Wie viel gibt Marketing aus?
  • Wie viel die Verwaltung?
  • Lohnt sich Abteilung X überhaupt noch?

Kostenstellen sind wie Töpfe, in die Sie Ausgaben sortieren. Kostenstelle „Marketing“ sammelt alle Marketing-Ausgaben. Kostenstelle „Verwaltung“ alle Verwaltungs-Ausgaben. Am Jahresende sehen Sie: Marketing hat 50.000 € ausgegeben, Verwaltung 30.000 €.

Kostenträger funktionieren ähnlich, beziehen sich aber auf Projekte oder Produkte. Kostenträger „Projekt Website-Relaunch“ sammelt alle Ausgaben für dieses Projekt. So sehen Sie am Ende: Der Website-Relaunch hat 15.000 € gekostet.

Ihr Steuerberater kann das nicht von der Rechnung ablesen. Eine Rechnung von einem Druckerei-Lieferanten – ist das jetzt für Marketing oder Verwaltung? Er weiß es nicht. Er muss fragen.

Mit XML tragen Sie die Kostenstelle direkt in Flowwer ein. Die XML-Datei enthält die Information. Ihr Steuerberater sieht sofort: „Diese Rechnung gehört zu Kostenstelle Marketing.“ Keine Rückfragen.

SKR 03 und SKR 04 – die zwei Kontenrahmen

SKR steht für „Standard-Kontenrahmen“. Das sind vorgefertigte Nummernsysteme für Buchungskonten.

Sie sortieren Ausgaben in nummerierte Schubladen. Schublade 4930 = Bürobedarf. Schublade 4210 = Miete. Schublade 4630 = Werbekosten.

Es gibt zwei häufig genutzte Systeme in Deutschland: SKR 03 und SKR 04. Beide machen das Gleiche, nur mit anderen Nummern.

Beispiel Büromaterial:

  • In SKR 03: Konto 4930
  • In SKR 04: Konto 6815

Ist das gleiche, nur andere Nummer. Welches System nutzt Ihr Steuerberater? Fragen Sie ihn. Flowwer kennt beide. Sie wählen aus einer Liste Ihr Buchungskonto aus. Flowwer verwendet automatisch die richtige Nummer für das System, das Ihr Steuerberater nutzt.

Was sich konkret ändert

Vorher ohne XML:

Sie geben die Rechnung in Flowwer frei. Dann schreiben Sie handschriftlich „Kostenstelle Marketing“ auf den Ausdruck. Oder Sie führen eine Excel-Liste. Oder Sie warten auf die Nachfrage vom Steuerberater und antworten dann per E-Mail.

Ihr Steuerberater öffnet die PDF-Rechnung. Liest Ihre Handschrift (wenn lesbar). Tippt „Kostenstelle Marketing“ in sein System ein. Tippt das Buchungskonto ein. Tippt den Betrag ein. 3-5 Minuten pro Rechnung.

Fehlerquellen:

  • Unleserliche Handschrift
  • Tippfehler beim Abtippen
  • Vergessene Notizen
  • Verlorene Excel-Listen
  • Fehlende Informationen.

Nachher mit XML:

Sie geben die Rechnung in Flowwer frei. Wählen dabei aus einem Dropdown „Kostenstelle Marketing“ aus. Dauert 10 Sekunden.

Ihr Steuerberater importiert die XML-Datei. Sein System übernimmt automatisch alle Daten. Er macht eine kurze Plausibilitätsprüfung (sieht alles richtig aus?). 1-2 Minuten pro Rechnung.

Fehlerquellen: Praktisch keine. Nur wenn Sie die falsche Kostenstelle auswählen. Aber Sie wählen aus einer Liste – keine Tippfehler.

  • Zeitersparnis pro Rechnung: 2-3 Minuten
  • Bei 100 Rechnungen im Monat: 3-5 Stunden gespart
  • Bei 1.200 Rechnungen im Jahr: 36-60 Stunden gespart

Ob sich das in niedrigeren Kosten für Sie niederschlägt? Kommt auf Ihren Steuerberater an. Manche geben die Zeitersparnis weiter, manche nicht. Aber die Arbeit ist definitiv weniger. Und weniger Rückfragen bedeuten weniger Aufwand für Sie.

Was Ihr Steuerberater davon hat

Weniger Rückfragen. Früher: „Welche Kostenstelle hat diese Rechnung?“ Jetzt: Steht in der XML-Datei.

Automatische Datenübernahme. Früher: Jede Information manuell eintippen. Jetzt: System importiert alles automatisch.

Weniger Fehler. Tippfehler sind die häufigste Fehlerquelle in der Buchhaltung. Mit XML gibt es keine Tippfehler mehr bei der Datenübernahme. Die Daten werden 1:1 übernommen, wie Sie sie eingegeben haben.

Mehr Zeit für Beratung. Die 6-8 Stunden im Monat, die Ihr Steuerberater vorher mit Abtippen verbracht hat, kann er jetzt für das nutzen, wofür Sie ihn eigentlich bezahlen: Steueroptimierung. Betriebswirtschaftliche Beratung. Jahresabschluss. Strategische Planung.

Was Sie davon haben

Niedrigere Kosten? Vielleicht. Ihr Steuerberater rechnet nach Stundensatz ab. Weniger Stunden sollten niedrigere Rechnung bedeuten. Ob er das wirklich so durchrechnet, müssen Sie mit ihm besprechen.

Rechenbeispiel zur Orientierung:

  • 100 Rechnungen pro Monat
  • Zeitersparnis: 5 Stunden pro Monat
  • Stundensatz Steuerberater: 100 €
  • Theoretische monatliche Ersparnis: 500 €
  • Theoretische jährliche Ersparnis: 6.000 €

Ob Sie die tatsächlich sehen, hängt von Ihrem Steuerberater ab. Aber selbst wenn nicht: Sie haben weniger Kommunikationsaufwand. Keine Telefonate mehr wegen fehlender Kostenstellen. Keine E-Mails mit Excel-Listen. Keine handschriftlichen Notizen auf Ausdrucken.

Schnellere Buchhaltung. Ohne Rückfragen läuft alles schneller. Ihre Buchhaltung ist aktueller. Sie wissen früher, wo Sie finanziell stehen.

Bessere Auswertungen. Wenn alle Kostenstellen korrekt erfasst sind, sehen Sie am Jahresende genau, welche Abteilung wie viel ausgegeben hat. Welches Projekt rentabel war. Wo Sie sparen können.

Typische Probleme ohne XML

Problem 1: Unleserliche Handschrift

Sie schreiben „Kostenstelle Marketing“ auf die Rechnung. Ihr Steuerberater liest „Warkelang“ oder „Markeling“ und muss nachfragen. Mit XML wählen Sie aus einem Dropdown. Keine Missverständnisse.

Problem 2: Fehlende Informationen

Sie vergessen, die Kostenstelle auf die Rechnung zu schreiben. Ihr Steuerberater muss nachfragen. Mit XML können Sie Pflichtfelder definieren. Die Rechnung kann erst freigegeben werden, wenn die Kostenstelle eingetragen ist.

Problem 3: Separate Excel-Listen

Sie führen eine Excel-Liste mit allen Kostenstellen. Ihr Steuerberater muss zwischen PDF und Excel hin- und herspringen. Mit XML ist alles in einer Datei. PDF und Daten gehören zusammen.

Problem 3: Tippfehler

Ihr Steuerberater tippt „Kostenstelle Markting“ statt „Marketing“. Am Jahresende sind Ihre Auswertungen falsch. Mit XML werden die Daten 1:1 übernommen. Keine Tippfehler.

Problem 4: Informationen gehen verloren

Der Notizzettel fällt ab. Die E-Mail wird übersehen. Die handschriftliche Notiz ist unleserlich. Mit XML ist alles strukturiert in der Datei gespeichert. Nichts geht verloren.

Fazit

XML erspart Ihrem Steuerberater Tipparbeit. Das spart Zeit. Seine Zeit kostet Sie Geld.

Sie füllen ein paar Felder aus. Das dauert 10-30 Sekunden pro Rechnung. Dafür fallen Rückfragen weg, keine Tippfehler mehr, schnellere Buchhaltung sowie bessere Auswertungen.

Ob sich das in niedrigeren Kosten niederschlägt, hängt von Ihrem Steuerberater ab. Aber selbst wenn nicht: Der Kommunikationsaufwand ist deutlich geringer. Das allein ist es oft schon wert.

Die XML-Schnittstelle ist der nächste logische Schritt nach der digitalen Rechnungsfreigabe. Sie haben Ihre Prozesse bereits digitalisiert. Jetzt machen Sie sie wirklich automatisiert.

Passt Flowwer zu Ihren Abläufen?Prüfen Sie Flowwer 30 Tage im laufenden Betrieb. Überzeugen wir Sie nicht, nutzen Sie Ihr Sonderkündigungsrecht.
Jetzt Zugang erstellen

Häufige Fragen zur XML-Schnittstelle

Brauche ich technisches Wissen für XML?

Nein. Sie füllen normale Eingabefelder aus. Flowwer erstellt die XML-Datei automatisch im Hintergrund. Sie sehen sie nicht einmal.

Funktioniert das mit meinem Steuerberater?

Wenn Ihr Steuerberater DATEV, Addison oder Agenda nutzt, funktioniert es direkt. Andere Systeme können XML-Dateien oft auch importieren. Fragen Sie einfach nach: „Können Sie strukturierte XML-Daten importieren?“

Muss ich für jede Rechnung alle Felder ausfüllen?

Nein. Sie entscheiden. Sie können auch nur das Buchungskonto eintragen und die Kostenstelle weglassen. Jede Information, die Sie liefern, spart Ihrem Steuerberater Arbeit. Aber Sie müssen nicht alles ausfüllen, dennFlowwer zwingt Sie zu nichts. Sie können auch Pflichtfelder definieren, wenn Sie sicherstellen wollen, dass bestimmte Infos immer da sind.

Kann ich Rechnungen mit mehreren Positionen aufteilen?

Ja. Sie können eine Rechnung in mehrere Positionen aufteilen. Jede Position bekommt ein eigenes Buchungskonto und eine eigene Kostenstelle. Alles wird strukturiert in der XML-Datei übermittelt.

Was ist, wenn mein Steuerberater kein XML kann?

Unwahrscheinlich, aber möglich. Die meisten modernen Buchhaltungssysteme können XML importieren. Wenn nicht, können Sie in Flowwer trotzdem alles erfassen. Ihr Steuerberater bekommt dann nur das PDF. Aber selbst dann haben Sie intern die Struktur und Transparenz.