Digitale Rechnungsworkflows sind die Zukunft – so können Sie Ihr Unternehmen effizienter gestalten
In einer perfekten Welt werden alle Zahlungseingänge sofort auf dem Konto verbucht und jede Rechnung umgehend bezahlt. Doch leider sieht die Realität oft anders aus und Unternehmen schlagen sich mit lästigen Papierbergen und langen Durchlaufzeiten herum.
Dabei ist eine effiziente Rechnungsbearbeitung die Grundlage für einen erfolgreichen Betrieb. Die Digitalisierung des Rechnungsworkflows ist ein erster Schritt, um Ihr Unternehmen digitaler zu machen und die Rechnungsbearbeitung effizienter zu machen.
In dem Artikel verraten wir, warum sich die Umstellung auf digitale Rechnungsworkflows lohnt und was Sie beachten müssen.
Was ist ein Rechnungsworkflow?
Ein Rechnungsworkflow beschreibt alle Prozesse, die bei der Erfassung und Bearbeitung einer Rechnung anfallen. Dazu zählen Kontierung, Archivierung und auch die Prüfung der Richtigkeit.
Dabei wird genau festgelegt, welche Personen verantwortlich sind, Vertretungsregeln werden festgehalten sowie die Reihenfolge der Schritte dokumentiert.
Welche Tätigkeiten gehören zu einem Rechnungsworkflow?
- Dokumentation des Rechnungseingangs
- sachliche und formale Rechnungsprüfung
- Genehmigung und Rechnungsfreigabe
- Rechnung kontieren, buchen und
- eine Zahlungsanweisung veranlassen
Die Nachteile der manuellen Rechnungsprüfung und Freigabe
Die klassische Rechnungsverwaltung beginnt mit dem Eingang von Papierrechnungen. Ein Mitarbeiter gibt die Rechnung in das System ein, ordnet sie einer Kostenstelle zu und druckt sie ggf. zur weiteren Bearbeitung aus.
Für kleine Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Rechnungen funktioniert das meist gut. Sobald die Anzahl der Rechnungsdokumente oder die in die Prüfung involvierten Mitarbeiter steigen, wird der Ablauf schnell fehleranfällig und zeitaufwendig.
Jedes Dokument muss manuell auf Vollständigkeit geprüft und per Hauspost an die nächste zuständige Person weitergeleitet werden. Das führt oft zu einer zeitraubenden Suche nach der richtigen Person oder wo sich die Rechnung gerade befindet.
Rechnungen gehen auf diesem Weg auch schneller verloren oder kommen gar nicht erst an.
Ein weiterer Nachteil der manuellen Rechnungsprüfung ist, dass es schwierig ist, einen Überblick über den aktuellen Status einer Rechnung zu bekommen.
Unter Umständen stapeln sich Rechnungen tage- oder wochenlang auf dem Schreibtisch, bevor sie endlich bearbeitet werden. Das sorgt für viel Frust und kann auch sehr kostspielig sein. Im besten Fall entgehen Ihnen lediglich Skonto-Möglichkeiten. Im schlimmsten Fall müssen Sie sogar Verzugszinsen zahlen, weil die Zahlungsfrist versäumt wurde. Und das Vertrauensverhältnis zu Ihrem Vertragspartner ist unter Umständen langfristig gestört.
Wir empfehlen daher die Digitalisierung Ihres Rechnungsworkflows, denn Eingangsrechnungen werden so viel schneller und effizienter bearbeitet werden. Aber starten wir mit der grundsätzlichen Frage im nächsten Abschnitt.
Was ist ein digitaler Rechnungsworkflow?
Ein digitaler Rechnungsworkflow ist eine optimierte Ablaufstruktur für Ihre Rechnungen. Er beginnt mit der Erfassung von Eingangsrechnungen per E-Mail oder der Digitalisierung von Papierrechnungen.
Dabei werden die einzelnen Schritte des Rechnungsprozesses – vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlung – digital abgewickelt. Es fallen keine Papierrechnungen mehr an und alle Schritte online erledigt werden.
Es folgt die Klassifizierung von genauen Rechnungsdetails. Dann werden die Belege geprüft, mit digitalen Stempeln signiert und an das Buchungssystem übergeben.
Für welche Unternehmen ist ein digitaler Rechnungsworkflow geeignet?
Ein digitaler Rechnungsworkflow ist für jede Branche und Unternehmensgröße geeignet, in der Rechnungsbelege anfallen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen verkaufen.
In welchen Branchen ist effizienter Rechnungsworkflow entscheidend fürs Unternehmen?
Natürlich ist eine effiziente Rechnungsverarbeitung besonders wichtig in Branchen, in denen täglich viele Rechnungsdokumente bearbeitet werden und zudem die Gewinnspannen knapp sind. Dazu zählen unter anderem die folgenden Branchen:
- Einzelhandel
- Großhandel
- Fertigung
- Transport und Logistik
- Gesundheitswesen
Worauf kommt es an?
Wichtig ist, dass die Software wirklich Ihre spezifischen Freigabeprozesse abbilden kann.
Mit FLOWWER bilden Sie beispielsweise mehrstufige Rechnungsfreigaben mit bis zu 5 Stufen digital ab.
Wir entwickeln FLOWWER für die Praxis und stehen in engem Austausch mit unseren Kunden. Daher können wir mit Sicherheit sagen, dass unsere Lösung für 80 % der Anwendungsfälle völlig ausreichend ist. Insbesondere Klein- und Mittelstaatsunternehmen sowie Kommunen finden kaum Szenarien, die FLOWWER nicht abbildet.
Wir entwickeln FLOWWER beständig weiter, um Sie noch mehr im Arbeitsalltag zu entlasten. Ein Beispiel finden Sie in diesem Artikel: Stadtverwaltung Bad Vilbel setzt auf FLOWWER zeigt.
Genug mit der Eigenwerbung! Lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile des digitalen Rechnungsworkflows werfen.
Welche Vorteile hat ein digitaler Rechnungsworkflow?
Jeder Unternehmer weiß: Zeit ist Geld.
Ein digitaler Rechnungsworkflow hilft, Zeit und infolgedessen Geld zu sparen. Denn anders als beim manuellen Ablauf fallen bei der digitalen Abwicklung weder Porto noch Bearbeitungskosten an.
Nachfolgend haben wir einen kleinen Überblick mit den wichtigsten Vorteilen für Sie zusammengestellt:
1. Zeitersparnis
Digitale Rechnungsabläufe sind viel schneller als herkömmliche papierbasierte Prozesse. Die Daten werden elektronisch erfasst, geprüft und durch die vorkonfigurierte Workflow-Engine automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet. Das spart wertvolle Zeit für alle Beteiligten.
2. Kosteneinsparungen
Sie müssen keine Rechnungen mehr ausdrucken und sparen Druck- und Papier- sowie Lagerkosten. Da die digitale Rechnungsfreigabe effizienter abläuft, benötigen Ihre Mitarbeiter weniger Zeit für die Rechnungsprüfung. Rechnen Sie die eingesparte Zeit auf den Arbeitslohn um, werden Sie von der Höhe überrascht sein.
3. Reduzierung der Fehlerquote
Die digitale Rechnungserfassung und Rechnungsverarbeitung stellen sicher, dass die Belegdaten genau und vollständig erfasst werden. Dadurch werden viele Fehlerquellen beseitigt, die bei der manuellen Dateneingabe auftreten.
Belege gehen nicht verloren, da diese sofort per App oder E-Mail ins System eingepflegt werden und der Rechnungsprüfprozess ausgelöst wird.
4. Mehr Transparenz
Ein digitaler Arbeitsablauf erhöht die Transparenz. Alle Beteiligten haben jederzeit einen Überblick und wissen, wo sich eine Rechnung gerade befindet. Das erleichtert es, Probleme und Engpässe schnell aufzudecken und zu lösen.
5. Mehr Kontrolle
Mit digitalen Rechnungsworkflows hat die Geschäftsleitung jederzeit die volle Transparenz über den Bearbeitungsstand der Eingangsrechnungen. Sie sieht, wo sich jede Rechnung befindet und wer für sie zuständig ist. Das sorgt für Klarheit und Kontrolle über den gesamten Prozess.
6. Skonto nutzen und von zufriedene Lieferanten profitieren
Durch den Einsatz eines digitalen Rechnungsablaufes stellen Sie sich, dass alle Eingangsrechnungen termingerecht bearbeitet und Skontofristen eingehalten werden.
Das sichert auch gute Beziehungen zu Ihren Dienstleistern und Lieferanten, denn diese erhalten ihr Geld pünktlich.
7. Geringere Bearbeitungskosten und mehr Effizienz
Die Bearbeitung von Rechnungen ist oft ein sehr manueller und kostspieliger Prozess. Sobald Sie diesen Prozess automatisieren, können Sie erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.
8. Höhere Zufriedenheit der Beschäftigten
Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wird von den Beschäftigten außerhalb der Buchhaltung oft als notwendiges Übel angesehen. Mit digitalen Workflows werden jedoch viele Routineaufgaben automatisiert. So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und die Arbeit macht viel mehr Spaß.
9. Individuelle Abläufe
Sie können unterschiedliche Prozesse für verschiedene Arten von Rechnungen einrichten, je nach Rechnungsbetrag oder Abteilung, an die die Belege gehen. So stellen Sie sicher, dass jede Rechnung nach Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen bearbeitet wird.
Kleine Beiträge können Sie automatisch freigeben lassen und bei größeren Summen ab 5.000,- € muss der Geschäftsführer einbezogen werden.
10. Ortsunabhängigkeit
Mit einem digitalen Prozess können Mitarbeitende die Rechnungsbearbeitung aus dem Homeoffice und remote von jeden Standort der Welt durchführen.
Wichtige Papierbelege wie Tankquittungen und Spesenrechnungen werden noch während der Dienstreise ins System eingepflegt und die Prüfung ausgelöst.
11. Flexibel und skalierbar
Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Ihre digitale Rechnungsworkflows mit Ihnen wachsen. Jeder Arbeitsablauf kann um Stufen ergänzt werden oder andere Freigeber einbeziehen. Durch diese Flexibilität können Sie mit veränderten Anforderungen jederzeit umgehen.
12. Sie haben alles in der Hand
Die Kontrolle über den gesamten Rechnungsworkflow liegt bei Ihnen. Sie können sie jederzeit durch vorkonfigurierte Vertretungsregeln schnell in Urlaubs- und Krankheitsfällen sowie bei längeren Dienstreisen anpassen.
13. Digitale Archivierung
Sie müssen sich an gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und anderen Dokumenten halten. (Mehr dazu hier: Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten für Rechnungen in Deutschland?).
Papierdokumente füllen mit der Zeit zahllose Regale und nehmen viel Platz ein. Archivieren Sie Ihre dagegen Dokumente digital, nimmt kaum Platz in Ihren Räumlichkeiten ein. Ferner schützt die digitale Archivierung Ihre Dokumente vor Verlust und Beschädigung.
14. Katastrophenschutz
Rechnungen und andere wichtige Dokumente werden sicher in der Cloud gespeichert. So sind die Unterlagen geschützt und dennoch können Sie jederzeit darauf zugreifen.
15. Nachhaltigkeit
Papierlose Rechnungen sparen nicht nur Bäume, sondern reduzieren auch den CO₂-Ausstoß beim Transport. Das ist gut für die Umwelt und den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens.
16. Schnelles Auffinden von Rechnungen durch Volltextsuche
Werden Eingangsrechnungen mit einer Texterkennung ausgelesen und digitalisiert und ist eine Volltextsuche integriert, finden Sie Belege jederzeit innerhalb von Sekunden wieder. In FLOWWER finden Sie darüber hinaus auch zugehörige Dokumente, wie Lieferscheine und Verträge jederzeit wieder im System, wenn diese als PDF-Datei vorliegen.
Digitale Rechnungsabläufe bieten viele Vorteile, die Ihr Unternehmen effizienter, nachhaltiger und kostengünstiger machen.
Mit FLOWWER gelingt Ihnen die Einführung einer digitalen Rechnungsfreigabe spielend und intuitiv, sodass Ihre Mitarbeitenden nur wenig Einarbeitungszeit benötigen.
Zudem können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern anlegen. Damit stellen wir sicher, dass Sie in unserer Rechnungsworkflow-Software die Abläufe Ihrer Organisation realistisch abbilden können.
Was müssen Sie bei der Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse beachten?
Achten Sie darauf, dass die gewählte Softwarelösung sowohl die Richtigkeit der Daten als auch die Einhaltung Ihrer internen Regeln und Vorschriften gewährleistet.
Außerdem geht es um sensible Finanzdaten und der Anbieter der Rechnungsprüfungssoftware muss jederzeit Datenschutz und Sicherheit gewährleisten.
Tipp: In dem Artikel geht um Datenschutz in SaaS-Unternehmen und wie FLOWWER Ihre Datensicherheit gewährleistet.
Überdies gibt es noch ein paar Punkte, die Sie bei der Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung im Blick behalten sollten:
1. Digitale Erfassung
Alle Eingangsrechnungen müssen zunächst digitalisiert und erfasst werden. Das kann auf vielfältigen Wegen geschehen:
- Einscannen der Papierdokumente,
- Dokumente elektronisch vom Lieferpartner erhalten (z. B. per E-Mail),
- über ein Portal wie invoicefetcher Belege abholen
- Einpflegen der Belege per App, Server oder Drag-and-drop-Upload in allen gängigen Browsern.
Prüfen Sie, welche Varianten für Sie infrage kommen (können) und was der Softwareanbieter zur Verfügung stellt.
2. Rechnungen erkennen und auslesen
Sobald die Eingangsrechnungen erfasst sind, werden die Rechnungsdaten idealerweise per Texterkennung ausgelesen und automatisch in das System übertragen werden. Das reduziert die Fehlerquellen deutlich.
Bei FLOWWER greifen wir auf eine von uns selbst programmierte Texterkennung zurück. Das stellt sicher, dass keine Daten nach außerhalb übertragen und Texte problemlos erkannt werden.
3. Pflichtfelder definieren
Vordefinierte (Pflicht)Felder reduzieren Fehler in digitalen
Prüfprozessen und stellen sicher, dass Mitarbeitende Rechnungen formal und sachlich korrekt prüfen.
Sie wissen, auf was Ihre Mitarbeitenden im allgemeinen und im besonderen achten sollen. Stellen Sie dies über den Einsatz von Pflichtfeldern sicher. Im Idealfall sind standardmäßig bereits Pflichtfelder gesetzt, die Sie aber jederzeit anpassen und ausweiten können.
4. Überprüfung der Eingangsrechnung
Anschließend muss die Richtigkeit der erfassten Daten überprüft werden – dazu gehört z. B. eine Plausibilitätsprüfung der Rechnungsbeträge.
5. Rechnungsfreigabe
Je nach Unternehmen gelten unterschiedliche Regeln für die Freigabe von Rechnungen. In manchen Fällen muss der Rechnungsbetrag unter einer Bagatellgrenze liegen, damit er von bestimmten Mitarbeitern genehmigt werden kann. Wenn diese Grenze überschritten wird, ist die Genehmigung durch einen Vorgesetzten oder eine zweite Person erforderlich.
Stellen Sie sicher, dass Ihre spezifischen Prozesse vom Anbieter digital abgebildet werden können.
6. Abwesenheitsvertretung
Wichtig sind auch automatisiert greifenden Regeln für eine Abwesenheitsvertretung, damit in Urlaubs- und Krankheitsfällen der digitale Rechnungsworkflow wie gewohnt abläuft. Fällt ein Mitarbeiter aus, müssen sofort die hinterlegten Vertretungsregeln greifen und ggf. auch ausgeschlossen werden, dass Mitarbeitende sich im Kreis vertreten können.
Vertreterregeln bieten viele Anbieter.
Achten Sie hier auf die Nutzerfreundlichkeit der Software. Müssen Sie in jeden Arbeitsablauf reinklicken, und die Vertretungsregel aktivieren? Oder können Sie diese mit einem Klick zeitgleich für alle Workflows auslösen, an denen der Mitarbeitende beteiligt ist?
Fazit
Digitale Rechnungsprozesse bieten viele Vorteile gegenüber herkömmlichen papierbasierten Methoden – sowohl für Unternehmen als auch für ihre Beschäftigten und Lieferanten. Durch die Automatisierung der Arbeitsabläufe mithilfe von Softwarelösungen wie FLOWWER werden Fehler reduziert und Ressourcen gespart, denn Belege werden mit wenigen Klicks geprüft und freigegeben.
Wenn Sie darüber nachdenken, auf eine digitale Rechnungsverarbeitung umzusteigen, testen Sie gerne FLOWWER aus. FLOWWER ist auf dokumentenorientierte Genehmigungsprozesse, wie der Freigabe von Rechnungen, spezialisiert.
Hinweis: Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters insbesondere auf Datensicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit.