Der Flow-Editor in Flowwer bietet mehrere Einstellungen, die auf den ersten Blick nicht selbsterklärend sind. Dieser Artikel erklärt, was es mit Funktionen wie „Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen“, „Direkte Stufenerhöhung“, „Nötige Freigeber dynamisch bestimmen“ und „Mehrfach-Freigabe verbieten“ auf sich hat.
Diese Einstellungen geben Ihnen Kontrolle darüber, wie Freigaben in mehrstufigen Prozessen funktionieren. Mit den richtigen Einstellungen können Sie vermeiden, dass Personen mehrfach die gleiche Rechnung freigeben müssen – oder sicherstellen, dass sie es gerade nicht tun.
Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen
Wofür ist das gut?
Diese Einstellung verhindert, dass eine Person die gleiche Rechnung in mehreren Stufen immer wieder freigeben muss.
Ein praktisches Beispiel
Hubert Moser ist in drei Freigabestufen enthalten:
- Stufe 2
- Stufe 3
- Stufe 4
Ohne die Einstellung: Herr Moser müsste die Rechnung dreimal freigeben – einmal für Stufe 2, einmal für Stufe 3 und einmal für Stufe 4.
Mit der Einstellung „Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen“: Wenn Herr Moser in Stufe 2 freigibt, gilt diese Freigabe automatisch auch für Stufe 3. Er braucht nicht nochmal freizugeben.
Wenn der Haken auch in Stufe 4 gesetzt ist, gilt seine Freigabe sogar für alle drei Stufen. Er gibt einmal in Stufe 2 frei – und ist fertig.
Wann nutzt man das?
Wenn eine Person in mehreren Stufen vorkommt und nicht jedes Mal neu freigeben soll. Die Freigabe wird „durchgereicht“.
Wichtige Einschränkung
Wurde die Übernahme einer Freigabe aktiviert, darf in der nachfolgenden Stufe keine Nominierung verwendet werden.
Warum? Die vorhergehende Stufe könnte vollständig durch die Freigabeübernahme erfüllt werden. Dann hätte niemand die Gelegenheit, Freigeber für die nachfolgende Stufe zu nominieren.
Direkte Stufenerhöhung
Wofür ist das gut?
Diese Einstellung ist sozusagen eine „Chef-Funktion“. Eine bestimmte Person kann mit ihrer Freigabe eine Stufe überspringen – auch wenn normalerweise mehrere Freigaben erforderlich wären.
Ein praktisches Beispiel
In Stufe 2 sind zwei Freigeber erforderlich. Normalerweise müssen also beide Personen freigeben, bevor die Rechnung in Stufe 3 geht.
Die Besonderheit: Bei Hubert Moser ist der Haken bei „Direkte Stufenerhöhung“ gesetzt.
Das bedeutet: Die Freigabe von Herrn Moser reicht alleine aus, um den Beleg in Stufe 3 zu geben – auch ohne zweite Freigabe.
Salopp ausgedrückt: „Wenn der Chef sagt, der Beleg ist okay, dann ist der Beleg auch okay.“
Wann nutzt man das?
Wenn bestimmte Personen (zum Beispiel Geschäftsführer) allein entscheiden können sollen, auch wenn normalerweise mehrere Freigaben nötig sind.
Nötige Freigeber dynamisch bestimmen
Wofür ist das gut?
Diese Einstellung ist interessant in Verbindung mit der Nominierungsfunktion. Sie löst folgendes Problem: Manchmal weiß man nicht von vornherein, wie viele Freigeber bei einem Beleg nominiert werden.
Was ist eine Nominierung?
Bei der Nominierung wählt eine Person in Stufe 1 aus, wer in Stufe 2 freigeben soll. Die Person nominiert also die Freigeber für die nächste Stufe.
Ein praktisches Beispiel
Frau Schaller sitzt in Stufe 1. Für Stufe 2 stehen drei Personen zur Verfügung:
- Franz Schmid
- Kathrin Mayer
- Hubert Moser
Frau Schaller kann jetzt nominieren:
- Variante A: Nur Franz Schmid (ein Freigeber)
- Variante B: Franz Schmid und Kathrin Mayer (zwei Freigeber)
- Variante C: Alle drei Personen (drei Freigeber)
Das Problem ohne die Einstellung: Beim Design des Workflows können Sie nicht festlegen, ob ein, zwei oder drei Freigeber erforderlich sind – weil das ja von der Nominierung abhängt.
Die Lösung mit „Nötige Freigeber dynamisch bestimmen“: Flowwer orientiert sich an der Anzahl der nominierten Freigeber. Die Einstellung bedeutet praktisch: „Alle nominierten Freigeber müssen freigeben.“
- Im Fall von Variante A (nur Franz Schmid nominiert): Es wird nur ein Freigeber benötigt
- Im Fall von Variante B (Franz Schmid und Kathrin Mayer nominiert): Flowwer wartet, bis beide freigegeben haben
- Im Fall von Variante C (alle drei nominiert): Alle drei müssen freigeben
Wann nutzt man das?
Wenn Sie mit Nominierung arbeiten und die Anzahl der erforderlichen Freigeber flexibel sein soll – abhängig davon, wie viele Personen nominiert wurden.
Mehrfach-Freigabe verbieten
Wofür ist das gut?
Mit „Mehrfach-Freigabe verbieten“ können Sie verhindern, dass ein Freigeber, der in zwei Stufen enthalten ist, den Beleg alleine „durchschleust“. Das ist wichtig für das Vier-Augen-Prinzip.
Was ist das Vier-Augen-Prinzip?
Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet: Mindestens zwei verschiedene Personen müssen eine Rechnung prüfen. Eine Person allein darf nicht alles entscheiden.
Ein praktisches Beispiel
Hubert Moser ist in zwei Stufen enthalten:
- Stufe 2
- Stufe 3
In Stufe 3 ist außerdem Michaela Schneider als Freigeber hinterlegt.
Mit „Mehrfach-Freigabe verbieten“ eingeschaltet: Wenn Herr Moser in Stufe 2 den Beleg freigibt, kann er ihn in Stufe 3 nicht mehr freigeben. Flowwer schließt ihn automatisch von der Freigabe in Stufe 3 aus. Es wird zwingend die Freigabe von Michaela Schneider benötigt.
Umgekehrt gilt: Wenn in Stufe 2 ein anderer Freigeber (nicht Herr Moser) freigegeben hat, kann Herr Moser in Stufe 3 freigeben.
Mit „Mehrfach-Freigabe verbieten“ ausgeschaltet: Hubert Moser kann den Beleg sowohl in Stufe 2 als auch in Stufe 3 freigeben. Das Vier-Augen-Prinzip wäre nicht gewahrt.
Wann nutzt man das?
Immer dann, wenn das Vier-Augen-Prinzip eingehalten werden muss. Das ist besonders wichtig bei:
- Kommunen (gesetzlich vorgeschrieben)
- Vereinen (oft in Satzungen festgelegt)
- Organisationen mit Compliance-Anforderungen
- Unternehmen, die interne Kontrolle sicherstellen wollen
Die vier Einstellungen im Überblick
| Einstellung | Wofür? | Beispiel |
| Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen | Person muss nicht mehrfach die gleiche Rechnung freigeben | Person gibt in Stufe 2 frei – gilt automatisch auch für Stufe 3 und 4 |
| Direkte Stufenerhöhung | Bestimmte Person kann allein entscheiden, auch wenn normalerweise mehrere Freigaben nötig sind | Chef-Freigabe reicht aus, zweite Freigabe nicht nötig |
| Nötige Freigeber dynamisch bestimmen | Anzahl erforderlicher Freigaben hängt von Nominierung ab | Werden 2 Personen nominiert, müssen 2 freigeben. Wird 1 Person nominiert, muss 1 freigeben |
| Mehrfach-Freigabe verbieten | Vier-Augen-Prinzip sicherstellen | Person, die in Stufe 2 freigegeben hat, kann nicht in Stufe 3 freigeben |
Praktische Anwendungsfälle
Geschäftsführer ist in allen Stufen: Nutzen Sie „Freigabe aus vorheriger Stufe übernehmen“. Der Geschäftsführer gibt einmal frei, und die Freigabe gilt für alle Stufen.
Geschäftsführer soll allein entscheiden können: Nutzen Sie „Direkte Stufenerhöhung“. Auch wenn normalerweise zwei Freigaben erforderlich sind, reicht die Geschäftsführer-Freigabe allein.
Flexible Anzahl von Prüfern je nach Fall: Nutzen Sie „Nötige Freigeber dynamisch bestimmen“ mit Nominierung. Je nachdem, wie viele Personen nominiert werden, müssen entsprechend viele freigeben.
Compliance: Vier-Augen-Prinzip muss gewahrt sein: Nutzen Sie „Mehrfach-Freigabe verbieten“. Das System verhindert automatisch, dass eine Person zweimal freigeben kann.
Fazit
Diese vier Einstellungen geben Ihnen Kontrolle über mehrstufige Freigabeprozesse. Sie entscheiden:
- Ob Personen mehrfach freigeben müssen oder nicht
- Ob bestimmte Personen allein entscheiden können
- Wie flexibel die Anzahl erforderlicher Freigaben ist
- Ob das Vier-Augen-Prinzip automatisch durchgesetzt wird
Die Einstellungen sind auf den ersten Blick nicht selbsterklärend – aber wenn Sie verstehen, was sie bewirken, können Sie Ihre Freigabeprozesse genau so gestalten, wie Sie sie brauchen.
Wenn Sie noch weitere Fragen haben, wenden Sie sich wie immer per E-Mail an support@flowwer.de
Überzeugen wir Sie tatsächlich nicht, machen Sie von Ihrem Sonderkündigungsrecht Gebrauch.
Häufige Fragen zu diesen Einstellungen
Nein. Wenn die Übernahme aktiviert ist, darf in der nachfolgenden Stufe keine Nominierung verwendet werden. Die vorhergehende Stufe könnte sonst vollständig durch die Freigabeübernahme erfüllt werden.
Die Rechnung wird abgelehnt – auch wenn normalerweise noch andere Freigeber in der Stufe sind. Die „Chef-Funktion“ gilt in beide Richtungen.
Ja. Wenn eine Person in Stufe 2, 3 und 4 vorkommt und in Stufe 2 freigegeben hat, kann sie weder in Stufe 3 noch in Stufe 4 freigeben.
Die Einstellungen finden Sie direkt bei den jeweiligen Freigabestufen im Flow-Editor. Sie können pro Stufe individuell festlegen, welche Einstellungen gelten sollen.
Das sind Gegensätze:
- „Freigabe übernehmen“: Die Person muss NICHT nochmal freigeben
- „Mehrfach-Freigabe verbieten“: Die Person DARF nicht nochmal freigeben
Im ersten Fall spart die Person Zeit. Im zweiten Fall wird das Vier-Augen-Prinzip durchgesetzt.
