Stadtverwaltung Bad Vilbel setzt auf FLOWWER: Von Papier-Chaos zu 600 digitalen Rechnungen pro Monat

Digitalisiertes Rechnungsmanagement in Städten und Kommunen

Rechnungen kamen per Post, wurden händisch eingetragen, mit Stempel und Unterschrift versehen, zu Außenstellen gefahren – und manchmal dauerte es Tage, bis eine Freigabe durch war. So lief es in Bad Vilbel bis 2021. Heute verarbeitet die 35.000-Einwohner-Stadt über 600 Rechnungen monatlich komplett digital.

Dieser Artikel basiert auf dem Orginalartikel in der Fachzeitschrift kommune21, Ausgabe 7/2022

Was hat sich geändert? Die Stadt führte FLOWWER als Rechnungsfreigabe-Software ein. Das Besondere: Bad Vilbel war die erste Kommune, für die FLOWWER eine spezielle Funktion entwickelte – das sogenannte „Matching“. Dadurch landen heute alle 600 Rechnungen automatisch im richtigen DATEV-Ordner. Ohne dass ein Mitarbeiter sie manuell sortieren muss.

Sarah Hainzinger aus der IT-Abteilung und Markus Schneider, Fachdienstleiter der Stadtkasse, haben das Projekt begleitet.

Das Problem: Papier-Chaos in der Kommunalverwaltung

Vor der Digitalisierung sah der Alltag in Bad Vilbel so aus:

Der alte Prozess:

• Rechnung kam per Post in der Einrichtung an
• Händische Eintragung in die Buchhaltungssoftware
• Laufzettel erstellen mit Stempeln und Unterschriften
• Sachbearbeiter musste die Rechnung abholen – auch bei Außenstellen wie Bauhöfen
• Prüfung vor Ort, Abgleich mit Lieferscheinen
• Zurück zur Buchhaltung bringen
• Bei großen Summen: Einscannen und zur Geschäftsführung mailen
• Erst dann: DATEV Belegtransfer

Die Probleme:

• Mehrere Tage bis zur Freigabe
• Meister mussten Rechnungen persönlich abholen und zurückbringen
• Während Corona kaum umsetzbar
• Niemand wusste genau, wo welche Rechnung gerade liegt

„Bei uns wurde alles in Papierform bearbeitet – von Digitalisierung konnte hier wirklich keine Rede sein. Dementsprechend war aber auch allen Verantwortlichen klar, dass es so zukünftig nicht weitergehen konnte.“ (Markus Schneider)

Die Anforderungen: Was Bad Vilbel von einer Software brauchte

Als die Stadt 2021 nach einer Lösung suchte, waren die Anforderungen klar:

Dezentrale Nutzung Bauhöfe, Kindergärten und andere Außenstellen sollten Rechnungen direkt freigeben können – ohne ins Rathaus zu fahren.

Einfache Bedienung Markus Schneider: „Entscheidend für unseren Fachbereichsleiter Finanzverwaltung war vor allem, dass sich Lieferungen und sonstige Leistungen einwandfrei bestätigen lassen – das war sozusagen die Mindestanforderung. Aber natürlich gab es auch noch andere Must-haves. So war etwa wichtig, dass die Bedienung der Software beziehungsweise die Nutzeroberfläche nicht zu komplex ist und man kein besonderes buchhalterisches Know-how braucht. Alle unsere Mitarbeiter sollten gleich damit zurechtkommen.“

DATEV-kompatibel Bad Vilbel nutzt DATEVkommunal. Die Schnittstelle muss reibungslos funktionieren.

Daniel Bauer, IT-Consultant von DATEV, der das Projekt betreute: „Bad Vilbel trat mit dem Wunsch an uns heran, möglichst viele Personen in den Rechnungsprüfungsprozess einbinden zu können. Gleichzeitig war eine möglichst dezentrale Lösung gefragt.“

Warum FLOWWER? Die Entscheidung

DATEV hat eine eigene Rechnungsfreigabe-Lösung. Aber die muss vor Ort installiert und zentral verwaltet werden. Für dezentrale Nutzung war das zu kompliziert.

Daniel Bauer: „Als Genossenschaft sind wir nicht an schnellen Gewinnen interessiert, sondern an nachhaltiger Prozessoptimierung. Wir nutzen deshalb nicht nur unsere eigenen Tools und sind immer interessiert, was es Neues auf dem Markt gibt. Außerdem empfehlen wir unseren Kunden, sich auch selbstständig auf dem DATEV-Marktplatz zu informieren – wenn es für sie passt, sind wir auch zufrieden.“

Auf dem DATEV-Marktplatz werden über 200 kompatible Programme von Partner-Firmen gelistet.

Markus Schneider: „Nachdem DATEV uns für unseren Anwendungsfall auf FLOWWER hingewiesen hatte, war eigentlich schon alles klar. Ab diesem Zeitpunkt ging es prinzipiell nur noch um Fragen der Implementierung und individuellen Anpassung, die grundsätzliche Wahl der passenden Software war getroffen.“

Die Besonderheit: Matching für Kommunen

Bad Vilbel hat 30-40 verschiedene Workflows und die Rechnungen werden von verschiedenen Abteilungen Rechnungen freigeben.

Das ursprüngliche Problem: Daniel Bauer: „Vor dieser Zusammenarbeit liefen bei FLOWWER alle bearbeiteten Belege am Ende in einem Ordner zusammen und wurden sozusagen in einem großen Batzen an DATEV übergeben – selbst, wenn sie aus zehn unterschiedlichen Abteilungen kamen. Für uns war also klar, dass die Zuweisung der einzelnen Rechnungen, die am Anfang des Prozesses ja sowieso stattfindet, auch in die DATEV-Umgebung übertragbar sein musste.“

Die Lösung: Matching Das FLOWWER-Team entwickelte das System so weiter, dass nun jedem Workflow ein bestimmtes Merkmal zugewiesen wird, das über die ebenfalls angepasste DATEV-Schnittstelle weitergegeben werden kann. Durch dieses sogenannte „Matching“ lässt sich jeder freigegebene Beleg klar einem bestimmten Ordner auf DATEV-Seite zuordnen.

Wie Matching in der Praxis funktioniert:

Wenn eine Rechnung vom Bauhof kommt, wird sie dem Workflow „Bauhof“ zugewiesen. Nach der Freigabe landet sie automatisch im DATEV-Ordner „Bauhof“. Eine Rechnung vom Kindergarten landet im Ordner „Kindergarten“.

Markus Schneider: „Das erspart uns doppelten oder dreifachen Aufwand. Wir sprechen hier immerhin von 30-40 Workflows und Ordnern, da macht das einen großen Unterschied, insbesondere mit begrenztem Personal. Jetzt können wir die circa 600 monatlichen Rechnungen und Gutschriften völlig automatisch an die Buchhaltung verteilen.“

Von dieser Weiterentwicklung profitiert nicht nur die Stadt Bad Vilbel: Seit der Version 2.18 stehen die neuen Funktionalitäten allen FLOWWER-Nutzern zur Verfügung.

Die Einführung: Von der Planung bis produktiv

Phase 1: Analyse der Prozesse

Bevor die Software kam, schauten sich DATEV und FLOWWER an, wie die Prozesse in Bad Vilbel überhaupt ablaufen.

Daniel Bauer: „Zunächst haben wir uns vor Ort angeschaut, wie die bisherigen Buchhaltungsprozesse überhaupt aussehen und wie man diese verbessern kann. Dann setzten wir uns direkt mit dem Team von FLOWWER in Verbindung und analysierten gemeinsam die bestehenden Schnittstellen und wie wir der Buchhaltung in Bad Vilbel die Arbeit erleichtern könnten.“

Phase 2: Software-Anpassung und Implementierung

Die gemeinsame Einführung von DATEV und FLOWWER erfolgte in relativ kurzer Zeit und sorgte für einen arbeitsintensiven Jahreswechsel bei den Gemeindewerken.

Markus Schneider: „Wir mussten sehr viel neu erstellen und einrichten – ein neuer Kostenrahmen, neue Debitorennummern und mehr. Zwischenzeitlich wurde es da durchaus stressig und auch ein wenig chaotisch. Die FLOWWER-Anbindung selbst ging jedoch störungsfrei über die Bühne und konnte im Januar sozusagen ‚nebenher‘ umgesetzt werden.“

Phase 3: Nutzer anlegen

Markus Schneider: „Zu Beginn mussten noch etwas über 90 User angelegt und mit entsprechenden Nutzungsrechten versehen werden. Nachdem das abgeschlossen war, lief alles wie wir es brauchten.“

Besonders hebt er hierbei die Arbeit des FLOWWER-Teams hervor: „Der Support während der gesamten Implementierungsphase war hervorragend. Wenn wir eine bestimmte Anpassung oder sonstige Unterstützung benötigten, wurde dies immer schnell und unkompliziert umgesetzt.“

So läuft es heute: 600 Rechnungen automatisch verteilt

Der aktuelle Workflow in Bad Vilbel:

Nachdem eine Rechnung bei den Gemeindewerken eingeht, wird zunächst definiert, wie diese später in DATEV verarbeitet werden soll. Teilweise wird hier bereits die Kontierung vorgenommen, ansonsten übernimmt dies der zuständige Meister.

Anschließend muss eine sachliche Freigabe erfolgen – die jeweiligen Mitarbeiter werden hierfür am Ende des Tages automatisch per Mail informiert und können die Freigabe so direkt am nächsten Morgen erteilen. Liegt der Betrag unter der definierten Bagatellgrenze, geht die Rechnung hier bereits zurück an die Buchhaltung, anderenfalls muss noch einer der beiden Geschäftsleiter seine Freigabe erteilen.

Zuletzt sendet FLOWWER die freigegebenen Rechnungen an die Zwischenplattform „Unternehmen online“, die diese an DATEV weiterleitet.

Dank Matching landet jede Rechnung automatisch im richtigen Ordner.

Schulungen und Einarbeitung

Sarah Hainzinger kümmerte sich von Anfang an auch um Schulungen für die Mitarbeitenden.

Sarah Hainzinger: „Von Seiten der Kollegen gab es am Anfang natürlich einige Rückfragen, das ist ganz normal – aber das legte sich schnell. Die Einführung in das System kann ich problemlos selbst übernehmen und brauche niemanden von FLOWWER dafür. Deren Support würde uns hier selbstverständlich unterstützen, aber das ist in diesem Fall gar nicht nötig.“

Die Zusammenarbeit: DATEV und FLOWWER

Daniel Bauer von DATEV blickt positiv auf die Zusammenarbeit: „Die Kommunikation mit FLOWWER war immer sehr produktiv. Es gibt hier eine große Bereitschaft, unsere Schnittstelle wirklich zu nutzen und die eigene Lösung entsprechend zu optimieren. Für mich, der das Ganze beratend begleitete, war das sehr angenehm.“

Markus Schneider hebt ebenfalls die Unterstützung hervor: „Der Support von FLOWWER war hervorragend. Es war immer jemand erreichbar und Probleme konnten innerhalb kurzer Zeit gemeinsam gelöst werden. Vor allem da DATEV in Kommunalbetrieben noch nicht Standard ist, war dieser enge Austausch wichtig.“

Ausblick: Weitere Digitalisierungsprojekte

Nachdem die Komponenten des neuen Buchhaltungssystems der Stadtverwaltung nun fertig installiert sind, können sämtliche Daten reibungslos zwischen Bad Vilbel, FLOWWER und DATEV ausgetauscht werden. Diese massive Effizienzsteigerung und die damit einhergehende Reduzierung der Arbeitslast macht sich direkt bemerkbar: Dank der gewonnenen Zeit können sich die Mitarbeiter der Stadt mit neuem Fokus anderen Aufgaben zuwenden.

Nichtsdestotrotz hat Markus Schneider bereits die zukünftigen Entwicklungen im Blick: „Da wir erst seit Anfang 2022 mit FLOWWER arbeiten, werden wir in diesem Jahr sicher keine Änderungen mehr umsetzen. Es ist aber durchaus möglich, dass wir perspektivisch noch weitere Nutzungsmöglichkeiten der Lösung in Anspruch nehmen. Das Thema Kontierung und die Aufteilung von Rechnungen ist hier etwa spannend für uns.“

Daniel Bauer blickt ebenfalls zuversichtlich auf die zukünftige Zusammenarbeit mit FLOWWER: „Die erfolgreiche Umsetzung und die Zufriedenheit des Kunden stehen hier immer im Mittelpunkt, das ist nicht selbstverständlich. Das FLOWWER-Team hat mit uns jederzeit auf das gemeinsame Ziel hingearbeitet. Mit dieser Herangehensweise können wir auch kommende Projekte mit gutem Gefühl gemeinsam angehen.“

Vorher-Nachher: Was sich konkret geändert hat

Vorher (analog):

• Rechnungen kamen per Post
• Händische Eintragung in Software
• Laufzettel mit Stempel und Unterschrift
• Transport zu Außenstellen wie Bauhöfen
• Mehrere Tage bis zur Freigabe
• Schwierig im Homeoffice

Nachher (mit FLOWWER):

• Digitale Rechnungen landen direkt im System
• Automatische Zuordnung zu Workflows
• Digitale Freigabe am Bildschirm oder per Handy
• Keine Fahrten zu Außenstellen nötig
• Freigabe oft am gleichen Tag
• Homeoffice problemlos möglich
• 600 Rechnungen monatlich automatisch an richtige DATEV-Ordner verteilt

Die Zahlen im Überblick

Projekt-Eckdaten Stadtverwaltung Bad Vilbel

• Kommune: Bad Vilbel (35.000 Einwohner, Hessen)
• Rechnungsvolumen: Ca. 600 Rechnungen und Gutschriften pro Monat
• Anzahl Workflows: 30-40 verschiedene Abteilungen/Workflows
• Anzahl Nutzer: Über 90 Mitarbeiter
• Abteilungen: Bauhof, Kindergärten, Verwaltung, diverse Außenstellen
• Buchhaltungssoftware: DATEVkommunal
• Projektstart: 2021
• Produktiv seit: Anfang 2022
• Besonderheit: Erste Kommune mit Matching-Funktion

Bild: Rathaus Bad Vilbel

Quelle: Stadt Bad Vilbel

Weitere Kommunen nutzen FLOWWER

Bad Vilbel ist nicht die einzige Kommune, die auf FLOWWER setzt. Auch die Gemeindewerke Peißenberg in Oberbayern nutzen FLOWWER für ihre Rechnungsfreigabe.

FAQ: Digitale Rechnungsfreigabe in Kommunen