Acht Leute in der IT-Abteilung, jeder zuständig für einen anderen Bereich. Einer kümmert sich um Netzwerk, einer um Server, die nächsten um Lizenzen, Hardware, Telefonie oder Drucker. Jede Woche kommen Rechnungen rein, die einer von den acht prüfen soll. Aber eben immer nur einer, nicht alle acht.
Wer schon einmal Freigabeprozesse in einem Unternehmen organisiert hat, kennt die Frage: Wie bilde ich das ab, ohne für jede Person einen eigenen Workflow anzulegen? Die Antwort in Flowwer heißt Nominierung. Sie löst ein Problem, das auf den ersten Blick trivial wirkt, aber im Tagesgeschäft erstaunlich viel Aufwand verursacht.
Das Problem mit festen Freigabeprozessen in der Rechnungsprüfung
In den meisten Unternehmen gibt es nicht die eine Person, die alle Rechnungen prüft. Je nach Thema, Abteilung oder Projekt ist jemand anderes zuständig. Das ist auch sinnvoll, weil nur die Person, die eine Bestellung ausgelöst hat oder den Lieferanten kennt, die Rechnung sachlich beurteilen kann.
Wer das in einer Freigabesoftware abbilden will, hat zwei naheliegende Optionen.
Die erste Option ist, für jede Person einen eigenen Workflow anzulegen. Bei acht Leuten sind das acht Workflows. Das funktioniert, solange sich nichts ändert. Geht aber jemand in Elternzeit, kommt eine neue Kollegin dazu oder verschieben sich die Zuständigkeiten, dann pflegt man acht Workflows nach. Bei fünfzehn oder zwanzig Personen wird das richtig aufwendig, und wenn jemand vergisst, einen Workflow zu aktualisieren, landen Rechnungen bei Personen, die längst nicht mehr zuständig sind.
Die zweite Option ist, alle Personen in einen einzigen Workflow zu packen, sodass jeder jede Rechnung auf seine Freigabeliste bekommt. Das ist bei der Einrichtung schnell erledigt, aber im Alltag sieht dann jeder Freigeber auch die Rechnungen, die ihn gar nichts angehen. Die Liste wird lang, die Übersicht geht verloren, und irgendwann klickt jemand etwas frei, das eigentlich jemand anders hätte prüfen sollen.
Beide Varianten funktionieren bis zu einer gewissen Größe. Sobald aber mehr Personen in die Rechnungsprüfung involviert sind, wird entweder die Anzahl der Workflows unübersichtlich oder die Freigabelisten werden unbrauchbar. Genau an dieser Stelle setzt die Nominierung an.
Was die Nominierung anders macht
Die Idee hinter der Nominierung ist einfach: Sie legen einen einzigen Workflow an und hinterlegen dort alle Personen, die als Freigeber in Frage kommen. Der Unterschied zu einem normalen Workflow ist der Teilnahmemodus. Statt „Normale Freigabe“ stellen Sie den Modus auf „Nominierung (Glocke)“.
Die hinterlegten Personen werden dann nicht automatisch benachrichtigt, wenn eine Rechnung eingeht. Sie stehen nur als mögliche Freigeber zur Verfügung. Erst wenn jemand aus der vorherigen Freigabestufe aktiv eine Person auswählt, also nominiert, bekommt diese Person die Rechnung auf ihre Freigabeliste.
Ein Beispiel dazu: Die Buchhaltung sitzt in Stufe 1 und sieht eine eingehende Rechnung. Sie erkennt, dass es sich um eine Netzwerk-Rechnung handelt. In Stufe 2 sind acht IT-Mitarbeiter als nominierbare Freigeber hinterlegt. Die Buchhaltung nominiert den Netzwerk-Spezialisten, und nur er bekommt die Rechnung angezeigt. Die anderen sieben merken davon nichts.
Am Ende steht ein Workflow statt acht, und jeder Freigeber sieht auf seiner Liste nur die Rechnungen, die tatsächlich bei ihm landen sollen.
Wenn Sie mehrere Personen nominieren möchten, weil zum Beispiel zwei Leute gemeinsam ein Projekt betreuen, funktioniert das genauso. Sie nominieren beide, und beide erhalten die Rechnung zur Prüfung.
Drei Situationen, in denen die Nominierung sofort Sinn ergibt
IT-Abteilung mit Fachzuständigkeiten
Nehmen wir das Beispiel vom Anfang. Ein mittelständisches Unternehmen hat eine IT-Abteilung mit mehreren Spezialisten. Einer kümmert sich um die Servertechnik, ein anderer um Lizenzen, der dritte um Telefonie. Jeder bekommt Rechnungen von seinen Lieferanten, und jeder kann am besten beurteilen, ob eine Rechnung korrekt ist.
Ohne Nominierung müsste das Unternehmen für jeden IT-Mitarbeiter einen eigenen Workflow anlegen. Die Alternative wäre, dass alle IT-Mitarbeiter jede IT-Rechnung bekommen und sich dann jeder selbst raussucht, was ihn betrifft.
Mit der Nominierung gibt es einen Workflow „IT-Rechnungen“. Alle IT-Mitarbeiter sind dort als nominierbare Freigeber eingetragen. Wenn eine Rechnung reinkommt, sieht die Buchhaltung oder ein Disponent, worum es geht, und nominiert den Zuständigen. Der bekommt die Rechnung, alle anderen nicht.
Kommt ein neuer Mitarbeiter dazu, wird er einfach zur Nominierungsliste im bestehenden Workflow hinzugefügt. Verlässt jemand das Unternehmen, wird er entfernt. Am Workflow selbst ändert sich nichts.
Filialstruktur mit Standortverantwortlichen
Unternehmen mit mehreren Standorten kennen das Problem: Rechnungen gehen zentral in der Hauptverwaltung ein, geprüft werden müssen sie aber von der Person am jeweiligen Standort. Nur die weiß, ob die Lieferung tatsächlich angekommen ist oder ob der Handwerker seine Arbeit erledigt hat.
Die zentrale Buchhaltung sammelt die Rechnungen ein und ordnet sie zu. Mit der Nominierung funktioniert das über einen einzigen Workflow. In der ersten Freigabestufe sind alle Standortverantwortlichen als nominierbare Freigeber hinterlegt, und die Buchhaltung nominiert den richtigen Standort. Der Verantwortliche dort bekommt die Rechnung, alle anderen Standorte sehen sie nicht.
Wenn ein neuer Standort dazukommt, wird eine Person zur Nominierungsliste hinzugefügt. Wenn ein Standort schließt, wird sie entfernt. Der Workflow bleibt derselbe. Für Unternehmen mit zehn oder zwanzig Standorten macht das einen erheblichen Unterschied, weil sie statt zwanzig Workflows nur einen einzigen pflegen.
Kommune oder sozialer Träger mit Fachbereichen
Kommunale Einrichtungen und soziale Träger haben in der Regel mehrere Fachbereiche mit eigenen Budgets, zum Beispiel Jugend, Soziales, Bau, Verwaltung oder Kultur. In jedem Fachbereich gibt es eine Person, die Rechnungen sachlich prüfen kann und soll.
Gleichzeitig gelten hier oft strenge Vorgaben. In den Statuten steht häufig, dass das Vier-Augen-Prinzip eingehalten werden muss, also dass mindestens zwei verschiedene Personen eine Rechnung prüfen, bevor sie bezahlt wird.
Die Nominierung passt in dieses Umfeld besonders gut, weil sie sich mit dem Vier-Augen-Prinzip kombinieren lässt. Die Poststelle oder die Verwaltung empfängt die Rechnung und ordnet sie dem Fachbereich zu. In der nächsten Stufe wird die zuständige Fachbereichsleitung nominiert. Wenn zusätzlich eine zweite Freigabe nötig ist, regelt Flowwer das über die Einstellung „Anzahl nötiger Freigaben“.
Für Kommunen ist außerdem wichtig, dass sie möglichst wenige Workflows pflegen müssen. Verwaltungsmitarbeiter haben in der Regel andere Aufgaben, als sich mit Workflow-Konfiguration zu beschäftigen. Ein Workflow für alle Fachbereiche, kombiniert mit der Nominierung, hält den Verwaltungsaufwand gering.
Was bei der Einrichtung zu beachten ist
Die Nominierung wird im Floww-Editor eingerichtet. Sie öffnen die Regeln für Floww-Stufen und setzen den Teilnahmemodus eines Freigebers auf „Nominierung“. Das geht pro Person und pro Stufe, und in einer Stufe können Sie auch verschiedene Teilnahmemodi mischen. Es ist also möglich, dass eine Person als fester Freigeber hinterlegt ist und drei weitere als nominierbar.
Ein typischer Aufbau sieht so aus: Stufe 1 hat feste Freigeber, zum Beispiel die Buchhaltung. Dort wird geprüft, ob die Rechnung formal korrekt ist, und gleichzeitig wird der nominierbare Freigeber für Stufe 2 ausgewählt. Der Grund für diesen Aufbau ist praktischer Natur, denn Rechnungen, die per E-Mail in Flowwer eingehen, können nicht automatisch nominiert werden. Wenn Stufe 1 feste Freigeber hat, stellt sich dieses Problem dort nicht, und die Nominierung findet erst ab Stufe 2 statt.
Zwei Einstellungen sind in diesem Zusammenhang besonders relevant. Die Option „Nominierung für Sichtbarkeit notwendig“ sorgt dafür, dass nominierbare Freigeber die Dokumente erst sehen, nachdem sie tatsächlich nominiert wurden. Das hält die Freigabelisten sauber und ist überall dort sinnvoll, wo nicht jeder Freigeber jede Rechnung im Workflow sehen soll. Und die Berechtigung „Nominierungen bearbeiten“ erlaubt es, eine Nominierung nachträglich zu korrigieren, falls die falsche Person ausgewählt wurde. Ohne diese Berechtigung müsste die Rechnung erst abgelehnt und anschließend reaktiviert werden.
Nominierung und Vier-Augen-Prinzip
Die Nominierung funktioniert problemlos zusammen mit dem Vier-Augen-Prinzip. Das ist wichtig, weil gerade die Organisationen, die mit Nominierung arbeiten, oft auch strenge Freigaberichtlinien haben.
Wenn Sie die Einstellung „Mehrfach-Freigabe verbieten“ aktiviert haben, darf eine Person ein Dokument nur einmal freigeben. Das gilt auch dann, wenn diese Person in mehreren Stufen als nominierbarer Freigeber hinterlegt ist. Hat sie in Stufe 2 bereits freigegeben, kann sie in Stufe 3 nicht erneut nominiert werden. Flowwer erkennt das automatisch und schließt die Person aus der Nominierungsauswahl aus.
Ein zusätzliches Werkzeug ist die dynamische Anzahl notwendiger Freigaben. Wenn Sie diese Option aktivieren, richtet sich die Anzahl der nötigen Freigaben nach der Anzahl der nominierten Personen. Nominieren Sie zwei Personen, müssen auch zwei freigeben. Das ist praktisch, weil beim Anlegen des Workflows oft noch nicht feststeht, wie viele Personen pro Rechnung nominiert werden. Der Workflow passt sich an die tatsächliche Situation an, statt auf eine fest eingetragene Zahl angewiesen zu sein.
Flowwer berücksichtigt bei der Nominierung auch gegenseitig ausgeschlossene Freigeber. Wenn Sie festgelegt haben, dass Person A und Person B sich gegenseitig ausschließen, steht bei der Nominierung nur noch eine der beiden zur Auswahl, sobald die andere bereits nominiert wurde.
Wer sich für das Zusammenspiel von Bagatellgrenzen, paralleler Freigabe und Nominierung interessiert, findet im Blogartikel Schnelle Rechnungsfreigabe in Flowwer eine ausführliche Erklärung dazu.
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Häufige Fragen zur Nominierung
Es gibt zwei Wege. Ein Benutzer mit der Berechtigung „Nominierungen bearbeiten“ kann die Nominierung nachträglich ändern. Alternativ kann die falsch nominierte Person die Rechnung ablehnen, sodass sie im Bereich „Abgelehnte Dokumente“ reaktiviert und neu zugewiesen werden kann. Welcher Weg besser passt, hängt davon ab, ob die Person die Rechnung schon gesehen hat oder nicht.
Ja, Sie können so viele Personen nominieren, wie in der Stufe als nominierbar hinterlegt sind. Wenn Sie drei Personen nominieren und die Option „Dynamische Anzahl notwendiger Freigaben“ aktiv ist, müssen alle drei freigeben.
Nominiert wird immer in der vorherigen Freigabestufe. Die Person, die dort freigibt, wählt aus den nominierbaren Freigebern der nächsten Stufe aus. In der Praxis ist das meistens die Buchhaltung, ein Disponent oder eine Assistenz. Administratoren mit der Berechtigung „Nominierungen bearbeiten“ können Nominierungen auch nachträglich anpassen.
Wenn für die Person eine Vertretungsregelung in Flowwer aktiv ist, greift diese automatisch, und der Vertreter übernimmt die Freigabe. Ist keine Vertretung eingerichtet, kann ein Administrator mit der entsprechenden Berechtigung die Nominierung auf eine andere Person ändern.
Technisch ist das möglich, aber in der Praxis gibt es eine Einschränkung. Rechnungen, die per E-Mail in Flowwer eingehen, können in Stufe 1 nicht automatisch nominiert werden, weil das System nicht weiß, wer zuständig ist. Die Rechnungen landen dann im Posteingang und warten, bis jemand die Nominierung manuell vornimmt.
Nein. Die Nominierungsfunktion ist im regulären Flowwer-Abo enthalten. Es spielt keine Rolle, wie viele Personen Sie als nominierbar hinterlegen oder wie komplex Ihre Workflows aufgebaut sind.
Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie in der Flowwer-Dokumentation zur Nominierung. Technische Details zu den Floww-Einstellungen erklärt der Blogartikel Steuerung der Freigabe im Floww-Editor.
