Gute Stammdaten machen den Unterschied zwischen „Rechnung landet automatisch beim richtigen Freigeber“ und „jeden Beleg manuell zuordnen müssen“. Flowwer bietet drei Mechanismen, die Ihnen viel manuelle Arbeit ersparen.

1. Automatischer Workflow-Start durch Lieferantenzuordnung

Ordnen Sie jedem Lieferanten einen Standard-Flow zu. Kommt eine Rechnung von diesem Lieferanten, startet sie automatisch im richtigen Workflow. Ohne dass jemand sie manuell zuordnen muss.

Wie Flowwer Lieferanten erkennt

Flowwer liest zwei Merkmale aus jeder Rechnung aus:

  • Umsatzsteuer-ID (Standard-Methode)
  • IBAN (zusätzliche Erkennung)

Die IBAN-Erkennung ist besonders praktisch: Viele Unternehmen pflegen Bankverbindungen sorgfältiger als Umsatzsteuer-IDs. Fehlt die USt-ID in Ihren Stammdaten, erkennt Flowwer den Lieferanten trotzdem über die IBAN.

Beispiel: Ihre Telekom-Rechnung kommt rein. Flowwer liest die IBAN aus, findet den Lieferanten „Telekom“ in Ihren Stammdaten und startet automatisch den Flow „IT-Ausgaben“. Der IT-Leiter sieht die Rechnung sofort in seiner Freigabeliste. Fertig.

2. Stammdaten importieren und aktuell halten

Erstimport aus DATEV:

Exportieren Sie Ihre Kreditoren aus DATEV mit Kreditoren-Nummer und importieren Sie die Datei in Flowwer. Das System erkennt das DATEV-Format automatisch.

Wichtig: Bearbeiten Sie die exportierte Datei nicht in Excel. Excel ändert interne Formatierungen wie Zeitstempel, was den Import ungültig macht.

Regelmäßige Updates:
Bei späteren Neu-Importen aktualisiert Flowwer bestehende Lieferantendaten. Ändert sich eine Bankverbindung, bleibt die Verknüpfung zu bereits archivierten Belegen erhalten. Sie verlieren keine historischen Zuordnungen.

3. Kostenstellenvorschläge für wiederkehrende Lieferanten

Bei Lieferanten, die regelmäßig Rechnungen senden, können Sie sinnvolle Kostenstellen hinterlegen.

Ohne Vorschläge: Ihre Buchhaltung sieht bei jeder Rechnung alle 357 Kostenstellen und muss die richtige heraussuchen.

Mit Vorschlägen: Sie hinterlegen beim Lieferanten „Telekom“ drei Kostenstellen:

  • IT-Infrastruktur
  • Mobile Geräte
  • Homeoffice-Ausstattung

Die Buchhaltung sieht nur noch diese drei Optionen. Die richtige Kostenstelle ist in Sekunden gefunden.

Zusätzlich möglich:

  • Definieren Sie eine Standard-Kostenstelle, die in 80 % der Fälle zutrifft
  • Hinterlegen Sie auch Kostenträger (Kostenstelle 2) und Sachkonten
  • Im Ausnahmefall kann über „alle anzeigen“ trotzdem auf die komplette Liste zugegriffen werden

Alternative für zahlenfitte Buchhalter:

Manche Buchhalter tippen Kostenstellennummern schneller ein als sie aus Dropdown-Listen auszuwählen. Wenn Ihre Kostenstellen überschaubar sind (20 bis 30), können Sie auf den Import verzichten und die manuelle Eingabe nutzen.

Wie sich das in der Praxis auswirkt

Vor der Stammdaten-Pflege:

  • 150 Rechnungen/Monat landen im Posteingang
  • Buchhaltung muss jede einzeln öffnen, Lieferant prüfen, Flow zuweisen
  • Dann Kostenstelle aus 357 Optionen suchen
  • Aufwand: ca. 2 Minuten pro Rechnung = 5 Stunden/Monat

Nach der Stammdaten-Pflege:

  • 120 Rechnungen starten automatisch im richtigen Flow
  • Nur 30 Rechnungen müssen manuell zugeordnet werden
  • Kostenstellen-Auswahl reduziert auf 3-5 sinnvolle Optionen
  • Aufwand: ca. 30 Sekunden pro Rechnung = 1 Stunde/Monat

Ersparnis: 4 Stunden pro Monat

Fazit: Investieren Sie 2 Stunden in Stammdaten-Pflege

Rechnen Sie mit etwa 2 Stunden für die initiale Stammdatenpflege:

  • Importieren Sie Lieferanten aus DATEV (30 Minuten)
  • Weisen Sie häufigen Lieferanten Standard-Flows zu (1 Stunde)
  • Hinterlegen Sie Kostenstellen-Vorschläge bei Top-20-Lieferanten (30 Minuten)

Diese 2 Stunden Aufwand sparen Ihrer Buchhaltung 4 Stunden pro Monat – das amortisiert sich nach 2 Wochen.

Die Automatisierung funktioniert dann dauerhaft im Hintergrund. Neue Rechnungen landen beim richtigen Freigeber, Kostenstellen sind vorselektiert, manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert.

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FAQ: Stammdaten und Automatisierung in Flowwer

Wie erkenne ich, ob meine Stammdaten gut gepflegt sind?

Öffnen Sie Ihren Flowwer-Posteingang. Wenn dort regelmäßig Rechnungen von bekannten Lieferanten liegen und manuell zugeordnet werden müssen, fehlen Stammdaten. Optimal bedeutet: 80 % der Rechnungen starten automatisch im richtigen Flow, nur Rechnungen von neuen oder seltenen Lieferanten landen im Posteingang.

Wie lange dauert die initiale Stammdaten-Pflege?

Etwa 2 Stunden für ein typisches KMU:

  • DATEV-Kreditoren importieren
  • Top-20-Lieferanten Standard-Flows zuweisen: 1 Stunde
  • Kostenstellen-Vorschläge hinterlegen: 30 Minuten

Diese Investition spart Ihrer Buchhaltung dauerhaft 3-4 Stunden pro Monat. Die Amortisation erfolgt nach etwa 2 Wochen.

Muss ich alle 500 Lieferanten mit Standard-Flows ausstatten?

Nein. Konzentrieren Sie sich auf die Top-20 oder Top-50 Lieferanten, von denen regelmäßig Rechnungen kommen. Nach der Pareto-Regel machen 20 % Ihrer Lieferanten 80 % der Rechnungen aus. Diese 20 % zu pflegen, bringt den größten Effekt. Seltene Lieferanten können Sie bei Bedarf manuell zuordnen.

Was passiert mit meinen alten Belegen, wenn ich Lieferantendaten aktualisiere?

Nichts. Die Verknüpfungen zu bereits archivierten Belegen bleiben erhalten. Wenn Sie beispielsweise die Bankverbindung eines Lieferanten ändern oder neue Kostenstellen hinterlegen, bleiben alle historischen Rechnungen diesem Lieferanten zugeordnet. Sie verlieren keine Daten.

Wie viele Kostenstellen sollte ich pro Lieferant hinterlegen?

3 bis 5 sinnvolle Optionen reichen meist aus. Beispiel Telekom: IT-Infrastruktur, Mobile Geräte, Homeoffice-Ausstattung. Die Buchhaltung findet die richtige Kostenstelle in Sekunden statt aus 357 Optionen wählen zu müssen. Im Ausnahmefall steht über „alle anzeigen“ trotzdem die komplette Liste zur Verfügung.

Was passiert, wenn ein Lieferant eine Rechnung von einer neuen IBAN schickt?

Die Rechnung landet im Posteingang, weil Flowwer den Lieferanten nicht automatisch erkennt. Sie ordnen die Rechnung manuell zu und ergänzen die neue IBAN in den Lieferantenstammdaten. Bei der nächsten Rechnung von dieser IBAN funktioniert die automatische Zuordnung wieder.

Funktioniert die automatische Zuordnung auch bei XRechnungen?

Ja. Flowwer liest Lieferanteninformationen aus XRechnungen (XML) genauso aus wie aus PDF-Rechnungen. Die IBAN und Umsatzsteuer-ID werden erkannt, der Standard-Flow startet automatisch. XRechnungen werden zusätzlich automatisch visualisiert, damit Ihre Freigeber mit einer lesbaren Darstellung arbeiten können.

Kann ich Standard-Flows auch nachträglich ändern?

Jederzeit. Wenn sich Ihre Prozesse ändern (neuer Abteilungsleiter für IT-Ausgaben), ändern Sie einfach den Standard-Flow beim Lieferanten. Alle neuen Rechnungen starten dann im aktualisierten Flow. Bereits laufende Rechnungen bleiben im alten Flow. Sie müssen nichts nachbearbeiten.

Wie oft sollte ich Stammdaten aktualisieren?

Bei Bedarf, nicht nach festem Plan. Typische Anlässe: Neue häufig wiederkehrende Lieferanten (sofort Standard-Flow zuweisen), geänderte Bankverbindungen (DATEV-Neuimport), Umstrukturierungen in der Buchhaltung (Kostenstellen anpassen). Alle 6 bis 12 Monate können Sie DATEV-Kreditoren neu importieren für eine Aktualisierung. Kein regelmäßiger Pflegeaufwand nötig. Nur reagieren wenn sich etwas ändert.