Checklisten in der Rechnungsprüfung: Warum kleine Features große Wirkung haben

„Das trage ich mir später irgendwo ein.“ „Ich dachte, das macht noch jemand anderes.“ „War das nicht schon erledigt?“

Kennen Sie diese Sätze? In der Rechnungsprüfung können solche Missverständnisse richtig teuer werden. Genau hier hilft eine Funktion, die auf den ersten Blick unscheinbar wirkt, aber im Alltag Gold wert ist: die Checkliste.

Was bringt so eine Checkliste in der Rechnungsprüfung?

Stellen Sie sich vor: Eine Rechnung kommt rein. Normalerweise würden Sie sich mental notieren „Ach ja, da muss ich noch den Lieferschein prüfen“ oder „Das muss noch auf zwei Kostenstellen aufgeteilt werden“. Oft vergisst man es oder jemand anderes übernimmt die Prüfung und weiß nichts davon.

Kurz gesagt: Sie sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.

In Flowwer können Sie zu jedem Dokument eine kleine Liste mit Aufgaben anlegen. Zum Beispiel:

• ☐ Lieferschein vorhanden und geprüft
• ☐ Kostenstelle nachtragen
• ☐ Rechnung auf Abteilungen aufteilen

Jede dieser Aufgaben kann mit einer bestimmten Freigabestufe verknüpft werden. Das heißt: Die Freigabe geht erst weiter, wenn alle Punkte erledigt sind. So einfach – und so wirkungsvoll.

Warum reicht eine Notiz oder eine E-Mail nicht aus?

Klar, man kann sich auch eine Notiz machen. Oder jemandem eine E-Mail schreiben. Aber:

• E-Mails verschwinden im Postfach
• Notizen liest nicht jeder
• Wer im Urlaub oder krank ist, verpasst den Hinweis.

Die Checkliste ist anders: Sie klebt am Dokument. Und sie ist verbindlich. Wenn ein Punkt offen ist, bleibt das Dokument stehen. Erst wenn alles abgehakt ist, geht es weiter in die nächste Freigabestufe. Das bringt Ruhe rein – und spart Nachfragen.

Praxisbeispiele: So nutzen Unternehmen Checklisten

Hier ein paar Beispiele aus der Praxis:

1. Handwerksbetrieb: Lieferschein vor Rechnungsfreigabe prüfen

Problem: Oft wird die Rechnung bezahlt, bevor jemand geprüft hat, ob die Ware vollständig geliefert wurde.

Lösung: Checklistenpunkt „Lieferschein geprüft“ – die Rechnung bleibt stehen, bis das Material wirklich da ist.

2. Beratungsunternehmen: Bewirtungsbelege bei Restaurantrechnungen

Problem: Bei Geschäftsessen fehlt häufig der Nachweis, wer teilgenommen hat.

Lösung: „Bewirtungsbeleg anhängen“ steht auf der Checkliste – ohne geht nichts weiter.

3. Mittelständisches Unternehmen: Rechnungen korrekt nach Kostenstellen aufteilen

Problem: Eine Rechnung gehört zu mehreren Abteilungen, aber die Aufteilung wird vergessen.

Lösung: „Kostenstellen zuordnen“ als Checklistenpunkt sorgt dafür, dass die Buchhaltung alle nötigen Informationen bekommt.

4. Social Media Agentur: Weiterbelastung der Werbekosten an Kunden nicht vergessen

Problem: Kosten werden für Kunden vorgestreckt, aber die Weiterverrechnung vergessen.

Lösung: „An Kunde weiterbelasten“ auf der Checkliste – so geht kein Geld verloren.

5. Fortbildung und Spesen prüfen

Problem: Doppelte Abrechnung, obwohl bei der Schulung Verpflegung inbegriffen war.

Lösung: Punkt auf der Checliste „Enthält die Schulung auch Mittagessen? Dann darf das bei der Reisekostenabrechnung nicht doppelt abgerechnet werden. Ein kurzer Eintrag – und niemand vergisst es.

Was bringt das konkret?

Für den Alltag:

• Klarheit: Alle sehen, was noch zu tun ist.
• Verbindlichkeit: Ohne Haken keine Freigabe.
• Zeitersparnis: Weniger Nachfragen, weniger Rückläufer.
• Vertretbarkeit: Aufgaben hängen nicht an Personen, sondern an Stufen. Wer vertritt, übernimmt auch die offenen Punkte.

Für die Zahlen:

• Skonto-Fristen werden nicht verpasst, weil alle Prüfungen zügig abgearbeitet werden
• Weniger Rückfragen von Kollegen
• Vollständige Unterlagen bei Prüfungen

Warum direkt im System besser ist als die Arbeit mit externen Listen

Viele Firmen arbeiten mit externen To-Do-Listen oder schreiben sich Mails. Das kostet Zeit – und ist fehleranfällig. Die Flowwer-Checkliste ist direkt im Freigabeprozess. Man muss nicht zwischen Programmen wechseln. Alle Aufgaben sind da, wo sie hingehören: am Dokument.

Fazit: Ein kleines Feature mit großer Wirkung

Die Checkliste ist keine komplizierte Zusatzfunktion. Sie ist einfach da, wo Sie sie benötigen. Genau deshalb funktioniert sie so gut – ohne Schulungsaufwand, ohne Extra-Kosten, ohne Umwege und im Preis inbegriffen.

Moderne Rechnungsmanagement-Software wie FLOWWER hat solche durchdachten Details bereits eingebaut. Weil die Entwickler verstehen: Es sind oft die kleinen Dinge, die den Unterschied machen zwischen „funktioniert irgendwie“ und „läuft wie am Schnürchen“.

Und zugegeben: Unsere Kunden wünschten sich so eine Funktion, weil die Notizfunktion oft nicht von Mitarbeitenden berücksichtigt wurde. Und jetzt geht das Dokument erst nach Abarbeitung der offenen Punkte in die nächste Freigabestufe. Zudem ist transparent nachvollziehbar, wer den Haken gesetzt hat.

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Flowwer bietet ein faires Preismodell mit monatlicher Kündigung. Keine Schulung nötig, keine versteckten Kosten. Und eine Checkliste, die Ihnen den Alltag leichter macht.