Was ist eine XRechnung? – Definition, Funktion & Erstellung

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen ihre Rechnungen digital verschicken – zumindest in den meisten Fällen. Das bedeutet: Schluss mit Papierrechnungen, die per Post verschickt werden. Stattdessen kommen elektronische Formate zum Einsatz, die direkt vom Computer verarbeitet werden können.

Die XRechnung ist ein solcher Standard. Wir erklären Ihnen, was eine XRechnung ist und ob Sie sich damit beschäftigen müssen.

Was ist eine X-Rechnung?

Eine XRechnung ist eine normale Rechnung im XML-Format. XML ist ein Datenformat, das Computer besonders gut lesen können – ähnlich wie eine strukturierte Excel-Tabelle.

Deutsche Behörden haben das Format 2017 eingeführt, um Rechnungen automatisch verarbeiten zu können. Statt dass jemand die Rechnung abtippen muss, liest der Computer alle Daten direkt aus.

Compliance-relevante Fakten: Wer an öffentliche Auftraggeber verkauft, muss seit 2017 XRechnungen verwenden. Seit 2025 wird das Format auch zwischen Unternehmen wichtiger.

Der Geschäftsvorteil: Alle Daten stehen an der richtigen Stelle und können automatisch weiterverarbeitet werden. Das reduziert Bearbeitungszeit und Fehlerquote in der Kreditorenbuchhaltung.

Funktion und Vorteile der XRechnung

Die XRechnung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile durch ein standardisiertes Format für die elektronische Rechnungsstellung.

Automatisierte Verarbeitung

Eine XRechnung kommt als XML-Datei bei Ihnen an. Ihr Rechnungssystem kann diese direkt einlesen – ohne dass jemand Zahlen abtippen muss. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

ROI-relevante Vorteile:

• Kostenersparnis: Bis zu 70% weniger Kosten pro Rechnung durch Wegfall von Druck/Versand
• Zeitersparnis: Keine manuelle Eingabe, schnellere Freigabeprozesse
• Cashflow: Pünktlichere Zahlungen, Skonto-Vorteile häufiger genutzt
• Compliance: Gesetzliche Anforderungen automatisch erfüllt

Rechtliche Fakten

Die XRechnung ist der in Deutschland maßgebliche Standard für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Die wichtigsten Fakten: Öffentliche Stellen müssen seit 2020 elektronische Rechnungen annehmen. Seit 2025 gilt das auch zwischen Unternehmen – mit einigen Übergangsregelungen.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Allerdings gibt es Übergangsregeln bis Ende 2026: In dieser Zeit können weiterhin Papierrechnungen oder nicht-konforme digitale Formate genutzt werden, wenn der Empfänger zustimmt.

Was in eine XRechnung gehört:

• Steuer-ID des Absenders
• Empfänger-Informationen
• Rechnungsbetrag
• Lieferdatum
• Bei Behörden: Die sogenannte Leitweg-ID

Compliance-Anforderungen:

• XML-Format nach deutschen Standards
• 21 nationale Geschäftsregeln einhalten
• DSGVO-konforme Verarbeitung
• Bei Behörden: Korrekte Leitweg-ID verwenden

Bei der Integration der XRechnung müssen strenge Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt werden, insbesondere die DSGVO.

Kostenersparnis und Fehlerreduktion

Die Nutzung der XRechnung bietet Unternehmen erhebliche Einsparpotenziale. Durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten können die Kosten pro Rechnung um bis zu 70% gesenkt werden. Darüber hinaus ermöglicht die XRechnung eine effizientere Rechnungsverarbeitung.

Strukturierte Datenfelder

Eine XRechnung erfordert bestimmte Informationen. Diese müssen einer definierten Struktur folgen. Diese Struktur umfasst 21 nationale Geschäftsregeln, die sicherstellen, dass alle erforderlichen Daten korrekt erfasst und verarbeitet werden.

Der XRechnung-Standard verwendet ein XML-Format, das die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten im Rechnungsformat ermöglicht. Im Gegensatz zu herkömmlichen Formaten wie der PDF-Datei ermöglicht das XML-Format eine direkte maschinenlesbare Verarbeitung ohne OCR-Technologie. Dadurch werden manuelle Eingriffe reduziert und Fehlerquellen minimiert. Das xRechnungs-Format ermöglicht eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung.

Viele Online-Portale bieten Vorlagen für die einfache Eingabe von XRechnungs-Daten an. Diese Vorlagen helfen dabei, alle erforderlichen Informationen zu erfassen und sicherzustellen, dass die XRechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Leitweg-ID und ihre Bedeutung

Die Leitweg-ID ist ein wesentliches Element der XRechnung und dient der eindeutigen Identifikation öffentlicher Auftraggeber.

Für die Zustellung elektronischer Rechnungen an öffentliche Stellen in Deutschland ist die Leitweg-ID verpflichtend. Sie sorgt dafür, dass Rechnungen direkt an die zuständige Stelle weitergeleitet werden, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt und die Zuordnung erleichtert.

X-Rechnung vs. ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede

Zwei Formate, zwei Anwendungsbereiche:

• XRechnung: Reines XML-Format – nur für Computer lesbar. Pflicht bei Behörden seit 2017, wird ab 2027 auch im B2B-Bereich Standard.
• ZUGFeRD: Hybridformat – normale PDF für Menschen + XML-Daten für Computer. Aktuell vor allem im B2B-Bereich verwendet.

Praktische Entscheidungshilfe

Wählen Sie XRechnung, wenn:

• Sie an öffentliche Auftraggeber verkaufen (ohnehin Pflicht)
• Sie maximale Automatisierung wollen
• Ihre ERP-Software XRechnung unterstützt

Wählen Sie ZUGFeRD, wenn:

• Sie hauptsächlich B2B-Geschäfte machen
• Ihre Kunden die Rechnungen auch visuell prüfen müssen
• Sie eine Übergangslösung brauchen

Unser Tipp: Viele Unternehmen werden mittelfristig beide Formate brauchen – ZUGFeRD für bestehende Kunden, XRechnung für neue Anforderungen und Behörden.

Erstellung und Versand von XRechnungen

Die Erstellung und der Versand von XRechnungen müssen den technischen IT-Standards der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entsprechen, um eine reibungslose Interoperabilität zu gewährleisten.

Zwei Wege zur XRechnung

Manuell über Online-Portale (für wenige Rechnungen)

Wenn Sie nur gelegentlich XRechnungen erstellen müssen, nutzen Sie Online-Portale. Dort geben Sie Ihre Rechnungsdaten in Formulare ein und bekommen eine fertige XRechnung.

Wichtigste Portale:

• ZRE (Zentrales Rechnungseingangsportal des Bundes)
• OZG-RE

Automatisch aus dem ERP-System (für regelmäßige Rechnungen)

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, sollte Ihr ERP-System XRechnungen automatisch erstellen können. Die meisten modernen Systeme unterstützen das bereits oder bieten entsprechende Module.

Business-Vorteile:

• Keine doppelte Dateneingabe
• Weniger Fehler durch Automatisierung
• Skalierbar bei steigendem Volumen
• Integration in bestehende Prozesse

Versand-Optionen

An Behörden:

• ZRE-Portal (sicherster Weg, Empfangsbestätigung)
• Per E-Mail (wenn vom Empfänger akzeptiert)

An Unternehmen:

• Per E-Mail (häufigster Weg)
• EDI/Webservices (für automatisierten Austausch)
• Unternehmensportale (je nach Kunde)

Unser Tipp: Fangen Sie klein an – testen Sie zunächst mit einem Online-Portal. Bei regelmäßigem Bedarf investieren Sie in die ERP-Integration.

Herausforderungen bei der Einführung der XRechnung

Die häufigsten Probleme in der Praxis

IT-Integration (das größte Hindernis)

Das größte Problem: Ihr ERP-System kann plötzlich keine XRechnungen erstellen oder verarbeiten. Oder es erstellt welche, die bei der Validierung durchfallen. Dazu kommt: XRechnungen sind reine XML-Dateien – für Menschen schlecht lesbar.

Prozess-Umstellung (Mitarbeiter mitnehmen)

Ihre Buchhaltung muss umlernen. Statt PDFs zu prüfen, kommen jetzt XML-Dateien an. Das bedeutet: Schulungen, neue Software-Features verstehen, andere Freigabeprozesse.

Kosten (oft unterschätzt)

• ERP-Module oder -Updates
• Software-Anpassungen
• Mitarbeiter-Schulungen
• Testphasen und Fehlerbehebung
• Oft: Externe Beratung

Datenschutz-Compliance

XRechnungen enthalten dieselben sensiblen Daten wie normale Rechnungen – nur in einem neuen Format. Ihre IT-Sicherheitsrichtlinien müssen angepasst werden.

Realistische Einschätzung

Die Wahrheit: Die Einführung ist aufwendiger als gedacht, aber machbar. Planen Sie 3-6 Monate für die Umstellung ein. Der Aufwand lohnt sich langfristig – aber unterschätzen Sie ihn nicht.

XRechnungen mit Flowwer verarbeiten

XRechnungen sind XML-Dateien – für Menschen schwer lesbar. Flowwer macht daraus eine normale Rechnung, die Sie prüfen können. Die wichtigen Daten werden automatisch extrahiert und in Ihre Freigabeprozesse eingespeist.

Was Flowwer dabei macht:

• XML-Daten in lesbare Form umwandeln
• Automatische Datenextraktion (Betrag, Lieferant, etc.)
• Integration in Ihre bestehenden Freigabeprozesse
• Weiterleitung an Steuerberater oder Buchhaltung

Das funktioniert genauso wie bei normalen PDF-Rechnungen – nur dass die Daten bereits strukturiert vorliegen und nicht erst erkannt werden müssen.

Konkrete Vorteile:

• Zeitersparnis: Keine OCR-Erkennung nötig – Daten stehen sofort zur Verfügung
• Weniger Fehler: Strukturierte Daten bedeuten präzisere Erfassung als bei PDF-Rechnungen
• Gleiche Prozesse: Ihre Teams arbeiten wie gewohnt – nur mit besseren Daten
• Nahtlose Integration: Kompatibel mit Ihren bestehenden Systemen (DATEV, Addison, etc.)

Fazit

XRechnungen sparen Zeit, reduzieren Fehler und sind seit 2025 in vielen Fällen Pflicht. Das XML-Format lässt sich automatisch verarbeiten – keine Tipparbeit mehr nötig.

Wer noch nicht umgestellt hat, sollte das zeitnah angehen. Die Übergangsregelungen laufen Ende 2026 aus.

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