18 Funktionen: So beschleunigt Flowwer Ihre Rechnungsprüfung

Manuelle Rechnungsprüfung dauert im Schnitt 9-12 Tage vom Eingang bis zur Verbuchung. Mit digitalen Workflows reduzieren Sie das auf 3-4 Tage – eine Zeitersparnis von bis zu 80%.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 18 Flowwer-Funktionen, die Ihre Rechnungsprüfung beschleunigen. Von automatischen Workflows über mobile Freigabe bis zur direkten Buchhaltungs-Anbindung.

1. Digitale Workflows statt Papierlauf

Flowwer ist dokumentenbasiert. Rechnungen werden direkt ins System importiert, dort verwaltet und freigegeben – ohne physischen Transport durchs Büro.

Sie können individuelle Workflows mit bis zu 5 Freigabestufen anlegen. Beispiel: Sachbearbeiter prüft die Rechnung, Abteilungsleiter gibt frei, bei Beträgen über 5.000€ muss zusätzlich die Geschäftsführung freigeben, dann geht es zur Buchhaltung.

Sobald eine Rechnung eingeht, erhalten alle Beteiligten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Die digitale Weiterreichung an die nächste Stufe dauert Sekunden statt Tage.

Das reduziert nicht nur die Durchlaufzeit, sondern auch den Papierverbrauch – ein Nebeneffekt, der den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens senkt.

Artikeltipp: Digitale Rechnungsworkflows sind die Zukunft – so können Sie Ihr Unternehmen effizienter gestalten.

2. Rechnungsimport über verschiedene Wege

Sie entscheiden, wie Rechnungen in Flowwer landen:

• Drag-and-drop aus allen gängigen Browsern
• E-Mail an eine dedizierte Adresse
• Scanner mit FTP-Upload (ab 250 €)
• Scanner-App vom Smartphone
• Office 365 mit Power Automate
• Flowwer-App
• API für automatisierte Uploads
• Invoicefetcher lädt Rechnungen automatisch von Lieferantenportalen

Alle Wege funktionieren parallel. Ihr Techniker fotografiert die Baustellen-Rechnung mit dem Smartphone, die Buchhaltung scannt eingehende Post, externe Lieferanten senden per E-Mail – alles landet zentral in Flowwer.

Falls Sie eine spezielle Schnittstelle benötigen, kann unser Team diese programmieren.

3. Mobile Freigabe von überall

Ihre Geschäftsführung sitzt beim Kunden, eine dringende Rechnung wartet auf Freigabe. Mit der Flowwer-App dauert das 30 Sekunden – direkt vom Smartphone.

Typische Szenarien:

• Geschäftsführer auf Dienstreise gibt Rechnungen im Zug frei
• Abteilungsleiter im Urlaub genehmigt dringende Belege vom Strand
• Bauleiter auf der Baustelle prüft Lieferschein-Rechnung vor Ort
  

Besonders wichtig bei Skonto-Fristen: Statt zu warten bis jemand im Büro ist, geben Sie sofort frei und nutzen 2-3 % Skonto. Bei einer 10.000 €-Rechnung sind das 200-300 € gespart.

Die App bietet die volle Funktionalität: Rechnung ansehen, Notizen hinzufügen, Kostenstelle zuordnen, freigeben oder ablehnen.

4. Automatische Texterkennung und Lieferantenzuordnung

Die OCR-Texterkennung liest automatisch aus:

• Rechnungsbetrag
• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Fälligkeitsdatum
• Bankverbindung

Zusätzlich können Sie für häufige Lieferanten feste Workflows hinterlegen. Kommt eine Rechnung von Telekom, landet sie automatisch im Workflow „IT-Ausgaben“ beim IT-Leiter. Büromaterial-Rechnungen gehen direkt zur Verwaltung.

Das erspart manuelle Zuordnung und verhindert Tippfehler. Sie prüfen nach dem Import kurz die automatisch erfassten Daten, ergänzen bei Bedarf Notizen und geben zur nächsten Stufe frei.

5. Pflichtfelder und Checklisten je Freigabestufe

Sie wollen sicherstellen, dass bestimmte Punkte geprüft werden? Definieren Sie Pflichtfelder pro Freigabestufe.

Beispiel dreistufiger Prozess:

• Stufe 1 (Sachbearbeiter): Pflichtfeld „Bestellung vorhanden?“ und „Betrag stimmt überein?“
• Stufe 2 (Abteilungsleiter): Pflichtfeld „Budget verfügbar?“ und „Kostenstelle korrekt?“
• Stufe 3 (Geschäftsführung, nur ab 5.000€): Pflichtfeld „Strategisch sinnvoll?“

Solange die Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind, kann die Rechnung nicht freigegeben werden. Das stellt sicher, dass nichts vergessen wird.

Für Sonderfälle können Sie individuelle Checklisten pro Dokument erstellen. Beispiel: Bei Investitionsgütern muss zusätzlich geprüft werden, ob die Abschreibungsdauer im Vertrag steht.

Alle Prüfschritte werden protokolliert – für Audits oder Wirtschaftsprüfungen jederzeit nachvollziehbar.

Artikeltipp: Rechnungsprüfung in der Praxis – auf diese Dinge kommt es an

6. Flexible Workflows für jede Anforderung

Flowws (Kunstwort aus „Flow“ und „Workflow“) sind das Herzstück von Flowwer. Mit dem Floww-Editor erstellen Sie einfach Ihre Freigabeprozesse.

Mögliche Regeln:

• Bis 500€: Eine Freigabe reicht
• 500-5.000€: Zwei Freigaben (Sachbearbeiter + Abteilungsleiter)
• Ab 5.000€: Drei Freigaben (+ Geschäftsführung)
• Vier-Augen-Prinzip: Niemand darf dieselbe Rechnung in zwei Stufen freigeben
• Nominierung: In Stufe 2 können wahlweise Abteilungsleiter A, B oder C freigeben
• Parallele Freigabe: Mehrere Personen geben gleichzeitig frei (bei Konsensentscheidungen)

Sie können unbegrenzt viele Workflows anlegen – für verschiedene Abteilungen, Rechnungstypen oder Lieferanten. Jeder Workflow kann bis zu 5 Freigabestufen haben.

Das System stellt automatisch sicher, dass alle Regeln eingehalten werden. Das Vier-Augen-Prinzip wird technisch abgesichert – selbst wenn jemand als Vertreter einspringt, kann er nicht zweimal freigeben.

Tipp: Konkrete Workflow-Beispiele finden Sie hier: 4 Workflow-Beispiele, die Sie sofort mit Flowwer digital umsetzen können.

7. Automatische Vertretungsregeln

Ihr Kollege ist krank oder im Urlaub. Bei Papierrechnungen bedeutet das: Nachfragen, wo die Belege liegen, mühsames Einarbeiten, verzögerte Freigaben.

In Flowwer hinterlegen Sie einmalig Vertretungsregeln. Fällt jemand aus, greifen diese automatisch für alle Prozesse. Der Vertreter sieht:

• Alle offenen Rechnungen
• Notizen der Vorgänger
• Pflichtfelder und Checklisten
• Bisherige Freigaben

Dabei gilt: Wer bereits in Stufe 1 freigegeben hat, kann nicht als Vertreter in Stufe 2 freigeben. Das Vier-Augen-Prinzip bleibt gewahrt.

Die Vertretung aktivieren Sie mit einem Klick – sofort wirksam für alle Workflows. Nach Rückkehr deaktivieren Sie sie wieder.

8. Weniger Rückfragen durch digitale Dokumentation

Bei Papierrechnungen kennen Sie das: Haftnotizen gehen verloren, handschriftliche Anmerkungen sind unleserlich, Rückfragen kosten Zeit.

In Flowwer haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Notizfunktion: Kurze Anmerkungen direkt an der Rechnung („Rabatt wurde bereits verrechnet“, „Bestellung liegt vor“)
• PDF-Editor: Markierungen direkt im Dokument („Dieser Posten unklar“, „Betrag prüfen“)

Der nächste Freigeber sieht sofort alle Informationen. Fragen wie „Warum wurde das bestellt?“ oder „Ist die Kostenstelle richtig?“ entfallen.

Besonders hilfreich bei komplexen Rechnungen: Der Sachbearbeiter markiert auffällige Positionen und notiert „Preiserhöhung gegenüber letztem Jahr – bereits mit Lieferant geklärt“. Der Abteilungsleiter weiß Bescheid und gibt direkt frei.

9. Volltextsuche findet jede Rechnung in Sekunden

Sie prüfen eine Wartungsrechnung und fragen sich: „Was haben wir letztes Jahr dafür bezahlt?“ Mit der Volltextsuche finden Sie in Sekunden alle relevanten Dokumente.

Suchbeispiele:

• „Wartung“ → Alle Wartungsrechnungen der letzten Jahre
• Bestellnummer „BE-2024-1234“ → Bestellung, Lieferschein und Rechnung
• „Telekom“ → Alle Rechnungen dieses Lieferanten
• „Projekt Alpha“ → Alle projektbezogenen Belege

Die OCR erfasst den kompletten Text jeder Rechnung – auch in Anhängen. Sie können nach Artikelnummern, Projektnamen oder beliebigen Begriffen suchen.

Zusätzlich filtern Sie nach:

• Lieferant
• Zeitraum
• Kostenstelle
• Freigabestatus (offen, freigegeben, abgelehnt)
• Betragsgrenzen

Flowwer funktioniert wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Sie können alle auftragsbezogenen Dokumente verknüpfen: Angebot, Bestellung, Lieferschein, Rechnung. Ein Klick zeigt alle zusammengehörigen Belege.

10. Fokus auf wichtige Funktionen

Viele Software-Anbieter packen ständig neue Features rein. Das Ergebnis: Komplizierte Menüs, die niemand versteht, und Funktionen, die kaum einer nutzt.

Wir gehen anders vor. Unser Entwicklerteam setzt Kundenwünsche schnell um – aber nur solche, die wirklich Sinn machen. Wenn 80 % unserer Kunden eine Funktion nicht nutzen würden, bauen wir sie nicht ein.

Das merken Sie bei der ersten Nutzung: Nach kurzer Einarbeitung können Sie sofort arbeiten. Auch Kollegen, die nur gelegentlich Rechnungen freigeben, finden sich ohne Schulung zurecht.

Zusätzlich können Sie pro Mitarbeiter festlegen, welche Funktionen er sieht. Jemand der nur freigibt, braucht keine Workflow-Konfiguration oder Reports. Das macht das Dashboard übersichtlicher.

Beispiel: Die Stadtverwaltung Bad Vilbel hat Flowwer so eingerichtet, dass Sachbearbeiter nur ihre Freigabe-Ansicht sehen. Mehr dazu hier: Stadtverwaltung Bad Vilbel.

11. Quickadd-Funktion für neue Lieferanten

Eine Rechnung von einem neuen Lieferanten kommt rein. Bei anderen Tools bedeutet das: Rechnungsprüfung unterbrechen, zur Lieferantenverwaltung wechseln, Daten eingeben, zurück zur Rechnung.

In Flowwer klicken Sie auf „Quickadd“ und geben die wichtigsten Daten direkt ein – ohne die Rechnungsprüfung zu verlassen. Name, Adresse, Bankverbindung werden automatisch aus der OCR übernommen, Sie prüfen kurz und fertig.

Der neue Lieferant ist sofort im System und Sie können die Freigabe fortsetzen.

12. Warnhinweise bei Fehlern und Fristen

Flowwer erkennt typische Probleme automatisch:

• Doppelte Rechnungen: Sie laden eine Rechnung hoch, die bereits im System ist? Warnung: „Rechnung mit gleicher Nummer vom gleichen Lieferanten bereits vorhanden.“
• Ablaufende Skontofristen: Rechnung mit 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb 10 Tagen? Warnung: „Skontofrist endet in 3 Tagen – noch 2 Freigaben offen.“
• Überfällige Zahlungsfristen: Zahlungsziel in 5 Tagen, aber 3 Freigabestufen fehlen noch? Warnung: „Zahlungsfrist gefährdet.“
• Unvollständige Pflichtfelder: Sie versuchen freizugeben ohne Kostenstelle? Warnung: „Pflichtfeld ‚Kostenstelle‘ muss ausgefüllt werden.“

Die Warnungen erscheinen direkt im System und per E-Mail. So reagieren Sie rechtzeitig statt erst beim Mahnschreiben zu bemerken, dass eine Zahlung überfällig ist.

13. Automatische Aufgabenlisten und Erinnerungen

In Flowwer sehen Sie auf einen Blick:

• Welche Rechnungen auf Ihre Freigabe warten
• Welche Belege Sie selbst hochgeladen haben
• Welche Rechnungen überfällig sind
• Welche Skontofristen bald ablaufen

Die Aufgabenliste zeigt Priorität und Status. Rechnungen mit ablaufender Skontofrist werden rot markiert, überfällige Freigaben orange.

Nutzen Sie Flowwer unregelmäßig? Das System schickt wöchentlich eine Erinnerungsmail mit allen offenen Aufgaben. Sie verpassen nichts mehr.

Für Führungskräfte können Sie zusätzlich einen Freigabemonitor einrichten: Welche Mitarbeiter haben überfällige Freigaben? Wo stockt der Prozess? Ein Klick zeigt alle Engpässe.

14. XRechnungen automatisch visualisieren

XRechnungen bestehen aus XML-Daten ohne lesbares Belegbild. Für Menschen schwer zu prüfen.

Flowwer löst das: Die Software erzeugt automatisch eine lesbare PDF-Darstellung aus der XML-Datei. Sie sehen:

• Lieferant und Empfänger übersichtlich dargestellt
• Alle Rechnungspositionen in Tabellenform
• Gesamtbetrag, Steuern, Zahlungsbedingungen
• Zahlungsinformationen (IBAN, Verwendungszweck)

Die XML-Daten bleiben im Hintergrund erhalten und können nach der Freigabe an Ihre Buchhaltung übertragen werden. Ihre Freigeber arbeiten aber mit einer normalen, lesbaren Rechnung.

Das funktioniert auch mit ZUGFeRD-Rechnungen (PDF mit eingebetteter XML). Flowwer erkennt das Format automatisch und extrahiert beide Teile.

15. Cloud-Zugriff ohne VPN oder USB-Sticks

Ihr Kollege arbeitet im Homeoffice und braucht Zugang zu einer Rechnung? Ein Login reicht – keine komplizierten VPN-Verbindungen, keine USB-Sticks die zwischen Büros hin- und hergeschickt werden.

Typische Szenarien:

• Buchhaltung arbeitet teilweise remote, hat aber sofort Zugriff auf alle freigegebenen Belege
• Geschäftsführung genehmigt Rechnungen vom Tablet beim Kunden
• Externe Steuerberater erhalten direkten (begrenzten) Zugriff auf freigegebene Belege

Alle arbeiten auf dem gleichen Datenstand. Ändert jemand etwas, sehen es alle anderen sofort. Keine E-Mail-Ketten mit verschiedenen Versionen, keine Frage „Welche ist jetzt die aktuelle Rechnung?“

Die Zugriffe werden protokolliert: Wer hat wann welches Dokument angesehen oder bearbeitet? Bei Audits oder Nachfragen ist alles nachvollziehbar.

Artikeltipp: Rechnungsverwaltung Remote: Warum eine digitale Lösung unerlässlich ist

16. Deutsche Server ohne US-Cloud-Dienste

Viele Rechnungstools nutzen amerikanische Cloud-Dienste (AWS, Google Cloud, Microsoft Azure). Problem: Der US CLOUD Act erlaubt US-Behörden Zugriff auf diese Daten – auch wenn die Server in Deutschland stehen.

Bei Flowwer passiert das nicht:

• Alle Daten liegen bei IP-Projects in Frankfurt und Eschborn
• Keine US-Hyperscaler, keine Übertragung ins Ausland
• ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren
• SSL-Verschlüsselung für alle Übertragungen
• Deutsche Datenschutzgesetze greifen uneingeschränkt

Jeder Kunde hat eine eigene Datenbank – keine Shared-Storage-Umgebung. Ihre Daten sind physisch von anderen Kunden getrennt.

Besonders wichtig für:

• Öffentliche Auftraggeber mit Datenschutz-Vorgaben
• Unternehmen mit sensiblen Finanzdaten
• Organisationen, die digitale Souveränität ernst nehmen

Mehr Details: Datenschutz: Sind ihre Daten beim automatisierten Rechnungsmanagement durch SaaS-Anbieter geschützt?

17. Vollständige Transparenz über alle Rechnungen

Mit Flowwer sehen Sie jederzeit:

• Wo befindet sich welche Rechnung? (Stufe 1, 2, 3 oder freigegeben)
• Wer hat bereits freigegeben? (mit Zeitstempel)
• Wer muss noch freigeben?
• Welche Notizen wurden hinzugefügt?
• Welche Pflichtfelder wurden ausgefüllt?

Das beseitigt nervige Nachfragen: „Wo ist die Telekom-Rechnung?“ – Ein Blick ins System zeigt: Liegt seit 2 Tagen beim Abteilungsleiter, der im Urlaub ist. Vertretung wurde aktiviert, Freigabe erfolgt morgen.

Die Transparenz verhindert auch, dass Rechnungen vergessen werden. Das System meldet sich automatisch, wenn etwas zu lange liegt.

18. Automatischer Export zur Buchhaltung

Rechnung ist freigegeben? Flowwer überträgt sie automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware oder Steuerberater.

Verfügbare Schnittstellen:

• DATEV Unternehmen Online
• Lexware Office
• Addison OneClick
• Agenda
• BuchhaltungsButler
• invoicefetcher
• Wiking
• CSV-Export für andere Programme
• API für individuelle Anbindungen

Die Übertragung enthält:

• PDF der Rechnung
• Alle OCR-Daten (Betrag, Datum, Lieferant)
• Kostenstelle und Sachkonto
• Freigabeinformationen (wer, wann)
• Zahlungsbedingungen

Ihr Steuerberater erhält strukturierte, vollständige Daten statt kopierter PDFs per E-Mail. Die Buchhaltung kann direkt verbuchen ohne nochmal alles abzutippen.

Fazit: Digitale Rechnungsprüfung spart Zeit und Geld

Die 18 Funktionen zeigen: Digitale Rechnungsverarbeitung ist mehr als „PDF statt Papier“. Es geht um automatisierte Workflows, intelligente Regeln und nahtlose Integration.

Die wichtigsten Vorteile:

• Bearbeitungszeit sinkt von 9-12 Tagen auf 3-4 Tage (bis zu 80 % Zeitersparnis)
• Vertretungsregeln verhindern Verzögerungen bei Urlaub oder Krankheit
• Vier-Augen-Prinzip wird technisch abgesichert
• Mobile Freigabe ermöglicht Arbeiten von überall
• Automatische Schnittstellen zur Buchhaltung sparen Tipparbeit
• Volltextsuche findet jede Rechnung in Sekunden
• Deutsche Server ohne US-Cloud-Abhängigkeit

Flowwer entwickeln wir „aus der Praxis für die Praxis“ – ohne überflüssige Features, aber mit allen Funktionen, die Sie wirklich brauchen.

FAQ: Rechnungsprüfung mit Flowwer beschleunigen