Wie Sie Ihre Rechnungsprüfung beschleunigen

Haben Sie es satt, dass sich Ihre manuelle Rechnungsprüfung in die Länge zieht, sich Fehler einschleichen, Intransparenz bezüglich des Freigabestatus herrscht sowie Zahlungsfristen und Skonto-Möglichkeiten verstreichen?

Das muss nicht sein! Mit Flowwer setzen Sie auf einen individuellen – auf Ihr Unternehmen angepassten – digitalen Rechnungsprüflauf. Statt der mühsamen manuellen Prüfung bringen Sie mit digitalen Abläufen spürbar mehr Transparenz, Effizienz und Geschwindigkeit in Ihre Rechnungsprüfung.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 18 Flowwer-Funktionen, die Ihre Mitarbeitenden sofort entlasten und die Rechnungsprüfung beschleunigen. Durch automatisierte Prozesse ermöglicht Flowwer eine Zeitersparnis von bis zu 80 Prozent im Vergleich zu manuellen Methoden.

1. Beschleunigung der Rechnungsfreigabe durch Digitalisierung

Flowwer ist eine dokumentenbasierte Rechnungsprüfungssoftware. Das klingt auf den ersten Blick vielleicht nichtssagend, aber grundsätzlich sind Rechnungen Dokumente. Wenn Sie Flowwer einsetzen, werden Rechnungen künftig direkt ins System importiert, von dort verwaltet und freigegeben.

Sie können individuelle Workflows mit bis zu 5 Freigabestufen in Flowwer abbilden.

Damit keine Eingangsrechnung in der Hektik des Alltags untergeht, erhalten Sie automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald eine neue Rechnung eingeht. Die Transparenz und das schnelle digitale Weiterreichen von Rechnungen an die nächste Freigabestufe reduziert Ihre Rechnungsdurchlaufzeit signifikant und beschleunigt die Prüfung spürbar.

Damit unterstützt Flowwer Sie darin, die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranzubringen. Zudem trägt die digitale Rechnungsfreigabe zum papierlosen, nachhaltigen Büro bei und reduziert den CO₂-Fußabdruck.

2. Rechnungsimport auf Knopfdruck durch vielfältige Importmöglichkeiten

Sie entscheiden, wie Sie Ihre Eingangsrechnungen in Flowwer importieren. Sie können Ihre Dokumente und Rechnungen per Drag-and-drop aus allen gängigen Browsern hochladen, per E-Mail senden, einen Scanner oder eine Scanner-App nutzen, auf Office 365 mit Power Automate setzen, unterwegs zu unserer Flowwer-App greifen, individuell per API sowie aus Online-Portalen wie Invoicefetcher importieren.

Egal, welche Wege Sie in Ihrem Unternehmen bevorzugen, alle Belege gelangen zuverlässig und vollständig ins System. Falls Ihnen eine Schnittstelle fehlt, kann unser Team auch individuell Schnittstellen programmieren.

3. Rechnungsprüfung beschleunigen durch mobilen Zugriff

Mit Flowwer können Sie Ihre Rechnungsfreigabe jederzeit und überall mobil durchführen. Ob im Zug auf Dienstreise, beim Warten auf den Flug oder abends zu Hause auf der Couch – Sie können Rechnungen prüfen und freigeben, wann es Ihnen passt.

Das funktioniert besonders gut bei zeitkritischen Rechnungen mit Skonto-Fristen. Statt zu warten, bis Sie wieder im Büro sind, geben Sie die Rechnung direkt frei und sparen bares Geld. Auch wenn ein Kollege im Urlaub ist und eine dringende Rechnung zur Freigabe ansteht, kann er diese schnell vom Smartphone aus bearbeiten.

Durch den mobilen Zugriff vermeiden Sie Verzögerungen und halten Ihre Rechnungsprozesse auch dann am Laufen, wenn nicht alle im Büro sind.

4. Beschleunigung der Rechnungsprüfung durch automatischen Abgleich

Durch unsere automatische Texterkennung werden alle für die Rechnungsverarbeitung relevanten Informationen und Daten der Rechnung erfasst und ins System übernommen. Dazu gehören unter anderem der Rechnungsbetrag und der Lieferant.

Zusätzlich können Sie für häufige Lieferanten spezielle Workflows anlegen. Kommt eine Rechnung von diesem Lieferanten herein, erkennt das System den Absender automatisch und weist die Rechnung direkt dem passenden Freigabeprozess zu. So landen IT-Rechnungen automatisch beim IT-Verantwortlichen und Büromaterial-Rechnungen bei der Verwaltung.

Durch das maschinelle Auslesen reduziert sich die Zeit für die Erfassung aller Rechnungsdaten. Zudem gehören manuelle Tippfehler der Vergangenheit an. Sie prüfen lediglich nach dem Import kurz alle Eingaben auf Richtigkeit und ergänzen notwendige Anmerkungen, die die Rechnungsprüfung für Ihre Kollegen erleichtern.

5. Beschleunigung durch individuelle Felder für Pflichtangaben und Checklisten

Sie wollen sichergehen, dass jeder, der am Freigabeprozess beteiligt ist, alle Pflichtangaben und unternehmensinternen Vorgaben auf einer Rechnung prüft? Definieren Sie Pflichtfelder in Flowwer. So stellen Sie bei jedem Schritt der Rechnungsfreigabe sicher, dass vorgegebene Standards bekannt sind und eingehalten werden.

Sie müssen keine Rechnungen mehr zurückschicken und eine zweite Bearbeitung veranlassen. Das reduziert den Zeitaufwand spürbar.

Kunden berichten uns, dass es manchmal Besonderheiten bei der Prüfung eines bestimmten Dokuments gibt. Daher können Sie bei Bedarf eine zusätzliche individuelle Checkliste für ein Dokument erstellen. In diesem Fall müssen die Punkte abgehakt werden, bevor eine Rechnung oder ein anderes Dokument für die nächste Stufe freigegeben werden kann. So vergisst niemand mehr, zum Beispiel den Rechnungsbetrag mit der Bestellung abzugleichen. Das Abhaken wird protokolliert und sorgt für Transparenz.

6. Benutzerfreundliche Workflows für die Rechnungsfreigabe

Flowws sind das Herzstück von Flowwer. Das Kunstwort „Floww“ steht für Workflow oder Prozess. Mit einem Floww legen Sie die Regeln fest, die für eine bestimmte Belegkategorie gelten. So sichern Sie das Vier-Augen-Prinzip oder auch Mehraugen-Prinzip bei allen Vorgängen.

Mit dem intuitiven Floww-Editor erstellen Sie detaillierte Genehmigungsprozesse für eine beliebige Anzahl von Dokumentenkategorien. Weisen Sie jedem Schritt ganz einfach Genehmiger zu und sorgen Sie für einen nahtlosen Arbeitsablauf während des gesamten Prozesses.

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Freigabeprozesse anlegen sowie beliebig viele Freigeber auf jeder Stufe eintragen, um das Vier-Augen-Prinzip sicherzustellen. Die Flowws bringen Struktur in Ihre Rechnungsprüfung. Sie standardisieren Ihre Arbeitsabläufe und stellen sicher, dass alle Eingangsrechnungen die vordefinierten Schritte durchlaufen. Durch die Automatisierung reduzieren Sie die Fehlerquote und geben Belege innerhalb von Minuten von jedem Gerät frei.

Tipp: Eine Übersicht zu typischen Workflows haben wir in folgendem Beitrag aufbereitet: 4 Workflow-Beispiele, die Sie sofort mit Flowwer digital umsetzen können

7. Automatisch greifende Abwesenheitsvertretungen

Manuelle Rechnungsworkflows geraten schnell ins Stocken, wenn jemand länger krankheitsbedingt ausfällt. Auch wenn Urlaube geplant sind, müssen Mitarbeiter noch ausstehende Rechnungsprüfungen an ihre Vertretung übergeben. Diese Absprachen kosten unnötig Zeit.

In Flowwer können Sie Vertretungsregeln für die Freigabe definieren, die automatisch bei Abwesenheit greifen. Der Vertreter hat alle notwendigen Informationen digital vor sich – sowohl die Rechnungsdaten als auch eventuelle Checklisten und Pflichtfelder. So weiß er genau, worauf er achten muss, ohne Rücksprache halten oder nach Belegen suchen zu müssen. Die Prozesse laufen störungsfrei weiter.

8. Weniger Rückfragen durch digitale Dokumentation

Kennen Sie das? Eine Rechnung wandert durch das Büro und am Ende fragt jemand: „Warum wurde das bestellt?“ oder „Ist das die richtige Kostenstelle?“ Die üblichen Haftnotizen gehen verloren oder werden übersehen.

Mit dem integrierten PDF-Editor oder der Notizfunktion geben Sie Ihren Kollegen alle wichtigen Informationen direkt zur Rechnung mit. Zusätzlich sorgen die individuellen Checklisten dafür, dass alle relevanten Punkte systematisch abgearbeitet werden. Der nächste Freigeber sieht sofort, was bereits geprüft wurde und worauf er noch achten muss.

Das Ergebnis: Weniger telefonische Rückfragen, weniger Hin und Her und ein schnellerer Rechnungsdurchlauf.

9. Leistungsstarke Suchwerkzeuge für schnellere Rechnungsprüfung

Sie prüfen eine Rechnung und fragen sich: „Hatten wir nicht schon mal eine ähnliche Bestellung?“ Oder: „Was haben wir letztes Jahr für den gleichen Service bezahlt?“ Mit der Volltextsuche finden Sie in Sekunden alle relevanten Dokumente – auch in PDF-Anhängen.

Ein praktisches Beispiel: Sie bekommen eine Rechnung über Wartungsarbeiten und möchten prüfen, ob der Preis angemessen ist. Einfach „Wartung“ eingeben und alle entsprechenden Belege der letzten Monate erscheinen. Oder Sie suchen nach einer bestimmten Bestellnummer und finden sofort die dazugehörige Bestellung, den Lieferschein und alle Rechnungen.

Flowwer funktioniert dabei wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) – Sie können alle auftragsbezogenen Dokumente an einem Ort sammeln und mit eigenen Freigabeprozessen versehen. Das erspart Ihnen das Durchsuchen verschiedener Ordner und Ablagen. Alle kontextbezogenen Informationen stehen Ihnen per Knopfdruck zur Verfügung.

10. Keine überflüssigen Features und Fokus auf notwendige Funktionen

Viele Software-Anbieter packen immer mehr Funktionen in ihre Programme. Das Ergebnis: komplizierte Menüs, die niemand versteht, und Features, die kaum einer braucht.

Wir gehen den umgekehrten Weg. Unser Programmierteam setzt zwar schnell neue Kundenanforderungen um, aber nur solche, die wirklich Sinn machen. Wenn 80 % unserer Kunden eine Funktion nie nutzen würden, bauen wir sie nicht ein. Stattdessen konzentrieren wir uns darauf, die wichtigen Dinge richtig gut zu machen.

Das merken Sie schon bei der ersten Nutzung: Nach kurzer Einarbeitung können Sie sofort loslegen. Auch Kollegen, die nur gelegentlich Rechnungen freigeben müssen, finden sich oft ohne Schulung zurecht. Die Software funktioniert einfach – ohne dass Sie ein Handbuch wälzen müssen.

Zusätzlich können Sie für jeden Mitarbeiter festlegen, auf welche Funktionen er Zugriff hat. So sieht jeder nur die Bereiche, die er wirklich braucht. Das macht das Dashboard übersichtlicher und die Bedienung noch intuitiver.

Tipp: Ein anschauliches Beispiel zeigt dieser Artikel über die Stadtverwaltung Bad Vilbel.

11. Integrierte Quickadd-Funktion

Sie benötigen keine Umwege machen, wenn Sie Rechnungen von neuen Auftragnehmern erhalten! Mit der integrierten Quickadd-Schaltfläche können Sie die Daten nahtlos eingeben, ohne dass Sie Ihren Rechnungsprüfungslauf verlassen müssen.

Das bedeutet, Prüfen und Erfassen im Handumdrehen, ohne dass Sie die Rechnungsprüfung unterbrechen.

12. Warnhinweise bei händischen Fehlern

Sie haben eine Rechnung aus Versehen doppelt hochgeladen? Es droht das Versäumnis der Zahlungsfrist oder einer Skonto-Möglichkeit? Dank Warnhinweisen fallen Fehler oder Verzögerungen im Prüfprozess sofort auf, sodass Sie schnell reagieren können.

13. Automatische Benachrichtigungen über fällige Aufgaben

In Flowwer behalten Sie alle Aufgaben dank einer Aufgabenliste im Blick und können auf zusätzliche To-do-Listen für Rechnungsprüfungen verzichten. Für jede Aufgabe können Sie die Dringlichkeit und den Rechnungsstatus einsehen.

Sie nutzen Flowwer unregelmäßig? Das ist kein Problem. Das Programm schickt Ihnen jede Woche automatisch eine Erinnerungsmail über bald fällige Aufgaben zu. Dadurch können Sie alle anstehenden Aufgaben fristgerecht erledigen.

14. XRechnungen direkt weiterverarbeiten

Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, die auf dem XML-Standard basiert. Dieses semantische Datenmodell erleichtert den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern in Deutschland.

Eine der Herausforderungen bei XRechnungen ist, dass diese aus XML-Daten bestehen und somit kein Belegbild mitbringen. Damit die Prüfung durch Menschen möglichst einfach vonstattengeht, haben wir eine Schnittstelle entwickelt. Diese erzeugt aus den XML–Dateien eine lesbare PDF-Datei mit Belegbildern.

Damit können bestehende Tools und Freigabeprozesse direkt weiterarbeiten und das bringt Geschwindigkeit in die Rechnungsprüfung.

15. Von überall arbeiten – sicher und ohne Komplikationen

Ihr Kollege ist im Homeoffice und braucht dringend Zugang zu einer Rechnung? Kein Problem. Mit der Cloud-Speicherung greifen alle Beteiligten von jedem Gerät auf die gleichen Dokumente zu – ohne komplizierte VPN-Verbindungen oder USB-Sticks, die zwischen den Büros hin- und hergeschickt werden.

Besonders praktisch: Wenn der Geschäftsführer kurzfristig eine Rechnung freigeben muss, kann er das vom Tablet aus machen, während er beim Kunden sitzt. Oder die Buchhaltung arbeitet teilweise im Homeoffice und hat trotzdem sofort Zugriff auf alle freigegebenen Belege.

16. Deutsche Server, deutsche Regeln

Viele Rechnungstools laufen über amerikanische Cloud-Dienste. Das bedeutet: Ihre sensiblen Finanzdaten können theoretisch von US-Behörden eingesehen werden – Stichwort Cloud Act. Bei Flowwer passiert das nicht.

Alle Daten bleiben in Deutschland, auf Servern des deutschen Anbieters Gridscale. Keine Übertragung an amerikanische Hyperscaler, keine Abhängigkeit von ausländischen Konzernen. Dazu kommt SSL-Verschlüsselung für alle Übertragungen und die Gewissheit, dass deutsche Datenschutzgesetze greifen.

Besonders wichtig für Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten oder öffentliche Aufträge bearbeiten: Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Finanzdaten und müssen sich keine Gedanken über internationale Datentransfers machen.

Tipp: Worauf es beim Datenschutz bei SaaS-Unternehmen ankommt, beschreiben wir in diesem Artikel: Datenschutz: Sind ihre Daten beim automatisierten Rechnungsmanagement durch SaaS-Anbieter geschützt?

17. Vollständige Kontrolle über Ihren Finanzprozess

Mit Flowwer haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Rechnungsbearbeitung und können jederzeit sehen, wo sich Rechnungen im System befinden.

So können Sie den Status einer Rechnung verfolgen und sehen, ob diese bereits geprüft wurde oder noch in Bearbeitung ist. Dadurch entfallen zeitfressende Nachfragen, auf welchem Schreibtisch sich eine Rechnung gerade befindet.

Ist jemand auf Dienstreise, kommt der Rechnungsworkflow nicht ins Stocken, da Freigaben von jedem Ort aus möglich sind.

18. Automatische Weiterleitung nach Freigabe

Alle Aufgaben sind abgeschlossen und die Rechnung ist freigegeben? Dann können Sie den Beleg direkt digital an Ihre Buchhaltung weitergeben und dort liegen der auszuzahlende Rechnungsbetrag und die Daten zum Auftragnehmer sofort und vollständig vor.

Durch diesen automatischen Prozess verschenken Sie keine wertvollen Stunden für die Weitergabe und die Finanzbuchhaltung kann genau nachvollziehen, wie sich die Summe zusammensetzt.

Flowwer setzt zu dem auf Schnittstellen, um die Daten – wenn gewünscht – auch gleich an Ihre Steuerkanzlei zu übertragen. Wir haben unter anderem Schnittstellen zu DATEV Unternehmen Online, Buchhaltungsbutler, ADDISON OneClick und lexoffice.

Alle Partner sind hier aufgelistet und werden laufend ergänzt: Schnittstellenpartner

Fazit: Flowwer beschleunigt ihren Rechnungsdurchlauf

Flowwer bietet Unternehmen eine zuverlässige und effektive Lösung für die Rechnungsprüfung. Durch automatisierte Prozesse ermöglicht Flowwer eine Zeitersparnis von bis zu 80 Prozent im Vergleich zu manuellen Methoden. So können Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die einen Mehrwert für dein Unternehmen schaffen und Kosten sparen.