Was geschieht mit Dokumenten, nachdem sie im Freigabeprozess (Floww) vollständig freigegeben wurden, also die letzte Stufe des Flowws verlassen haben?
Vollständig freigegebene Dokumente sammeln sich in der Ansicht "Freigegebene Dokumente" und warten dort darauf, weiterverarbeitet zu werden.
Diese Weiterverarbeitung kann z.B. durch eine Übertragung an ein nachgeschaltetes Buchhaltungssystem geschehen, oder durch manuelles Downloaden in das eigene Filesystem und dort dann in freier Art weiter verwendet oder archiviert.
Nachdem die Dokumente an die Buchhaltung übertragen oder per Download heruntergeladen wurden, werden sie als "verarbeitet" gekennzeichnet.
Verarbeitete Dokumente werden noch so lange in FLOWWER aufbewahrt, wie Sie in "Globale Kontoeinstellungen / Aufbewahrung" eingestellt haben.
In der Standardeinstellung sind dies 3 Tage nach "verarbeitet".
Dies können Sie aber problemlos verlängern (3).
Solange ein Beleg "freigegeben" aber noch nicht "verarbeitet" ist, bleibt er dauerhaft in FLOWWER.
"Verarbeitete" Belege, die noch in FLOWWER sind (siehe o.g. Aufbewahrungszeit) können über die Suchfunktion oder den FLOWWER-Explorer (4) wieder gefunden werden indem "inkl. verarbeitet" angehakt wird (6).
Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit werden die Dokumente automatisch aus FLOWWER gelöscht.
Das Datum, an dem ein verarbeitetes Dokument gelöscht wird, wird in der Auswahlleite in FLOWWER zum jeweiligen Dokument angezeigt.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an support@flowwer.de