Längste Archivierungszeit

FLOWWER verwendet ein integriertes, automatisches Dokumentenarchiv mit "Audit-Compliance-Funktion".

Was bedeutet das?

Im System befindliche Dokumente werden nach Ablauf der im Archiv (1) der "Globalen Kontoeinstellungen" (2) von Ihnen individuell festgelegten Zeiträume (3)/(4) bereinigt. Genauer betrachtet werden diese Dokumente nicht gelöscht, sondern lediglich die Originaldaten, die Anhänge, Vorschaubilder, OCR-Daten etc. Diese Daten werden vom Datensatz abgespalten, so dass der digitale Fingerabdruck - der Hashwert – sowie andere Daten, die im Logbuch gespeichert sind, erhalten bleiben. Dadurch kann die Revisionssicherheit zu jedem Zeitpunkt gewährleistet werden und es ist jederzeit nachvollziehbar, was wann durch welchen Mitarbeiter mit dem Dokument geschehen ist.

Zur Vereinfachung stellen wir diverse vordefinierte Zeiträume (5) zur Verfügung (diese können jederzeit geändert werden):

• Standardeinstellungen

• ein Jahr nach Freigabe

• zwei Jahre nach Freigabe

• 4015 Tage (=11 Jahre - langfristige Archivierung, ist aber lediglich voreingestellt - Zeitraum unbegrenzt)

Ist der von Ihnen gesetzte Archivierungszeitraum erreicht, wird das Dokument bereinigt und mit einem Geist-Symbol (7) gekennzeichnet.