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Benutzerrechte

Auch bekannt als: Berechtigungen

Jeder Benutzer erhält diverse Berechtigungen, die entweder als Rollen-Vorschläge verpackt sind oder vom Systemadministrator individuell erstellt werden können.

Nachfolgend erhalten Sie eine kurze Erklärung zu allen Benutzerrechten (bzw. Benutzerberechtigungen) in FLOWWER. Zusätzlich finden Sie in Ihrem FLOWWER-Konto, als 'Rollen-Vorlagen', Vorschläge, wie die Berechtigungen vergeben werden könnten.

Erwähnenswert ist hier noch:

  • je weniger Berechtigungen ein Benutzer hat, desto weniger Bearbeitungsmöglichkeiten und Optionen sind auf der Oberfläche sichtbar.
    - Beispiel: hat der Benutzer keine Upload-Berechtigung, dann erscheint auch kein Upload-Button, etc.

Dokumente hochladen

Grundlegende Berechtigung, um Dokumente bzw. Belege (per Upload, CompanyMail, FTP, FLOWWER-API, etc.) in das jeweilige FLOWWER-Konto laden zu dürfen.

Dokumente zuweisen + Freigabe starten (verschiedene Stufen)

Diese Berechtigung wird benötigt, um ein Dokument mit einem Floww zu verknüpfen. Das bedeutet, dem Floww wird das Dokument zugewiesen indem am Dokument die Floww-Eigenschaft ausgefüllt wird. Darüberhinaus wird die Berechtigung benötigt, um Freigabeprozesse zu starten. Sie schaltet die Liste "Eingang/ungestartet" frei und aktiviert Status E-Mails zu Dokumenten ohne Flowwzuweisung bzw. ungestarteter Freigabe.

Die Berechtigung ist in drei Ausprägungen vorhanden:

  • Alle Unternehmen und Flowws Alle ungestarteten Dokumente sind sichtbar, unzugewiesene Dokumente können ohne Einschränkung jedem Floww aller Unternehmen im FLOWWER-Konto zugewiesen werden. Entspricht der Funktionalität vor Version 2.13
  • Zugehörige Flowws Benutzer sehen nur ungestartete Dokumente in Flowws, in welchen sie selbst Freigeber oder Supervisor sind. Dokumente ohne Floww (falls möglich), dürfen ebenfalls nur zu den genannten Flowws zugewiesen werden.
  • Alle Flowws in zugehörigen Unternehmen Erweitert "Zugehörige Flowws" um alle weiteren Flowws des Unternehmens, in welchem der Floww definiert ist. Deaktivierte Flowws werden dabei auch berücksichtigt.

Dokumente freigeben

Grundlegende Berechtigung, um Freigabe (gemäß den jeweiligen Floww-Regeln) freizeichnen zu dürfen. Hinweis: Benutzer ohne diese Berechtigung stehen bei der Bearbeitung von Regeln im Floww-Editor nicht zur Auswahl!

Dokumentdaten bearbeiten

Wird benötigt, um die Eigenschaften (Datum, Typ, Nummer, Betrag, ...) eines Dokuments bzw. Belegs bearbeiten zu dürfen.

FiBu-Notiz aktualisieren

Wird benötigt, wenn der Benutzer die FiBu-Notiz verändern können soll.

Anhänge zu Dokumenten hinzufügen

Wird benötigt, wenn der Benutzer an bestehende Dokumente weitere Dokumente in Form eines Anhangs hinzufügen können soll.

Dokumentanhänge entfernen

Wird benötigt, wenn der Benutzer Anhänge wieder entfernen können soll.

Dokumente ablehnen

Grundlegende Berechtigung, um zur Freigabe vorliegende Dokumente bzw. Belege ablehnen zu dürfen.
Abgelehnte Dokumente werden in einer separaten Liste geführt und stehen nicht weiter zur Freigabe zur Verfügung, können jedoch wieder reaktiviert werden. Dies ermöglicht Benutzern, ein Dokument um eine Floww-Stufe zurückzugeben, ohne vorher ablehnen und reaktivieren zu müssen.

Nominierungen bearbeiten

Ermöglicht es Benutzern, die aktuelle Nominierung zu verändern (die jeweilige Mindestanzahl notwendiger Freigeber bitte beachten)
Damit können weitere Benutzer hinzugefügt oder die eigene Nominierung entfernt werden.
Benutzer mit der Berechtigung "Alle Dokumente bearbeiten" (Dokument-Admins) dürfen alle Nominierungen bearbeiten.

Liste mit freigegebenen Dokumenten sehen

Ermöglicht Zugriff auf die Freigabeliste und wird benötigt, um die Datenübertragung unter Verwendung einer Partnerschnittstelle (z.B. DATEV) auslösen zu können.

Alternativen Download verwenden

Wird benötigt, wenn freigegebene Dokumente nicht über eine Partnerschnittstelle übertragen, sondern heruntergeladen werden sollen.

Abgelehnte Dokumente verwalten und unzugewiesene löschen [alle|nur verantwortliche]

Steuert den Zugriff auf die Liste "Abgelehnte Dokumente".
Abgelehnte Dokumente können reaktiviert, in der Freigabe zurückgestuft oder endgültig gelöscht werden.

Ist nur die Berechtigung "[nur verantwortliche]" gesetzt, sieht der Benutzer nur abgelehnte Dokumente an welchen er selbst beteiligt oder in deren Floww er als Supervisor hinterlegt ist.
Nützlich, wenn sichergestellt werden soll, dass ein Benutzer keinen Einblick in Daten außerhalb seines Zuständigkeitsbereich bekommt.

Alle Dokumente administrieren

Admin-Berechtigung: Steuert den Zugriff auf die Liste "Aktive Dokumente" Benutzer mit dieser Berechtigung werden auch als "Dokumentadministratoren" bezeichnet.

Unternehmen und Flowws verwalten + Stammdaten bearbeiten (versch. Stufen)

Wird benötigt, um die Einstellungen für Unternehmen und Flowws bearbeiten zu können. Im Unternehmen werden die jeweiligen Partnerschnittstellen (z.B. DATEV, Addison, SevDesk) konfiguriert. Benutzer mit dieser Berechtigung dürfen automatisch auch Stammdaten bearbeiten. Soll ein Benutzer nur Stammdaten bearbeiten dürfen, wählen Sie eine der folgenden Berechtigungen

  • Stammdaten für zugehörige Unternehmen bearbeiten
  • Stammdaten für explizit zugehörige Unternehmen bearbeiten
  • Stammdaten für alle Unternehmen bearbeiten

Gegenseitig ausgeschlossene Freigeber verwalten

Regelt den Zugriff auf die "Gegenseitig ausgeschlossenen Freigeber" eines Flowws.
Ergänzende Berechtigung zu "Unternehmen und Flowws verwalten".

Benutzer verwalten

Wird benötigt, um die Benutzerliste des Zugangs bearbeiten zu können. Hier finden Sie Funktionen wie z.B.

  • Neue Benutzer anlegen / Stapelimport von Benutzerdaten durchführen
  • Berechtigungen der Benutzer verwalten
  • Passwörter zurücksetzen
  • Benutzer deaktivieren / löschen

Globale Konto-Einstellungen verwalten

Wird benötigt, um kontoweit gültige Einstellungen ändern zu dürfen.

Marktplatz verwenden

Wird benötigt, um den "Marktplatz" sehen und verwenden (z.B. CompanyMail) hinzubuchen) zu dürfen. Ergänzende Berechtigung für "Globale Konto-Einstellungen verwalten".

Zugriff auf Zahlungsverwaltung

Wird benötigt, um Zugriff auf die "Zahlungsverwaltung" zu erhalten. Steht aktuell nur Kunden mit Zugriff auf das Versuchslabor ('Labs') zur Verfügung.

Belegaufteilung bearbeiten

Steuert, ob der Benutzer Zugriff auf das Unternehmensfeature "Belegaufteilung" hat.