Rechnungsprüfung

Die 'Rechnungsprüfung' kann sich auf zwei verschiedene Arten von betrieblichen Prozessen beziehen:

Freigabe von Kundenrechnungen

Die Prüfung von Kunden- bzw. Ausgangsrechnungen wird im Verlauf des „Order-to-Cash“-Prozess erledigt. Gemeint sind die Rechnungen, die ein Lieferant an seinen Kunden schreibt. Weil in diesem Fall die Daten sauber in den eigenen Systemen vorliegen, ist der Digitalisierungsgrad dieses Ablaufs im Allgemeinen recht gut.
Einige FLOWWER-Kunden nutzen diesen Weg, um Dokumente wie Kalkulationen und Urlaubsanträge über FLOWWER prüfen und freizeichnen zu lassen.

 

Freigabe von Lieferantenrechnungen

Primäres Ziel der FLOWWER-Anwendung ist die Prüfung von Eingangsrechnungen im „Purchase-to-Pay“-Prozess (kurz PtP).
Hier entsteht Komplexität durch die Vielfältigkeit und Vielzahl von Eingangsrechnungen und deren Quellen und Formate. Der Empfänger hat nur wenig bis keine Möglichkeiten, darauf gestaltend Einfluss zu nehmen – was die Anforderungen an das Werkzeug zur Beleg- bzw. Rechnungsprüfung erhöht.

FLOWWER sorgt dafür, dass eingehende Belege aus verschiedenen Datenquellen in einer gemeinsamen Benutzeroberfläche gesammelt werden.
Die eigentliche Belegprüfung findet in mehreren, leicht zu definierenden Ablaufschritten statt (kennen Sie schon das FLOWWER YouTube-Video?). Dabei schonen die integrierten Prozesshilfen im „Daily Business“ die Nerven aller Beteiligten. Am Ende ist der gesamte Eingangsprozess dokumentiert und die nachfolgenden Systeme (Buchhaltung, DMS, etc.) erhalten saubere, korrekte Daten und können deutlich effizienter arbeiten.

Flexible Freigeber

In vielen Unternehmen können Belege von mehreren Mitarbeitern einer Fachabteilung gleichermaßen freigegeben werden. In diesem Fall nehmen Sie alle Personen aktiv in den Floww mit auf.

Für den Fall, dass nur bestimmte Personen einer Gruppe für die Freigabe in Frage kommen, haben wir FLOWWER die Möglichkeit der „Nominierung“ gegeben. Damit können Sie für jedes freizugebende Dokument selbst entscheiden, welcher Freigeber benachrichtigt werden soll.

Natürlich können auch beide Möglichkeiten kombiniert werden, um zum Beispiel ein Vier-Augen-Prinzip mit Gruppenleiter und einem weiteren, flexibel auswählbaren Mitarbeiter zu ermöglichen.

Vertretungsautomatik

Freigeber, die sich im Urlaub oder Krankenstand befinden, sollten Freigabeprozesse nicht blockieren. FLOWWER bietet mit der unkompliziert zu aktivierenden Vertretungsautomatik ein praxistaugliches Werkzeug, um die jeweilige Freigabestimme auf einen anderen Benutzer zu delegieren.

Pflichtfelder

Die Grundlage sauber ablaufender Prozesse sind deren Daten. Natürlich könnte man – um sicher zu gehen – immer den vollständigen Datensatz als Pflichtinformation anfordern. Das ist im praktischen Alltag häufig unverhältnismäßig aufwendig. Aus diesem Grund lässt FLOWWER dem Anwender die Wahl, Datenfelder auf drei Ebenen (für das ganze Konto, auf Unternehmensebene oder pro Floww) in Abhängigkeit der Freigabestufe zu definieren.

Mehrstufige Bagatellbeträge

Kleinvieh macht auch Mist: in vielen Fällen ist der Betrag eines Belegs oder einer Quittung recht niedrig, die Prüfung und Freigabe soll trotzdem sauber und ohne Mitarbeiter höherer Ebenen unnötig einzubinden geprüft werden.
Hier bietet sich die pro FLOWWER-Freigabestufe frei definierbare Batagellgrenze an – damit kann die jeweilige Prozessinstanz in Abhängigkeit des Belegbetrags vorzeitig kontrolliert beendet werden.

Prozess für Ablehnung

Für die Zuverlässigkeit von Prüfungsprozessen müssen alle Belege berücksichtigt werden. Es wäre fatal, wenn ein zu prüfender Beleg von einem beliebigen Mitarbeiter ohne erneute Gegenprüfung gelöscht werden könnte. Dieses Szenario wird von FLOWWER über den Belegzustand „Abgelehnt“ abgedeckt.

Reibungslose Wiederaufnahme von Prozessinstanzen

Es kommt nicht selten vor, dass abgelehnte Rechnungen wieder dem Freigabeprozess zugeführt werden sollen. Ärgerlich ist es, wenn dann die ganze Kette von bereits erteilten Freigaben erneut durchlaufen werden muss. FLOWWER ermöglicht es, den Beleg an einer beliebigen Stufe des bereits durchlaufenen Freigabeprozesses wieder zu reaktivieren.

APP

Um Benutzer, die viel unterwegs sind, optimal in den Freigabeablauf einbinden zu können, haben wir für FLOWWER eine native APP (verfügbar für Android und iOS) entwickelt. Damit wird die komfortable Freigabe von unterwegs möglich. Darüberhinaus kann die FLOWWER-APP auch von anderen Apps geteilte Daten empfangen. Damit können beispielsweise Dokumente über spezialisierte Scanner-Apps anderer Hersteller empfangen und direkt in FLOWWER hochgeladen werden.

Fazit

Fehlerhafte oder fehlende Eingangsrechnungen kosten unnötig Zeit und Geld.
Ein spezialisiertes Werkzeug wie FLOWWER hilft Ihnen, Handlungsspielraum für wichtigere Themen zurückzugewinnen.

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