Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich mehrere Unternehmen in einem Konto anlegen?

Ja: das ist natürlich möglich.
Vorteil hierbei ist, dass die zur Freigabe anstehenden Dokumente / Ablaufenden Skontofristen unternehmensübergreifend auf einen Blick sichtbar sind.

Welche Dokumente sieht ein Benutzer?

FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit freizugebener Belege über den zugeordneten Floww.
Ist ein Benutzer kein Mitglied des Flowws, so sieht er auch den Beleg nicht.
Ausnahmen sind selbst hochgeladene Belege (über Bereich ‚Meine Belege‘) und Benutzer mit Berechtigung ‚Alle Belege administrieren‘.
Dokumente ohne Floww (beachten Sie auch die globale Kontoeinstellung ‚Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen‘) sind von Benutzern mit Berechtigung ‚Belege zuweisen + Freigabe starten‘ sichtbar.

Kann ich den Freigabeprozess für niedrige Beträge abkürzen?

Ja: das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze) möglich.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert in Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als Freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.

Gibt es eine Benachrichtigungsfunktion bzw. erhält ein Freigeber E-Mails über zu leistende Freigaben?

Ja: hierfür verschickt FLOWWER – zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten – Status E-Mails.
Weitere Information finden Sie in diesem Artikel.

Ist es möglich, ein Vier-Augen-Prinzip abzubilden?

Ja: Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.

Können Kostenstellen pro Beleg eingetragen werden?

Ja: Einzelpositionen können auf Kostenstellen aufgeteilt / gesplittet werden.
Diese Information wird auf dem dokumentbezogenen Audit-Trail hinterlegt.

Wird das System upgedatet?

Ja: wir entwicklen das FLOWWER System ständig weiter – sehen Sie auch das Changelog.

Kann ein Beleg um eine Stufe zurückgesetzt werden?

Ja: FLOWWER kann abgelehnte Belege beim Reaktivieren um eine (oder mehrere) Stufen zurücksetzen.

Kann ein Dokument nach Freigabe noch eingesehen werden?

Ja: das ist im Bereich ‚Meine Belege‘ entsprechend der Vorhaltezeit weiterhin möglich.

Welche Dokumententypen bzw. Dateitypen kann FLOWWER verwalten?

FLOWWER kann derzeit PDF-Dateien verarbeiten.

Kann das Erscheinungbild (CI) individualisiert werden?

Ja: das ist über das Marktplatz-Modul „GUI Anpassung“ möglich.

Wird der Freigabeprozess dauerhaft dokumentiert?

Bei der Übergabe an Folgesysteme (z.B. DATEV Unternehmen online) wird automatisch das „FLOWWER-Protokoll“ an das Dokument angefügt. Auf dieser Seite sind alle Aktionen das jeweilige Dokument betreffend dokumentiert.
Weitere Infos finden Sie hier: Audit-Trail

Kann Unterstützung bei der Einrichtung gegeben werden?

Ja: wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
Richtwert für eine Firma mit 10 Freigebern: hier liegt der Aufwand mit Einweisung einem Key User bei ca. 2-3 Stunden.

Lassen sich verschiedene Stufen der Rechnungsfreigabe einrichten?

Ja: um einen mehrstufigen Freigabeablauf abzubilden, muss Ihr Floww in mehr als einer Stufe Freigeber enthalten.
Lesen Sie hierzu bitte auch diesen Artikel.

Sind Uploads von Rechnungen per E-Mail Möglich?

Ja: Für den Upload per E-Mail haben wir das Modul MailToFlowwer. Hier können Sie per E-Mail Belege schicken. Diese werden dann automatisch eingelesen und – auf Wunsch sogar – dem jeweils zugehörigen Floww (= Freigabeprozess) zugewiesen und gestartet.
Alternativ wartet der Beleg im Eingangsbereich von FLOWWER auf eine manuelle Zuweisung zu einem Floww.

Können Papierrechnungen vom Scanner direkt nach FLOWWER geschickt werden?

Ja: Papierrechnungen können per Scanner direkt an FLOWWER geschickt werden. Dies geht wunschweise per E-Mail oder per FTP. Wenn Scanner sog. Job-Buttons unterstützen, können diese auf Wunsch auch direkt an einzelnen Flowws schicken.

Wie funktioniert die Schnittstelle zu DATEV?

Eine Schnittstelle zu DATEV ist direkt in FLOWWER integriert. Die Datenübergabe erfolgt dabei direkt ohne dass eine Zwischenspeicherung bzw. Export in Austauschfomate nötig wäre.

Ist ein mehrstufiger Freigabeprozess möglich?

Ja: Ein Freigabeprozess kann bis zu 5 Stufen haben.
Diese können Sie frei definieren.

Ist die Freigabe per Klick durch alle Mitarbeiter möglich?

Ja: Sie können jedem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, Belege freizugeben.
Jeder Mitarbeiter (Freigeber) bekommt „seine“ Belege in FLOWWER angezeigt. Die steuert der Prozess in FLOWWER automatisch. Hier kann der MItarbeiter den Beleg anklicken, kurz kontrollieren und mit eine Klick freigeben.

Wie geschieht die Bereitstellung freigegebener Belege für die DATEV-Übergabe?

Freigegebene Belege werden im Bereich „freigegebene Belege“ gesammelt und für den Transfer zu DATEV vorbereitet.
Aus dieser Ansicht können die Beleg dann direkt nach DATEV übertragen werden.

Werden die Belege für die Übertragung zu DATEV verkleinert?

Aufgrund der direkten Übertragung ist eine extreme Verkleinerung nicht nötig. Die Belege werden soweit verkleinert, dass sie weiterhin qualitativ sauber sind und nicht mehr Speicherplatz bei DATEV belegen als hierfür nötig.

Ist FLOWWER eine Cloudlösung?

FLOWWER ist vollständig webbasiert.
So ist es komplett unabhängig auf welchem Rechner FLOWWER gerade benutzt wird. Es ist daher auch betriebssystemunabhängig und es entsteht keine Installationsaufwand.

Sind Kommentare zu Rechnungen möglich?

Ja: Es gibt eine Feld „Fibu-Notizen“, das direkt mit dem Beleg angezeigt wird und auch mit nach DATEV übertragen.
Ebenso wird dieses im Audit-Trail (eine Art Detailübersicht und Logbuch) mit eingetragen, sodaß auch bei Änderungen in DATEV weiterhin nachvollziehbar ist, welcher Eintrag an DATEV übertragen wurde.

Sind Kostenstellenvermerke möglich?

Ja: Es gibt standardmäßig zwei Kostenstellenfelder.
Auf Wunsch kann dies mit dem Modul „Erweiterte Kostenstellen“ auf prinzipiell unendlich viele Kostenstellen je Beleg erweitert werden. Hier ist dann auch eine Aufteilung des Betrages in Einzelpositonen möglich.

Können mehrere Gesellschaften in FLOWWER geführt werden?

Ja: Es können in FLOWWER unbegrenzt viele Gesellschaften in einem Account eingepflegt und vearbeitet werden.
Dabei ist es egal ob es Filialstrukturen oder Konzernstrukturen mit Tochter/Schwestergesellschaften sind.
Für jedes Unternehmen wird eine eigene DATEV Mandantennummer geführt.
Es können für jedes Unternehmen im Account auch eigene Flowws (Freigabeprozesse) definiert werden.

Werden Mitarbeiter an ausstehende Freigaben erinnert?

Ja: FLOWWER verschickt regelmäßig Status E-Mails an die Mitarbeiter, sobald eine Freigabe für den Mitarbeiter ansteht.
Häufigkeit und Zeitpunkte können Sie selber definieren.

Bieten Sie einen Support?

Ja: Unseren Support erreichen Sie per E-Mail unter support@flowwer.de
Dieser Weg ist kostenlos.
Auf Wunsch bieten wir noch einen Premium-Support an.
Wenn Sie Interesse daran haben, können wir Ihnen die Konditionen hierzu zukommen lassen.

Ist auch eine andere Sprache, z.B. englisch möglich?

Ja: FLOWWER kann direkt in der Oberflache auf Englisch umgeschaltet werden.
Dies geschieht einfach über den dort vorhandenen Menüpunkt:

Sind Bagatellgrenzen möglich bei geringen Rechnungsbeträgen?

Ja: In jeder Stufe ist eine Bagatellgrenze definierbar.
Dies kann sogar kaskadiert werden, sodaß z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw.
Die Beträge der Stufen können Sie frei definieren.

Gibt es abweichende Freigabeprozesse bei bestimmten Rechnungen?

Ja: Sie können unbegrenzt viele verschiedene Freigabeprozesse in FLOWWER anlegen.
Für jeden Beleg kann beim Upload entschieden werden, in welchen Freigabeprozess er gestartet werden soll.
Über FTP oder MailToFlowwer kann dies sogar automatisiert geschehen.
Ebenso ist der Wechsel des Freigabeprozesses während des Ablaufes möglich.

Sind Manuelle Eingabe von bestimmten Rechnungsdaten notwendig / zwingend möglich?

Ja: Sie können selber definieren, welche Datenfelder in FLOWWER Pflichtfelder sind, die dann zwingend eingegeben werden müssen. Dies kann auch auf definierte Stufen des Freigabeprozesses erfolgen.
So können Sie z.B. definieren, dass das Feld Fibu-Notiz erst in der 2. Stufe ein Pflichtfeld ist, wenn erst dort der dafür richtige Freigeber im Prozess eingebunden ist. (Sachbearbeiter, Projektleiter …)

Ist die Eingabe des Lieferscheins möglich?

Ja: Jedem Beleg können zusätzliche Anhänge wie Lieferscheine usw. angehängt werden.

Ist FLOWWER Revisionssicher?

FLOWWER selber nimmt keine dauerhafte Archivierung vor. Die Belege werden wenige Tage nachdem sie an DATEV übertragen wurden in FLOWWER gelöscht. Dies kann auf max. 180 Tage verlängert werden.
FLOWWER übergibt die Daten jedoch an DATEV so, dass sie dort revisionssicher gespeichert werden können.
Innerhalb von FLOWWER wir jeder Schritt, der mit einem Beleg vorgenommen wird, in einem Logbuch mitprotokolliert.
Daher ist die Nachvollziehbarkeit der Beleghistorie zuverlässig gegeben und später auch in DATEV noch nachvollziehbar, da dieses Logbuch in Form eines Audit-Trails mit an DATEV übergeben wird.

Schlagworte: