Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich mehrere Unternehmen in einem Konto anlegen?

Ja: das ist natürlich möglich.
Vorteil hierbei ist, dass die zur Freigabe anstehenden Dokumente / Ablaufenden Skontofristen unternehmensübergreifend auf einen Blick sichtbar sind.

Welche Dokumente sieht ein Benutzer?

FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit freizugebener Belege über den zugeordneten Floww.
Ist ein Benutzer kein Mitglied des Flowws, so sieht er auch den Beleg nicht.
Ausnahmen sind selbst hochgeladene Belege (über Bereich ‚Meine Belege‘) und Benutzer mit Berechtigung ‚Alle Belege administrieren‘.
Dokumente ohne Floww (beachten Sie auch die globale Kontoeinstellung ‚Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen‘) sind von Benutzern mit Berechtigung ‚Belege zuweisen + Freigabe starten‘ sichtbar.

Kann ich den Freigabeprozess für niedrige Beträge abkürzen?

Ja: das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze) möglich.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert in Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als Freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.

Gibt es eine Benachrichtigungsfunktion bzw. erhält ein Freigeber E-Mails über zu leistende Freigaben?

Ja: hierfür verschickt FLOWWER – zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten – Status E-Mails.
Weitere Information finden Sie in diesem Artikel.

Ist es möglich, ein Vier-Augen-Prinzip abzubilden?

Ja: Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.

Können Kostenstellen pro Beleg eingetragen werden?

Ja: Einzelpositionen können auf Kostenstellen aufgeteilt / gesplittet werden.
Diese Information wird auf dem dokumentbezogenen Audit-Trail hinterlegt.

Wird das System upgedatet?

Ja: wir entwicklen das FLOWWER System ständig weiter – sehen Sie auch das Changelog.

Kann ein Beleg um eine Stufe zurückgesetzt werden?

Ja: FLOWWER kann abgelehnte Belege beim Reaktivieren um eine (oder mehrere) Stufen zurücksetzen.

Kann ein Dokument nach Freigabe noch eingesehen werden?

Ja: das ist im Bereich ‚Meine Belege‘ entsprechend der Vorhaltezeit weiterhin möglich.

Welche Dokumententypen bzw. Dateitypen kann FLOWWER verwalten?

FLOWWER kann derzeit PDF-Dateien verarbeiten.

Kann das Erscheinungbild (CI) individualisiert werden?

Ja: das ist über das Marktplatz-Modul „GUI Anpassung“ möglich.

Wird der Freigabeprozess dauerhaft dokumentiert?

Bei der Übergabe an Folgesysteme (z.B. DATEV Unternehmen online) wird automatisch das „FLOWWER-Protokoll“ an das Dokument angefügt. Auf dieser Seite sind alle Aktionen das jeweilige Dokument betreffend dokumentiert.
Weitere Infos finden Sie hier: Audit-Trail

Kann Unterstützung bei der Einrichtung gegeben werden?

Ja: wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
Richtwert für eine Firma mit 10 Freigebern: hier liegt der Aufwand mit Einweisung einem Key User bei ca. 2-3 Stunden.

Lassen sich verschiedene Stufen der Rechnungsfreigabe einrichten?

Ja: um einen mehrstufigen Freigabeablauf abzubilden, muss Ihr Floww in mehr als einer Stufe Freigeber enthalten.
Lesen Sie hierzu bitte auch diesen Artikel.

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