Fragen zur Freigabe

Auf dieser Seite finden Sie zusammengefasst viele Antworten auf häufige Fragen zu Themen rund um die Freigabe einzelner Dokumente/Belege und den Freigabeprozess an sich.

Erkennt FLOWWER doppelte Belege (Duplikate / Dupletten)?

Ja: auf Basis des Belegdatums und der Belegnummer meldet FLOWWER bereits im System vorhandene Dokumente.

Können Kostenstellen pro Beleg eingetragen werden?

Ja: Über die FLOWWER-Belegaufteilung kann ein Beleg auf Kostenstellen und Aufwandskonten aufgeteilt / gesplittet werden.

Welche Dokumente sieht ein Benutzer?

FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit freizugebener Belege über den zugeordneten Floww.
Ist ein Benutzer kein Mitglied des Flowws, so sieht er auch den Beleg nicht.
Ausnahmen sind selbst hochgeladene Belege (über Bereich ‚Meine Belege‘) und Benutzer mit Berechtigung ‚Alle Belege administrieren‘.
Dokumente ohne Floww (beachten Sie auch die globale Kontoeinstellung ‚Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen‘) sind von Benutzern mit Berechtigung ‚Belege zuweisen + Freigabe starten‘ sichtbar.

Kann die Freigabe automatisch gestartet werden?

Ja: FLOWWER überspringt den Bereich ‚Eingang/ungestartet‘ automatisch, wenn alle Pflichtfelder erfüllt sind.
Das heißt, es erfolgt ein automatischer Start des Freigabeprozess.

Kann ich den Freigabeprozess für niedrige Beträge abkürzen?

Ja: das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze oder Bagatellwert) möglich.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert in Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als Freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.

Gibt es eine Benachrichtigungsfunktion bzw. erhält ein Freigeber E-Mails über zu leistende Freigaben?

Ja: hierfür verschickt FLOWWER – zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten – Status E-Mails.
Weitere Information finden Sie in diesem Artikel.

Ist es möglich, ein Vier-Augen-Prinzip abzubilden?

Ja: Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.

Kann ein Beleg um eine Stufe zurückgesetzt werden?

Ja: FLOWWER kann abgelehnte Belege beim Reaktivieren um eine (oder mehrere) Stufen zurücksetzen.

Kann ein Dokument nach Freigabe noch eingesehen werden?

Ja: das ist im Bereich ‚Meine Belege‘ entsprechend der Vorhaltezeit weiterhin möglich.

Welche Dokumententypen bzw. Dateitypen kann FLOWWER verwalten?

FLOWWER wandelt Daten automatisch in PDF-Dateien um.
Hochgeladen werden können X-Rechnungen als XML-Datei, Bilddaten (JPG, TIFF usw.) und natürlich PDF-Dateien.

Kann das Erscheinungbild (CI) individualisiert werden?

Ja: das ist über das Marktplatz-Modul „GUI Anpassung“ möglich.

Wird der Freigabeprozess dauerhaft dokumentiert?

Bei der Übergabe an Folgesysteme (z.B. DATEV Unternehmen online) wird automatisch das „FLOWWER-Protokoll“ an das Dokument angefügt. Auf dieser Seite sind alle Aktionen das jeweilige Dokument betreffend dokumentiert.
Weitere Infos finden Sie hier: Audit-Trail

Kann Unterstützung bei der Einrichtung gegeben werden?

Ja: wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
Richtwert für eine Firma mit 10 Freigebern: hier liegt der Aufwand mit Einweisung einem Key User bei ca. 2-3 Stunden.

Lassen sich verschiedene Stufen der Rechnungsfreigabe einrichten?

Ja: um einen mehrstufigen Freigabeablauf abzubilden, muss Ihr Floww in mehr als einer Stufe Freigeber enthalten.
Lesen Sie hierzu bitte auch diesen Artikel.

Können Papierrechnungen vom Scanner direkt nach FLOWWER geschickt werden?

Ja: Papierrechnungen können per Scanner direkt an FLOWWER geschickt werden. Dies geht wunschweise per E-Mail oder per FTP. Wenn Scanner sog. Job-Buttons unterstützen, können diese auf Wunsch auch direkt an einzelnen Flowws schicken.

Wie funktioniert die Schnittstelle zu DATEV?

Eine Schnittstelle zu DATEV ist direkt in FLOWWER integriert. Die Datenübergabe erfolgt dabei direkt ohne dass eine Zwischenspeicherung bzw. Export in Austauschfomate nötig wäre.

Ist ein mehrstufiger Freigabeprozess möglich?

Ja: Ein Freigabeprozess kann bis zu 5 Stufen haben.
Diese können Sie frei definieren.

Ist die Freigabe per Klick durch alle Mitarbeiter möglich?

Ja: Sie können jedem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, Belege freizugeben.
Jeder Mitarbeiter (Freigeber) bekommt „seine“ Belege in FLOWWER angezeigt. Die steuert der Prozess in FLOWWER automatisch. Hier kann der MItarbeiter den Beleg anklicken, kurz kontrollieren und mit eine Klick freigeben.

Wie geschieht die Bereitstellung freigegebener Belege für die DATEV-Übergabe?

Freigegebene Belege werden im Bereich „freigegebene Belege“ gesammelt und für den Transfer zu DATEV vorbereitet.
Aus dieser Ansicht können die Beleg dann direkt nach DATEV übertragen werden.

Werden die Belege für die Übertragung zu DATEV verkleinert?

Aufgrund der direkten Übertragung ist eine extreme Verkleinerung nicht nötig. Die Belege werden soweit verkleinert, dass sie weiterhin qualitativ sauber sind und nicht mehr Speicherplatz bei DATEV belegen als hierfür nötig.

Sind Kommentare zu Rechnungen möglich?

Ja: Es gibt ein Feld „Fibu-Notiz“, das direkt mit dem Beleg angezeigt und nach Möglichkeit an nachfolgende Systeme übertragen wird.
Zusätzlich wird der Feldinhalt im FLOWWER-Audit-Trail angezeigt.

Werden Mitarbeiter an ausstehende Freigaben erinnert?

Ja: FLOWWER verschickt regelmäßig Status E-Mails an die Mitarbeiter, sobald eine Freigabe für den Mitarbeiter ansteht.
Häufigkeit und Zeitpunkte können Sie selber definieren.

Bieten Sie einen Support?

Ja: Unseren Support erreichen Sie per E-Mail unter support@flowwer.de
Dieser Weg ist kostenlos.
Zusätzlich bieten wir den FLOWWER Schulungs- bzw. Einrichtungsservice an.

Ist auch eine andere Sprache, z.B. englisch möglich?

Ja: FLOWWER kann direkt in der Oberflache auf Englisch umgeschaltet werden.
Dies geschieht einfach über den dort vorhandenen Menüpunkt:

Sind Bagatellgrenzen möglich bei geringen Rechnungsbeträgen?

Ja: In jeder Stufe ist eine Bagatellgrenze definierbar.
Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw.
Die Beträge der Stufen können Sie frei definieren.

Gibt es abweichende Freigabeprozesse bei bestimmten Rechnungen?

Ja: Sie können unbegrenzt viele verschiedene Freigabeprozesse in FLOWWER anlegen.
Für jeden Beleg kann beim Upload entschieden werden, in welchen Freigabeprozess er gestartet werden soll.
Über FTP oder CompanyMail kann dies sogar automatisiert geschehen.
Ebenso ist der Wechsel des Freigabeprozesses während des Ablaufes möglich.

Ist die manuelle Eingabe von bestimmten Rechnungsdaten notwendig / zwingend möglich?

Ja und nein: Sie können selbst entscheiden, welche Datenfelder in FLOWWER Pflichtfelder sind, die dann zwingend eingegeben werden müssen. Dies kann auch auf definierte Stufen des Freigabeprozesses erfolgen.
So können Sie z.B. definieren, dass das Feld Fibu-Notiz erst in der 2. Stufe ein Pflichtfeld ist, wenn erst dort der dafür richtige Freigeber im Prozess eingebunden ist. (Sachbearbeiter, Projektleiter …)

Ist die Eingabe des Lieferscheins möglich?

Ja: Jedem Beleg können zusätzliche Anhänge wie Lieferscheine usw. angehängt werden.

Ist FLOWWER Revisionssicher?

FLOWWER selber nimmt keine dauerhafte Archivierung vor. Die Belege werden wenige Tage nachdem sie an DATEV übertragen wurden in FLOWWER gelöscht. Dies kann auf max. 180 Tage verlängert werden.
FLOWWER übergibt die Daten jedoch an DATEV so, dass sie dort revisionssicher gespeichert werden können.
Innerhalb von FLOWWER wir jeder Schritt, der mit einem Beleg vorgenommen wird, in einem Logbuch mitprotokolliert.
Daher ist die Nachvollziehbarkeit der Beleghistorie zuverlässig gegeben und später auch in DATEV noch nachvollziehbar, da dieses Logbuch in Form eines Audit-Trails mit an DATEV übergeben wird.

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