Auf dieser Seite finden Sie zusammengefasst viele Antworten auf häufige Fragen zu Themen rund um die Freigabe einzelner Dokumente/Belege und den Freigabeprozess an sich.
Ja: auf Basis des Belegdatums und der Belegnummer meldet FLOWWER bereits im System vorhandene Dokumente.
Ja: Über die FLOWWER-Belegaufteilung kann ein Beleg auf Kostenstellen und Aufwandskonten aufgeteilt / gesplittet werden.
FLOWWER berechnet die Sichtbarkeit freizugebener Belege über den zugeordneten Floww.
Ist ein Benutzer kein Mitglied des Flowws, so sieht er auch den Beleg nicht.
Ausnahmen sind selbst hochgeladene Belege (über Bereich 'Meine Belege') und Benutzer mit Berechtigung 'Alle Belege administrieren'.
Dokumente ohne Floww (beachten Sie auch die globale Kontoeinstellung 'Floww-Zuweisung bei Upload erzwingen') sind von Benutzern mit Berechtigung 'Belege zuweisen + Freigabe starten' sichtbar.
Ja: FLOWWER überspringt den Bereich 'Eingang/ungestartet' automatisch, wenn alle Pflichtfelder erfüllt sind.
Das heißt, es erfolgt ein automatischer Start des Freigabeprozess.
Ja: das ist über das „Shortcut-Limit“ (= Bagatellgrenze oder Bagatellwert) möglich.
Besitzt eine Floww-Stufe einen Wert in Shortcut-Limit und bleibt ein Beleg unterhalb dieses Betrags, so werden alle nachfolgenden Stufen übersprungen. Damit gilt der Beleg nach der Shortcut-Stufe als Freigegeben.
Floww-Stufen, die als „unskippable“ (nicht überspringbar) markiert sind, werden nicht übersprungen.
Ja: hierfür verschickt FLOWWER - zu von Ihnen festgelegten Zeitpunkten - Status E-Mails.
Weitere Information finden Sie in diesem Artikel.
Ja: Sie können alle Freigabestufen so einstellen, dass die Freigabe von mindestens zwei Personen erfolgen muss. Insgesamt stehen Ihnen maximal fünf Freigabestufen zur Verfügung.
Ja: FLOWWER kann abgelehnte Belege beim Reaktivieren um eine (oder mehrere) Stufen zurücksetzen.
Ja: das ist im Bereich 'Meine Belege' entsprechend der Vorhaltezeit weiterhin möglich.
FLOWWER wandelt Daten automatisch in PDF-Dateien um.
Hochgeladen werden können X-Rechnungen als XML-Datei, Bilddaten (JPG, TIFF usw.) und natürlich PDF-Dateien.
Ja: das ist über das Marktplatz-Modul "GUI Anpassung" möglich.
Bei der Übergabe an Folgesysteme (z.B. DATEV Unternehmen online) wird automatisch das „FLOWWER-Protokoll“ an das Dokument angefügt. Auf dieser Seite sind alle Aktionen das jeweilige Dokument betreffend dokumentiert.
Weitere Infos finden Sie hier: Audit-Trail
Ja: wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.
Richtwert für eine Firma mit 10 Freigebern: hier liegt der Aufwand mit Einweisung einem Key User bei ca. 2-3 Stunden.
Ja: um einen mehrstufigen Freigabeablauf abzubilden, muss Ihr Floww in mehr als einer Stufe Freigeber enthalten.
Lesen Sie hierzu bitte auch diesen Artikel.
Ja: Papierrechnungen können per Scanner direkt an FLOWWER geschickt werden. Dies geht wunschweise per E-Mail oder per FTP. Wenn Scanner sog. Job-Buttons unterstützen, können diese auf Wunsch auch direkt an einzelnen Flowws schicken.
Eine Schnittstelle zu DATEV ist direkt in FLOWWER integriert. Die Datenübergabe erfolgt dabei direkt ohne dass eine Zwischenspeicherung bzw. Export in Austauschfomate nötig wäre.
Ja: Ein Freigabeprozess kann bis zu 5 Stufen haben.
Diese können Sie frei definieren.
Ja: Sie können jedem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, Belege freizugeben.
Jeder Mitarbeiter (Freigeber) bekommt "seine" Belege in FLOWWER angezeigt. Die steuert der Prozess in FLOWWER automatisch. Hier kann der MItarbeiter den Beleg anklicken, kurz kontrollieren und mit eine Klick freigeben.
Freigegebene Belege werden im Bereich "freigegebene Belege" gesammelt und für den Transfer zu DATEV vorbereitet.
Aus dieser Ansicht können die Beleg dann direkt nach DATEV übertragen werden.
Aufgrund der direkten Übertragung ist eine extreme Verkleinerung nicht nötig. Die Belege werden soweit verkleinert, dass sie weiterhin qualitativ sauber sind und nicht mehr Speicherplatz bei DATEV belegen als hierfür nötig.
Ja: Es gibt ein Feld "Fibu-Notiz", das direkt mit dem Beleg angezeigt und nach Möglichkeit an nachfolgende Systeme übertragen wird.
Zusätzlich wird der Feldinhalt im FLOWWER-Audit-Trail angezeigt.
Ja: FLOWWER verschickt regelmäßig Status E-Mails an die Mitarbeiter, sobald eine Freigabe für den Mitarbeiter ansteht.
Häufigkeit und Zeitpunkte können Sie selber definieren.
Ja: Unseren Support erreichen Sie per E-Mail unter support@flowwer.de
Dieser Weg ist kostenlos.
Zusätzlich bieten wir den FLOWWER Schulungs- bzw. Einrichtungsservice an.
Ja: FLOWWER kann direkt in der Oberflache auf Englisch umgeschaltet werden.
Dies geschieht einfach über den dort vorhandenen Menüpunkt:
Ja: In jeder Stufe ist eine Bagatellgrenze definierbar.
Dies kann sogar kaskadiert werden, so dass z.B. die 1. Stufe bis 100 Euro direkt freigeben kann, die 2. Stufe bis 2.000 Euro usw.
Die Beträge der Stufen können Sie frei definieren.
Ja: Sie können unbegrenzt viele verschiedene Freigabeprozesse in FLOWWER anlegen.
Für jeden Beleg kann beim Upload entschieden werden, in welchen Freigabeprozess er gestartet werden soll.
Über FTP oder CompanyMail kann dies sogar automatisiert geschehen.
Ebenso ist der Wechsel des Freigabeprozesses während des Ablaufes möglich.
Ja und nein: Sie können selbst entscheiden, welche Datenfelder in FLOWWER Pflichtfelder sind, die dann zwingend eingegeben werden müssen. Dies kann auch auf definierte Stufen des Freigabeprozesses erfolgen.
So können Sie z.B. definieren, dass das Feld Fibu-Notiz erst in der 2. Stufe ein Pflichtfeld ist, wenn erst dort der dafür richtige Freigeber im Prozess eingebunden ist. (Sachbearbeiter, Projektleiter ...)
Ja: Jedem Beleg können zusätzliche Anhänge wie Lieferscheine usw. angehängt werden.
FLOWWER selber nimmt keine dauerhafte Archivierung vor. Die Belege werden wenige Tage nachdem sie an DATEV übertragen wurden in FLOWWER gelöscht. Dies kann auf max. 180 Tage verlängert werden.
FLOWWER übergibt die Daten jedoch an DATEV so, dass sie dort revisionssicher gespeichert werden können.
Innerhalb von FLOWWER wir jeder Schritt, der mit einem Beleg vorgenommen wird, in einem Logbuch mitprotokolliert.
Daher ist die Nachvollziehbarkeit der Beleghistorie zuverlässig gegeben und später auch in DATEV noch nachvollziehbar, da dieses Logbuch in Form eines Audit-Trails mit an DATEV übergeben wird.
Ja. Mit der Option "Mehrfach-Freigabe verbieten" kann verhindert werden, dass ein Freigeber, der in einer Stufe freigegeben hat, in den nachfolgenden Stufen ebenfalls freigibt, obwohl er in einer späteren Stufe ebenfalls enthalten ist.
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